Файл: Разработка проекта информационной системы торговой интернет-фирмы.pdf

Введение

Тема «Разработка проекта информационной системы торговой интернет-фирмы» как некогда актуальна в наши дни. С появлением сети Internet все больше и больше людей предлагают и пользуются услугами через сеть (купить, продать, заказать). Такой сервис очень удобен, ведь он столько экономит сил и времени. Это, в свою очередь, было причиной возникновения и развития целых отраслей, связанных с обработкой информации. Сеть постоянно растет и развивается, появляются новые возможности. Ведь еще несколько лет назад люди и представить не могли, что можно расплатиться online, а сейчас это услуга предоставляется почти во всех интернет-фирмах. Конечно при таком большом «наплыве» пользователей фирмам и организациям тоже надо не отставать от прогресса и автоматизировать свою работу. В больших организациях сотрудников может быть тысячи и тысячи, особенно когда эта организация имеет много филиалов, и от всех нужна слаженная и дисциплинированная работа. А руководитель должен все держать под контролем. Для этого большинство фирм используют информационные системы. Но для хорошей и продуктивной работы мало установить какую-то информационную систему нужно ее настроить под свои потребности и научить каждого сотрудника с ней работать.

Глава 1. Постановка задач и их анализ

Для более детальной и лучшей постановки задач разберемся, чем наша интернет-фирма может заниматься. Интернет-фирм на просторах Интернета о очень много начиная от больших интернет-магазинов, сайтов предоставляющие свои услуги по разным аспектам жизни человека. Для удобства мы возьмём небольшой интернет-магазин.

Многие люди хоть раз делали покупки через сеть Интернет в каком то интернет-магазине товары для дома, одежда, еда, игрушки и прочее абсолютно все можно купить online. Это очень удобный сервис ты можешь, не выходя из дома или офиса открыть нужный тебе web-сайт и «кликнуть» пару раз мышью и вот заказанный тобой товар привозят, куда тебе удобно и во сколько. Цены в интернет-магазинах чаще всего дешевле, чем в обычных магазинах, ведь владельцу интернет-магазина не надо тратить на арендную плату за помещение под магазин, а не которые товары и вовсе можно найти только в Интернете, особенно когда эта редкая и не популярная вещь.

Для пользователей, то есть для клиентов, интернет-магазин это всего на всего web-сайт в котором есть каталог и кнопка «Купить». Но что находится по ту сторону экрана, многие пользователи даже не догадываются. Интернет-магазин это сложный механизм, особенно когда он обширный имеет несколько филиалов и складов, такой интернет-магазин может иметь тысячи людей в штате.

---

Мы же рассмотрим небольшой интернет-магазин в штате, которого будет: директор, бухгалтер, менеджер по продажам, программист, кладовщик-грузчик и курьер.

Директор интернет-магазина осуществляет непосредственно руководство всей команды. Также он принимает важные решения о расширении единиц товара, принятии нового сотрудника на работу, о повышении зарплат и так далее.

Бухгалтер ведет вся бухгалтерию интернет-магазина. Сколько затратили и какова прибыль интернет магазина, также предлагает действия для снижения затрат интернет-магазина, выплачивает зарплату сотрудникам и сдает отчетность в налоговую службу.

Менеджер по продажам отвечает за работу с клиентами, по сути это самый важный человек в команде интернет-магазина ведь от его работы зависит, сколько покупателей купит у них товар. В его обязанности входит прием входящих и осуществление исходящих звонков клиентов, так же рассылка действующих скидок и акциях уже зарегистрированным клиентам, мониторинг новых клиентов, обработка интернет-заказов и их отправка, также совершать техническую поддержку клиентов, отвечать на все вопросы клиентов связанные с товаром.

