Файл: Разработка регламента выполнения процесса: «движение библиотечного фонда».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Моделирование бизнес - процесса - это процесс отражения субъективного видения потока работ в виде формальной модели, состоящей из взаимосвязанных операций.

Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации.

В настоящее время на рынке компьютерных технологий представлены несколько специальных программ, позволяющих обследовать предприятие и построить модель. Выбор методологии и инструментов, с помощью которых проводится моделирование бизнес-процессов, основополагающего значения не имеет.

Существуют стандартизированные, опробованные временем методологии и инструментальные средства, с помощью которых можно обследовать предприятие и построить его модель. Ключевое их преимущество - простота и доступность к овладению.

Основу многих современных методологий моделирования бизнес-процессов составила методология SADT. В настоящее время наиболее широко используемая методология описания бизнес-процессов – стандарт США IDEF.

Главное достоинство идеи анализа бизнес-процессов предприятия посредством создания его модели - ее универсальность.

Во-первых, моделирование бизнес-процессов это ответ практически на все вопросы, касающиеся совершенствования деятельности предприятия и повышения его конкурентоспособности. 

Во-вторых, руководитель или руководство предприятия, внедрившие у себя конкретную методологию, будет иметь информацию, которая позволит самостоятельно совершенствовать свое предприятие и прогнозировать его будущее.

Целью данной курсовой работы является исследование и моделирование бизнес-процессов движения библиотечного фонда. В ходе работы необходимо выполнить следующие задачи:

• изучить общие понятия бизнес-процессов, подходы к управлению организацией;
• провести обзор нотаций и инструментов для моделирования бизнес-процессов. Обосновать выбор нотации;
• классифицировать, смоделировать и разработать регламенты бизнес-процессов организации.

Исследование и моделирование бизнес-процессов проводится для выявления проблемных мест в организации деятельности компании, для того чтобы предприятие достигло максимальной экономической эффективности и правильно распределяло ресурсы на выполнение операций.

---

1.Описание предметной области. Постановка задачи.

В настоящее время библиотека представляет собой крупнейшее учреждение культуры. Книжные фонды, насчитывающие свыше 760 тыс. экз., содержат научную и учебную литературу по профилю вуза. К услугам читателей большой выбор художественной литературы, литературы по искусству, периодических и нотных изданий.

Одна из главных забот библиотеки – высокий уровень обслуживания читателей. Делается всё возможное, чтобы читательские требования выполнялись оперативно и в полном объеме. Этому способствует разветвленная сеть абонементов и читальных залов.

Деятельность библиотеки складывается из трех основных составляющих: хранение, поиск, и выдача на определенное время, имеющихся в наличие книг.

Актуальность данной темы заключается в том, что многие библиотеки до сих пор придерживаются, традиционных библиотечных систем и процессов. Необходим, переход от бумажной коммуникации к коммуникации безбумажной, чтоб сократить время поиска необходимой литературы, информации о читателе и т.д.

В данной работе рассмотрим бизнес процесс доставки и покупки библиотекой новых книг.

В современном мире информационные технологии во всех сферах деятельности и автоматизация стала обязательной в большинстве учреждений.

Информационные системы существуют различных видов например, экономические представляют собой обработку информации и представление ее для всех уровней управления. Рассмотрим деятельность библиотечного фонда как экономического объекта с поступление, списанием и расходом средств и объектов.

Основное обще принятое понятие, что библиотека это хранилище книг. Основные функции такой организации это прием и выдача книг у читателей. Все остальные функции относиться к обслуживанию процесса выдачи и приема.

Каждая книга, точнее ее экземпляр имеет свой индикационный номер, каждый читатель имеет свой абонемент, в котором храниться история заказов, и возврата книг. Также происходит учет должников. Некоторые читатели, взяв книгу, не возвращают или же возвращают с просрочкой по времени.

Вся информация о дате выдачи и возврате, также информация по книге записывается в читательский билет. В указанные сроки читатель возвращает книгу или же переносится в должники. Также существует вариант продления использования книги, данное условие тоже вноситься в абонемент.

Наличие задолженностей влияет на дальнейшие отношения библиотеки с читателем. Каждый читатель имеет индивидуальный номер и читательский билет. По индивидуальному номеру работник библиотеки может определить ФИО читателя, дату рождения и его контактные данные. Придя в библиотеку, читатель, делает заказ на книгу. Сотрудник библиотеки может принять заказ в устной форме или заполнить бланк заказа

---

Сотрудник принимает заказ, проверяет наличие ассортимента и по возможности выдает необходимые книги. Информация о выданной книге заносится библиотекарем в читательский билет, где указывается дата выдачи книги и предполагаемая дата возврата. Это позволяет регулировать возврат книг и определять должников.

В случае не возврата книги в указанные сроки, сотрудник библиотеки может, воспользовавшись абонементом читателя, определить его личные данные и обратится к нему с уведомлением или же напомнить ему посредством телефонного звонка об имеющемся долге. В случае утери читатель обязуется выплатить полную стоимость экземпляра или же возместить ущерб покупкой такой же самой книги для библиотеки. 

Основой формирования библиотечного фонда библиотеки является процесс комплектования. Комплектование ведется на основе прямых договоров с издательствами, книготоргующими организациями, фирмами.

Все документы, которые поступили в библиотеку, принимаются ОК по сопроводительным документам (накладным) и штемпелюются. После приема и обработки сопроводительного документа ОК передает его в бухгалтерию. Исключение документов из библиотечного фонда оформляется по акту списания, с обоснованием причины, по которой документ выбывает из фонда.

