Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

Важным фактором успешного экономического развития хозяйствующих субъектов является неотъемлемый рост товарных ресурсов и повышение эффективности их использования. Поэтому управление ресурсами товаров необходимо рассматривается как комплексная проблема, включающая их формирование и продвижение к потребителю, совершенствование организационной структуры управления экономикой в отрасли.

Располагая достоверной и своевременной информацией обо всех сторонах хозяйственно-финансовой деятельности организации можно принимать оптимальные управленческие решения.

Ценностью принятия управленческих решений в данном случае является прямая зависимость от достаточной и уместной учётной и аналитической информации, которую получают руководитель и специалисты организации.

Одним из наиболее ответственных и сложных участков информационного обеспечения в управлении торговым предприятием является автоматизация рабочего места сотрудника склада по учету сырья и материалов в торговой организации, поэтому его совершенствование приобретает особую актуальность и значимость.

Актуальность темы исследования обусловлена также тем, что эффективность тактического и стратегического управления организациями торговли мебелью во многом зависит от достоверности, своевременности и полноты учётной и отчётной информации о состоянии, движении и использовании товарных ресурсов на предприятии.

Предмет исследования: организация автоматизированного рабочего места работника склада по учету сырья и материалов АО «ГОЛД ПРОДУКТ».

Объект исследования – автоматизированная система учета сырья и материалов в АО «ГОЛД ПРОДУКТ».

Целью данной дипломной работы является уменьшение времени обработки информации хранения и реализации продукции АО «ГОЛД ПРОДУКТ» за счет автоматизации учета мебели, которая может сыграть важнейшую роль в увеличении объёма продаж.

Для достижения указанной цели исследования были поставлены следующие основные задачи:

исследовать бизнесс-процессы движения сырья и материалов в АО «ГОЛД ПРОДУКТ»;
выявить прогнозные резервы оптимизации товарных ресурсов;
разработать рекомендации по компьютеризации учёта сырья и материалов.

1 ГЛАВА. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Учет материальных запасов включает два аспекта: учет их приобретения (заготовления) и учет их применения. При поступлении материалов на склад, кладовщик проверяет комплектность поставки, ее соответствие документам поставщика, и при отсутствии отклонений составляет приходный ордер. Для сокращения количества первичных документов разрешается оформление поступивших материалов без применения приходных ордеров. При полном соответствии количества и качества поступившего груза сопроводительным документам разрешается непосредственно на документах поставщика проставлять и заполнять специальный штамп, содержащий основные реквизиты приходного ордера. Приходные документы передаются в бухгалтерию.

Номенклатура товаров обширна и разнообразна. Для торговой компании АО «ГОЛД ПРОДУКТ» глубина номенклатуры строительных материалов составляет два уровня – это указания типа (группа) товара и товара непосредственно, относящихся к группе.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Объектом исследования в дипломной работе является торговая компания АО «ГОЛД ПРОДУКТ». Специализация компании АО «ГОЛД ПРОДУКТ» предусматривает следующий ассортимент товаров, реализацию которых предприятие организует в розницу:

«Винная продукция»;
«Соковая продукция»;
«Консервированная продукция»;
«Сопутствующие товары».

Рассмотрим организационную структуру торговой компании АО «ГОЛД ПРОДУКТ», представленную в Приложении 1.

Директор управляет предприятием и имеет полный доступ к информации, распределяя права пользователей, в информационной системе «Учет товара». Он принимает решение по разным вопросам: организационным, кадровым, технологическим и просто житейским.

Заместитель директора выполняет функции администратора информационной системы «Учет сырья и материалов» и следит за работой всех отделов центрального офиса торговой компании АО «ГОЛД ПРОДУКТ».

Как уже выше сказано, в дипломной работе рассматривается управленческая структура отдела снабжения торговой компании АО «ГОЛД ПРОДУКТ». Отделом снабжения руководит начальник отдела снабжения, являясь также и менеджером по оптовой купли - продаже. Он руководит и следит за работой всех работников данного подразделения: техническим персоналом.

