Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление персоналом (Бизнес–процессы «как есть»).pdf

Рисунок 4. Пример процесса в программе Bizagi Process Modeler

BM WebSphere Business Modeler Система в доступной форме доносит описание плана мероприятий каждому сотруднику.

Рисунок 5. Интерфейс BM WebSphere Business Modeler

Использование утилиты поможет:

• выставлять перечень заданий на установленный период для каждой штатной единицы;
• контролировать ход выполнения поставленных целей;
• упорядочить деятельность организации;
• руководству контролировать подчиненных в удаленном режиме.

Программа разработана так чтобы каждый сотрудник видел свои задачи Интерфейс системы рассчитан на специалистов, позволяет полноценно руководить планом действий.

ELMA

Рисунок 6. Интерфейс ELMA

Это своеобразный электронный документооборот, предназначенный для построения правильного функционирования организации и каждого сотрудника в отдельности. Через эту систему руководители предприятий ставят цели перед отделами или коллегами. Она контролирует выполнение плана, отслеживает насколько результативны те или иные мероприятия для успеха компании. Программа отслеживает эффективность каждого сотрудника штата. Программа создана для руководителя, который ставит задачи перед сотрудниками. Каждый служащий видит свою работу.

С помощью утилиты можно:

• найти альтернативные методы ведения дела;
• выявить коэффициент полезного действия каждого работника;
• наладить составление проектов для роста прибыли организации;
• выявить действенные способы управления персоналом;
• определить ритмику постановки заданий для улучшения работы компании.

Используя инструмент, можно сделать технику выполнения должностных обязанностей наемного персонала рациональной.

Fox Manager. Систему скачивают на компьютер и сразу же приступают к использованию.

Рисунок 7. Интерфейс Fox Manager

Софт позволяет:

• составлять бизнес–планы для внутреннего использования на уровне профессионалов;
• контролировать степень и качество выполнения поставленных перед персоналом целей;
• анализировать эффективность заданий;
• моделировать процесс работы, делая выводы из уже выполненных практик;
• сразу же видеть, если запланированные мероприятия не приносят нужного результата;
• усовершенствовать деятельность штата для достижения высоких результатов.

С помощью программы создают бизнес–планы, выводят результат проделанных работ. Программа поможет эффективно построить схемы выполнения целей предпринимательства

BPwin – мощный инструмент моделирования, разработанный фирмой Computer Associates Technologies который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес–процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности – действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия – от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. При разработке или закупке программного обеспечения модели бизнес–процессов служат прекрасным средством документирования потребностей, помогая обеспечить высокую эффективность инвестиций в сферу IT.

Программа:

• поддерживает сразу три стандартные нотации – IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ). Эти три основных ракурса позволяют описывать предметную область более комплексно;
• позволяет повысить эффективность бизнеса, оптимизировать любые процедуры в компании;
• полностью поддерживает методы расчета себестоимости по объему хозяйственной деятельности (функционально–стоимостной анализ, ABC);
• не дорог, распространён, по нему много информации и компетентных специалистов;
• лёгок в освоении и применении, есть курсы на русском языке
• позволяет облегчить сертификацию на соответствие стандартам качества ISO9000
• является стандартом де–факто, интегрирован с ERwin (для моделирования БД), Paradigm Plus (для моделирования компонентов ПО) и др
• благодаря вышеупомянутой интеграции и поддержке совместной, командной работы над одними и теми же моделями (с помощью ModelMart), не имеет аналогов для крупных проектов.
• Пример модели, построенной в Bpwin интегрирован со средством имитационного моделирования Arena. Имитационное моделирование – создание компьютерной модели системы (физической, технологической, финансовой и т. п.) и проведение на ней экспериментов с целью наблюдения/предсказания. Реальный эксперимент проводить дороже, а зачастую опасно или невозможно;
• содержит собственный генератор отчётов;
• позволяет эффективно манипулировать моделями – сливать и расщеплять их;
• имеет широкий набор средств документирования моделей, проектов.

