Файл: Документирование и инвентаризация на примере ООО «АЛЬЯНС».pdf

Фрагмент инвентаризационной описи ООО «Альянс» представлен в таблице 8.

Таблица 8

Фрагмент инвентаризационной описи № 3 по субсчету 10.5 «Запасные части» на 20.11.2017 г.

На инвентаризационные описи составляется перечень в двух экземплярах и под расписку передаётся главному бухгалтеру. Сданные в бухгалтерию ООО «Альянс» инвентаризационные описи тщательно проверяются и затем после проверки, выводится результат инвентаризации.

Бухгалтерией ООО «Альянс» после тщательной проверки и обработки всех документов не позднее 4-х дней определяет окончательные результаты инвентаризации. На данном этапе инвентаризации сопоставляется фактическое наличие товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета. Выявленные расхождения фиксируются в Инвентаризационной описи. В инвентаризационной ведомости остатков, составляемой бухгалтером ООО «Альянс» в графе «отклонение» отражаются недостачи или излишки. Данные в инвентаризационных описях подвергаются тщательно проверке. Все нарушения заполнения инвентаризационной описи могут свидетельствовать о хищениях. Оформив сличительные описи, инвентаризационная комиссия выявляет причины обнаруженных при инвентаризации расхождений фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета и вносит руководителю организации ООО «Альянс» предложения об урегулировании инвентаризационных разниц и совершенствовании механизма внутреннего контроля.

2.3. Рекомендации по совершенствованию процесса инвентаризации материальных запасов в ООО «АЛЬЯНС»

Качество, оперативность и экономичность осуществления инвентаризации во многом зависит от количественного и качественного состава инвентаризационной комиссии.

Для проведения инвентаризации необходимо привлекать руководителей или их заместителей, бухгалтеров и других работников, имеющих хорошие знания цены, учёта и отчётности. Также важное значение имеет образование и стаж работы на занимаемой должности сотрудника, который участвует в проведении инвентаризации. В данном случае, у ООО «АЛЬЯНС» в составе инвентаризационной комиссии отсутствовали руководители.

По моему мнению, контроль материалов инвентаризаций, для оценки их достоверности и качества инвентаризационной работы необходимо осуществлять посредством тщательного анализа всех нарушений заполнения инвентаризационных описей. При этом особое внимание обращать на признаки, говорящие о хищениях. Исправлений в инвентаризационных описях и сличительных ведомостях ООО «АЛЬЯНС» не обнаружено.

Основным направлением совершенствования методов проведения инвентаризации для ООО «АЛЬЯНС» являются:

1. Необходимо применять многочисленные документы, в которые будут записаны данные о наличии ценностей специальным шрифтом, воспринимаемым и человеком, и ЭВМ.

Определение результатов инвентаризации это один из ответственных моментов бухгалтерской обработки материалов инвентаризации. Между тем некоторые руководители не рассматривают инвентаризационные описи и не дают по ним своего заключения. При тщательном изучении инвентаризационных описей представляется возможность определить ТМЦ в завышенных количествах и принять меры по рассмотрению или завозу отсутствующих ТМЦ. Таким образом, инвентаризационные ведомости дают информацию для управления запасами. Задача состоит в том, чтобы в наиболее краткие сроки обеспечить выведение результатов инвентаризации.

В данном случае руководитель ООО «АЛЬЯНС» не оказал должного внимания сличительным ведомостям, расследования по факту недостачи проведено не было, факт недостачи списан на финансовый результат компании.

2. Также, необходимо рекомендовать инвентаризационной комиссии определить предварительные результаты на месте, немедленно по окончании инвентаризации и до открытия предприятия.

Предварительные результаты определяются с помощью сравнения остатков по товарно-денежному отчёту с фактическими остатками по описи. Предварительные результаты имеют оперативный характер и документально не отражаются.

Улучшению качества проводимых инвентаризаций и повышению отчётности членов инвентаризационной комиссии и работников может поспособствовать также контрольная проверка проведённых инвентаризаций.

3. Рекомендуется, также проверяя одноимённые ценности, которые находятся в одном хранилище, записывать их в разные места в инвентаризационной описи. Это необходимо для исключения искажений результатов инвентаризаций по причине некачественной и несвоевременной проверки бухгалтером товарно-денежных отчётов материально ответственных лиц за период инвентаризации. Это доказывает необходимость проведения при определенных обстоятельствах после инвентаризации документальной ревизии, анализа товарных запасов, поступления, реализации и внутреннего перемещения товаров, а так же своевременности и полноты оприходования товаров, отпущенных поставщиками по оплаченным и не оплаченным документам, сдачи выручки. Только при этом условии контрольные проверки будут действенны и достигнут.

4. На сегодняшний день большое распространение при обработке инвентаризационных документов имеют различные средства вычислительной и организационной техники. По нашему мнению, ООО «АЛЬЯНС» также необходимо переходить на автоматизированную систему проведения инвентаризации.

