Файл: Оформление первичных кассовых документов.pdf

Журнал регистрации кассовых документов КО-3 – специализирован с целью регистрации кассовых документов в процессе ведения кассовых операций и используется с целью регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.
Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, согласно образцу которого совершается оформление, заполнение и печать абсолютно всех страниц журнала.
Вкладной лист поделен на 2 части:
1-я - специализирована с целью регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4);
2-я - для расходных (графы 5-8).

2.2 Штрафные санкции

Таким образом в соответствии с данной статьей грубое несоблюдение правил учета прибыли и (либо) затрат и (либо) предметов налогообложения, в случае если данные действия осуществлены в протяжении 1-го налогового этапа, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере 10-ти тысяч рублей.
Подобным способом в согласовании с данным нарушением правил учета доходов и расходов и предметов в налогообложения подразумевается отсутствие основных документов, в том числе основных кассовых документов.
Кроме того недостаток основных кассовых документов у компании способен быть причиной в несогласии налогового органа принять указанные расходы организации в целях налогообложения дохода или единого налога в согласовании с упрощенной системой налогообложения ( объект налогообложения - прибыль, уменьшенные на величину произведенных затрат).

2.3 Сроки хранения

Наибольший период сохранения кассовых документов, кассовой книги является срок 5 лет. Платежные и платежно-расчетные ведомости сохраняются 5 лет, а в случае недоступности лицевых счетов — 75 лет. Нарушение условий сбережения документов способен послужить причиной штрафам для должностных лиц, так и к их дисквалификации.
Бухгалтерское и налоговое законодательство обладают различными точками зрения на сроки хранения кассовых документов.
Сроки сохранения расходных кассовых ордеров оформляют, как и для абсолютно всех основных документов, 5 лет уже после отчетного года.
Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК Российской Федерации) свидетельствует о том, что документы с отображением данных бухгалтерского и налогового учета необходимо сохранять 4 года. Подобные сроки им определены для документов, которыми отображаются доходы и расходы организации.
В законе же «О бухучете» от 06.12.11 № 402-ФЗ написано то, что бухгалтерская (экономическая) отчетность обязана содержаться никак не менее 5 согласно истечении отчетного года. Этот указ кроме того свидетельствует, что предприятие обязано осуществлять такие условия сохранения документов, при которых они сохранятся в целостности и сохранности. Кроме того она также самостоятельно способна формировать архивы для того, чтобы сохранить все основные бумаги вне места осуществления деятельности, тем самым обеспечивая безопасность документации (п. 2 ст. 13 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Сроки сохранения кассовых документов, утвержденные Министерством культуры РФ, кроме того также составляют 5 лет (п. 362 Перечня типовых управленческих документов, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 588).

Хранение кассовых документов на выплату зарплаты.
В списке документов, которые применяются при выполнении кассовых операций, существуют те, согласно которым исполняется предоставление сотрудникам зарплаты и иные выплаты. К ним принадлежат расчетно-платежные и платежные ведомости. В основе утвержденных Минкультуры РФ сроков сохранения документов (п. 412 Перечня типовых управленческих бумаг, утв. указом Минкультуры от 25.08.2010 № 558) они обязаны сохраниться в течение 75 лет, в случае если отсутствуют лицевые счета. При наличии лицевых счетов срок хранения расчетно-платежных и платежных ведомостей является 5 лет. Сроки отсчитываются с 1 января года, который следует за годом, в котором документ был сформирован.
В случае если имеются неразрешенные судебные дискуссии и процессы, в которых упоминаются данные документы, они хранятся до окончательного вынесения решения.

