Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Предоставление рекламных услуг» ( Построение бизнес-процессов «как есть»).pdf

Построение модели всегда производится с определенной целью и с позиций определенной точки зрения.

В процессе моделирования очень важным является требование четкости определения направления разработки модели – ее контекста, точки зрения и цели.

С помощью контекста модели очерчиваются границы моделируемой системы и описываются ее взаимосвязи с внешней средой.

С помощью точки зрения определяется позиция автора, т.е. объект рассмотрения и угол зрения. Для каждой точки зрения необходимо строить отдельную модель.

Цель отражает причину создания модели и определяет ее назначение. При этом, все взаимодействия в модели рассматриваются именно с точки зрения достижения поставленной цели.

В рамках методологии IDEF0 модель системы включает в себя серию взаимосвязанных диаграмм, разделяющих сложную систему на составные части. Диаграммы более высокого уровня (А-0, А0) – являются наиболее общим описанием системы, представленным в виде отдельных блоков. Декомпозиция этих блоков позволяет достигать требуемого уровня детализации описания системы.

Разработка IDEF0-диаграмм начинается с построения самого верхнего уровня иерархии (А-0) – одного блока и интерфейсных дуг, описывающих внешние связи рассматриваемой системы. Имя функции, записываемое в Блоке 0, является целевой функцией системы с принятой точки зрения и цели построения модели.

При дальнейшем моделировании блок 0 декомпозируется на диаграмме А0, где целевая функция уточняется с помощью нескольких блоков, взаимодействие между которыми описывается с помощью дуг. В свою очередь, функциональные блоки на диаграмме А0 могут быть также декомпозированы для более детального представления.

В результате, имена функциональных блоков и интерфейсные дуги, описывающие взаимодействие всех блоков, представленных на диаграммах, образуют иерархическую взаимосогласованную модель.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Проведем анализ технологии работы менеджеров рекламного агентства в методологии IDEF0. Контекстная диаграмма приведена на рис.2. Как показано на рисунке 2, входящими информационными потоками в технологии работы менеджера по продажам являются:

- заявки клиентов на оказание услуг или приобретение продукции рекламного агентства;

- информация об оказываемых услугах или выпускаемой продукции;

---

- запросы отчетности от руководства рекламного агентства.

Результатной информацией в рамках данной технологии является:

- оформленные продажи, сформированная отчетность.

Диаграмма декомпозиции нулевого уровня представлена на рис.3.

Рисунок 2 - Контекстная диаграмма

Рисунок 3 - Диаграмма декомпозиции нулевого уровня

Как показано на рисунке 3, основными подпроцессами технологии работы менеджера рекламного агентства являются:

- учет клиентов;

- учет продукции;

- учёт продаж;

- формирование отчетности.

Диаграмма декомпозиции процесса «Учет клиентов» приведена на рисунке 4, процесса «учет продукции» - на рисунке 5, процесса «учет продаж» - на рисунке 6.

Рисунок 4 - Диаграмма декомпозиции первого уровня

Рисунок 5 - Диаграмма декомпозиции процесса «Учет продукции»

Рисунок 6 - Диаграмма декомпозиции процесса «Учет продаж»

В ходе анализа бизнес-процессов в технологии работы менеджеров рекламного агентства ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» были выявлены следующие проблемы:

- отсутствие структурированной информации о предложениях услуг и продукции рекламного агентства приводит к увеличению временных затрат на поиск оптимального предложения для клиентов, увеличению вероятности ошибки персонала вследствие влияния человеческого фактора;

- отсутствует структурированная информация о реализованной продукции рекламного агентства, что не дает возможности проведения анализа себестоимости продукции и объемов продаж;

- отсутствие единой картотеки контрагентов приводит увеличению временных затрат на поиск реквизитов для заполнения документов.

Автоматизация вышеуказанных процессов позволит оптимизировать деятельность менеджеров рекламного агентства.

2. Построение бизнес-процессов «как должно быть»

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

---

В ходе исследования было выявлено, что в технологии работы специалистов рекламного агентства возникает необходимость формирования отчетных форм, а также выходных документов, в которых фигурируют данные из информационной базы. Примерные расчеты приведены в таблице 1.6.

Из данных таблицы 1.6 видно, что без использования информационных технологий будут наблюдаться задержки в реализации бизнес-процессов, связанных с прохождением документации и выполнением основных технологических процессов, что приведет к негативным процессам для предприятия, таким как штрафные санкции, потеря клиентской базы, снижение общей исполнительской дисциплины.

