Файл: Проблемы оптимального использования рабочего времени. Принципы Парето и Эйзенхауера.pdf

В современном быстро развивающемся мире понятие Время не утратило своего значения и влияния на людей. В связи с развитием информационных технологий и глобальной компьютеризацией, время ценится ещё больше чем когда-либо в истории. Сегодня люди как никогда ощущаем дефицит времени, а именно поэтому разнообразные тренинги, статьи, группы в социальных сетях, обещающие помочь решить проблемы, связанные с его оптимальным использованием очень актуальны. В частности, максимально острую зависимость от данного ресурса ощущает на себе бизнес, потому что не рациональное использование рабочего времени в конечном итоге влияет на эффективность предприятия. Это, как следствие, влияет на экономическую и финансовую стабильность компаний и страны в целом. Согласно статье 91 трудового кодекса Российской Федерации «Рабочее время» - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени[11].

Выбранная мной для изучения тема работы «Проблемы оптимального использования рабочего времени. Принципы Парето и Эйзенхауера» поможет разобраться в том, почему при одинаково отведенном количестве времени одни добиваются значительно больших результатов, а другие нет. Данная работа будет интересна для начинающих руководителей (директоров, администраторов, предпринимателей) тем, что в работе максимально подробно и простыми словами описано, почему так важно соблюдать эти простые принципы и к каким результатам можно прийти, основываясь на них.

Целью курсовой работы является изучение проблем, связанных с оптимальным использованием рабочего времени. Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:

– Изучение литературы по оптимальному использованию рабочего времени;

– Выявление особенностей принципов Парето и Эйзенхауэра;

– Изучение основ планирования рабочего времени.

Объектом исследования данной работы являются основы тайм-менеджмента. Предметом исследования являются средства по уменьшению затрачиваемого времени на процессы.

При написании курсовой работы были использованы эмпирический и теоретический методы. То есть проведен анализ изученной литературы по теме исследования, проецирование и обобщение собственного опыта, как руководителя.

1. Проблемы организации рабочего дня

1.1 Понятие рабочее время и проблемы его рационального использования

«В мире нет больших потерь, чем потери от бесполезных, плохо скоординированных и непроизводительных движений»

Фрэнк Джилбретт

Рабочее время – это часть календарного времени, затрачиваемая на производство продукции или выполнение определенного объема работ и услуг. Оно является косвенной оценкой затрат труда[8].

Для каждого отдельного работника рабочее время обычно измеряется в часах и днях. Для совокупности работников – в человеко-днях, человеко-часах. Отработанным человеко-днем считают день, в который работник явился на работу и приступил к ней. Отработанным человеко-часом считается час фактической работы одного работника. Фактически человеко-час, учтенный как отработанный, не всегда состоит из 60 минут работы. Мелкие перерывы в работе выявляют с помощью хронометража и фотографии рабочего дня[5].

Для оценки величины общих затрат труда также используется показатель среднего списочного числа рабочих[13]. К примеру, средняя месячная численность представляет собой число отработанных человеко-месяцев, а средняя годовая численность – человеко-лет. Рабочее время, в свою очередь, может подразделяться на фактически отработанное и неотработанное время.

Неотработанное время бывает двух видов: не использованное по уважительным причинам (болезнь и проч.) и не использованное без уважительных причин – потери рабочего времени (прогулы, простои и проч.). Исчисляются показатели фактической средней продолжительности рабочего периода (рабочего года, квартала, месяца) делением фактически отработанных человеко-дней за соответствующий период на среднесписочную численность работников за тот же период, а показатель фактической средней продолжительности рабочего дня – делением фактически отработанных человеко-часов на фактически отработанные человеко-дни[8].

В странах ЕС с 1998 г. действует Европейская директива о рабочем времени, ограничивающая максимальную продолжительность рабочей недели 48 часами.

В Германии на данный момент самая короткая рабочая неделя (36 часов) и самый длинный отпуск (6 недель).

В России норма рабочей недели составляет 40 часов. По оценке бюро экономического анализа, в среднем в России работают 1970 часов в год[9].

В таблице 1 приведены данные о количестве отработанных за год часов в разных странах.

Таблица 1 –Страны-члены ОЭСР (Организации экономического сотрудничества и развития) с самым продолжительным рабочим днем в 2016 году

Место в мире	Страна	Кол-во отработанных часов в год одним работником, ч
1	Мексика	2225
2	Коста-Рика	2212
3	Южная Корея	2069
4	Греция	2035
5	Россия	1974
5	Чили	1974
14	Турция	1832
16	США	1783
22	Япония	1713
26	Великобритания	1676
38	Германия	1363

В целом расписание работы характеризуется устойчивостью. Наиболее распространенный график работы: 5 дней в неделю; 40 часов в неделю; с 9 часов утра до 6 часов вечера; также присутствует обеденное время, обычно 1 час и в некоторых организациях – перерыв на кофе[8].

Данный режим работы имеет следующие недостатки: пробки на дорогах, очереди у лифтов и т.д. Частая проблема - люди испытывают стрессы из-за того, что опаздывают на работу, как следствие, у них возникает конфликт с начальником.

