Файл: Оформление первичных кассовых документов.pdf

      Согласно истечению сроков оплаты труда, выплаты пособий по соц. страхованию и стипендий кассир обязан:
1) в платежной (расчетно-платежной) ведомости вопреки фамилии лиц, которым не сделаны установленные выплаты, поставить штамп (печать) либо установить отметку от руки: «Депонировано»;
2) составить реестр депонированных сумм;
3) в завершение платежной (расчетно-платежной) ведомости выполнить надпись по сути выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сравнить их с единым заключением согласно платежной ведомости и заверить надпись собственной подписью. В случае если денежные средства выдавались не кассиром, а иным лицом, то в таком случае на ведомости в дополнение совершается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денежных средств кассиром и раздатчиком согласно единой ведомости запрещается;
4) сделать запись в кассовую книгу, по факту выплаченную сумму и выполнить на ведомости печать: «Расходный кассовый ордер №---------- ».
Депонированные средства сдаются в Центральный Банк, и в отданные средства оформляется единственный единый расходный кассовый ордер.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а кроме того расходные кассовые ордера и сменяющие их документы обязаны являться заполненными отчетливо и понятно чернилами, шариковой ручкой либо выписаны на машинке (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки либо корректировки в данных документах запрещаются.  В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основа с целью их формирования, и перечисляются прилагаемые к ним бумаги.
Предоставление приходных и расходных кассовых ордеров или сменяющих их документов на руки личностям, вносящим либо получающим денежные средства, не допускается.
Прием и выдача денежных средств согласно кассовым ордерам сможет выполняться только лишь в тот же день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров либо сменяющих их документов кассир должен контролировать:
а) присутствие и достоверность в бумагах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере либо сменяющем его акте разрешительной надписи (подписи) управляющего организации либо лиц на это уполномоченных;
б) верность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае неисполнения 1-го из данных требований кассир передает бумаги в бухгалтерию с целью соответствующего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера либо сменяющие их документы незамедлительно уже после получения или выдачи по ним денежных средств подписываются кассиром, а приложенные к ним документы заверяются штампом либо надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Приходные и расходные кассовые ордера либо сменяющие их документы вплоть до передачи в кассу фиксируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, составленные на платёжных (расчетно-платежной) ведомостях на оплату работ и иных похожих платежей фиксируются в журнале уже после их выдачи.