Суть автоматизации процесса инвентаризации заключается в трех этапах.

Первый этап. Производят печать и маркировку объектов товарно-материальных ценностей и основных средств. Материально ответственным лицом или бухгалтером на специальном принтере печатаются штрих-коды. После этого эти штрих-коды наклеивают на все объекты учёта (по каждому объекту отдельно). Данные штрих-коды печатают на предназначенной для этого клеящейся бумаге. Это сократит время нанесения инвентарного номера на объекты основных средств и объекты товарно-материальных ценностей. Кроме того, делает инвентаризационный процесс более эстетичным, так как нанесение номеров (краской и др.) может повредить объект учёта.

Первый этап является подготовительным и может занять много времени, особенно при переходе к автоматизации процесса ручного способа нанесения маркировок. Но в последующем достаточно будет при поступлении объекта основного средства или товарно-материальных ценностей только распечатать штрих-код и приклеить его к конкретному объекту.

Второй этап. Это уже непосредственно процесс инвентаризация. В течение этого этапа члены инвентаризационной комиссии при помощи сканера считывают штрих-коды с объектов основных средств и товарно-материальных ценностей.

Третий этап. Заключается выгрузке и анализе проведённой инвентаризации – произойдёт автоматическое формирование всех документов.

К примеру, по автоматически сгруппированной сличительной ведомости можно затем сравнить фактическое наличие объектов основных средств и товарно-материальных и их документальным наличием и данными бухгалтерии.

Очевидна экономия времени. Это главное и самое значимое преимущество автоматизированного процесса инвентаризации. К положительным сторонам автоматизации процесса инвентаризации можно отнести:

- минимизацию трудозатрат при осуществлении инвентаризации и другого учёта имущества;

- снижение вероятности несанкционированной продажи имущества;

- своевременное определение окончания срока эксплуатации имущества;

- повышение уровня оперативного контроля движения основных средств и товарно-материальных ценностей;

-избавление от неточностей при приёме или выбытии основных средств;

- устранение установленных прямых злоупотреблений материально ответственных лиц;

-выявление неправильного отражения документальных данных в аналитическом синтетическом учёте;

- обработка и проведение и анализа дополнительных данных об имуществе.

Выводы:

Таким образом, в качестве основных направлений совершенствование процесса инвентаризации для ООО «АЛЬЯНС» могут быть:

- привлечение в состав инвентаризационной комиссии руководителя, детальный анализ инвентаризационных описей и сличительных ведомостей;

- тщательное расследование причин недостач и излишков, применение действенных мер.

- инвентаризационной комиссии необходимо определять предварительные результаты на месте, сразу после окончания инвентаризации и до открытия предприятия.

- проверяя одноимённые ценности, которые находятся в одном хранилище, записывать их в разные места в инвентаризационной описи. Для исключения ошибки и искажения данных.

- переход ООО «АЛЬЯНС» на автоматизированную систему проведения инвентаризации: осуществлять печать и маркировку объектов товарно-материальных ценностей и основных средств с помощью специальных штих-кодов, применять автоматическое формирование документов по итогам инвентаризации.

Заключение

Таким образом, можно сделать вывод о том, что инвентаризация имущества коммерческой организации – это метод бухгалтерского учета, позволяющий обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета об имуществе и обязательствах их фактическому состоянию. Инвентаризация – это обязательное дополнение к документации.

Основными нормативными актами, регулирующими порядок проведения инвентаризации, являются:

- Закон о бухгалтерском учете; Положение по ведению бухгалтерского учета; Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические рекомендации по инвентаризации).

В ходе инвентаризации можно использовать типовые межведомственные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России.

В процессе исследования, нами установлено, что цель и задачи инвентаризации сводятся к выявлению фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Инструментарий организации процесса проведения инвентаризации коммерческой организации следующий: приказ о проведении инвентаризации; книга контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации; инвентаризационные описи; контрольные проверки; сличительные ведомости; отражение на счетах бухгалтерского учета результатов инвентаризации.

Организация проведении инвентаризации включает следующие этапы:

1. Подготовительный этап, который состоит из формирования инвентаризационной комиссии, подготовки приказа о проведении инвентаризации, определении сроков и видов активов и обязательств, которые будут проверяться.

2. Непосредственно проверка, в процессе которой необходимо установить фактическое наличие объектов инвентаризации (активов, обязательств), составить инвентаризационные ведомости и сопоставить результаты с данными бухгалтерского учета, составить сличительные ведомости при выявлении расхождений.

3. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

На основе анализа научной литературы, нами определены следующие основные виды инвентаризации.

- по объему - полную и частичную инвентаризацию;

- по методу проведения - выборочную и сплошную инвентаризацию;

- по назначению - плановую, внеплановую, повторную, контрольную инвентаризацию.