Рассмотрим информацию о конкретной библиотеке и ее библиотечных фондах, например: «Городская библиотека»

Адреса и телефоны:

Тула, пр-т Мира, д. 20

Телефон: (095) 345-6789, факс: (095) 345-9876.

Контактные лица:

Иван Осипов – Директор библиотеки - в его обязанности входит контроль за библиотечными фондами, учет поступлений и списаний, учет финансовых поступлений.

В настоящее время библиотека представляет собой крупнейшее учреждение культуры города. Площадь её помещений около 2-х тыс. кв. м. В данном помещении располагается также книжный архив и типография библиотеки.

Книжные фонды, насчитывающие свыше 760 тыс. экз., содержат научную и учебную литературу по профилю вуза. К услугам читателей большой выбор художественной литературы, литературы по искусству, периодических и нотных изданий.

Одна из главных забот библиотеки – высокий уровень обслуживания читателей. С каждым годом сделать это все труднее так как современный мир- это мир электроники и необходимо мотивировать и заинтересовывать пользоваться бумажными книгами. Делается всё возможное, чтобы читательские требования выполнялись оперативно и в полном объеме. Этому способствует разветвленная сеть абонементов и читальных залов.

---

Основные характеристики деятельности библиотеки:

̶ число посадочных мест – 205;

̶ библиотека обслуживает 12 568 читателей по единому читательскому билету;

̶ число посещений за год – 6472;

̶ количество выданной литературы за год – 8176 экз.;

̶ в штате библиотеки 16 сотрудников.

Также разрабатывается сайт и автоматизированная система для реализации интернет - библиотеки.

В современном обществе быть просто библиотекой, а именно организацией по выдаче и приеме книг уже не актуально, рассмотрим библиотек, которая продает книги, проводит презентации книг авторов, продажу сопутствующих товаров, таких как канцелярия и т.д. Постоянно нужно развиваться и предлагать новые услуги и возможности использования. Рассмотрим организационную структуру библиотеки.

Рисунок 1.- Организационная структура библиотеки

Библиотеку, возможно, разделить условно на несколько подразделений:

• непосредственная работа с книгами
• дополнительные услуги, в нашем примере это продажа канцелярских товаров.

Согласно организационной структуре определим бизнес- процессы библиотечного фонда и построим диаграмму прецедентов деятельности.

Построим диаграмму прецедентов деятельности библиотеки. Диаграмма прецедентов отображает главных участников процессов: читатель, библиотекарь и отображает деятельность между ними.

Читатель и библиотекарь – актеры. Процессы – прецеденты.

Рисунок 2-Диаграмма прецедентов

Основные бизнес-процессы библиотечного фонда:

• комплектование фонда;
• обслуживание читателей;
• выдача книг;
• прием книг.
• продажа книг и канцелярии.
• отгрузка продукции покупателям

Согласно перечисленным процесса выполним моделирование библиотечного фонда при возможном усовершенствовании.

2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов.

Бизнес-процесс - это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю.

Среди основных причин, побуждающих организацию оптимизировать бизнес-процессы, можно выделить необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования, предъявляемые потребителями и государством, внедрение программ управления качеством, слияние компаний, внутриорганизационные противоречия и др.

---

Моделирование бизнес-процессов позволяет не только определить, как компания работает в целом, как взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом рабочем месте.

Моделирование бизнес-процессов - это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации предприятия.

Этот метод позволяет дать стоимостную оценку каждому отдельному процессу и всем бизнес-процессам организации в совокупности.

Под методологией (нотацией) создания модели (описания) бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели.

Бизнес-модель - это формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание бизнес-процессов, отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия.

В простейшем случае бизнес-модель может состоять из единственной диаграммы, однако на практике это вряд ли допустимо, поскольку бизнес-процессы, как правило, слишком сложны и многоаспектны. Модель таких процессов включает следующие компоненты:

- Представления. Каждое представление отражает определенный аспект бизнес-процессов. Представление - это абстракция, отражающая конкретную точку зрения и скрывающая детали, несущественные для данной точки зрения.

- Диаграммы. Каждое представление состоит из ряда диаграмм различных типов, отражающих структурные и динамические аспекты бизнес-процессов.

- Объекты и процессы. Объекты представляют ресурсы, используемые в процессах (финансовые, материальные, человеческие, информационные).

Важнейшими понятиями любого метода моделирования бизнес-процессов являются понятия объекта и связи.

Каждый объект модели отражает некоторый реальный объект так называемой предметной области (организации), люди, документы, машины и оборудование, программное обеспечение и т. д.

Как правило, в рамках одного метода объекты модели, отражающие различные сущности реального мира, также являются разными. Связи предназначены для описания взаимоотношений объектов друг с другом. К числу таких взаимоотношений могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь при помощи потока информации, использование другим объектом и т. д.

Для каждого объекта и связей характерны ряд параметров, или, как принято говорить, атрибутов, отражающих определенные характеристики реального объекта. Состав атрибутов зависит от типа отображаемого при помощи модели реального объекта организации. Атрибутами могут служить такие характеристики, как номер объекта, название, описание, длительность выполнения (для функций), стоимость и др. На практике при создании моделей организации описание атрибутов объектов модели осуществляется при помощи специальных инструментальных средств моделирования бизнес-процессов. Это позволяет сделать из простейшего «описания» бизнес-процесса более сложную «модель», на основе которой производят определенные вычисления, осуществляют анализ и оценку процесса.

---