Файл: Счета и двойная запись (понятие).pdf

Для управления финансово-хозяйственной деятельностью организации, оценки её места в рыночной экономике, состояния расчётов с конкурентами организации недостаточно располагать лишь общими показателями, необходимо иметь детализированные данные по каждому поставщику материалов, каждому покупателю, по видам вырабатываемой продукции, по каждому работнику организации и т.д. Поэтому в развитие экономических группировок синтетических счетов открываются аналитические счета, - детализированные счета, учёт на которых осуществляется как в денежном, так и в натуральном измерении. Примеры: счёт Цемента №400, счёт П.И. Краснова (менеджера) и.т.п.

Субсчета являются промежуточной группировкой аналитических счетов в пределах соответствующего синтетического счёта.

Синтетические счета являются счетами I порядка, субсчета - счетами II порядка, аналитические счета могут быть III, IV, V и.т.д. порядка в зависимости от поставленной цели, связанной с подготовкой, обоснованием и принятием соответствующих управленческих решений или выяснением положения организации на рынке, конкурентоспособности вырабатываемой продукции.

Аналитические и синтетические счета взаимосвязаны, т.к. на аналитических счетах отражаются те же виды имущества и источники их формирования, хозяйственные операции, что и на синтетических счетах, но по более дробным экономическим группировкам. Поэтому, общие итоговые данные аналитических счетов должны быть равны итоговым данынм соответствующего синтетического счёта.[8, стр.77]

2. Двойная запись на счетах и ее обоснование

2.1 Сущность двойной записи хозяйственных операций на счетах

Первичной единицей хозяйственного наблюдения являются хозяйственные операции, которые были ранее заригистрированны в специальных документах. Для видения всех операций на счетах и применяется особый способ учёта – двойная запись. Так как все экономические явления связаны между собой, как и объекты бухгалтерского учёта, появилась необходимость применять двойную запись. В результате любая хозяйственная операция приводит к двум экономическим явлениям и вызывает изменения не менее чем на двух счетах на одну и ту ж сумму.

Двойная запись – это элемент метода бухгалтерского учёта, который помогает двойственно отражать каждую операцию по дебету одного и кредиту другого взаимосвязанных счетов в одинаковой сумме.

Двойная запись объединяет все счета в единую систему. Она осваивается на принципе двойственности, который означает, что все экономические явления имеют два аспекта. Поэтому, регистрируя документ, сумма по дебету одного счёта должна уравновешивать сумму по кредиту другого. [5, стр.187]. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов на сумму отражаемой операции, называется хозяйственной статьёй. Они часто называются хозяйственными проводками. Составить проводку – значит указать, на какую сторону каких счетов нужно записать сумму операции. Она устанавливается исходя из экономической сущности конкретного факта хозяйственной жизни.

Различают бухгалтерские проводки простые , в которых корреспондируют только два счета – один по дебету, другой по кредиту, и сложные , в которых один счет корреспондирует с несколькими счетами – один счет дебетуется, а несколько кредитуются на сумму хозяйственной операции, и наоборот.

2.2 Контрольное значение двойной записи

Метод двойной записи имеет большое контрольное значение, поскольку одна и та же хозяйственная операция в равной сумме отражается дважды - по дебету одного и кредиту другого счёта. Поэтому в случае расхождения сумм по данной операции выявляется допущенная ошибка и устанавливается ответственный за неё.

Одним из способов обобщения данных бухгалтерских счетов в балансе организации является составление оборотной ведомости.

Оборотная ведомость позволяет обобщить учётную информацию, отражаемую на счетах бухгалтерского учёта. Она составляется в конце месяца на основании данных счетов об остатках (сальдо) на начало и конец месяца и оборотах по дебету и кредиту счетов за месяц.

В оборотную ведомость записываются все используемые в организации счета, при этом на каждый счет отводится одна строка. В ведомости имеются три пары колонок, в которых по каждому счёту показываются начальные сальдо, обороты по дебету и кредиту счёта и конечное сальдо. При правильной организации бухгалтерского учёта обязательно должно быть попарное равенство итогов в колонках, т.е. итог дебетовых начальных сальдо должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо; итог дебетовых оборотов по счёту - итогу кредитовых оборотов; итог дебетовых конечных сальдо - итогу кредитовых конечных сальдо.

Такое равенство имеет следующее обоснование: равенство итогов сальдо по дебету и кредиту счетов на начало и конец месяца подтверждается строением бухгалтерского баланса, т.к. итог дебетовых сальдо по счетам показывает сумму имущества организации, а итог кредитовых сальдо - сумму источников образования этого имущества.

Равенство итогов дебетовых и кредитовых оборотов по всем счетам вытекает из сущности метода двойной записи, при которой каждая хозяйственная операция отражается дважды по дебету одного счёта и по кредиту другого в одинаковых суммах.

Кроме того, равные между собой итоги дебетовых и кредитовых оборотов по счетам в оборотной ведомости должны быть также равны итогу в журнале регистрации хозяйственных операций.

Попарное равенство итогов оборотной ведомости по счетам имеет большое контрольное значение, ибо отсутствие указанного равенства свидетельствует о наличии ошибок в учётных записях, которые необходимо выявить и исправить.