На данный момент становятся очень популярными такие типы рабочего графика, как гибкий график, сжатая неделя (суммированный рабочий день), частичная занятость[11]. Рассмотрим их подробнее.

Под гибким рабочим графиком следует понимать расписание работы, при котором работник имеет право выбирать время прихода-ухода в пределах, устанавливаемых руководством.

Такой рабочий график строится различными способами:

- Каждый день выбирается время начала и окончания работы;

- Переменная продолжительность рабочего дня;

- Выделяется общее время, т.е. время, устанавливаемое менеджером, когда все служащие должны быть на работе[13].

Существует справочник профессий, для которых возможно использование гибкого расписания работы. К примеру, на конвейера, если время работы зависит от машины, то для такой работы гибкий график использовать будет нецелесообразно.

Выгоды данного режима работы: повышение морального уровня, снижение затрат на оплату сверхурочных, время работы может совпадать с «биологическими часами» работника (подойдет как для «жаворонков», так и для «сов»).

При применении гибкого графика могут возникнуть следующие проблемы. Руководители организации вынуждены работать дольше, издержки с обогревом или охлаждением зданий возрастают, так как рабочий день становится длиннее.

Под сжатой рабочей неделей понимается график работы, при котором происходит обмен между количеством часов, отрабатываемых ежедневно, и количеством рабочих дней в течение недели. Таким образом, обычное число часов может отрабатываться не за пять дней, а за четыре (по 10 часов ежедневно) или за три дня (по 12 часов ежедневно).

Сжатая рабочая неделя (суммированный день) обычно пользуется спросом среди работников, так как они могут иметь в течение недели несколько свободных дней, которые могут использовать по своему усмотрению: выполнять другую работу, заниматься домашними делами и т.д.

Однако работодатели не особо охотно идут на внедрение такого расписания работы, это обусловлено тем, что снижается производительность труда в конце удлиненного рабочего дня. Также такой режим работы совершенно невозможно применять на работах с вредными условиями труда (загазованность, вибрация, радиоактивное излучение и т.д.), так как в этом случае удлинение рабочего дня может привести к болезни и даже летальному исходу работника.

Под частичной занятостью (частичный найм) следует понимать работу с выполнением тех же обязанностей, но в течение меньшего времени[11].

В США при данном режиме работы работают менее 35 часов в неделю (из 25% лиц, которые работают в режиме частичной занятости, 2/3 составляют женщины, 1/4 – подростки).

Такой режим работы преобладает в сфере общественного питания, страхования, а также в банках. К примеру, в ресторанах Макдоналдс 90% преобладает данный режим работы.

Главное достоинство частичной занятости для работодателя – снижение затрат на заработную плату[10].

На сегодняшний день в таких странах, как Франция, Германия и Швеция, развернулась дискуссия о сокращении рабочего времени как средстве борьбы с массовыми увольнениями. Вышесказанным обосновываются планы перевода персонала целых отраслей на 4-дневную рабочую неделю или 9-месячный рабочий год. Зарплата работников при этом будет уменьшена. Значительную поддержку эти нововведения получили на концерне «Фольксваген», где разработаны различные варианты гибкого графика для персонала[4].

Истинная производительность всегда дает максимальные результаты при минимальных усилиях. Напряжение, наоборот, дает довольно крупные результаты при усилиях ненормально тяжелых.

Существует большое количество причин, которые заставляют использовать время непродуктивно. Если речь идет о руководителе, то это звонки, затянувшиеся беседы с коллегами, бесконтрольный поток посетителей, длительные совещания с плохо продуманной повесткой дня[1].

Необходимые условия для того, чтобы эффективно использовать своё время:

- знание того, на что вы его тратите;

- трата на то, что вы считаете нужным;

- быстрее делать то, что Вам нужно.

Факторы неправильного использования времени следующие:

- руководитель постоянно выполняет работу за подчиненных;

- на столе копятся непрочитанные письма, журналы и т.д. Следствием может стать невозможность найти нужное письмо в течение 1 минуты;

- отсутствие у руководителя времени на то, чтобы собрать подчиненных 1 раз в неделю;

- отсутствие плана рабочего дня, незнание того, что необходимо сделать в первую очередь по приходе на работу;

- выполнение заданий руководства в спешке.

Для организации своего рабочего дня, стараясь сделать его эффективнее, работники сталкиваются со следующими проблемами:

- малая степень делегирования ответственности;

- неверно выбраны приоритеты;

- слишком большая погруженность в повседневные хлопоты[7].

Успешные руководители обладают различными чертами характера и качествами. Качество, объединяющее их всех: сознательное и системное использование своего времени и делегирование полномочий, благодаря которому они освобождаются от определенных видов работы для выполнения истинно управленческих функций. Если фактор времени не подлежит увеличению и накоплению, то это значит, что личного успеха можно добиться лишь путем непрерывного и последовательного использования времени[14].

Таким образом, для эффективного распределения рабочего времени, чтобы у руководителей к концу дня не оставалось ощущения, что, проделав огромную работу, он так и не сделал главных, наиболее срочных дел, всем работникам, находящимся на руководящей должности необходимо проводить анализ использования своего рабочего времени.