Файл: Описание предметной области..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Век информационных технологий предъявляет достаточно высокие требования к каждому отдельному человеку и к обществу в целом. В том числе, значительно выросли требования к качеству работы различных организаций, предоставляющих услуги населению. В частности – требования к скорости обслуживания. При этом сложно не заметить, что чем более компьютеризировано современное предприятие, тем более оперативно оно работает – но только при условии грамотной и многосторонней подготовки. Автоматизированная система позволяет значительно оптимизировать такие стороны деятельности как управление, продажи, работа с персоналом и клиентами, учет и мн. др.

Повысить скорость и достоверность обслуживания клиентов разным организациям позволяет современный электронный учет. Он обладает своими особенностями и требованиями к персоналу, а также значительно отличается от традиционного «бумажного» варианта. Тем не менее, компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею, но и позволяет повысить достоверность хранящейся информации, минимизировать возможность ее искажения и несанкционированного использования.

Можно сказать, что, осуществляя учет посредством современных автоматизированных систем, мы получаем переход из количества в качество – увеличение скорости обслуживания и обработки информации делает возможным качественное улучшение самой схемы построения системы предоставления услуг.

Складские предприятия сегодня являются достаточно распространенной, но незаметной связующей частью в торговле, объединяющей поставщика и продавца. Можно сказать, что одним из важнейших условий бесперебойной работы организаций всех отраслей народного хозяйства является правильная организация складского хозяйства. От того, как налажено складское хозяйство, во многом зависит рациональное использование материально–производственных ресурсов, повышение производительности труда, рентабельности производства и качество готовой продукции.

Таким образом, цель данной работы – разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

• описать предметную область;
• осуществить постановку задачи;
• выбрать средства для моделирования бизнес–процессов;
• реализовать моделирование бизнес–процессов «как есть»;
• предложить мероприятия по улучшению бизнес–процессов;
• смоделировать бизнес–процессы «как должно быть»;
• подвести итог проделанной работы.

Объект исследования – бизнес-процесс «Складской учет», а предмет – процесс разработки регламента выполнения бизнес-процесса «Складской учет».

Методологической и теоретической базой исследования выступают труды таких авторитетных авторов и исследователей вопроса моделирования и регламентации бизнес-процессов как Елиферова В. Г., Хаммера М., Тельнова В. И. и др.

ГЛАВА 1. Построение бизнес–процессов «как есть»

Описание предметной области. Постановка задачи

Склад – это здания, сооружения и разнообразные устройства, предназначенные для приемки, размещения и хранения поступивших товаров, где выполняются работы по приемке, подсортировке, хранению, фасовке, отпуску товаров [11].

К числу организаторов оптового оборота относятся также склады, которые по характеру выполняемых функций подразделяются на:

• подсортировочно–распределительные склады предназначены для накопления текущих запасов товаров. Сюда относят склады оптовых торговых баз и розничных организаций. Основная функция таких складов заключается в приемке товаров по количеству и качеству, подсортировке и подготовке товаров к отпуску и отправке в розничную торговую сеть. Товар хранится на таких складах непродолжительное время;
• транзитно–перевалочные склады служат для хранения грузов в связи с перегрузкой товара с одного вида транспорта на другой. Обычно размещаются на железнодорожных станциях или водных пристанях. Здесь происходит приемка грузов, краткосрочное хранение и отправка грузов тарными местами;
• склады гарантированного хранения обеспечивают срочное, ответственное хранение товаров различных товаровладельцев;
• транспортно–экспедиционные склады – это структуры, создаваемые в основном на узловых станциях крупных магистралей;
• склады–отели обеспечивают срочное ответственное хранение товаров в местах с ограниченным числом товаровладельцев;
• склады сезонного хранения осуществляют обработку и хранение товаров сезонного хранения (картофель, овощи);
• накопительные склады принимают от промышленных предприятии мелкие партии товаров, а затем направляют их в районы потребления в виде более крупных партии [3].

Складское хозяйство торговли является составной частью материально–технической базы общества и представляет собой средства труда, которые функционируют в сфере обращения.

На организацию складского хозяйства влияют различные факторы: размер, характер запасов товаров и продолжительность их хранения, оснащение склада соответствующим оборудованием, размер и планировка складских помещений.

Склады составляют основной комплекс сооружений предприятий оптовой торговли, а также значительную часть материально–технической базы розничной торговли. Однако в розничных предприятиях должны храниться лишь текущие запасы товаров, гаран­тирующие бесперебойность процесса продажи [11].

Большинство складов выполняют следующие основные функции:

• получение товаров от поставщиков и осуществление контроля за их качеством;
• образование и хранение запасов;
• преобразование производственного ассортимента в торговый и подготовка товаров к продаже;
• товароснабжение розничной торговой сети;
• сезонное и долгосрочное хранение товаров.

На небольших складах практически все операции технологического процесса могут осуществляться одной группой работников.

На крупных складах операции по приему, хранению и отгрузке товаров выполняют соответствующие функциональные подразделения.

Поступление и приемка товаров на склад Организация работ по приемке товаров на склад – первый этап технологического процесса складской переработки товаров.

