Файл: Налоговые регистры по НДФЛ.pdf

Инвестиционные налоговые вычеты введены с 1 января 2015 года. Им посвящена статья 219.1 НК РФ, которая так и называется - "Инвестиционные налоговые вычеты". Эти вычеты могут быть предоставлены: в размере положительного финансового результата, полученного налогоплательщиком в налоговом периоде от реализации (погашения) обращающихся на организованном рынке ценных бумаг, которые находились в собственности налогоплательщика более трех лет. Это следующие ценные бумаги: ценные бумаги, допущенные к торгам российского организатора торговли на рынке ценных бумаг, в том числе на фондовой бирже; инвестиционные паи открытых паевых инвестиционных фондов, управление которыми осуществляют российские управляющие компании. в сумме денежных средств, внесенных налогоплательщиком в налоговом периоде на индивидуальный инвестиционный счет; в сумме доходов, полученных по операциям, которые учитываются на индивидуальном инвестиционном счете. Особенности предоставления инвестиционных вычетов определены в пунктах 2, 3, 4 ст. 219.1 НК РФ.

1.2 Лицевой счет, как налоговый регистр по НДФЛ

Лицевой счет Форма № Т-54, введенная в документооборот постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее -постановление № 1), заводится на каждого сотрудника при приеме на работу. Она предназначена для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года (Указания по применению и заполнению формы № Т-54, утвержденные постановлением № 1). То есть в лицевом счете указываются сведения: об отработанном времени; обо всех видах начислений и удержаний из заработной платы работника за месяц; о начисленных пособиях по временной нетрудоспособности; льготах по НДФЛ; задолженности за работником и организацией и т. п. По сути, это единственный документ, сведения которого могут использоваться в различных ситуациях: для начисления пенсий, пособий, подсчета среднего заработка для расчета отпускных, оплаты больничных листов и выплаты компенсаций при увольнении

Закрывается лицевой счет при увольнении работника. Ответственность за отсутствие формы № Т-54 Статьей 120 НК РФ установлена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов (расходов) и объектов налогообложения, в том числе и за отсутствие первичных документов бухгалтерского или налогового учета. Поскольку лицевой счет прямо указан в Перечне унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном постановлением № 1, он относится к первичным документам. Поэтому, если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие формы № Т-54, они вправе оштрафовать организацию на сумму: 10 000 руб. — если нарушения совершены в течение одного налогового периода; 30 000 руб. — если нарушения совершены в течение более чем одного налогового периода. Это косвенно подтверждает постановление Президиума ВАС РФ от 07.10.2003 № 4243/03. В нем арбитры указали, что из смысла статьи 120 НК РФ нельзя точно установить, идет речь о первичных документах бухгалтерского или налогового учета. Налоговая карточка по учету НДФЛ Налоговый регистр по учету НДФЛ, исчисленного, удержанного и перечисленного с доходов каждого работника, обязаны разработать и вести все налоговые агенты (абз. 2 п. 1 ст. 230 НК РФ).

Зачем нужна налоговая карточка по учету НДФЛ? Она предназначена исключительно для учета НДФЛ, исчисленного, удержанного и перечисленного со всех доходов каждого физического лица, а не только работника, получившего доход от данного налогового агента. В этом регистре должны быть отражены следующие данные: доходы, начисленные налоговым агентом физическому лицу за налоговый период, и даты их выплаты; суммы предоставленных им налоговых вычетов; суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Регистр налогового учета нужно вести персонально по каждому физическому лицу (а не только по работникам), которое получает от организации доходы, облагаемые НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК РФ). По окончании календарного года сведения, отраженные в регистре, используются при составлении справки по форме 2-НДФЛ [6 c. 108].

