Файл: Защита информации в процессе переговоров и совещаний.pdf

Для защиты коммерческих секретов предприятия создают собственные службы безопасности, важной предпосылкой создания которых является разработка их структуры, состава, положений о подразделениях и должностных инструкций для руководящего состава и сотрудников. Служба безопасности (СБ) является самостоятельной организационной единицей, подчиняющейся непосредственно руководителю предприятия. Такая структура управления системой безопасности, имеющая чёткую вертикаль, характерна для области обеспечения безопасности, где требуется определённость, чёткие границы, регламентация отношений на всех уровнях – от рядового сотрудника до менеджеров высшего звена. Как показывает практика, только на предприятиях, где проблемы безопасности находятся под постоянным контролем руководителя предприятия, достигаются наиболее высокие результаты. Возглавляет службу безопасности начальник службы в должности заместителя руководителя предприятия по безопасности. При этом руководитель СБ должен обладать максимально возможным кругом полномочий, позволяющим ему влиять на другие подразделения и различные области деятельности предприятия, если этого требуют интересы безопасности.

2.2. ПРАВА, ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СОТРУДНИКОВ СЛУЖБЫ БЕЗОПАСНОСТИ

Сотрудники подразделений службы безопасности в целях обеспечения защиты сведений, составляющих коммерческую тайну, имеют право:

требовать от всех сотрудников предприятия, партнёров, клиентов
строгого и неукоснительного выполнения требований нормативных документов или договорных обязательств по защите коммерческой тайны;
вносить предложения по совершенствованию правовых, организационных и инженерно-технических мероприятий по защите коммерческой тайны.

Сотрудники службы безопасности обязаны:

осуществлять контроль за соблюдением «Инструкции по защите коммерческой тайны»;
докладывать руководству о фактах нарушения требований нормативных документов по защите коммерческой тайны и других действий, которые могут привести к утечке конфиденциальной информации или утрате документов или изделий;
не допускать неправомерного ознакомления с документами и материалами с грифом «Коммерческая тайна» посторонних лиц.

Сотрудники службы безопасности несут ответственность за личное нарушение безопасности коммерческой тайны и за неиспользование своих прав при выполнении функциональных обязанностей по защите конфиденциальных сведений сотрудниками предприятия.

Структура службы безопасности и её численность зависят от формы собственности предприятия, вида его производственной деятельности, места предприятия на рынке товаров и услуг, числа сотрудников, наличия

на предприятии крупных материальных ценностей, взрыво и пожаро опасных веществ, информации, составляющей государственную тайну, активности конкурентов и криминальных структур. Поэтому можно выделить основные структурные подразделения, которые должны присутствовать в большинстве случаев при организации СБ на крупных промышленных государственных, акционерных предприятиях, в промышленно- финансовых группах, холдингах и т.п.

Состав и функции, задачи, права и обязанности подразделений службы безопасности определяются соответствующими Положениями и Должностными инструкциями, которые регламентируют в целом деятельность службы безопасности объекта.

3. ПОДБОР СОТРУДНИКОВ И РАБОТА С КАДРАМИ

При приёме на работу должны быть проверены идентичность личности, заявляемая квалификация, точность и полнота биографических фактов, наличие рекомендаций. Лиц, которых предполагается принять на работу, связанную с защищаемыми активами или операциями, следует подвергать проверке в части профессиональных навыков и оценки профессиональной пригодности. Рекомендуется выполнять контрольные проверки уже работающих сотрудников регулярно, а также внепланово при выявлении фактов их нештатного поведения, или участия в инцидентах информационной безопасности (ИБ), или подозрений в таком поведении или участии. Весь персонал организации должен давать письменное обязательство о соблюдении конфиденциальности, приверженности правилам корпоративной этики, включая требования по недопущению конфликта интересов. При этом условие о соблюдении конфиденциальности должно распространяться на всю защищаемую информацию, доверенную сотруднику или ставшую ему известной в процессе выполнения им своих служебных обязанностей. Для внешних организаций требования по ИБ регламентируются положениями, включаемыми в договоры (соглашения).

3.1. ОСНОВНЫЕ КРИТЕРИИ ПРИЁМА НА РАБОТУ, СВЯЗАННУЮ С СОХРАНЕНИЕМ ТАЙНЫ

В целях ограждения кадрового состава от проникновения лиц с противоправными устремлениями на стадии отбора кандидатов на работу осуществляют мероприятия правового, организационного и поискового характера:

Разработку перечня требований квалификационного и иного характера, предъявляемых при приёме на работу кандидатам на конкретные должности, а также внутреннего нормативного акта, устанавливающего порядок получения и проверки характеризующей кандидата информации;
Сбор и проверку информации, характеризующей кандидата (в том числе методами частного сыска и тестирования с применением полиграфа);
Выявление законодательно установленных обстоятельств, препятствующих заключению трудового договора:

лишение права занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью по приговору суда;
судимость за совершение преступлений против собственности, хозяйственных и должностных преступлений;
совершение в течение года административного правонарушения в области торговли и финансов, установленного вступившим в законную силу постановлением органа, уполномоченного рассматривать дела об административных правонарушениях;
расторжение трудового договора по инициативе администрации в связи с утратой доверия;
несоответствие действительности представленных кандидатом анкетных данных, сведений о прежних местах работы, занимаемых должностях, об образовании, о квалификации;

выявление признаков отрицательной нравственно-психологической и социальной характеристик личности, делающих заключение трудового договора с кандидатом нежелательным (связи с представителями криминального мира; конфликты с законом, правоохранительными органами, кредиторами; характер взаимоотношений с коллегами по прежней работе; злоупотребление алкогольными напитками, употребление наркотиков, токсикомания, увлечение азартными играми).

Следующим этапом выбора подходящего кандидата на работу может быть проведение анкетирования и собеседования. Конечным результатом этих мероприятий является заполненный личный листок по учёту кадров (анкета) и оценочный лист по результатам собеседования.

Анкета может быть не только общей, но и специальной нацеленной на конкретные категории претендентов, а также на освещение тех или иных сторон их биографии. Она обычно содержит вопросы об уровне квалификации, специальных, экономических и управленческих знаниях, организационных навыках, психологических качествах, самостоятельности, общественной активности, сведения о местах работы и причинах

увольнений.

Оценочный лист по результатам собеседования содержит общую оценку кандидата, полученную в ходе собеседования на основе оценок по следующим блокам: общеобразовательный уровень, практический опыт, индивидуальные характеристики, а также зафиксированное предложение данному претенденту (возможны следующие: принять на работу, рекомендовать на следующее собеседование, рассмотреть кандидата на другую должность, отказать, зачислить в резерв).

Важным документом, который подписывает сотрудник при приёме на работу, является соглашение с сотрудником о неразглашении конфиденциальной информации предприятия. Продолжением обязанностей сотрудника по неразглашению информации является документ, декларирующий подтверждение сотрудником данных обязательств при увольнении, а именно – заявление о подтверждении обязательств неразглашения конфиденциальной информации предприятия при увольнении.

4. Основные требования, предъявляемые к подготовке и проведению совещаний и переговоров по конфиденциальным вопросам

4.1. Основные требования, предъявляемые к подготовке и проведению совещаний и переговоров по конфиденциальным вопросам

Организация проведения любого мероприятия, в том числе совещаний и переговоров, связана с его подготовкой. Не существует единых безошибочных правил в этом направлении. Однако рекомендуется следующий вариант схемы такой подготовки: планирование, сбор материала и его обработка, анализ собранного материала и его редактирование.

В процессе подготовки переговоров первоначально необходимо выяснить намерения организации или фирмы, с которой предполагаются переговоры. Если это малоизвестная фирма, то целесообразно получить о ней подробную информацию, чтобы избежать ошибочного выбора партнера или клиента. Подготовительная работа к проведению переговоров предполагает выработку плана переговоров и определение на этой основе дозированного состава ценной информации, которую допускается использовать в общении с участниками переговоров, динамики ее оглашения и условий возникновения в этом рабочей необходимости. Сообщаемые на этом этапе сведения, не должны содержать производственную или коммерческую тайну. Сотрудникам фирмы, участвующим в переговорах, не разрешается использовать в дискуссии конфиденциальную информацию и раскрывать желаемые результаты переговоров, итоги аналогичных переговоров с другими партнерами. В процессе неофициальной части переговоров обсуждение вопросов, связанных с содержанием и ходом дискуссии, не допускается.

Разрешение на проведение конфиденциальных совещаний и переговоров с приглашением представителей других организаций и фирм дает исключительно первый руководитель фирмы. Решение первого руководителя о предстоящем конфиденциальном совещании доводится до сведения секретаря-референта и начальника службы безопасности. В целях дальнейшего контроля подготовки и проведением такого совещания информация об этом решении фиксируется секретарем-референтом в специальной учетной карточке. В этой карточке указываются: наименование совещания или переговоров, дата, время, состав участников по каждому вопросу, лицо, руководитель, ответственный за проведение, ответственный организатор, контрольные отметки, зона сведений о факте проведения, зона сведений по результатам совещания или переговоров.

Подготовку конфиденциального совещания осуществляет организующий его руководитель с привлечением сотрудников фирмы, допущенных к работе с конкретной ценной информацией, составляющей тайну фирмы или ее партнеров. Из числа этих сотрудников назначается ответственный организатор, планирующий и координирующий выполнение подготовительных мероприятий и проведение самого совещания. Этот сотрудник информирует секретаря-референта о ходе подготовки совещания или переговоров. Полученная информация вносится секретарем-референтом в учетную карточку.

В процессе подготовки конфиденциального совещания составляются: