Файл: Документирование и инвентаризация (Понятие, цели и периодичность инвентаризации).pdf
Добавлен: 28.04.2023
Просмотров: 240
Скачиваний: 2
- инвентаризация расчетов по платежам в бюджет должна проводиться не менее одного раза в квартал;
- на первое число каждого месяца должна применяться инвентаризация к расчетам производственных предприятий, объединений и организаций с их производствами и хозяйствами, производственными единицами, выделенными на отдельные балансы, и с вышестоящими организациями;
- не менее двух раз в год должна производиться инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами;
- остальные статьи бухгалтерского баланса должны подвергаться инвентаризации на первое число месяца следующего за отчетным годом.
Базис инвентаризации материально-производственных запасов и имущества составляет полная или выборочная проверка фактического наличия этих ценностей специально созданной комиссией.
До непосредственного начала проведения инвентаризации важно убедиться, что на предприятии четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. [7 С. 316]
В виду этого условия инвентаризационной комиссии желательно изначально проверить некоторые факты:
1) созданы ли материально - ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, закрываются ли складские помещения под ключ, либо сдаются под сигнализацию, имеются ли в наличии сейфы, шкафы, емкости для хранения ценностей;
2) хранятся ли отдельно товарно-материальные ценности, которые принадлежат на праве собственности третьим лицам;
3) заключены ли в реальности и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной (коллективной) материальной ответственности с работниками, ответственными на данном предприятии за сохранение и использование имущества;
4) подписал ли руководитель приказ о назначении постоянно действующей комиссии для проверки сохранности материальных ценностей;
5) находится ли территория под охраной, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;
6) соответствуют ли должности материально - ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;
7) оснащены ли необходимыми измерительными приборами места хранения материальных ценностей;
8) осуществляется ли контроль над порядком вывоза ценностей за пределы территории предприятия, учреждения либо организации и выдачей доверенностей на их получение.
Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь, измерительные и контрольные приборы для перемеривания, перемещения грузов, их взвешивания.
В настоящее время существует множество различных классификаций инвентаризации, как процесса финансового контроля. Однако наиболее верной и широко используемой является классификация инвентаризации по объемам ее проведения.
При данной классификации выделяют полную, частичную и выборочную инвентаризации.
Однако отграничить инвентаризации по объему ее проведения весьма тяжело, так как совершенно не определено до совершенства понятие полной инвентаризации имущества.
Единственным объективным критерием при полной инвентаризации выступает тотальная, всесторонняя проверка имущества, находящегося в стране, как у всех граждан страны, так и находящихся на балансе предприятий, учреждений и организаций. Отсюда можно сделать несложный вывод, что полная инвентаризация в идеальном значении этого слова невозможна.
Исходя их этого любая инвентаризация имущества, в принципе, носит одновременно как полный, то есть проверяется всесторонне в пределах очерченных задач, так и частичный характер, то есть затрагивает либо только одно предприятие (учреждение, организацию), либо только одно или несколько его структурных подразделений.
Выборочная же инвентаризация назначается в отношении какого-либо конкретного имущества.
Частичная выборочная инвентаризация в своем определении информативна, то есть ее проведение вызвано необходимостью подтверждения какой-либо гипотезы, к примеру, обоснованы ли экономической необходимостью испрашиваемые фирмой кредиты. Информативные инвентаризации прежде всего преследуют экономические цели. [5 С. 274]
Из вышесказанного непроизвольно вытекают несколько выводов:
- субъектом, назначающим инвентаризацию, определяется степень полноты ее проведения;
- по отношению к ранее заданной полной инвентаризации любая другая инвентаризация может быть признана частичной.
Для оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации на документальном уровне применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» с изменениями и дополнениями. [2 С. 246]
При проведении инвенвентаризации товарно-материальных ценностей необходимо соблюдать следующие требования:
- инвентаризации подвергаются не только собственные товарно- материальные ценности, но и в обязательном порядке находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки от других организаций и др. (на такое имущество составляют отдельные описи);
- в состав инвентаризационной комиссии обязательно включаются материально ответственные лица, отвечающие за сохранность проверяемого в ходе проведения инвентаризации имущества;
- если комиссия проводит инвентаризацию в неполном составе, то это является основанием для признания инвентаризации недействительными;
- проверка фактического наличия имущества должна производится только при обязательном участии материально ответственных лиц.
