Файл: Автоматизация учёта труда и заработной платы в компании Агро Холод.pdf

Рисунок 2 Деятельность IT отдела компании Агро Холод

Характеристика работы отдела показана на изображении 2.

Входными потоками в изучаемой работе являются оборудование, используемое программное обеспечение и заказы клиентов компании.

Работа отдела регламентируется уставами компании и списком цен на установленные работы для консультирования клиентов и использования их в необходимых расчётах.

Выходными потоками являются исправная информационная система (оборудование, программное обеспечение, обученные специалисты), табель о заработной плате, направляемый в бухгалтерский отдел и отчёт о работе информационной системы и отдела в целом.

Изучив эту схему, можно сделать вывод, что работой отдела является обслуживание рабочих мест компании и их элементов, администрирование аппаратного и программного обеспечения, ведения документов-отчётов о проделанной работе, консультация клиентов по поводу заказов, их оформление, учёт и выдача табелей о заработной плате отделу бухгалтерии.

Составление и учёт архива документов остаётся в рамках существующей на предприятии системы электронного документооборота с упразднением бумажных носителей, в целях упрощения администрирования.

Процесс обслуживания рабочих мест состоит из:

- Периодическую проверку аппаратной части рабочего места, исправление неполадок

- Периодическую проверку программной части рабочего места, исправление неполадок

- Исправление неполадок, обнаруженных пользователями данной информационной системы

- Ведение отчётов, архивов

- Ведение инвенторизационной ведомости

При необходимости в точной информации того или иного рода должны иметься системы, позволяющие получить информацию в кратчайшие сроки, либо на месте должны находиться компетентные специалисты, которые могут подготовить её в наиболее короткий срок.

3. Информационная обеспечение задачи

3.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель — модель объекта, представленная в виде информации, описывающей существенные для данного рассмотрения параметры и переменные величины объекта, связи между ними, входы и выходы объекта и позволяющая путём подачи на модель информации об изменениях входных величин моделировать возможные состояния объекта.

Информационная модель (в широком, общенаучном смысле) — совокупность информации, характеризующая существенные свойства и состояния объекта, процесса, явления, а также взаимосвязь с внешним миром.

Как правило, информационная модель представляет собой схему или диаграмму движения потоков и функций предметной области, объясняет на основе каких входных документов и какой полученной информации происходит выполнение функций по обработке и использованию данных и создание определённых выходных документов.

Информационная модель представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 Информационная модель

3.2. Используемые классификаторы и системы кодирования

В целях учета используются классификаторы, перечисленные ниже:

- Форматов документов. Локальный тип классификаторов, уникальное содержание на каждом предприятии, отрасли, странах.

- Сотрудников. Локальный тип классификаторов. Например, конкретный список сотрудников может может быть использован только в определённой компании.

- Документов. Государственный тип классификаторов. Используется не только на предприятии, но и в других организациях страны.

- Оснований заказа. Локальный тип классификаторов. Записи, сформулированные, записанные и используемые только в пределах компании.

- Заказы клиентов. Локальный тип классификаторов. Записи, сформулированные, записанные и используемые только в пределах компании.

Требования к системе классификации и кодирования для задачи учёта и выплаты заработной платы:

- Классификаторы, используемые в фирме должны совпадать на всех устройствах

- Программное обеспечение должно обеспечивать определённую автономность работы

- Формы документов должны соответствовать внутренним и внешним стандартам

- Структура документов должна соответствовать характеристикам устройств, предполагаемых для работы с ними

- Графические и мультимедийные сообщения должны быть общеприняты в компании

Учитывая необходимые задачи, составлен список справочников, необходимых системе:

- Аппаратное обеспечение

- Программное обеспечение

- Должности

- Подразделения

- Прайс-лист

3.3. Характеристики нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Входной информацией для проекта системы компании «Агро Холод» являются сведения о сотрудниках предприятия, аппаратном и программной обеспечении предприятия и заказах предприятия. На данный момент данные существуют как в цифровом, так и в печатном виде.

Данные должны поступать в систему через лёгкий клиент (окно веб-обозревателя) путём ручного ввода или автозаполнения.

