Файл: «Разработка регламента выполнения процесса «Транспортная доставка заказов».pdf

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время компании практически всегда рассматриваются с позиции бизнес-процессов, которые они охватывают. Ключевым фактором эффективной деятельности компании является грамотное управление бизнес-процессами, что предполагает их постоянную оптимизацию, поэтому совершенствование бизнес-процессов является одним из наиболее важных элементов управления.На данный момент в России большое внимание уделяется состоянию и перспективам развития логистики. Это связано с интенсификацией и расширением в нашей стране товарно-денежных отношений, с увеличением хозяйственных связей между предприятиями, с развитием производственной инфраструктуры и расширением хозяйственной самостоятельности предприятий и организаций. В связи с чем, актуальным вопросом становится совершенствование бизнес-процессов в сферелогистики.

Теоретико-методическую основу исследования составили теории экономики и менеджмента, теории логистики, организации логистических бизнес-процессов, теории управления логистическими бизнес-процессами, их анализ и моделирование, труды отечественных и зарубежных ученых по проблемам совершенствования бизнес-процессов.

Глава.1 Описание предметной области. Постановка задачи
 

1.1.Термины и сокращения.

Общие положения

Настоящий документ является регламентом бизнес-процесса “Транспортная доставка заказов”:

• Формирования единых правил и требований к организации процесса.
• Установления ответственности за результат процесса.
• Унификации и стандартизации документооборота.

Содержание деятельности

Содержанием деятельности по процессу «Транспортная доставка заказов» является разработка стратегии развития, позволяющей реализовать ожидания собственников.

Результат процесса

Основным результатом процесса является разработанная стратегия развития и пакет нормативно-методической документации.

Владелец процесса

Таблица 1 Владелец процесса

Исполнители процесса

Таблица 2 Основные исполнители процесса

1.1 Кадры:

1. Водитель, занимается непосредственно доставкой заказов.

2. Грузчик, занимается погрузкой-выгрузкой товаров, как непосредственно на складе, так и при необходимости на адресе доставки.

3. Диспетчер, занимается заданиями для водителей, такими как постройка маршрута, передача предпочтений заказчика.

4. Менеджер, которые чаще всего занимаются работой с клиентами, приемом заказов (не всегда это прерогатива диспетчеров);

5. Юрист, которые обеспечивают правильное оформление договоров, особенно их работа важна, если компания оказывает услуги международных перевозок, это направление требует хорошего знания законов;

6. Логист, данные специалисты важны для того, чтобы наилучшим образом рассчитать работу компании, пути перевозки, выполнения заказа;

7. Экспедитор, некоторые организации предпочитают брать на эту работу отдельных людей, а не доверять ее водителям, такого же мнения придерживаются и многие клиенты.

Документальное оформление в транспортной логистике

Одним из направлений оптимизации процессов и применения современных технологических решений является переход на электронные документы. Логистические процессы априори имеют территориальную распределенность. Точное документальное подтверждение всех хозяйственных операций на всем протяжении логистической цепи – залог дисциплинированности и контролируемости процесса. Часто в этом процессе связаны несколько организаций, документальное подтверждение требуется для исполнения договорных обязательств. Таким образом, документационное обеспечение процесса очень важно, повышение эффективности даже на некоторых операциях и этапах может дать конкурентные преимущества и выигрыш не только во времени, но и в денежном выражении.

Кратко процесс заказа работ по транспортировке выглядит следующим образом: выбор транспортной компании – оформление доверительного\гарантийного письма (подтверждение и соглашение о цене услуги) – получение счета на оплату – поступения денежных средств (предоплата) – доставка товара – оплата услуг транспортной компании при получении товара (постоплата) – получение комплекта документов.

Рассмотрим детально бизнес-процессы с акцентом на их документирование и выявление проблемных мест.

Транспортировка

Ввиду большого количества необходимых документов на грузоперевозки целесообразно разбить их на 4 блока:

1. Документы на груз (со стороны заказчика\грузоотправителя).