Программист разрабатывает сайт магазина и поддерживает его. Так же он следит за актуальной и достоверной информацией на сайте. Также он администрирует базы данных интернет-фирмы. Создает новые по об ходимости, сохраняет и обновляет уже существующие базы данных, а также связывает их между собой. Одной из важнейших обязанностей программиста будет своевременное создание резервных копий баз данных, а также быстрое их восстановление. Режим создание резервных копий должен составляется индивидуально в зависимости от количества информации в ней. Проще говоря, программист в случае проблем с базами данных должен быстро все устранить и восстановить данные, если это требуется. Ведь при потере любых данных работа прекратится и принесет убытки, что в свою очередь не допустимо для любой интернет фирмы.

Кладовщик-грузчик или по-другому заведующий складом, в его обязанности входит прием и выдача товара, а также нести складской учет о наличии товара и вовремя передавать актуальную информацию своим коллегам.

Курьер доставляет купленный товар покупателям. У него единственного может быть ненормированный график работы. Ведь доставка совершается во многих интернет-магазинах по времени выбранным покупателям.

Теперь рассмотрим, какие основные функции должна выполнять наша интернет-фирма. В интернет- магазине должны быть следующие элементы:

---

1. Web-сайт
2. Платежная система
3. Система обработки заказов
4. Система обратной связи с клиентами
5. Доставка.

Так же имеют места быть другие функции интернет-магазина независимые от клиентов:

1. Плата заработной платы
2. Уплата налогов
3. Заказ товара у поставщиков
4. Поддержка и обновление сайта
5. И т. д.

Это самые распространение функции и деятельность интернет магазина их количество может варьироваться от размеров интернет магазина.

Пользователь может заказать товар двумя способами зарегистрироваться (если учетной записи нет) или войти в личный кабинет, выбрать нужный товар, перейти в корзину и оформить заказ. Вторым способом пользователь может сделать заказ это напрямую позвонить менеджеру и сообщить о намеренье купить тот или иной товар. В этом случае менеджер сам оформит заказ, спрашивая нужные ему данные, и сам сможет создать учётную запись пользователя, если ее нет. Что касается, первого случая то менеджеру поступит письмо о поступлении нового заказа и менеджеру нужно позвонить пользователю для подтверждения заказа. После поступления заказа любым из способов менеджеру надо создать заявку на склад. Кладовщик, получая заявку должен найти и подготовить товар к выдаче, зависимости от выбранного способа доставки пользователем (самовывоз или доставка курьером) кладовщик может создать заявку курьеру, что товар готов к отправке. После передаче курьеру или пользователю товара кладовщик должен отчитается перед менеджером, что товар передан. В случае если данного товара нет на складе, кладовщик должен сообщить менеджеру, программисту и руководителю. Первый должен сообщить о данной проблеме клиенту и согласовать с ним возврат денег (если товар оплачен) или более позднюю доставку, или просто отменить заказ. Программист должен временно убрать товар, что бы заказов больше не поступало. Руководитель же должен договориться с поставщиками о поставке товара.

Доставка товара очень важный аспект интернет фирмы, ему нужно уделить особое внимание. Ведь зачастую из-за такой функции как доставка пользователи выбирают интернет-магазины. Любому руководителю нужно хорошо продумать способ доставки, график работы курьера т. к. большинство заказов могут быть внерабочее время, а также заработная плата курьеру. Нужно продумать способы страхования товаров, ведь курьер может не доставить товар в нужное время, забрать товар или деньги (при оплате наличными) себе, повредить, сломать, испортить или потерять товар. От этих всех способов спасет грамотно составленный юридически договор со всеми данными курьера или курьерской службы. Также контроль товаров курьер должен отчитывается о статусе доставки (товар забрал со склада, товар будет доставлен через какой то промежуток времени, товар доставлен покупателю и т.д.) и сообщать о внештатных ситуациях, например задержки в дороге в таком случае нужно сообщить не только руководителю, но и пользователю.

---

Доставка может, осуществляется сотрудником по найму или независимой курьерской службой, с которой у компании заключен договор, а также федеральной или международной почтовой службой, коммерческими почтовыми службами.

Оплата на сайте может производиться разными способами. Сейчас уже придумано множества платежных систем. Но все же платежи можно поделить на две большие группы онлайн (предоплата) и при получении товара.