3.2 Ведение кассовой книги и хранение денег

Все без исключения поступления и выдачи денежных средств организации предусматриваются в кассовой книге.
Любая организация заполняет только лишь кассовую книгу, которая обязана быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной либо мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге удостоверяется подписями управляющего и главного бухгалтера данной организации.
Записи в кассовой книге ведут в двух экземплярах посредством копировальной бумаги, чернил либо шариковой ручки. другие же экземпляры листов обязаны являться отрывными и предназначение их это отчет кассира. Первоначальные экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первоначальные и последующие экземпляры листов нумеруются одними и теми же номерами.
Исправление и не оговоренные корректировки в кассовой книге запрещаются. Произведенные исправления удостоверяются подписями кассира, кроме того и подписью главного бухгалтера организации либо лица, его сменяющего.
Записи в кассовую книгу выполняются кассиром мгновенно уже после получения или выдачи денежных средств согласно любому ордеру либо иному сменяющего его документу. Каждый день в завершение трудового дня кассир подсчитывает результаты действий за день, выводит остаток денежных средств в кассе в последующее число и предоставляет в бухгалтерию в качестве доклада кассира , 2-ой отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Надзор за верным ведением кассовой книги возлагается на основного бухгалтера организации.
Предоставление средств с кассы, не утвержденные распиской получателя в расходном кассовом ордере либо ином сменяющем его документе, в обоснование остатка доступных средств в кассе не берется. Данная денежная сумма является недостачей и взимается с кассира. Денежные средства, не утвержденные приходными кассовыми ордерами, являются лишними в кассе и начисляются прибылью организации.
Основной (главный) кассир перед началом трудового дня дает иным кассирам заранее нужную для расходных операций сумму денежных средств под расписку в книгу учета принятых и выданных кассиром средств.
Кассир в завершении трудового дня должны отчитаться перед основным (главным) кассиром в приобретенным авансе и в денежных средствах, принятых согласно приходным документам, и отдать избыток средств и кассовые документы по осуществленным операциям основному (главному) кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром средств.
Согласно авансам, приобретенным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир должен отчитаться в период, установленный в платежной ведомости, с целью их выплаты. Вплоть до истечения данного срока кассиры должны каждый день сдавать в кассу оставшиеся денежные средства, не выданных по платежным ведомостям. Данные средства сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах, и других упаковках основному (главному) кассиру под расписку, с предписанием заявленных средств.
В согласовании с условиями управляющие организаций должны оборудовать кассу (отдельное здание, специализированное с целью приема, выдачи и временного сохранения денежных средств) и гарантировать безопасность денежных средств в помещении кассы, а кроме того при доставке их из организации банка и сдаче в ЦБ. В таких вариантах, если по вине управляющих организациями не были сформированы требуемые условия, обеспечивающие безопасность валютных средств при их сохранении и перевозке, они несут в определенном законодательством режиме обязанности.
Помещение кассы обязано находиться отдельно, в то время как двери в кассу в период совершения операций – заперты с внутренней стороны. Допуск в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к её работе, запрещается.
Имеются общие условия согласно технической укрепленности и оснащению сигнализацией помещений касс организаций.
Кассы компаний вполне могут быть застрахованы в согласовании с действующим законодательством.
Все без исключения денежные средства и ценные бумаги в организациях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в единичных случаях – в комбинированных и простых металлических шкафах, которые согласно окончанию работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.
Ключи от металлических шкафов и печати сохраняются у кассиров, которым не разрешается оставлять их в условленных участках, передавать чужим лицам или производить неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. сохраняются у определенной руководителем организации, итоги её отмечаются в акте.
При обнаружении потери такого ключа управляющий организации докладывает о произошедшем в органы внутренних дел и принимает меры приводящей к немедленной смене замка металлического шкафа.
Сохранение в кассе доступных средств и иных ценностей, не относящихся к этой организации, запрещено.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир должен осмотреть безопасность замков, дверей, оконных решеток и печатей, удостовериться в исправности охранной сигнализации.
В случае дефекты либо снятия печати, неисправности замков дверей либо решеток кассир должен незамедлительно сообщить о данном начальнику компании, который докладывает о произошедшем в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до появления их сотрудников.
В данном случае начальник, главный бухгалтер либо лица, их сменяющие, в том числе и кассир организации уже после получения разрешения органов внутренних дел выполняет проверку наличия доступных денег и иных ценностей, хранящихся в кассе. Данная проверка обязана быть осуществлена до начала кассовых операций.
Уже после издания приказа (распоряжения, указа, постановления) о назначении кассира на службу начальник организации должен под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в РФ, уже после чего с кассиром заключается договор об абсолютной материальной ответственности.
Кассир в согласовании с функционирующим законодательством о материальной ответственности служащих и работников несет абсолютную материальную ответственность за безопасность абсолютно всех полученных им ценностей и за вред, нанесения организации, как вследствие умышленных действий, так и вследствие неаккуратного либо бесчестного отношения к собственным обязательствам.
Кассиру запрещено доверять осуществление возложенной ему деятельности иным лицам.
В фирмах, обладающих 1-им кассиром, в случае потребности временной его смены, выполнение обязательств кассира передается иному сотруднику согласно письменному приказу начальника организации (указу, решению, постановлению). С таким сотрудником заключается договор.
В компаниях, обладающих огромным количеством подразделений либо обслуживаемых централизованными бухгалтериями, плата за работу, выплаты пособий согласно социальному страхованию, стипендий смогут выполняться согласно письменному приказу управляющего организации  (решению, указу, постановлению) иными, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор.
В небольших фирмах, не обладающими в штате кассиром, прямые обязанности последнего смогут осуществляться и главным бухгалтером либо иным сотрудником согласно письменному распоряжению начальника фирмы при условии заключения с ним договора.

3.3 Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

В сроки определенные управляющим компании, а кроме того и при замене кассиров на любой компании выполняется неожиданная проверка кассы с абсолютным полистным пересчетом денежной валюты и ревизией иных ценностей, пребывающих в кассе. Избыток валютной наличности в кассе проверяется с сведениями учета по кассовой книге. С целью ревизии приказом начальника организации назначается специальная комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи либо избытка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и условия появления. В обстоятельствах автоматизированного ведения кассовой книги обязана выполняться сверка верности работы программных средств обработки кассовых документов.
Учредители организаций вышестоящие предприятия (в случае их наличия), а кроме того аудиторы  (аудиторские компании) в согласовании с заключенными соглашениями при производстве документальных проверок и ревизий в компаниях осуществляют ревизию кассы и контролируют соблюдение кассовой дисциплины.
Обязанность за контроль порядка ведения кассовых операций возлагается на начальников организаций, главных бухгалтеров и кассиров.
Лица, виноватые в постоянном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством РФ.
Банки регулярно проводят проверку за соблюдениями компаниями требований Порядка ведения кассовых операций.
Контроль режима ведения операций в бюджетных предприятиях выполняется соответствующими финансовыми органами.
Органы внутренних дел в границах собственной компетенции проводят техническую крепость касс и кассовых пунктов, предоставление обязательств сохранности денег и ценностей в компаниях.
Предложения и советы согласно устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а кроме того факторов и причин содействующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к осуществлению организациями.

