Файл: Проблемы оптимального использования рабочего времени. Принципы Парето и Эйзенхауера.pdf

1. Избегать незапланированных импульсивных действий

Если руководитель во время работы вдруг захочет сделать что-то другое, например позвонить кому-либо по телефону, это может отвлечь от необходимых дел. Существует риск невыполнения всех поставленных на день задач. Поэтому следует хорошо обдумать, необходимо ли это отвлечение для текущей работы, имеет ли оно смысл.

1. Своевременно делать паузы/соблюдать размеренный темп

Соответствующие медицинские обследования показали, что лучше всего делать перерыв после 1 часа работы. Пауза должна длиться не более 10 минут, поскольку именно в перерыве 10 минут наступает оптимальный эффект, а потом имеет место тенденция к его снижению.

1. Небольшие однородные задачи выполнять сериями

Следует расправляться с рутинной работой и так называемыми мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки.

1. Рационально завершать начатое

Следует предусматривать для своей работы достаточно времени, в паузах или в последние минуты перед тем, как встать из-за стола, намечать задачу, которую руководитель может успеть завершить в оставшееся время.

Также следует помнить о том, что нет лучшей возможности выполнить задачу категории А, чем «засесть» за нее самому и работать до полного ее разрешения[10].

1. Использовать временные промежутки

Не стоит оставлять незаполненными незапланированные промежутки времени, уходящие на ожидания и на «холостые ходы». Следует использовать последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности. Задавать себе «временной вопрос Лакейна»: Как я могу эти минуты использовать с наибольшей пользой?

1. Работать анти циклично

Следует выполнять важные задачи по возможности до полудня. С ними выгодно разделываться еще до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет своего апогея.

1. Выкраивать спокойный час

Следует занести это время в свой план дня так же, как отводить время на совещания или на визит посетителей. Подобный период никем не нарушаемый существенно повысит продуктивность труда.

Отгородить себя на это время от внешнего мира — лучше всего с помощью секретаря или просто закройте дверь в свой кабинет, предварительно предупредив, что руководителя нет на месте.

1. Контролировать время и планы

Наряду с отслеживанием своего времени следует многократно перепроверять свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов и т. п. Перепроверка необходима для приспособления к новым условиям, возникающим в течение дня. Планирование должно быть реалистичным, иначе после рабочего дня руководитель будет испытывать неудовлетворенность[8].

---

Правила завершения рабочего дня:

1. Завершать несделанное

Все начатые небольшие дела, такие, как просмотр корреспонденции, диктовка писем и памятных записок, следует завершать в течение одного дня. Всякая отсрочка их выполнения может привести к дополнительным затратам труда, когда руководитель снова займется незавершенными делами и будет ликвидировать накопленные завалы.

1. Контроль за результатами и самоконтроль

Сравнение намеченного в распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них представляет собой важную составную часть организации труда, самостоятельную функцию самоменеджмента[13].

1. План на следующий день

План на следующий день следует составлять с вечера предыдущего дня.

Проверять, какие задачи не могут быть решены удовлетворительно или не могут быть решены совсем и подлежат переносу на следующий день. Разработать, пользуясь дневником времени, план на следующий день с установлением целей, приоритетов, делегированием и т. п.

1. Домой — с хорошим настроением

Радоваться предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня. Наслаждаться дорогой домой и настраиваться на вечернее времяпровождение.

1. Каждый день должен иметь свою кульминацию

В смысле позитивного образа жизни важно осознать, какое качество и какую ценность имеет каждый день для жизни каждого человека. В этой связи недостаточно замыкаться на успешных шагах в направлении к цели карьеры. Нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем[14].

При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными, чтобы иметь резерв для решения непредвиденных задач.

Планирование рабочего времени не менее важно, чем планирование деятельности организации в целом, и является составной частью самоменеджмента. Такое планирование предполагает постановку целей, оценку способов их достижения и выбор наиболее оптимальной альтернативы использования рабочего времени из всех возможных.

Чтобы осуществлять планирование эффективно, необходимо прежде всего четко представить себе свой бюджет времени.

Постановка цели является одним из важнейших этапов в планировании, поскольку ясно сформулированная цель служит концентрации усилий на важных направлениях[7].

Самым простым способом обеспечить эффективное достижение цели является представление ее таким образом, чтобы она поддавалась количественному измерению. Это позволит создать условия для объективной оценки хода работ, а также тех мероприятий, которые предпринимаются фирмой для достижения данной цели.

---

К примеру, если одной из целей организации является достижение большей удовлетворенности своих сотрудников, то конкретным и измеримым показателем, выражающим такую цель, может быть снижение текучести кадров на 10% в год.

Ниже приведен пример из практики.

Руководство фирмы устанавливает в качестве долгосрочной цели увеличением общей производительности на 25% за 5 лет. Тогда среднесрочной целью будет повышение производительности на 10% за 2 года. Чтобы достичь этого, устанавливаются краткосрочные цели в таких конкретных областях, как повышение квалификации сотрудников, модернизация производства, более эффективное использование мощностей, разработка дополнительных способов стимулирования и т. д.

После оценки всех возможных способов достижения поставленных целей, руководитель должен выбрать наиболее оптимальный из них. Такой выбор почти всегда представляет собой компромисс, поскольку любой способ достижения цели скорее всего будет сопряжен с некоторыми отрицательными аспектами.

Следует отметить, что на практике руководитель не всегда стремится выбрать способ, который можно было бы назвать оптимизирующим, а чаще склоняется к поведению, которое является «удовлетворяющим». Для того чтобы выбрать наилучший вариант, руководителю иногда просто не хватает времени, особенно если количество таких вариантов велико. Препятствием здесь может быть и слишком большой объем информации, которую необходимо обработать, чтобы выбрать наилучшее направление действий[7].

