Файл: Моделирование бизнес-процессов «как есть.pdf

ВВЕДЕНИЕ

В процессе осуществления деятельности каждая организация создает, использует и обрабатывает большой объем информации. Такая информация называется коммерческой и хранится в виде документов. Массивы документов называется информационными ресурсами организации. При этом руководители организации являются владельцами этих информационных ресурсов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях или получены в порядке дарения или наследования.

Деятельность организации предполагает в том числе управление ее информационными ресурсами. В рамках деятельности по управлению информационными ресурсами решаются следующие задачи:

• выявление потребностей в информационных ресурсах в соответствии со спецификой деятельности предприятия;
• выявление параметров внешней среды, изменение которых может повлиять на деятельность предприятия и организация отслеживания показателей этих параметров;
• выявление ресурсов мирового рынка информации, которые удовлетворяют потребностям компании на основе метаинформации;
• заключение контрактов с информационными агентствами на возможность доступа к их ресурсам. Получение и изучение документации, раскрывающей особенности доступа к информационным ресурсам агентства. Освоение специалистами фирмы технологий работы с ресурсами агентства;
• управление организацией поиска информации в выделенных ресурсах при появлении конкретных требований к информации и при организации мониторинга отдельных параметров внешней среды с целью снижения затрат на получение необходимой фирме информации;
• управление оценкой достоверности полученной информации;
• участие в использовании полученной информации при обосновании принимаемых решений в фирме;
• анализ затрат на получение необходимой информации и оценка достигаемого эффекта в деятельности фирмы.

Для решения перечисленных задач необходимо разработать регламенты их выполнения, для того чтобы обеспечить четкость и оперативный доступ к информационным ресурсам.

Актуальность работы заключается в повышении качества выполнения бизнес-процесса с помощью применения информационных технологий.

Объектом исследования является процесс управления информационными ресурсами.

Предметом исследования регламент выполнения объекта исследования.

Целью работы является разработка регламента выполнения процесса управления информационными ресурсами.

---

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Дать описание предметной области.
2. Выбрать средства моделирования бизнес-процессов.
3. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как есть».
4. Описать мероприятия по улучшению бизнес-процессов.
5. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как должно быть».
6. Аналитическая часть

   1. Выбор комплекса задач автоматизации

Информация составляет основу для постоянного совершенствования деятельности организации. Под информацией в этом случае понимают значимые данные. Управление качеством в компании осуществляется на основании объективных фактов, что является невозможной задачей в том случае, когда информация в системе обеспечения качества сама не рассматривается как ресурс и не является объектом управления.

Информационные ресурсы предприятия представляют собой совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Чтобы осуществить эффективное управление информационными ресурсами в организации необходимо осуществить следующие действия:

• Идентификацию потребностей в информации;
• Идентификацию внутренних и внешних источников информации;
• Проведение своевременной оценки адекватности информации;
• Использование информации при реализации стратегии и целей;
• Гарантию соответствующей безопасности и конфиденциальности информации.

Информационным потенциалом организации является совокупность средств, методов и условий, позволяющих использовать информационные ресурсы. К информационному потенциалу компании также относятся научно-исследовательские, учебные, административные, коммерческие и другие службы и подразделения, которые обеспечивают информационное обслуживание процессов на предприятии на базе современных информационных технологий.

Рассмотрим состав информационных ресурсов организации:

• • техническая и технологическая составляющая представляет собой современное информационное оборудование, мощные компьютеры, развитые компьютерные сети;
  • нормативно-правовая составляющая является документами, к которым относятся: приказы, стандарты, нормы и т.д., обеспечивающие регулирование взаимодействия производителей и распространителей информационных продуктов и услуг;
  • информационная составляющая представляет собой справочно-поисковые средства и структуры, которые помогают находить нужную информацию.

---

В процессе разработки информационного обеспечения необходимо учитывать разработанные стандарты, в которых зафиксированы требования к следующим компонентам системы информационного обеспечения:

• • унифицированные системы документации;
  • унифицированные формы документов различных уровней управления;
  • состав и структура реквизитов и показателей;
  • порядок внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документации.

Тем не менее, существование унифицированной системы документации не позволяет устранить недостатки, которые были выявлены при обследовании большинства организаций. К таким недостаткам относятся:

• • чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;
  • одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;
  • работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;
  • имеются показатели, которые создаются, но не используются.

В связи с перечисленными недостатками, в задачи специалистов входит устранение указанных недостатков.

В процессе разработки информационного обеспечения применяются схемы информационных потоков. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выбрать меры совершенствованию всей системы управления.

Использование схем информационных потоков позволяет:

• • выявить объемы информации;
  • провести детальный анализ информации;
  • исключить дублирующую и неиспользуемую информацию;
  • классифицировать и рационализировать представление информации.

В процессе управления информационными ресурсами необходимо осуществить выявление показателей, которые необходимы в процессе принятия управленческих решений, и выявить те показатели, в которых нет необходимости. Это необходимо осуществить для того, чтобы к каждому исполнителю поступала только та информация, которая используется.

В процессе создания информационного обеспечения необходимо обеспечить выполнение следующих действий:

• • ясного понимания целей, задач и функций всей системы управления организацией;
  • выявления движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;
  • совершенствования системы документооборота;
  • наличия и использования системы классификации и кодирования;
  • владения методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;
  • создания массивов информации на машинных носителях, что требует современного технического обеспечения.

---

В процессе осуществления деятельности менеджеры пользуются всем многообразием информационных систем и инструментальных средств. Создание системы информационных ресурсов организации осуществляется с помощью выбора и адаптации средств из доступных информационных ресурсов и производством своих программ.

На начальном этапе развития информационных систем программирование было единственным средством проектирования. На текущий момент основная работа идет на поле выбора, системного интегрирования и реинжиниринга готовых технологий и систем. Широкое применение программирования как средства проектирования остается за специализированными фирмами, производителями информационных технологий. Поэтому в энергокомпании развитие и жизнеобеспечение систем информационной поддержки осуществляется в рамках системы управления информационными ресурсами (информационного менеджмента) – основной функции информационных служб и одной из функций управления энергокомпанией.

Процессы управления информационными ресурсами предприятия делятся на:

• • Процессы, обеспечивающие тактическое управление организацией;
  • Процессы, обеспечивающие стратегическое управление организацией.

Стратегическое управление применяется в том случае, когда необходимо провести работу по изменению структуры системы и добавлению новых ресурсов.

Тактическое управление информационными ресурсами организации применяется в процессе обеспечения сотрудников организации информационными ресурсами. Оно заключается в предоставлении доступа, организации наглядного, удобного и оперативного способа предоставления информации и обеспечения целостности, конфиденциальности и полноты информационных ресурсов.

На рисунке 1 представлена схема управления информационными ресурсами организации.

Рисунок 1. Структура системы управления информационными ресурсами

• 1. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Для того, чтобы осуществить моделирование бизнес-процессов предметной области, будет использована методология функционального моделирования. SADT – методология (Structured Analysis and Design Technique) [1]. Эта методология является одной из наиболее распространенных в связи с тем, что она ориентирована на комплексное представление структуры материальных, информационных, финансовых и управленческих потоков, а также отображение организационной структуры. По перечисленным причинам методология SADT в большей степени нацеленная на реорганизацию всей системы управления, чем другие методологии функционального моделирования, основанные на использовании диаграмм потоков данных, главная цель которых проектирование информационных процессов [11].

---

Функциональная модель бизнес-процессов состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, которые отображают последовательности взаимосвязанных через общие объекты функций (операций, действий, работ – activity) бизнес-процесса.

Существует ряд нотаций, используемых в структурном подходе. Это нотации IDEF0, DFD, IDEF3 [9]. Нотация IDEF0 имеет жесткие правила создания модели бизнес-процесса. Эта нотация позволяет представить изменение информационных, денежных и материальных потоков при прохождении бизнес-процессов. Несмотря на сложности нотации, ее преимуществом является наглядность и понятность модели бизнес-процесса.

Нотация DFD используется для моделирования потоков данных, которые сопровождают бизнес-процессы [12]. Эта нотация применяется для моделирования бизнес-процессов при разработке программного обеспечения и баз данных.

Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ.

Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты [6].

Методология SADT реализована в следующих инструментальных средствах [2]:

1. BizAgi Modeler.
2. Microsoft Visio.
3. Bpwin process modeler.
4. Ramus Educational.
5. Dia.

Редактор «BizAgi Modeler» позволяет создавать не только модели и описания бизнес-процессов, но и исполняемые приложения по ним Редактор включает в себя два модуля:

• «BizAgi Modeler», используемый для моделирования и описания бизнес-процессов;
• «BizAgi Studio», используемый для создания приложений на основе моделей бизнес-процессов. При этом создание приложений не требует навыков программирования.

Приложения, которые можно создать в редакторе «BizAgi Modeler» разрабатываются на базе «BizAgi Engine». Это ядро, которое превращает модель в программу. Таким образом «BizAgi» является мощным средством автоматизации и моделирования процессов. Этот редактор позволяет гарантировать выполнение процессов в соответствии с описанием.

К функциональным возможностям редактора относятся [3]:

• Моделирование бизнес-процессов, их проверка и анализ;
• Создание описания бизнес-процессов;
• Создание исполняемых приложений на базе моделей;
• Выполнение и отслеживание процессов в реальном времени;
• Назначение процессов сотрудникам;
• Назначение других ресурсов бизнес-процессам;
• Программа на русском языке.

---