2.4 Расходный кассовый ордер

Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред.03.05.2000)

Расходный кассовый ордер (РКО) форма КО-2 – это документ бухгалтерской отчетности, с помощью которого осуществляется выдача денежных средств из кассы предприятия (организации). Форма бланка унифицирована, утверждена на законодательном уровне Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 (в редакции от 03.05.2000), код по ОКУД 0310002. Оформление документа осуществляется в зависимости от порядка проведения кассовых операций на предприятии.
После заполнения, документ регистрируется (как и приходный кассовый ордер) в журнале регистрации по форме № КО-3. Как правило, к расходному кассовому ордеру прилагаются документы, являющиеся основанием для выдачи средств. Однако, стоит отметить, что если на прилагаемых к ордеру документах стоит подпись руководителя, то на РКО она уже не требуется.
В заполнении расходного кассового ордера принимают участие несколько сотрудников предприятия, имеющие отношение к выдаче и получению денежных средств. Так, заполняя ордер, следует придерживаться следующей инструкции:

поле «Организация» обязано включать название субъекта хозяйственной деятельности, а раздел «Структурное подразделение» - его подразделения, выдавшего ордер (предписание). В случае если такое структурное подразделение не имеется, то в графе ставится пропуск (прочерк);
в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется гос. номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а кроме того число его формирования в формате ДД.ММ.ГГГГ;
графа «Дебет» включает код (шифр) структурного подразделения, в котором предоставляется выдача наличных денежных средств (при нехватке такового – пишется прочерк), гос.номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а кроме того код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если использование подобных кодов в предприятии не осуществляется);
строка «Кредит» отражает гос.номер бухгалтерского счета, по кредиту которого предоставляется выдача наличных денежных средств. В основном, это счет 50 «Касса»;
в поле «Код целевого назначения»записывается код, который отображает цель применение выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не имеются– ставят прочерк;
строка «Выдать» содержит ФИО лица, которому выдаются данные денежные средства;
строка «Основание» отражает сущность хозяйственной операции. К примеру, предоплата на командировочные затраты, выдача материальной помощи и т.п.
сумма выдаваемых средств отражается в строке «Сумма» и обязана являться проставлена с прописью. В случае да если проставления в строке остается свободное место, необходимо поставить прочерк;
поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

Уже после заполнения перечисленных выше данных проставляются подписи главного бухгалтера и управляющего компании с их расшифровками. Далее следуют строки, заполняемые лицом, которое получит эти денежные средства. В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.
Уже после выдачи денежных средств кассир организации, в отведенных для этого строках, показывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который подтверждает личность лица, получившего наличные средства из кассы. Далее следует подпись кассира с ее расшифровкой. Кассир организации должен проконтролировать документ на достоверность составления и ликвидировать приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты. И уже после закрытия расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия. При закрытии перерасхода по авансовому отчету, основанием выдачи наличной денежной суммы по РКО из кассы служит отчет подотчетного лица.

Компании создают расчеты по собственным обязательствам с иными организациями, как правило, в безналичном порядке посредством банка или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация обязана иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.
Компании способны иметь в собственных кассах наличные денежные средства в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководством организаций. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.
Компании должны сдавать в банк все денежные средства сверхустановленных лимитов остатка доступных средств в кассе в режиме и сроке, в согласовании с обслуживающими банками.
Денежные средства имеют все шансы являться сданными в дневные и вечерние кассы банков, инкассатором и в объединенные кассы при организациях для дальнейшей сдачи в банк, а также компаниям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных соглашений.
Организации, обладающие стабильной денежной наличностью, по согласованию с обслуживающими их банками имеют возможность расходовать её на оплату за работу и выплату социально- трудовых льгот ( в дальнейшем – оплата труда), покупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у жителей.
Предоставление средств из выручки одних организаций, обладающих стабильной денежной выручкой, в потребности других разрешается в отдаленных местностях, где отсутствуют банки, на основе соглашения между организациями по согласованию с банками, обслуживающими эти организации.

Компании обладают возможностью хранить в собственных кассах наличную валюту, сверх установленных лимитов только лишь для оплаты работы, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3-х рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего севера и приравненных к ним местностям, — до 5 дней). Включая день получения денежных средств в банке.
Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.
Компании выдают денежные средства под отчет на хозяйственные затраты уполномоченных компаний и учреждений, единичных подразделений хозяйственных учреждений, и в том числе отделений, не состоящих на независимом балансе и пребывающих вне района деятельности компании в размерах и на сроки, определяемые начальниками организации.
Предоставление наличных денежных средств под отчет на затраты, связанные с должностными командировками, выполняется в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на данные цели.
Личности, получившие денежные средства под отчет, обязаны никак не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, либо со дня возврата их из командировки, предоставить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и осуществить заключительный расчет по ним.
Предоставление доступных средств под отчет выполняется при условии полного отчета определенного подотчетного лица согласно ранее выданному ему авансу.
Предоставление выданных под отчет денежных средств одним лицом другому запрещается.
Кассовые операции оформляются стандартными межведомственными конфигурациями основной учетной документации для компании и предприятия, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации согласно согласованию с ЦБ Российской Федерации Министерством финансов РФ:
1. Приходные кассовые ордера – форма № КО-1;
2. Расходные кассовые ордера – форма № КО-2;
3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров – формы № КО-3 и КО-3а;
4. Кассовая книга – форма № КО-4.