3.4 Основные бухгалтерские проводки по учету кассовых операций

Искусственный подсчет дохода и выдачи доступных средств проводится на активном балансовом счете 50 «Касса».
Остаток согласно счету 50 «Касса» демонстрирует избыток денежных средств в кассе на начало месяца. Оборот согласно дебету – приток средств с расчетного счета, плату наличными деньгами за реализацию продукции, возвращение неизрасходованной доли подотчетных средств т.д. Оборот согласно кредиту – расходование доступных валют.
По Закону о бухгалтерском учете организация обязана осуществлять инвентаризацию собственности и, в том числе, денежных средств в кассе.
Обнаруженные при инвентаризации расхождения практического наличия денежных средств с сведениями бухгалтерского учета регулируются в последующем режиме.
Избытка валютных средств подлежит оприходованию и отнесению на экономические итоги. В учете в необходимую сумму избытка совершается схема: дебет счета50 «Касса» кредит счета 91. Недостатки валютных денег приходятся на виновных лиц. В случае, если виновные лица никак не определены либо в взыскании потерь с них отказано судом, потери списываются на экономические итоги предприятия.

3.5 Нормативное регулирование учета кассовых операций в России

Главными нормативными документами, регламентирующими управление кассовых операций, считаются:
- Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 5 января 1998 г. №14-П (в ред. от 31 октября 2002 г.);
- Порядок ведения кассовых операций в РФ от 22 сентября1993 г.№40;
- Постановление Правительства РФ от 30 июля 1993 г. №745 (в ред. от 8 августа 2003 г.) «Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при выполнении денежных расчетов с населением и в соответствии с этими документами все организации, компании и предприятия независимо от организационно-правовой формы должны: приходовать приобретенные ресурсы в кассу, сохранять свободные денежные средства в учреждениях банков (п. 2.1 Положения ЦБ РФ №14-П);
- Иметь кассу и кассовую книгу для выполнения наличных расчетов; Наличные деньги хранить в кассе в пределах установленного банком лимита (п. 2.5 Положения ЦБ РФ №14-П);
- Осуществлять платежи согласно своим обязательствам перед другими организациями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами в пределах установленной ЦБ РФ суммы (предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 60 000 руб. по одному платежу - указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. №1050-У);
- Выполнять прием наличных денег от населения с обязательным применением контрольно-кассовых машин и с соблюдением требований постановления Правительства РФ от 30 июля 1993 г. №745;

- Применение контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. №54-ФЗ.
Наличные деньги с расчетного счета выдаются предприятию (на оплату труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий, на командировочные, представительские и хозяйственные расходы, на приобретение горюче-смазочных материалов) на основании чеков. Денежный чек представляет собой распоряжение предприятия банку выдать указанную в нем сумму наличных денег с его расчетного счета. Предприятие получает чековые книжки в обслуживающем его учреждении банка. Чек заполняют от руки чернилами или шариковой ручкой. В нем указывают сумму, дату выдачи, наименование получателя, а также сведения о назначении полученных сумм (на оплату труда, на хозяйственные, представительские или командировочные расходы и т.д.). Чеки подписывают лица, которым предоставлено право первой и второй. подписи по счету, и скрепляют печатью предприятия. Какие-либо исправления в чеках не допускаются. Банк выдает деньги по чеку после проверки подлинности подписей и печати, т.е. их соответствия образцам. Наличные деньги банк принимает на расчетный счет предприятия по объявлению на взнос наличными - письменному приказу владельца счета. Объявление заполняют в одном экземпляре, в нем обязательно указывают источник вносимых денег (выручка за услуги, депонированная заработная плата и др.). На принятые суммы банк выдает кассиру квитанцию, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера и списания денежных средств в кассе. При расчетах наличными деньгами не возникает каких-либо самостоятельных обязательств по расчетам. Передача денег обычно представляет собой действие должника по исполнению соответствующего денежного обязательства, являющегося частью гражданско-правового обязательства по передаче товаров, выполнению работ или оказанию услуг. Формы наличных внутренних расчетов в организации: по приходу денежной наличности: «приход денег из подотчета» - поступление в кассу неизрасходованных денежных средств от подотчетного лица. Оплата заказа покупателем» - поступление денег (выручки) от покупателя за уже отгруженный товар или в качестве предоплаты, (поступление денег из банка) - поступление денег с одного из расчетных счетов фирмы. На выплату заработной платы, на выдачу депонированных сумм, на хозяйственные нужды, (прочие операции) - поступление денег в кассу из любого другого источника, корреспондирующий счет может быть любым (вклад в уставный капитал организации; получение займа от физического лица или работника организации). По расходу денежной наличности, (выдача денег подотчетному лицу) - выдача денежных средств подотчетному лицу на хозяйственные нужды, (взнос наличных денежных средств на расчетный счет организации, в размере превышения установленного лимита кассы) , (на выдачу / выплату заработной платы); (прочие операции) - выдача денег из кассы по прочим операциям - корреспондирующий счет может быть любым (выдача займа физическому лицу или работнику организации)