Файл: Разработка регламента выполнения процесса: «движение библиотечного фонда».pdf

Модели бизнес процессов предназначены и доступны широкому кругу пользователей. Например, могу использовать бизнес - аналитики, сотрудники, а также и руководство сотрудников.

Но основная проблема построения таких моделей, что построением занимаются не специалисты информационный области. Наиболее часто использованные модели графического вида, согласно которой с определенной методологией бизнес – процесс представлен в виде графического изображения – это система прямоугольников и стрелок.

Хотя данное представление самое простое, но обладает высокой информативностью, которая достигается благодаря форматированию каждого объекта, его атрибутов, свойство и связи.

Поэтому в последние годы разработчики программного обеспечения в сфере моделирования уделяют внимание преобразованию графических моделей в модели других видов, например, исполняемые для реализации автоматизации и финансового реинжиниринга. Необходимо определиться какую цель преследуют при моделировании и чего хотят добиться по итогу.

Цели моделирования бизнес-процессов обычно формулируются следующим образом:

- обеспечить понимание структуры организации и динамики происходящих в ней процессов;

- обеспечить понимание текущих проблем организации и возможностей их решения;

- убедиться, что заказчики, пользователи и разработчики одинаково понимают цели и задачи организации, так как каждый персонаж моделирования может представлять совершенно по-другому;

- создать базу для формирования требований к ПО, автоматизирующему бизнес-процессы организации.

Основная область применения бизнес - моделей - это реинжиниринг бизнес-процессов. При этом предполагается построение моделей текущей и перспективной деятельности, а также плана и программы перехода из первого состояния во второе. Любое современное предприятие является сложной системой, его деятельность включает в себя исполнение десятков тысяч взаимовлияющих функций и операций.

Человек не в состоянии понимать, как такая система функционирует в деталях - это выходит за границы его возможностей. Поэтому главная идея создания так называемых моделей «AS_IS» (как есть) и «AS_TO_BE» (как должно быть) - понять, что делает (будет делать) рассматриваемое предприятие и как оно функционирует (будет функционировать) для достижения своих целей.

Назначением будущих систем ПО является, в первую очередь, решение проблем бизнеса посредством современных информационных технологий. Требования к ПО формируются на основе бизнес-модели, а критерии проектирования систем, прежде всего, основываются на наиболее полном их удовлетворении.

---

Следует отметить, что модели бизнес-процессов являются не просто промежуточным результатом, используемым консультантом для выработки каких-либо рекомендаций и заключений. Они представляют собой самостоятельный результат, имеющий большое практическое значение, которое следует из целей их построения.

Таким образом, можно выделить следующие цели бизнес-моделирования:

- описание бизнес-процессов в стандарте «как есть»;

- является эффективным средством выявления и устранения «узких» мест предприятия;

- средство для предвидения и минимизации рисков;

- Описание деятельности предприятия для последующей автоматизации.

Задачи бизнес - моделирования:

- Реорганизация бизнеса

- Сертификация бизнеса

- Применение информационных систем для управления бизнесом

В настоящее время руководители многих предприятий инициируют в организациях проекты по моделированию процессов, преследующие различные цели. Эти цели можно разделить на две группы.

Достижение целей первой группы должно обеспечить решение конкретных проблем организации и повысить эффективность ее деятельности. От проекта описания бизнес-процессов в этом случае ожидают реальных, практически важных результатов.

Вторая группа целей может быть охарактеризована как цели-лозунги. Никто в организации не ждет какого-либо эффекта от проекта, он разрабатывается для реализации политических целей, либо служит обоснованием для распределения финансовых ресурсов.

Для моделирования информационных систем используются специальные программы. На данный момент рынок программ разнообразный, каждая из них адаптирована под специальные возможности. Наиболее известные программы моделирования перечислим:

• UML-моделирования Rational Rose (IBM)
• семейство AllFusion Business Process Modeler (BPwin) для описания бизнес-процессов с помощью методологий IDEF и DFD (Computer Associates)
• ARIS (IDS Scheer) - инструмент для создания моделей различных типов, предназначенных для описания бизнес-процессов, данных и информационных систем
• Visio (Microsoft) - средство создания различных типов моделей бизнес-процессов и данных, позволяющее создавать диаграммы и модели с применением различных методологий

Также очень популярным средством моделирования долгие годы является продукт компании Microsoft – Visio. Инструментарий Visio обладает интуитивно понятным интерфейсом, в нем можно быстро найти необходимые «заготовки» для моделей, при этом программа содержит огромную базу объектов, с помощью которых можно смоделировать практически любой процесс, технологию, архитектурную композицию и т.п. Пример построения диаграммы на рисунке 1.

---

Рисунок 3. Моделирование системы в Visio

В новых версиях Visio есть объекты-формы для быстрого создания основных моделей различных методологий: IDEF0, нотации еЕРС, с помощью этой программы можно также строить модели анализа процессов. В настоящее время не существует общепринятого определения CASE. Содержание этого понятия обычно определяется перечнем задач, решаемых с помощью CASE, а также совокупностью применяемых методов и средств.  CASE - это инструментарий для системных аналитиков, разработчиков и программистов, заменяющий им бумагу и карандаш на компьютер для автоматизации процесса проектирования и разработки ПО.

Кроме перечисленного программного обеспечения часто пользователи используют другие популярные системы например BM WebSphere Business Modeler  или ELMA, Fox Manager. Данные программы имеют бесплатные версии, которые содержат достаточное количество функций для корректной работы пользователя. Особенность данных программ, в том, что они напрямую связаны с электронным документооборотом, например, есть функция учета сотрудников, учет рабочего времени через браузер

Все программное обеспечение, которое рассмотрели, имеет демо -версию или предоставляться бесплатно, при профессиональном использовании конечно нужна лицензированная версия программ.

