Файл: Автоматизация учета кадров (Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.).pdf

Введение

Главной задачей курсового проекта является обработка информации о кадрах организации, представление информации, местах жительства кадров и т.д. Деятельность каждого отдела кадров связана с накоплением различной информации и личных данных сотрудников.

Основной целью отдела кадров является – способствование достижению целей предприятия(организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников, которые в свою очередь должны содействовать в выполнение поставленных целей в определенные сроки.

Задачи, основная задача отдела кадров – правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации, но есть и другие задачи такие как:
1) Организация отбора, набора и найма персонала.

2) Создание эффективной системы штатных сотрудников.

3) Разработка карьерных планов сотрудников.

4) Разработка кадровых технологий.

Благодаря списку задач видно, что работы у отдела кадров много и как говорится: “ Отдел кадров – это лицо компании”. Ведь, отдел кадров -это первое, с чем сталкивается кандидат, приходя в организацию. Если там суматоха, а до стола раздраженного кадровика нужно подбираться сквозь горы бумаг, то потенциально сотрудника это спугнет. Связи с этим существует такое понятие как “ Автоматизация учета кадров ”

Причины почему стоит автоматизировать учет кадров, можно поделать на две группы:

1. Повышение скорости

Задержки в выдаче справок сотрудникам и в обработке заявлений затягивают решение проблем, ухудшают репутацию отдела кадров и предприятия в целом. Если скорость работы отдела кадров не соответствует нагрузкам, то нерешённые проблемы накапливаются.

1. Уменьшение количества ошибок

При работе по старым принципам проверять документы и данные тоже приходится вручную, поэтому неизбежны ошибки.
Особенно неприятные последствия вызывают ошибки в учёте рабочих часов, заработной платы, налоговых отчислений. Всё это может привести к потере денежных средств, в том числе из-за санкций и штрафов со стороны государственных органов.

Таким образом в первую очередь следует автоматизировать задачи подбора и найма, а также текущего учета кадров. К задаче подбора и найма кадров относятся анализ резюме, собеседование и отбор претендентов на вакантные рабочие места. В круг задач текущего кадрового управления входят учет персонального состава, перемещение персонала, его обучение и переобучение, продвижение по службе, трудовая дисциплина, составление должностных инструкций, формирование отчетности.

Надежность хранения и сохранение конфиденциальности личных данных – является важной задачей.

Информационные базы являются очень востребованными при учете кадров. Грамотно составленная система учета кадров сильно экономит время при обращении к необходимой информации. При правильном составлении и внесении информации в базу время поиска необходимой информации сводится до минимума.

Разрабатываемая база данных является удобной и понятной для любого типа пользователей. База позволяет добавлять новых кадров, удалять, вносить изменения.

Исходя из этого следует, что автоматизация процесса работы отдела кадров является нужным и полезным процессом.

Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

Характеристика предприятия и его деятельности

Компания ООО «JSN»

Направление деятельности (размер и отрасль):

Размер: малый бизнес, ИП

Отрасль: СМИ

Состав продуктов/услуг:

• PR ( Пиарщик пишет тексты, пишут пресс-релизы и рассказывают СМИ о проектах компании)
• Фото (фоторепортажи, репортёрская и студийная съёмка) 
• Видео (создание промо-роликов для Instagram и Youtube)
• Интервью (написание статей с селебрити, спортсменами и организаторами)
• Маркетинг (настройка рекламной компании, оформление мероприятий)
• Создание контента и продвижение в соцсетях 
• Анонсирование мероприятий на наших ресурсах и соцсетях
• Рассылка пресс-релизов 
• Посещение мероприятий нашими фотографами и журналистами
• Публикация фотоотчетов, статей и фоторепортажей
• Медиа сопровождение мероприятий
• Услуги дизайнеров (полиграфия, создание логотипа и брендинга, разработка формата и стиля)
• Фото и видео (спецпроекты, студийная съёмка)
• Web-разработка (, верстка по макетам, разработка дизайна сайта UI/UX)
• SMM (продвижение в instagram, vk, fb)

Общая характеристика окружения предприятия (клиенты, конкуренты, поставщики, партнеры, финансовые, государственные и общественные организации):

Клиенты:

• Evelone
• BaroccotyLAB
• Fitttnis

Конкуренты:

• Vogue.ru
• Maybesport
• BistroNews

Поставщики:

• Yellow Fil
• Alieenspres
• Modasporta.ru

Партнеры:

• Цветной бульвар
• Калинов родник
• TwentyTwo market

Финансовыми, государственными, общественными организациями предприятие взаимодействует:

• Департамент физической культуры и спорта
• ТАСС
• Formula One
• NightsForm

История ООО «JSN»

ООО «JSN» - российское новостное издание. Создано 11 февраля в 2017 году. Основным родом деятельности компания является: «издание статей, рецензий». Также организация осуществляет деятельность по другим направлениям таким как: «Видеомонтаж и видеорежиссура», «Рекламная деятельность».