3. Документальное оформление и учет операций

3.1 Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов

При приёме валютных билетов и монет в платежи кассиры должны придерживаться определенными ЦБ РФ признаками и правилами установления платежности банковских билетов (купюр, банкнот) и монет Банка России.
Принятие доступных средств кассами организаций выполняется согласно приходным кассовым ордерам. Подписанным основным бухгалтером либо личностью на это уполномоченным письменным распоряжением управляющим организации.
О приёме средств выдается квитанция (чек) к приходному кассовому ордеру за подписями основного бухгалтера или личностью, на это уполномоченного, и кассира, засвидетельствована печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Предоставление доступных наличных денежных средств из касс организаций осуществляется согласно расходным кассовым ордерам либо соответствующе оформленным иным документам ( платёжным ведомостям, заявлениям на получение денег, счетам и др.) с наложением на данных документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Бумаги на выдачу денежных средств обязаны являться подписанными управляющим, главным бухгалтером организации либо личностями на это уполномоченными.
В таких вариантах, когда на применяемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. существует разрешительная надпись управляющего компании, его роспись на расходных кассовых документах вовсе не обязательна.
Заготовительные компании имеют шансы осуществлять выдачу наличных денежных средств сдатчикам аграрной продукции и материала, с дальнейшим составлением согласно завершению трудового дня единого расходного кассового ордера на все без исключения выданные за один день средства по заготовочным квитанциям.
В централизованных бухгалтериях на единую необходимую сумму выданной заработной платы оформляется единственный расходный кассовый ордер, число и номер которого проставляются в любой платежной (расчетно-платёжной) ведомости.
В компании предоставление денежных средств выполняется согласно удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и собственной подписи собственника.
Свидетельство о получении средств способно являться получателем только лишь собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денежных средств согласно платежной ведомости сумма прописью не указывается.
Предоставление денежных средств личностям, не заключающимся в составе списка организации, выполняется согласно расходным кассовым ордерам, выписываемым в отдельности на каждое лицо, либо согласно отдельной ведомости на основе заключенных договоров.
Предоставление средств личностям, притягиваемые в аграрные ,а кроме того с целью ликвидации результатов стихийных бедствий, способно производиться согласно ведомости. Ведомости оформляются в отдельности по каждому предприятию, сотрудники которой были ориентированы на указанные деятельности, и удостоверяются, помимо подписи управляющего и главного бухгалтера организации – управленца работ, подписью уполномоченного соответствующего предприятия
Выдачу средств кассир, совершает только лишь лицу, подтвержденному в расходном кассовом ордере либо сменяющем его документе. В случае если предоставление денежных средств оказывается согласно доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера уже после ФИО получателя средств бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение средств. В случае если предоставление денежных средств выполняется согласно ведомости, перед распиской в получении средств кассир создает надпись: «По доверенности». Выдача денежных средств согласно доверенности осуществляется в соответствии с требованиями. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру либо ведомости.
Выплаты за труд, оплата пособий по соц. страхованию и стипендий выполняется кассиром согласно платежным (расчетно – платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на любого получателя.
На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно - платёжной) ведомости совершается разрешительная надпись о выдаче наличных средств за подписями управляющего и главного бухгалтера организации либо лиц на это уполномоченных.
В подобном случае смогут оформляться и единовременные выдачи средств на выплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а кроме того выдача депонированных сумм и денежных средств под отчет на расходные, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.
Единовременная выдача денежных средств на оплату труда отдельным лицам выполняется, как правило, согласно расходным кассовым ордерам.