3. Разработка регламента выполнения процесса «Движения библиотечного фонда»

3.1.Построение модели ИС средствами BPWIN

Рассмотрим существующую модель библиотечного фонда, что есть на данный момент. Основные недостатки можем выделить:

зам директор, а в большинстве случаев и директор участвует в бизнес процесс, и это приводит к повышению стоимость операции БП;

так как библиотека еще реализует канцелярские товары, существует невозможность введения гибкой системы скидок ввиду отсутствия структурированной базы данных сформированных заказов, а такая система скидок должна быть;

̶ в бизнес-процессе не используются дополнительные возможности обслуживания читателей, не учтена продажа канцелярской продукции, например.

---

Данные недостатки необходимо устранить. Для этого выполнил реорганизацию бизнес-процессов. Также выбрать тип и цели проекта. Процесс реорганизации значительно перестроит структуру библиотеки.

Итак, тип проекта – межфункциональный. Данный тип самый целесообразный к использованию при указанных параметрах.

Перечислим цели:

̶ сократить издержки и штатные единицы, которые не используются. Рутинная работа должна быть заменена на автоматизированную;

• необходимо разработать и внедрить ПО, которая не только выдавала книги, но и продавала книги;

̶ увеличить конкурентоспособность библиотеки, благодаря новым услугам и возможностям, также рекламе и возможным презентациям писателей стараться привлечь читателей;

̶ перейти на новый, качественно лучший уровень обслуживания, будет быстрее и комфортней для современного читателя.

Процесс реорганизации вызовет значительную перестройку структуры библиотеки. Это тоже довольно существенная проблема. Так как должны быть подготовлены и сотрудники и техника.

Диаграммы потоков данных- (DFD – Data Flow Diagram) являются основным средством моделирования функциональных требований проектируемой системы. С их помощью требования разбиваются на функциональные компоненты или другими словами процессы и представляются в виде сети, но обязательно связаны между собой потоками данных. Цель таких средств одна, показать, как каждый процесс преобразовывает входные данные и также выявить связь между этими процессами. Связь обязательно должна быть.[1]

Каждая диаграмма потоков данных имеет стандартные компоненты: внешние сущности; системы/подсистемы; процессы; накопители данных; потоки данных.

Внешняя сущность представляет собой материальный предмет или физическое лицо, представляющее собой источник или приемник информации, например, заказчики, персонал, поставщики, клиенты, склад. Определение некоторого объекта или системы в качестве внешней сущности указывает на то, что она находится за пределами границ анализируемой системы.

В процессе анализа некоторые внешние сущности могут быть перенесены внутрь диаграммы анализируемой системы, если это необходимо, или, наоборот, часть процессов системы может быть вынесена за пределы диаграммы и представлена как внешняя сущность. Внешняя сущность обозначается квадратом.

При построении модели системы она может быть представлена в самом общем виде на так называемой контекстной диаграмме в виде одной системы как единого целого, либо может быть декомпозирована на ряд подсистем.[3]

---

Номер подсистемы служит для ее идентификации. В поле имени вводится наименование подсистемы в виде предложения с подлежащим и соответствующими определениями и дополнениями. Поле имени проектировщика (или поле физической реализации) указывает организацию, подразделение организации, программу или аппаратное устройство, реализующее данную систему.

Анализ предметной области организации отгрузки товара и получения отчетов по данному процессу проведем с помощью CASE-средства BPwin с использованием двух методов IDF0 и DFD. Выбор данных методов обусловлен следующими факторами:

IDF0 - необходимостью определения соответствующих областей в исследуемой системе, на которых необходимо сфокусировать внимание в первую очередь (моделирование деятельности библиотеки с целью построения некоторой информационной системы);

DFD - данные диаграммы используются для описания документооборота и обработки информации. Они являются дополнением к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций с документами в системах обработки информации. Распишем детально каждый процесс.

На контекстной диаграмме А-0 отображена система управления процессом.

Report for Diagram: A-0, Организация процесса отгрузки товара

Activity Name: Организация процесса отгрузки товара

Link Name: Канцелярские принадлежности

Link Name: Материалы

Link Name: Услуги организации

Link Name: Стандарты

Link Name: Мнение эксперта

Link Name: Персонал

Link Name: Оборудование

Link Name: Сведения о клиенте

Организация работы библиотеки - совокупность технологических процессов. Основным результатом этого технологического процесса является оказание различных услуг. В нашей системе рассматриваем продажу сопутствующих товаров, а именно канцелярских принадлежностей.

Процесс работы подразделяется на 2 непрерывных потока, Один ориентирован на товар, второй - на клиента. (А0)

Report for Diagram: A0, Организация процесса отгрузки товара

Activity Name: Комплектование набора товаров

Activity Name: Обслуживание клиентов

Link Name: Канцелярские принадлежности

Link Name: Материалы

Link Name: Услуги организации

Link Name: Стандарты

Link Name: Мнение эксперта

Link Name: Персонал

Link Name: Оборудование

Link Name: Отгружаемый товар

Link Name: Сведения о клиенте

Следующие две диаграммы - это частные случаи декомпозиции подсистем рассматриваемого процесса. В них выделяются основные процессы. Ниже приведены отчеты по каждой из диаграмм. (А2, А23)

Report for Diagram: A2, Обслуживание клиентов

Подсистемы:

---