Сформулируем основные критерии реализации информационной системы «Учет сырья и материалов»:

создание максимально возможного удобства в работе. Для этого программа должна иметь удобный и современный интерфейс пользователя;
работа модуля должна выполняться с максимально возможной скоростью. Нежелательны ситуации, в которых пользователю длительное время придется ожидать результата на свое действие;
максимальная простота в применении;
минимальные затраты на разработку;
простое обновление и развитие;
легкое тиражирование;
автоматизация всей деятельности учета товара в торговом предприятии;
максимальное снижение ручной работы для учета товара;
наличие аппаратных средств определенной конфигурации;
наличие сертифицированных программных систем;
возможности инструментальных средств;
обеспечение взаимодействия с различными серверами баз данных;
работа в локальной сети.

Основа информационной системы, объект ее обработки – база данных.

База данных – это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Номенклатура товаров обширна и разнообразна. Для торговой компании АО «ГОЛД ПРОДУКТ» глубина номенклатуры материалов составляет два уровня – это указания типа (группа) товара и товара непосредственно, относящихся к группе.

В АО «ГОЛД ПРОДУКТ»» учет сырья и материалов осуществлялся с помощью Microsoft Excel, документы excel весили очень много, для обработки данных или поиска необходимой информации нужно было уделять большое внимание и затрачивать много времени. Создание электронной базы данных содержащей всю необходимую информацию значительно облегчило бы работу сотрудников. В результате внедрения разработанной базы данных повысится оперативность работы, за счет сокращения времени на обработку документации.

Ранее в организации проводился учет сырья и материалов путем использования пакета Microsoft Office MS Excel. Программа была не универсальна и представляла собой набор различных файлов. Этот способ ведения учета был настолько громоздким, что очень часто возникали путаницы.

Схема документооборота реализации автоматизированной системы учет сырья и материалов АО «ГОЛД ПРОДУКТ» представлен на рисунке 1.

Действие	Сотрудник, которого необходимо перевезти	Руководитель отдела	Сотрудник транспортного цеха	Сотрудник, организации пассажирских перевозок
Покупка сырья и материалов	Приходный ордер
Оформление документов на оприходование		Запрос Запрос
Формирование карточки товара				Отчеты на дату оприходов.
Формирование отчетности				Отчетность Отчетность
Печать отчетности				Отчетность
Предоставление отчетности

Рисунок 1 – Схема документооборота учета сырья и материалов

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

Автоматизированная система по учету сырья и материалов АО «ГОЛД ПРОДУКТ» предназначена для организации покупки сырья и материалов по требованию, согласно, соответствующих документов. Прежде чем создать проект разрабатываемой системы нужно разработать структурную схему объекта автоматизации. При этом нужно представлять, и знать как будет функционировать автоматизированная система по учету пассажирских перевозок в МКУ.

К внемашинному информационному обеспечению можно отнести следующие информационные документы:

- - инструкция пользователя по учету сырья и материалов АО «ГОЛД ПРОДУКТ»;
  - инструкция по инсталляции ПО по учету сырья и материалов АО «ГОЛД ПРОДУКТ».

Инструкция пользователя должна содержать следующее: схему работы с программой, порядок доступа персонала, порядок работы с программой, штатный режим работы программы, завершение работы с программой. Инструкция пользователя является необходимым информационным обеспечением по учету сырья и материалов АО «ГОЛД ПРОДУКТ».

Инструкция по инсталляции позволяет правильно установить и запустить ПО по сырья и материалов АО «ГОЛД ПРОДУКТ».

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Будущая программа предназначена предоставлять оперативную информацию для руководства, подготавливать информацию для дальнейшего анализа, снижать объёмы бумажного документооборота и д.р.

Наиболее удобной для создания такой базы данных является реляционная СУБД - Мной выбрана СУБД Paradox, которая обладает рядом преимуществ:

- База данных расширяется по мере наполнения информацией, без заметного уменьшения быстродействия операций с записями в многопользовательском режиме.

- обеспечивается максимальная безопасность.

Язык программирования был выбран Borland C++ Builder, т.к. это элегантный, типобезопасный объектно-ориентированный язык, предназначенный для разработки разнообразных безопасных и мощных приложений, выполняемых в среде .NET Framework. С помощью языка C++ можно создавать обычные приложения Windows, XML-веб-службы, распределенные компоненты, приложения "клиент-сервер", приложения баз данных и т. д. C++ предоставляет развитый редактор кода, конструкторы с удобным пользовательским интерфейсом, встроенный отладчик и множество других средств, упрощающих разработку приложений на базе языка C++ и .NET Framework.