Файл: Первичные учетные документы (Организация документооборота в бухгалтерском учете).pdf

N 3 "Путевой лист легкового автомобиля";

N 3 спец. "Путевой лист специального автомобиля";

N 1-Т "Товарно-транспортная накладная".

По учету основных средств.

Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7^[15] утверждены формы (срок введения в действие не указан). Например:

N ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)";

N ОС-1а "Акт о приеме-передаче здания (сооружения)";

N ОС-1б "Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)";

N ОС-2 "Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств";

По учету нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, а также работ в капитальном строительстве.

Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а утверждены формы (введены в действие с 1 ноября 1997 г.).

По учету нематериальных активов:

N НМА-1 "Карточка учета нематериальных активов".

По учету материалов. Например:

N М-2 "Доверенность";

N М-4 "Приходный ордер";

N М-7 "Акт о приемке материалов";

N М-11 "Требование-накладная";

N М-17 "Карточка учета материалов";

По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Например:

N МБ-2 "Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов";

По учету работ в капитальном строительстве. Например:

N КС-6 "Общий журнал работ";

Организация документооборота в бухгалтерском учете

2.1. Система документооборота первичных учётных документов

Документооборот – это перемещение изначальных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или же получение от иных организации, принятие к учету, обработка, предоставление в картотека. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует ключевой бухгалтер фирмы.

Своевременное и высококачественное оформление изначальных учетных документов, передачу их в поставленные сроки для отблеска в бухгалтерском учете, а еще достоверность содержащихся в их данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти бумаги. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание изначальных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отблеска в бухгалтерском учете изготавливаются в согласовании с утвержденным в организации графиком документооборота.

График документооборота утверждается приказом начальника организации, он обязан быть оптимальным, т. е. предугадывать подходящее количество отрядов и артистов, которые обязан протекать любой изначальный учетный документ, предопределять наименьший срок его нахождения в отряде. Он имеет возможность быть оформлен в облике схемы или же списка дел (создание, испытание и обработка документов), производимых любым отрядом организации, а еще, всеми исполнителями с указанием их связи и сроков выполнения дел.

Сотрудники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, ра-ботники планово-экономического, денежного отделов, отделов труда и заработной платы, обеспечения, кладовщики, подотчетные лица, сотрудники бухгалтерии и др.) делают и предполагают бумаги, относящиеся к сфере их работы, по графику документооборота. Любому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются бумаги, относящиеся к сфере его работы, сроки их представления и отряда организации, в которые они представляются.

Верное формирование графика документооборота и его соблюдение содействуют подходящему рассредотачиванию должностных обязательств меж сотрудниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, в конце концов, обеспечивают своевременность составления отчетности. Обязанность за соблюдение графика документооборота, а еще за своевременное и высококачественное создание документов, своевременную передачу их для отблеска в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, основавшие и подписавшие эти бумаги.

С учетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов — в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (рис. 2. 1).^[16]

В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Рис. 2.1. Документооборот предприятия.

Порядок перемещения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему рассредотачиванию обязательств, в что количестве неформальной системе субординационных отношений. Впрочем, это не означает, собственно, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулировке и нормированию.

Для всякого документа в бухгалтерском учете есть личный дорога перемещения, т.е. личный документооборот. Впрочем, для всех документов неотклонимыми считаются 5 ведущих этапов:

1) формирование документа в момент совершения домашней операции в согласовании с притязаниями, предъявляемыми к оформлению доку-ментов;

2) предоставление документа в бухгалтерию, где держат под контролем своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;

3) испытание принятых документов бухгалтером. Испытание исполняется по форме (проверяется полнота и корректность дизайна документов, наполнение их неотъемлемых реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, закономерная увязка отдельных показателей) и, не считая такого, подключает арифметическую проверку;

4) обработка документа в бухгалтерии:

• таксировка, или же расценка, учитывает перевод естественных и трудовых измерителей в обобщающий валютный измеритель.

• объединение — подбор документов, однородных по финансовому содержанию (приход ТМЦ и затрата ТМЦ);

• котировка — директива в первичном документе корреспонденции счетов по определенной домашней операции, выливающейся из содержания документа;

5) сдача документов в картотека на сбережение впоследствии составления по ним учетных регистров.

Запросы головного бухгалтера к порядку дизайна операции и представления в бухгалтерию или же на вычислительные установки важных документов и сведений неотклонимы для всех отрядов и служб организации.