Таблица 2.1

Частота формирования отчетных документов

№	Название документа	Время формирования без применения автоматизации	Время формирования с применением автоматизации	Частота формирования, раз в год
1	Заявка клиента на изготовление рекламной продукции	15 мин.	0,5 мин	6000
2	Оформление договора с клиентами	15 мин.	0,5 мин.	4000
3	Изменение реквизитов договора	15 мин.	0,5 мин.	4000
4	Расчет цены на рекламную продукцию	15 мин.	0,5 мин.	6000
5	Формирование сводного отчета	15 мин.	1 мин.	7000
6	Формирование отчета по задолженностям клиентов	15 мин.	1 мин.	6000
7	Формирование отчета по платежам	2 ч.	1 мин.	12
8	Формирование аналитического отчета по специалистам	1 ч.	1 мин.	100

Только по приведенным в таблице бизнес-процессам виден выигрыш рабочего времени в 1030 рабочих дней.

Схема документооборота для документа «Заявка на изготовление рекламной продукции» приведена на рисунке 7.

Схема документооборота для документа «Оформление договора» приведена на рисунке 8.

Схема документооборота для документа «Отчет по платежам клиентов» показана на рисунке 9.

Исполнитель	Специалист на приеме	Бухгалтер	Специалист по изготовлению
Действие
1. Оформление заявки
2. Передача заявки
3. Отметка об отработке

---

Рисунок 7 - Схема документооборота для документа «Заявка на изготовление рекламной продукции»

Исполнитель	Специалист на приеме	Юрист
Действие
1. Оформление договора
2. Визирование договора
3. Подписание договора

Рисунок 8 - Схема документооборота «Оформление договора»

Исполнитель	Специалист на приеме	Бухгалтер	Специалист ТО
Действие
1. Принятие платежа
2. Проведение платежа
3. Формирование отчета

Рисунок 9 - Схема документооборота для документа «Отчет по платежам клиентов»

Таким образом, особенности документооборота рекламном агентстве предполагают использование информационной системы.

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Оптимизация технологии системы менеджеров рекламного агентства ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» связана с внедрением автоматизированной системы. Проведем декомпозицию бизнес-процессов в методологии IDEF0 «Как должно быть». Контекстная диаграмма приведена на рисунке 10, диаграмма декомпозиции нулевого уровня – на рисунке 11.

Необходимость разработки и реализации БД менеджера рекламного агентства обосновывается потребностью в совершенствовании и объединении существующих автоматизированных информационных систем при оформлении документации и получении отчетности по произведенным операциям.

Рисунок 10 - Контекстная диаграмма технологии работы менеджера рекламного агентства «Как будет»

Таким образом, при разработке АРМ менеджера рекламного агентства предприятия ключевым вопросом является создание соответствующей базы данных.

---

Рисунок 11 - Диаграмма декомпозиции нулевого уровня

Основными целями проектирования базы данных рассматриваемой автоматизированной системы являются:

• Экономия времени, т.е. обеспечение доступа к данным за приемлемое время;
• Удобство формирования различных форм отчёт, необходимых в процессе работы;
• Правильность и достоверность.

Цель проектирования информационной системы: оптимизация технологии работе менеджера по продажам ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А».

Задачи автоматизации:

- ведение картотеки клиентов;

- автоматизация учета продаж;

- ведение учета реализуемой продукции;

- формирование отчетности.

Автоматизация вышеуказанных операций позволит оптимизировать деятельность ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» в следующих направлениях:

- оптимизация штатной численности предприятия за счет сокращения численности специалистов, ведущих картотеку договоров, ведущих журналы операций, аналитическую работу;

- сокращение временных затрат на выполнение технологических операций менеджера рекламного агентства на поиск информации, что повысит конкурентоспособность предприятия.

В процессе проектирования информационной системы рекламного агентства потребуется использование ряда классификаторов:

• Локальный классификатор сотрудников. Требуется для классификации специалистов при оформлении договоров и платежных документов.
• Локальный классификатор видов рекламной продукции. Требуется для описание видов продукции и оказываемых услуг.
• Локальный клиентов. Требуется для идентификации клиентов рекламного агентства;
• Локальный классификатор услуг. Для идентификации дополнительных услуг.

В качестве входных документов информационной системы используются:

• Договор;
• Оплаты;
• Заявки на оказание услуг

Выходной информацией будет являться:

• Свод платежей;
• Свод по видам услуг;
• Сводный отчет по сотрудникам.

В большинстве случаев, использовать унифицированные формы документов не представляется возможным, так как таких форм просто нет.

В целях повышения достоверности выдаваемых результатов, а также для исключения дублирования информации и ошибочной передачи информации не по ее назначению, в информационной системе необходимо использовать централизованную базу данных, построенную в виде взаимосвязанных таблиц, т.е. использующую реляционную модель хранения данных. Это позволит сделать работу с системой оперативной, построенной на единых алгоритмах сбора, хранения и обработки всей входящей и исходящей информации.

---