Конечным результатом планирования является упорядоченный график распределения рабочего времени на ближайшую перспективу: квартал, месяц, неделю, рабочий день. Поквартальные планы и планы на месяц представляют собой достаточно приблизительную оценку временных затрат с учетом будущих корректировок, которые могут возникнуть по причине изменившихся обстоятельств.

План на неделю содержит основные мероприятия и работы, которые необходимо совершить руководителю в течение этого рабочего отрезка, такие как еженедельные совещания, заседания, деловые встречи, поездки, осмотры, а также ориентировочные затраты времени на отдых в выходные дни.

При отсутствии контроля за исполнением намеченных планов достижение целей не будет столь эффективным, а возможно, они и вовсе не будут достигнуты. Поэтому необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

---

Контроль за выполнением поставленных задач позволяет сделать процесс достижения целей фирмы более эффективным и, кроме того, дает возможность выявить возможные проблемы еще на стадии их зарождения, оперативно отреагировать на них и скорректировать работу задолго до того, как проблемы перерастут в кризис[7].

Умение вовремя замечать свои ошибки и исправлять их еще в самом начале, пока они не переродились в серьезную проблему и не стали угрожать достижению главных целей организации – это очень важная характеристика, определяющая успех в любом виде деятельности.

Для эффективного осуществления контроля на этом этапе менеджеру необходимо четко определить для себя масштаб допустимых отклонений от стандарта, чтобы определить ту грань, за которой такие отклонения будут представлять опасность, и когда следует предпринимать корректирующие действия.

Таким образом, если применять в своей работе планирование и все инструменты, которыми пользуется руководитель для оценки выполнения намеченных задач на длительное время, а также на каждый рабочий день, то можно достичь оптимальной организации своего рабочего дня и отдыха, эффективного распределения задач и времени, отведенного на их разрешение.

Планирование в организации помогает сэкономить много времени, а также работа идёт более продуктивно.

2.2 Методы минимизации потери времени

В процессе анализа и разработки новых, более эффективных способов использования рабочего времени необходимо принимать во внимание некоторые практические рекомендации, позволяющие снизить потери времени. Ниже представлены некоторые из них:

1. Не следует браться за несколько дел одновременно.

Полное сосредоточение на конкретном вопросе позволит решить его быстро и с максимальным количеством полезных результатов.

Несложные, ежедневно повторяющиеся дела следует довести до автоматизма, при возможности делегировать.

Действия, которые производятся людьми автоматически, они в конце концов перестают замечать и, следовательно, не тратят ни времени, ни усилий на их обдумывание. Но, разумеется, сначала нужно очень тщательно проанализировать свой рабочий день, чтобы определить, какими именно несложными делами нужно заниматься самому и доводить их до автоматизма, а какие лучше делегировать подчиненным[12].

2. Не следует винить себя, если чего-то не успели.

---

Чувство вины само по себе – фактор крайне непродуктивный, и уж тем более неуместно оно в рабочей обстановке, где основой любого решения должен быть прежде всего прагматизм. Тот факт, что вы чего-то не успели, не повод для ненужных эмоций, а скорее симптом, показывающий, что вы должны уделить дополнительное внимание планированию своего рабочего дня. Решив вопрос, лучше всего забыть о нем как можно скорее, поскольку это дело уже сделано и вам нужно переходить к другому. Ваше время принадлежит только вам, и только вы можете решать, как вам его использовать.

3. В стремлении оптимизировать свою деятельность всегда необходимо помнить о людях, с которыми вы взаимодействуете и взаимно влияете друг на друга.

Не стоит тратить время, чтобы доводить до совершенства то, что может быть использовано и в черновом варианте

4. Эффективный начальник – эффективный подчиненный

Даже если вы сумели найти идеальную формулу рабочего дня и ни одной минуты вашего времени не пропадает даром, это ничего не даст при плохой работе ваших подчиненных. Поэтому, воспитывая себя, параллельно нужно воспитывать и своих подчиненных, приучая и их более эффективно справляться со своими обязанностями и давая понять, что вы как руководитель будете требовать от них постоянного совершенствования.

5. Не стоит пытаться достичь совершенства

Приступая к очередному делу, менеджер должен четко представлять себе допустимую степень его законченности. Если вы проводите предварительную встречу с потенциальным клиентом, совсем не обязательно заказывать в типографии буклет, иллюстрирующий ваши предложения. Достаточно будет набросать их от руки на листке бумаги и упомянуть в разговоре, а более детально проработать только те направления, которые клиента заинтересуют[12].

6. Следует учиться правильно читать

Существуют различные техники быстрого чтения, но для руководителя важно не умение за короткое время прочесть максимальное количество страниц, а умение выделять в тексте важное и отметать второстепенное. Во время чтения полезно делать заметки на полях, выделять или подчеркивать то, что показалось вам важным. Все эти приемы позволят сделать чтение эффективным и гарантируют, что внимание будет сосредоточено на информации, действительно необходимой и полезной.

7. Следует избегать церемоний

Иногда руководители хотят показать свою важность, подчеркивая, что обратиться к ним можно только через секретаря либо по предварительной записи, или устанавливают сложные многоступенчатые процедуры рассмотрения деловых бумаг. Такая политика не только отрицательно сказывается на достижении общих целей организации, но и в большинстве случаев мешает работать самому руководителю. Необходимо только упорядочить такие контакты, назначив специальные часы, когда каждый работник может обратиться со своим вопросом непосредственно к руководителю.

---