В систему вводятся следующие данные:
- ФИО сотрудника

- Наименование отдела

- Личный номер сотрудника

Документ, содержащий сведения об аппаратном и программном обеспечении так же вносится в систему и содержит следующий реквизиты:

- Производитель

- Тип оборудования

- Модель

- Серийный номер

Для обеспечения работы системы предусмотрены справочники, приведённый в таблице

Таблица 2

3.4. Характеристика результатной информации

Основным результатом документооборота для разработанной системы учёта заработной платы является список программного обеспечения и минимальных требований к аппаратному обеспечению каждого компьютера, используемого на предприятии. Он формируется на основании справочников, указанных выше и содержит следующие реквизиты:

- Порядковый номер

- Серийный номер

- Инвентарный номер

- Тип

- Модель

- Список машин

- Общие характеристики машин

- Список всего аппаратного обеспечения

- Список всех установленных программ

- Список актуальных заявок от пользователей

- Актуальный прайс-лист

4. Программное обеспечение задачи

4.1. Общие положения

Пользователями системы являются сотрудники IT-отдела, отвечающие за учёт заявок пользователей и заработной платы.

Их функции в виде схемы приведены на рисунке 4

Рисунок 4 Дерево функций пользователя

На основании данных функций формируется сценарий диалога, схема которого представлена на рисунке 5

Рисунок 5 Сценарий диалога

4.2. Характеристика баз данных

Разработанная база данных включает следующий таблицы:

- Компьютер

- Справочник Пользователи

- Справочник Учёт заработной платы

- Заявки пользователей

- Решённые заявки

- Сотрудник

- Прайс-лист услуг

Рисунок 6 ER-Модель

База данных состоит из 6 таблиц, в каждой из которой хранятся данные определённого типа.

Все отношения в базе данных находятся в третьей нормальной форме, следовательно так же и в первой, и во второй, то есть, каждый не первичный атрибут не зависит от первичного ключа и каждое отношение нормализовано.

4.3. Структурная схема пакета

Программные модули, образующие структуру пакета, делятся на три класса: управляющие модули, предназначенные для инициализации главного меню и передачи управления другому модулю; модули, выполняющие служебные функции; модули, связанные с вводом, хранением, обработкой и выдачей информации. От класса модуля зависят его функции.

Работа с проектом осуществляется через любой браузер. Вызов функций осуществляется через интернет-обозреватель.

Рисунок 7 Схема вызова программных модулей

Характеристика программных модулей по таблице 4

Программа состоит из уровней клиента, сервера и базы данных.

Клиент – это интерфейс, через который пользователь может взаимодействовать с системой в целом. Первый уровень.

Сервер – содержит большую часть бизнес-логики.

База данных – хранит данные.

Сервер взаимдействует с базой данных через СУБД MSAccess или MySql.

5. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Заключение

В своём проекте я рассмотрел, как большая часть малого бизнеса, а в конкретном примере компания «Агро Холод» может сократить свои расходы и ускорить время реакции на заявки клиентов.

Всё что необходимо, как правило, уже есть в большинстве компаний, нужно только провести оптимизацию процессов и настройку оборудования. В определённых случаях необходимо докупить сервер, что даже самое малое предприятие может себе позволить (поддержанные сервера иногда продаются ~7 тысяч рублей). К тому же, проект окупится достаточно быстро.

Ручная работа сейчас во многих компаниях является рудиментом, а произошло это из-за развития информационных технологий, повсеместного их внедрения и постепенного их удешевления. Так, сейчас намного дешевле разово купить оборудование и программное обеспечение, которое будет работать в круглосуточном режиме, пока вы его не замените, чем нанимать работника, которому нужен отдых, питание, и иногда больничный. И опять же нельзя забывать про человеческий фактор.

На примере этой компании я показал, как это можно устроить, в виде схем IDEF0, ER-модели и наиболее упрощённой блок-схемы. В идеальных условиях всё должно выглядеть примерно так: заказ поступил через веб-форму на сервер, сервер проверил, существует ли подобный заказ в стоимостных списках, оценил заказ и отправил его свободной бригаде на выполнение, занеся копию в свою базу данных, с которой в будущем сможет работать бухгалтерия. Когда заказ выполнен, сервер изменяет статус заказа и вносит заработную плату на счёт работника внутри компании.

Таким образом, большая часть бумажной работы, требующей дополнительных ресурсов денег и времени отпадает. Нет необходимости заверять каждый документ у вышестоящего звена лично, достаточно электронного уведомления.