Рисунок 8. Интерфейс BPwin

Исходя из приведенной характеристики средств моделирования бизнес–процессов, можно сделать вывод, что наиболее подходящим средством моделирования бизнес–процесса «Управление персоналом» является инструмент BPwin, обеспечивающий высокий функционал моделирования, удобный интерфейс и широкий перечень возможностей, а также не требующий широких ресурсов компьютера и денежных вложений.

Моделирование бизнес–процессов «как есть»

Владелец процесса – должностное лицо организации, наделенное правами и полномочиями, имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о бизнес–процессе, несет ответственность за бизнес–процесс во всех его аспектах – планирование, обеспечение, управление и улучшение процесса.

Входы бизнес–процесса – объекты (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата бизнес–процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении бизнес–процесса.

Входы бизнес–процесса – ресурсы, необходимые для выполнения бизнес–процесса.

Ресурсы бизнес–процесса – информация (документы, файлы), финансы, сырье, материалы, персонал, оборудование, инфраструктура, среда, программное обеспечение, необходимое для выполнения бизнес–процесса.

Первичный вход бизнес–процесса – вход, инициирующий «запуск» (начало) бизнес–процесса.

Вторичный вход бизнес–процесса – вход, не инициирующий «запуск» (начало) бизнес–процесса, но необходимый для выполнения бизнес–процесса.

Выходы бизнес–процесса – объекты (материальные, информационные), являющиеся результатом выполнения бизнес–процесса, потребляемые другими бизнес–процессами или внешними по отношению к компании клиентами.

Выходы бизнес–процесса – результаты выполнения бизнес–процесса (товары, продукты, услуги, информация и т. д.).

Ресурс бизнес–процесса – материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся входом процесса.

К ресурсам процесса могут относиться: информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, инфраструктура, среда, транспорт, связь и пр. Владелец процесса в ходе планирования и управления процессом производит распределение и перераспределение ресурсов для достижения наилучшего результата процесса. Отнесение информации одновременно ко входам и ресурсам процесса не является ошибкой.

Входы, выходы и ресурсы рассматриваемого бизнес–процесса изображены на Рисунке 9.

Рисунок 9. Входы, выходы и ресурсы бизнес–процесса

Схема управления бизнес–процессом «Развитие и подготовка сотрудников» представлена на Рисунке 10.

Рисунок 10. Схема управления процессом

На рисунках 11–13 изображены схемы подпроцессов, включенных в состав процесса «Управление персоналом».

Рисунок 11. Схема подпроцесса «Оценить эффективность сотрудников»

Рисунок 12. Схема подпроцесса «Провести модернизацию кадрового состава»

Рисунок 13. Схема подпроцесса «Провести переучет сотрудников»

Глава 2. Построение бизнес–процессов «как должно быть»

Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес–процессов

Рассмотрим пять основных способов совершенствования бизнес–процессов:

• Методика быстрого анализа решения (FAST). Этот образ действий нацелен на прорыв в некоей конкретной области и близок к идее «мозгового штурма». Группа специалистов в течение одного–двух дней обсуждает один определенный процесс. По итогам совещания предлагаются меры, которые позволят улучшить показатели в течение ближайших 90 дней. Какие из предложений принять, а какие отвергнуть, решает высшее руководство. Но при этом каждый из участников совещания обязан помнить, что несет личную ответственность за выработанные идеи – неудача будет свидетельствовать о непрофессионализме и может иметь негативные последствия для карьеры. Эта система была разработана и усовершенствована в таких успешных компаниях, как IBM, «Форд Мотор» и E&Y.
• Бенчмаркинг. В основе этой схемы лежит сравнение бизнес–процессов внутри организации с регламентами аналогичных действий в компаниях, добившихся лучших результатов. В ходе анализа эксперты определяют, что именно негативно влияет на работу фирмы. Исправление выявленных в итоге ошибок позволяет существенно улучшить качество товаров или услуг, повысить финансовые и иные показатели. Это довольно простой и дешевый комплекс мер, однако порой сложные задачи можно решить как раз самыми очевидными путями.
• Перепроектирование. Тот набор операций, который подлежит редактуре, внимательно изучают и изображают в виде схемы. Затем она критически анализируется и изменяется. Чаще всего при этом устраняется излишняя бюрократия и дублирующие операции, упрощаются приемы работы, внедряется автоматизация и информационные технологии. При этом в самом этом подходе существует опасность чрезмерного формализма и бюрократизации. Важно, чтобы все происходило не только в теории, но и постоянно проверялось на практике и обсуждалось с непосредственными исполнителями.
• Инжиниринг. Под этим термином понимается эволюционное развитие всех существующих операций, постепенное внедрение новых технологий, эксперименты с новыми правилами и неспешное улучшение результатов. Эта схема не приносит в бизнес больших перемен и не обещает мгновенных ярких успехов, но она необходима для того, чтобы компания шла в ногу со временем и не деградировала. В тех организациях, которыми руководят грамотные управленцы, инжиниринг ключевых процессов проводится перманентно.
• Реинжиниринг бизнес–процессов (BPR). Business process reengineering – осуществляемое группой профессионалов радикальное перепроектирование всех хозяйственных процессов в организации. Это очень сложный и затратный проект. Поэтому к нему прибегают либо компании, находящиеся на грани краха, либо компании–лидеры, чувствующие потребность оставаться на первом месте и обновляться быстрее конкурентов. Первоначально схема каждого процесса (в первую очередь основного) создается в идеальном варианте, а затем ее оттачивают с учетом конкретных обстоятельств, финансирования и иных ресурсов. Цель команды – приблизить реальность к идеалу настолько, насколько окажется возможно. Затем все процессы согласуются между собой, создается либо обновляется корпоративная стратегия, определяются и контролируются критерии эффективности.

Методы совершенствования бизнес–процессов выбираются в зависимости от того, какие вопросы стоят перед реформаторами. FAST или бенчмаркинг позволяют оперативно устранить отдельные ошибки, перепроектирование и инжиниринг применяются для глубокого и комплексного разбора ситуации, для более сложных и медленных реформ. Реинжиниринг – еще более трудный подход, который можно назвать революционным.

Совершенствование системы управления бизнес–процессами подразумевает регулярное применение всех вышеперечисленных систем. Менеджеры, ответственные за эту сферу, должны оперативно реагировать на возникающие сложности внутри предприятия и на новые вызовы рынка. Каждый такой сигнал заставляет их выбирать наиболее подходящий образ действий и немедленно запускает его в работу. Эта деятельность никогда не кончается – бизнес, словно живой организм, постоянно обновляется и приспосабливается.

Все описанные системы мер объединяет комплексность. Изменения внутри фирмы проводятся не случайным образом, редактируется сразу вся последовательность операций, приводящих в тому, или иному результату. Для примера рассмотрим организацию работы call–центра. Допустим, операторы медленно отвечают на звонки, с трудом ищут информацию в базе данных, грубо говорят с клиентами. Если вспомнить об этой проблеме случайно на каком–нибудь заседании, то можно принять решение об усовершенствовании базы данных, но забыть об улучшении АТС, о принятии этического регламента для сотрудников, об определении точных критериев качества (время ответа на звонок, время консультации, опрос абонентов об удовлетворенности услугой). В таком случае новая база данных может лишь незначительно повлиять на ситуацию. Если же помнить о том, что главная цель подразделения – оперативная помощь клиентам, то управленец уже не сможет указать в отчете о своей деятельности такое отдельное и сомнительное достижение, как обновление базы данных. Иными словами, процессный подход позволяет компании совершенствовать себя не формально, а в реальности.

В данном случае для оптимизации бизнес–процесса «Управление персоналом» необходимо провести его инжинеринг – внедрение новых технологий, автоматизацию некоторых операций процесса. Так, для оптимизации и улучшения процесса «Управление персоналом» предлагается внести следующие изменения:

• автоматизация анализа показателей эффективности труда;
• автоматизация вариативности управленческих решений – на основании результатов оценки показателей труда система будет предлагать соответствующие решения по каждому сотруднику;
• автоматизация переучета сотрудников после внутренних перестановок, увольнений и приемов.