Отсутствие регистров налогового учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения, за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность. НДФЛ с отпускных. Налоговая ответственность за отсутствие налоговых регистров Она установлена статьей 120 Налогового кодекса. Но в отличие от лицевого счета за непредставление налоговой карточки по требованию налоговой инспекции организацию могут оштрафовать на 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Административная ответственность за отсутствие налоговых регистров За отсутствие налоговых регистров по заявлению налоговой инспекции суд может оштрафовать руководителя на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). Информация пересекается, но предназначение разное. Как видим, некоторые сведения действительно содержатся и в лицевом счете, и в налоговой карточке. Но, несмотря на это, для разных целей применяют и тот и другой документ, ведь у них абсолютно разное предназначение и функции.

Карточки по НДФЛ надо составлять отдельно на каждого сотрудника. Обязательные реквизиты, которые должны быть в этих документах, в 2017 году не изменились. Перечислим их:

- персональные данные налогоплательщика (Ф.И.О., дата рождения, адрес -регистрации, паспортные данные, ИНН при наличии);

- все доходы и вычеты с начала налогового периода, сгруппированные по кодам (утв. приказом ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387);

Такой список обязательных данных для налогового регистра по НДФЛ в 2017 году есть в статье 230 НК РФ.

В карточки по НДФЛ не включайте необлагаемые доходы, у которых нет кодов. Это, в частности, пособия (кроме облагаемых больничных) и суточные в пределах лимита (700 руб. в день для командировок по России и 2 500 руб. в день для заграничных поездок). Но есть и другие доходы – частично облагаемые, у которых есть свои коды. Это подарки, материальная помощь, призы. Такие выплаты надо полностью включить в документ. А их необлагаемые части являются вычетами с собственными кодами.

Глава 2. Общие требования по разработке налоговых регистров для расчета НДФЛ

2.1. Правила заполнения налоговых регистров в 2017 году

При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования.

Налоговые регистры по НДФЛ в 2017 году должны обязательно содержать следующие сведения:

- информацию для возможности идентификации физического лица;

- признак налогового резидентства;

- виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;

- суммы и даты выплаты доходов;

- даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений. [20]

Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.

Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.

Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет [ст. 120 НК РФ].

Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:

- Основные данные об организации — налоговом агенте: ИНН, КПП;

- код ИФНС, в которой организация числится на учете;

- наименование организации.

Основные данные о налогоплательщике:

- ИНН;

- Ф. И. О.;

- вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;

- дата рождения;

- гражданство;

- адрес места жительства на территории РФ;

- адрес в стране проживания.

- Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент). [20]

Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.

При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126. [21]

Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 9 до 36%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ, в которой каждой ставке соответствует свой раздел.

Периодичность регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.

Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).

Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.

При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты. 

Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.

В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.

Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.

2.2. Порядок оформления учетных регистров по НДФЛ

Налоговые агенты, которые выплачивают своим работникам зарплату, что числится как доход гражданина, в обязательном порядке ведут налоговые карточки – регистры, рассчитанные на каждого отдельно взятого рабочего. Именно в них вносятся сведения о начисленных и удержанных денежных средствах, а также применении налогового вычета по НДФЛ – НК, статья №230, пункт 1.

Ранее сведения из таких налоговых карточек вносились только в справки по форме 2-НДФЛ, но в соответствии с последними изменениями они необходимы еще и для отчета по форме 6-НДФЛ. Поэтому специалисты рекомендуют пересмотреть все налоговые регистры, которые велись раньше, а если такого учета не было, то его нужно ввести в обязательном порядке.

Официально утвержденной формы для учетных налоговых карточек нет. Ее следует выбрать самостоятельно, и обязательно утвердить в учетной политике компании. При этом в документации указываются все необходимые данные для расчетов по НДФЛ, которые приведены в НК – статья № 230, пункт 1. Также туда вписываются и сведения, что будут нужны в документе 6-НДФЛ.

На данный момент существует типовой бланк учетной налоговой карточки по НДФЛ:

Таблица 1 - данные для налоговой карточки по учету НДФЛ [22].