Информация оборотной ведомости по счетам синтетического учёта об остатках используется при составлении бухгалтерского баланса организации.

Известна также так называемая шахматная оборотная ведомость по счетам синтетического учёта, которая составляется по шахматной форме. В отличие от приведённой выше оборотной ведомости она включает корреспонденцию счетов и является более сложной и громоздкой по строению.

Таким образом, двойная запись - это отражение в бухгалтерском учёте принципа целостности, существует минимум восемь причин, почему двойная запись называется двойной. Благодаря двойной записи факты хозяйственной жизни трансформируются в проводки. Двойная запись - плод коллективного творчества нескольких поколений бухгалтеров, она была изобретена ими, но не открыта.

2.3 Корреспонденция счетов и бухгалтерской записи

Связь, которая возникает между счетами при отражении операций, используя двойную запись, называется корреспонденцией счетов, а счета, которые в ней участвуют – корреспондирующими. А выраженная в письменной форме взаимосвязь между счетами, называется бухгалтерской проводкой.

Корреспонденция счетов устанавливается исходя из конкретного экономического события. Благодаря ей, понятна каждая операция и её содержание. Прежде чем установить верную корреспонденцию счетов, необходимо:

• Определить объекты учёта, которые изменяются, и счета, которые она затрагивает.
• Определить вид взаимосвязанных счетов по отношению к балансу.
• Установить характер изменения на взаимосвязанных счетах.
• Опираясь на содержание, установить корреспонденцию счетов.

Корреспонденция счетов может выражаться несколькими видами счетных формул. Простейшие счетные формулы выражаются корреспонденцией двух счетов — дебет одного и кредит другого счета. Когда по хозяйственной операции затрагиваются два счета, такие бухгалтерские проводки называются простыми.

В финансово-хозяйственной деятельности организации имеют место хозяйственные операции, при выполнении которых используется несколько счетов бухгалтерского учета, но при этом может дебетоваться один счет, а кредитоваться несколько, и наоборот, кредитоваться один счет, а дебетоваться несколько. Такие бухгалтерские проводки называют сложными (сложными корреспонденциями). Независимо от количества участвующих счетов в сложной бухгалтерской проводке сумма дебетовых и кредитовых оборотов по хозяйственной операции должна быть тождественной. Например, начислена заработная плата персонаж организации — 100000 руб., в том числе рабочим по производству продукции — 60000 руб., рабочим вспомогательных производств (ремонтный цех) — 15000 руб., персоналу аппарата управления организации — 25000 руб. По данной хозяйственной операции можно составить три простые бухгалтерские проводки, а можно выполнить одну сложную, где будет дебетоваться несколько счетов, а кредитоваться один счет. Такая сложная корреспонденция будет иметь следующий вид:

В сложной проводке должно быть не менее трех корреспондирующих счетов.

Графические бухгалтерские проводки раскрывают типизацию корреспондирующих счетов, поэтому используются в основном при разработке программ автоматизированного учета. Здесь каждая бухгалтерская проводка — это алгоритм конкретной хозяйственной операции. а взаимосвязь между счетами представляет собой сетевой граф. Внутри графа показывается номер (код) корреспондирующего счета, а стороны графа показывают саму корреспонденцию счетов, ориентируясь по направлению стрелки. Направление стрелки с указанием номера хозяйственной операции идет от кредитуемого счета к дебетуемому. Например, покажем на сетевом графе корреспонденцию счетов по следующим хозяйственным операциям (рис. 1.1):

Рис. 1.1. Сетевой граф корреспонденции счетов.[4, стр.186]

2.4 Хронологические и синтетические записи

В процессе ведения бухгалтерского учета данные, полученные из первичных документов после их проверки и таксировки, группируются и распределяются в определенном порядке в других более обобщенных носителях информации - различных таблицах, которые называют регистрами бухгалтерского учета.

В практике бухгалтерского учета применяется многообразие регистров различных видов. В зависимости от характера регистрации бухгалтерских записей учетные регистры классифицируются на:

а) хронологические;

б) систематические;

в) комбинированные.

Хронологические регистры – это регистры, в которых записи

осуществляются по мере регистрации документов, поступающих в

бухгалтерию без определенной их группировки по счетам. К ним относятся

различные реестры, журналы регистрации, описи, кассовая книга и другие.

Систематические — регистры, запись в которых выполняется в разрезе группировочных признаков — счетов.

Комбинированные ( синхронистические) — регистры, в которых выполняется как систематическая, так и хронологическая запись.

В хронологических и систематических регистрах записи должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.

Данные в кассовую книгу фиксируются сразу после получения или выдачи

наличных денег отдельно по каждому приходному или расходному

документу.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную

бумагу шариковой ручкой до полного использования листов кассовой книги.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная

часть листа как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть

листа является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной

стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры - это отчеты

кассира. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

Примером хронологических регистров могут служить книга продаж и книга покупок. В них ведется учет счетов-фактур поставщиком на отгруженную продукцию. Покупатель учет их осуществляет в книге покупок по мере получения приобретенной продукции.