Приемка товаров – это установление фактического количества, качества и комплектности товаров, а также определение отклоне­ний и вызвавших их причин.

Поступление товаров на торговый склад и их приемка регламен­тируется:

• Гражданским кодексом РФ;
• Положением о поставках товаров народного потребления;
• Инструкцией «О порядке приемки продукции производственно–технического назначения и товаров народного потребления по количеству»;
• Инструкцией «О порядке приемки продукции производственно–технического назначения и товаров народного потребления по качеству»;
• стандартами и техническими условиями; уставами отдельных видов транспорта, а также договорными обязательствами поставщиков и покупателей товаров[22].

Структура и характер операций по приемке на склад зависят от:

• способа доставки (железной дорогой, водным, воздушным или автомобильным транспортом поставщика или покупателя);
• места приемки (на складе поставщика или покупателя);
• характера приемки (по количеству и качеству);
• вида поставки (в таре или без тары) и др.

Общие виды работ, осуществляемых при выполнении этой операции:

• подготовительные мероприятия по приемке товаров;
• проверка целостности вагонов, контейнеров или упаковки;
• разгрузка;
• перемещение в зону приемки;
• распаковка;
• приемка товаров по количеству;
• приемка товаров по качеству;
• определение мест хранения [11].

Корректная организация работы склада и его сотрудников значительно облегчает и оптимизирует большинство процессов организации, для которых склад является в некотором роде «первой инстанцией».

Поставки товаров и материальных ценностей на склад реализуются благодаря договорам, заключаемым с подходящими поставщиками. Представители поставщика должны в установленный срок произвести привоз оговоренного количества и ассортимента товаров. Далее на складе производится проверка целостности упаковки товара, после чего – распаковка, приемка товаров по количеству и качеству, и, наконец, распределение по складу и по отделам организации [11].

Из вышесказанного очевидно, что складская деятельность связана с учетом большого количества информации о поставщиках, о товарах, о сотрудниках, об отделах организации, о правилах работы склада и о мн. др. Следовательно, оформление и хранение всей информации на бумажных носителях в виде инвентарных и складских журналов в настоящее время уже не является целесообразным. Так, введение автоматизированной системы информации и грамотная регламентация выполнения процесса «Складской учет» значительно облегчит работу сотрудников и сделает ее более оперативной и продуктивной. Благодаря автоматизации учета на складе заметно снижается количество ошибок, которые делают в процессе работы сотрудники предприятия.

Учет складских запасов – это всегда работа с большим объемом данных. Автоматизация же учета позволяет экономить время, деньги и человеческий ресурс предприятия. В связи с этим, разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» реализуется, в первую очередь, для оптимизации и эффективизации процесса осуществления складского учета.

Исходные данные для бизнес–процесса – это информация, необходимая для решения задачи бизнес–процесса, которая может быть расположена на различных носителях – первичных документах, машинных носителях, в памяти компьютера и т.д.

От рациональной организации входной информации производственного предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления производственными процессами, в частности, при осуществлении складского учета. Таким образом, исходной информацией для бизнес–процесса «Складской учет» являются:

• накладные – в настоящий момент заполняются от руки. Нужны для учета поступления товаров и материалов на склад;
• товарная накладная и счет–фактура – заполняются от руки, нужны для отражения расходов – подтверждают факт отгрузки продукции со склада;
• прочие документы – для оформления операций подготовки и приобретения товаров и материалов у поставщиков (расчетные документы различного типа).

Результатная информация отображает результаты выполнения процесса, и в процессе «Складской учет» выражается следующими документами:

• приходная накладная;
• товарная накладная;
• счет – фактура;
• журнал по приходу;
• журнал по расходу;
• ведомость по остаткам на складе;
• результат поиска документа по дате;
• результат поиска документа по поставщику;
• результат поиска документа по клиенту;
• результат поиска документа по номеру.

Для рассмотрения на примере был выбран отчет по результатам выполнения запроса на поиск документа по тому или иному параметру, форма которого изображена на Рисунке 1.

Результаты поиска

Назв. поля

Характеристики

кнопки

Рисунок 1. Форма отчета

Роли сотрудников, принимающих участие в решении поставленной задачи, рассмотрены в Таблице 1.

Таблица 1

Роли сотрудников в решении задачи

Выбор средства для моделирования бизнес–процессов

Одним из первых и основных этапов проекта по описанию бизнес–процессов компании является выбор методов и инструментальных средств моделирования. В настоящее время на рынке программного обеспечения есть большое количество продуктов, предназначенных для моделирования деятельности предприятия, в основу каждого из них заложена определенная методология.

В целом выделяют два подхода к моделированию.

1. Структурно–алгоритмический – основными строительными блоками модели при использовании данного подхода являются функции (процедуры). Модель представляет собой выстроенную последовательность функций, при этом имеется возможность их декомпозиции на составные части; на вход каждой функции поступают некоторые данные, на выходе имеются определенные результаты ее выполнения, показывается ресурсное окружение функции – люди, информационные системы, регламенты.