Главными технико-экономическими свойствами объекта управления являются: цель и результаты деятельности, продукция и услуги.

В таблице 1 размещены основные технико-экономические показатели, за 2017, 2018, 2019 года.

Таблица 1 - Основные технико-экономические показатели

Организационная структура управления предприятием

Организационная структура ООО «JSN» представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 – Организационная структура ООО «JSN»

Краткое описание организации

Отдел кадров занимается подбором персонала, подготовка штатного расписания предприятия, оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов.

Редакционный отдел занимается созданием контента, монтированием контента, а так же журналистикой.

Финансовый отдел занимается управлением денежными средствами компании, формирование платёжного календаря, контроль за состоянием взаиморасчетов.

Юридический отдел занимается соблюдением законности оформления документов, урегулированием экономических отношений, заключением договоров, выставлением претензий, составлением правовых документов, подачей исков

Технический отдел занимается качественным и своевременным решением технических вопросов и заданий руководства предприятия, поддержанием технического оборудования предприятия в рабочем состоянии.

PR-отдел занимается  курированием прессы, занимается с клиентами, смотрит за откликом клиентов. Занимается общим управлением отделом по бизнес-связям с общественностью, стратегическим коммуникационным взаи­модействием. Поддержание деловых отношений со всеми необходимыми источниками информации с такими как: СМИ, консалтинговыми агентствами, издательствами, гос. и общественными структурами и тому подобные.

Непосредственно все отделы предприятия подчиняются генеральному директору.

Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Во время изучения организационной структуры предприятия, было принято решение о создании системы автоматизации работы с персоналом.

Предпосылки:

Компания среднего размера с бессистемным подбором персонала.

Сфера деятельности – интернет портал новостей мира моды.

Задача:

Создать рациональную среду и структуру управления. Выбрать, установить, внедрить и настроить автоматизированное управление бизнес-процессом, а именно, систематизированным и упорядоченным подбором персонала на вакансии.

Имеющие значение факторы:

• спонтанное создание и реализация нового бизнеса
• быстрый прирост новых специалистов
• повышение количества заказчиков
• бюджет минимальный

Предложенные решения:

• разработка автоматизированной системы, удовлетворяющей потребности заказчика

Контекстная диаграмма и диаграмма кадрового учета предприятия, а также диаграмма подпроцесса «Ведение базы данных» отображены на рисунке 1.2, 1.3 и 1.4.

Рисунок 1.2 – Контекстная диаграмма кадрового учета в ООО «JSN»

Рисунок 1.3 – Диаграмма кадрового учета в ООО «JSN»

Рисунок 1.4 – Диаграмма подпроцесса «Ведение базы данных»

Диаграмма деятельности и диаграмма прецедентов

Далее я на диаграмме деятельности изобразил, как уже в автоматизированной системе происходит процесс учета кадров на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 – Диаграмма деятельности ООО «JSN»

На диаграмме прецедентов (рисунок 1.6) изображен процесс ввода информации о сотрудниках, процесс корректировки данных, а так же регистрация и автоматизация.

Рисунок 1.6 – Главная диаграмма прецедентов ООО «JSN»

Для предметной области я выделил следующих актеров (таблица 2):

Таблица 2 – Актеры и их описание

Теперь рассмотрим, что может предоставить данная система:

• актер Сотрудник отдела кадров использует систему для ведения данных по штату, управления данными, ведения данных о предшествующих местах работы;
• актер Администратор использует систему для регистрации, авторизации, управления данных о новых сотрудниках;
• актер Бухгалтер использует систему для корректировки штатного расписания, ведения данных о предшествующих местах работы.

На основании выше cказанного можно выделить следующие прецеденты (таблица 3):

Таблица 3 – Прецеденты и их описание