Пунктом 3 заметки 9 закона «О бухгалтерском учёте» установлено, собственно, что список лиц, имеющих право подписи изначальных учетных документов, заявляет начальник организации по согласованию с ключевым бухгалтером. Бумаги, которыми оформляются домашние операции с валютными способами, подписываются управляющим организации и ключевым бухгалтером или же уполномоченными ими на то лицами.

Сообразно п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Русской Федерации, без подписи головного бухгалтера или же уполномоченного им на то лица валютные и расчетные бумаги, денежные и кредитные обещания числятся недействительными и не обязаны приниматься к выполнению (за исключением документов, подписываемых управляющим федерального органа исполнительной власти, особенности, дизайна коих ориентируются отдельными указаниями Минфина России).

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.^[17]

2.2. Документооборот первичных документов в организациях различной формы собственности

Пункт 14 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 30 декабря 1999 г. N 107н, содержит следующие положения о первичных учетных документах:

-для ведения бухгалтерского учета в учреждении используются созданные с учетом специфичности их работы формы класса 05 "Унифицированная система экономической, учетной и отчетной бухгалтерской документации экономных учреждений и организаций" Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) сообразно приложению 1 к Памятке и отдельные формы изначальных учетных документов класса 03 ОКУД "Унифицированная система первичной учетной документации";

-все домашние операции, проводимые учреждением, обязаны оформляться оправдательными документами. Оправдательные бумаги работают первичными учетными документами, на основании коих проводится бухгалтерский учет. Изначальный учетный документ обязан быть составлен в момент совершения операции, а в случае если это не ведется вероятным - именно впоследствии ее окончания;

-поступившие в бухгалтерию первичные учетные бумаги в обязательном порядке подвергаются проверке как по форме (полнота и корректность дизайна изначальных учетных документов, наполнения реквизитов), например и по содержанию (законность документируемых операций, закономерная увязка отдельных показателей);

-первичные учетные бумаги для придания им юридической силы обязаны владеть надлежащие реквизиты: название документа (формы); код формы; дату составления; название организации, от имени которой составлен документ; оглавление домашней операции; измерители домашней операции в естественном и валютном выражении; название должностей лиц, серьезных за совершение домашней операции и корректность ее оформления; личностные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с использованием средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций);

-в зависимости от технологии обработки учетной инфы в первичные учетные бумаги имеют все шансы быть интегрированы вспомогательные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не соблюдающие притязаний нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету;

-за достоверность содержащихся в документах данных, а еще за своевременное и следующее формирование изначальных учетных документов несут обязанность лица, основавшие и подписавшие эти документы;

-в документах на покупка вещественных ценностей обязана быть расписка вещественно серьезного лица в получении данных ценностей, а в документах, подтверждающих прецедент выполнения работы, - подписи о принятии итога работы серьезными (уполномоченными) лицами;

-записи в изначальных учетных документах изготавливаются методикой, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при поддержке пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строчки в изначальных учетных документах прочеркиваются;

-в изначальных учетных документах (как в текстовой части, например и цифровых данных) подчистки и неоговоренные поправки не допускаются;

-исправление промахи в первичном учетном документе надлежит быть обсуждено надписью: "Исправлено" и доказано подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления;

-в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Как установлено п. 4.4 указания Банка РФ от 16 января 2004 г. N 1375-У "О правилах составления и представления отчетности кредитными организациями в Центральный банк Русской Федерации" , все отчетные данные, воображаемые кредитными организациями в Банк РФ, обязаны быть сформированы на базе изначальных учетных документов, составляемых в согласовании с Положением Банка РФ от 5 декабря 2002 г. N 205-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, находящихся на земли Русской Федерации", а еще других документов, предусмотренных законодательством Русской Федерации и нормативными актами Банка РФ.

Сообразно п. 1.3 Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, находящихся на земли Русской Федерации, подлежат неотклонимому утверждению управляющим кредитной организации формы изначальных учетных документов, используемых для дизайна операций, охватывая формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, по коим не учтены в альбомах Госкомстата РФ типовые формы изначальных учетных документов.

В пункте 1.4. Около учета ведущих средств, нематериальных активов, вещественных припасов (приложение 10 к Правилам ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, находящихся на земли Русской Федерации) воспроизведены положения п. 1 комментируемой заметки, а еще установлено, собственно, что оформление изначальных документов выполняется в согласовании с притязаниями Федерального закона "О бухгалтерском учете".