2. Документы на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки (со стороны транспортной компании).

3. Документы для оформления грузоперевозки (договор и заявка).
4. Договор на страхование груза (на грузоперевозку с учётом погрузки и выгрузки).

Для перевозки товара по территории Российской Федерации необходимы следующие сопроводительные документы:

Товарно-транспортная накладная – главный документ перевозки, выписывается грузоотправителем. В транспортном разделе указывается маршрут, данные автомашины и водителя. В товарном разделе – перечень, количество, вес и стоимость перевозимого груза, а также перечень дополнительных документов на груз. ТТН должны быть заверены оригинальными печатями и выписывается в 4 экземплярах (один остается на загрузке у грузоотправителя, второй для грузополучателя, третий для перевозчика, четвертый является основанием для расчета оплаты за перевозку и прилагается транспортной компанией к счету на оплату заказчику).

Путевой лист. Необходимый документ со стороны перевозчика. Выписывается автопредприятием.

Договор между грузоотправителем (грузополучателем) и перевозчиком (экспедитором). Или копия договора, заверенная одной из сторон. Договор является основанием для транспортировки груза данным перевозчиком. Может быть заменен Доверенностью на перевозку груза, выписанную на водителя грузоотправителем/грузополучателем, также с оригинальными печатями.

Также дополнительными документами могут быть:

Товарная накладная, прилагается, в случае, если в товарном разделе ТТН не указан полный перечень перевозимого груза

Сертификат соответствия и качества, паспорт (прилагаются в зависимости от характера груза)

Счета-фактуры и договор между поставщиком и покупателем (не являются обязательными, но часто делаются в дорогу, для избегания недоразумений с сотрудниками ГИБДД).

Хранение, размещение, отпуск

Состав документов, сопровождающих и регламентирующих порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:

Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.

Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.

3. Товарная книга

4. Заказ-заявка

5. Договор поставки

6. Журнал регистрации заказов покупателей

7. Карточки неудовлетворительного спроса

8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку

9. Счет-фактура

10. Упаковочный ярлык

11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию

12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям

13. Товарно-транспортная накладная

14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия

15.Заявки на автотранспортные перевозки

16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств

17.Карточка учета инвентарной тары

18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции

19. Карточка учета исполнения договоров поставки

20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям

Посредничество в логистической цепи

Документальное оформление происходит и в процессе получения посреднических услуг, таких как:

• подбор автотранспорта
• расчет маршрута
• подбор и заключение договора с перевозчиком

Для этого используются документы: счет-фактура (СФ), акт, ТТН, ТОРГ 12 (только между ТК и грузоотправителем).

1.2.Выбор средства для моделирования бизнес-процессов.

Существует большое количество разных инструментов моделирования и управления процессами. В данном разделе рассмотрим те, которые не требуют огромных проектов интеграции и могут быть использованы с минимальными затратами. Выбор будет производиться среди 3 популярных инструментов.

1. BizAgi Modeler

Данный инструмент – часть BizAgi Suite. Программа независима от полного комплекта и может быть поставлена отдельно. Очень простой, лаконичный и удобный интерфейс

Хороший рабочий инструмент для моделирования, который к тому же часто обновляется и совершенствуется. Модели, построенные в BizAgi Modeler, полностью совместимы с полной версией — Suite. Существуют определенные и свойственные только этой программе ограничения при моделировании, которых нет в нотации BPMN, но они в принципе обходятся.

Работать с моделями весьма удобно. Правда, иногда могут возникать досадные смещения элементов модели. Особенно при перетаскивании большого количества элементов. На мой взгляд, недостаточно проработана оптимизация расположения стрелок и элементов. Это приводит к тому, что иногда приходится немного повозиться для гармоничного расположения элементов.

Недостаточно проработана взаимосвязь диаграмм. Т.е. связать можно, но не напрямую. Атрибуты элементам можно назначать любые — вы сами определяете название и свойства атрибута. Возможна проверка моделей и генерация описания по шаблону.