Инвентаризационная комиссия приступает к проведению инвентаризации в строго установленные руководителем организации сроки. Наличие товарно-материальных ценностей должно определятся путем их обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Допускается в виде исключения количество материалов и товаров, хранящихся в неподвижной упаковке поставщика, фиксировать на основании документов при обязательной (выборочной) проверке в натуральной части этих ценностей. Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально ответственных лиц.
При хранении материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей, в первом помещении, вход в него пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
Особое внимание необходимо обратить на ситуации, когда в ходе проведения инвентаризации:
1) происходит смена материально ответственных лиц;
2) поступают товарно-материальные ценности;
3) возникает необходимость отпуска товарно-материальных ценностей.
ГЛАВА 2. Проведение инвентаризации и оформление ее результатов. Отражение результатов в бухгалтерском учете
Порядок проведения инвентаризации на предстоящий финансовый год или ряд лет утверждается руководителем организации одновременно с принятием учетной политики как самостоятельный документ либо отражается в приказе по учетной политике как одно из ее направлений исходя из особенностей деятельности организации.
Помимо обязательных инвентаризаций, в данном порядке (и в учетной политике организации) должно быть отражено: сколько раз в отчетном году и когда проводятся инвентаризации, перечень инвентаризируемых при каждой из них видов имущества и обязательств.
Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии), главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. В состав комиссий также могут быть включены специалисты внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.
При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие инвентаризационные комиссии в составе представителя руководителя организации, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии), специалистов (экономистов, бухгалтеров, инженеров, технологов, товароведов, специалистов ОТК, независимых аудиторов и т.п.). В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризируемое имущество, порядок формирования цен, первичный учет.
При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии допускается возлагать проведение инвентаризации на нее.
Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность отражения данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, внесенных в инвентаризационные описи и акты, и своевременность оформления результатов инвентаризации.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий и порядок проведения инвентаризации устанавливаются приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации, который является письменным заданием на ее проведение.
В приказе (постановлении, распоряжении) указываются:
– причины инвентаризации;
– состав центральной и рабочих инвентаризационных комиссий;
– перечень инвентаризируемого имущества и обязательств;
– место проведения инвентаризации;
– сроки проведения инвентаризации (дата начала и окончания);
– срок сдачи материалов в бухгалтерию.
Рабочие инвентаризационные комиссии:
– осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения и производства;
– совместно с бухгалтерией организации участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;
– вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых ценностей.
В целях проведения инвентаризации руководитель юридического лица издает Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22), который регистрируется в Журнале контроля и учета за выполнением приказов о проведении инвентаризаций строго определенной унифицированной формы № ИНВ-23.
Приказ руководителя предприятия, учреждения, организации является письменным заданием для инвентаризационной комиссии. В приказе указывается конкретное содержание, порядок, объем и сроки проведения инвентаризации имущества, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ вручается после его непосредственного подписания руководителем предприятия председателю созданной инвентаризационной комиссии.
Как правило, приказ о проведении инвентаризации готовится не менее чем за 10 дней до наступления конкретной даты, назначенной для проведения инвентаризации.
Как было уже упомянуто, создается инвентаризационная комиссия. Это может быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, разовая комиссия, рабочая комиссия. Постоянно действующей инвентаризационной комиссией можно назвать комиссию, в контрольные функции которой входит проведение контрольных проверок в межинвентаризационный период, проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций.
Выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки в межинвентаризационный период в течение года - могут проводиться на предприятиях с большой номенклатурой учитываемых ценностей.
Перед рабочими комиссиями стоят непосредственные задачи по проведению плановых инвентаризаций материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участию в определении результатов инвентаризации. Обычно создаются рабочие инвентаризационные комиссии при территориальной разобщенности имущества или большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и кредиторской и дебиторской задолженностях. Для всех предприятий различных форм собственности рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с указанием возложенных на них непосредственных обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.
При этом выделяют как таковые еще и разовые комиссии. Состав такой комиссии в каждом конкретном случае утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости. В приказе об инвентаризации руководителем предприятия утверждается персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий. В этом же приказе указывается строго определенный состав имущества, которое подлежит инвентаризации, основные причины инвентаризации, это может быть как контрольная проверка, переоценка либо иные действия , так и смена материально - ответственного лица. [3 С. 322]