Онлайн товар можно оплатить на сайте через платежную систему, например PayPal, ЯндексДеньги, Киви и другие. Настроить такие способы оплаты относительно не сложно, нужно иметь соответствующие счета и написать определённый код на сайте. Также можно платеж совершить через банковскую карту, например Visa, MasterCard, настройка таких способов оплаты похожа на предыдущую. Еще есть способ почтовым переводом, но этот способ уже устаревает и большинство интернет-магазинов его не рассматривают.

Оплатить наличными, то есть при получении товара можно в 3 случаях при получении товара по почте, который был отправлен наложенным платежом, при получении товара через курьера или при самовывозе.

Мы разобрали все функции интернет-магазина и описали все обязанности сотрудников. Теперь рассмотрим, какие задачи стоят перед информационной системой для интернет-магазина.

Во-первых, нам надо автоматизировать процесс обещания между сотрудниками, а облегчить постановку задач на сотрудников. Ведь сотрудники могут находиться в разных местах, менеджер, бухгалтер, программист и руководитель могут быть в офисе, заведующий складом на складе который может находиться в другом конце города по разным причинам. А курьер может быть у себя дома и ждать когда его услуги понадобятся. Программист тоже может работать по удаленной работе, т. к. его обязанности пусть и очень важны, но не занимают много рабочего времени, особенно если это небольшая интернет-фирма. В таких случаях часто нанимают фрилансера. Поэтому очень важно, что бы все задачи дошли до исполнителя, и все было выполнено в срок.

Во-вторых, при начислении зарплаты бухгалтеру нужно будет проверить, кто какой объем работы сделал за месяц, с такой функцией справится также функция постановки задач в информационной системе, в конце месяца можно будет посмотреть, какой план работ выполнили сотрудники. С такой функцией также можно будет просмотреть самый ходовой товар, успешные месяца для продаж или на оборот упадочные, о втором случае можно будет постараться улучшить продажи, внеся в оборот какой-то новый или сезонный товар. В любом случае нести статистику работы компании важно и нужно. А функция постановки задач очень облегчит этот процесс.

---

В-третьих, надо хранить большой объём данных интернет-магазина такие как каталоги товаров, базы клиентов которые в свою очередь могут подразделяться на постоянных и новых клиентов. Эти данные должны быть хорошо защищены от повреждений и потерь.

Информационная система должна быть легкой в управлении и легко настраиваться. Она также должна обладать всеми нужными функциями для компании. Чтобы не создавать информационную систему с нуля, что очень дорого, мы возьмем за основу одну из платформ 1С-Битрикс, DeskWork, Podio или Asana. В чем их разница, плюсы и минусы рассмотрим в следующей главе.

Глава 2. Выбор платформы для информационной системы и их анализ

Информационная система — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации для достижения цели управления. В современных условиях основным техническим средством обработки информации является персональный компьютер. Большинство современных информационных систем преобразуют не информацию, а данные. Поэтому часто их называют системами обработки данных.

Качественное решение стратегических задач компании невозможно представить без информационной системы. Более того, сама информационная система должна является конкурентным преимуществом любой компании. Правильный выбор информационной системы — важное конкурентное преимущество (Рис. 1). Информационная система должна поддерживать работу любой выбранной модели управления. Системы управления делятся на 5 видов: инвестиционная, холдинговая, централизованная, лоточная и гибридная.

Инвестиционная система управления - это инвестирующий и синтетически консолидирующий финансовый центр, с практически самостоятельными объектами хозяйствования.

Холдинговая система управления – это центр, стратегически определяющий закупочную политику (поставщиков, номенклатуру и закупочные цены) и самостоятельные в оперативном управлении объекты торговли.

Централизованная система управления – это единый центр управления делегирует магазинам функции, минимально необходимые для участия в логистических операциях по товародвижению (заказ, инвентаризация, переоценка).

Лоточная система управления – это модель с тотальной концентрацией управления в центре и с полным отсутствием функций управления в магазине.

---