Файл: «Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Развитие и подготовка сотрудников».pdf

Для принятия управленческих решений нужна также информация, что наиболее удобным образом может обобщать учетные данные, то есть требуются разнообразные аналитические формы и отчеты.

Традиционная система учета предлагает стандартные отчеты, но она полного объема данных не позволяет увидеть. При этом в применяемых программных решениях часто используется одинаково структурированная информация с очень низким количеством различий. Также в большинстве случаев использование этого подхода продиктовано острой необходимостью в самые кратчайшие сроки развернуть практически работоспособную систему, при этом выполнив минимальный объем доработок.

Многие развивающиеся страны в полной мере уже давно осознали все уникальные преимущества, что несет распространение и развитие коммуникационных и информационных технологий.

Актуальность решения проблем автоматизации учета развития и подготовки сотрудников любого предприятия с помощью создания конфигурации 1С:Предприятие является одной из самых основных. Данная проблема охватывает и физическую обработку информации, и безопасность данных, и проектирование пользовательского интерфейса.

Объектом исследования в рамках работы является теория бизнес-процессов.

Предмет исследования – автоматизация развития и подготовки сотрудников.

Цель работы: рассмотреть и описать методы проектирования информационной автоматизированной системы на основании бизнес-процесса «Развитие и подготовка сотрудников».

В соответствии с целью к работе поставлены такие задачи:

– выполнить выбор задач автоматизации;

– дать характеристику существующим бизнес-процессам (БП);

– рассмотреть дерево функций и сценарий диалога;

– выполнить характеристику базы данных;

– привести контрольный пример реализации проекта.

Практическая значимость работы заключается в использовании на практике методов и инструментов создания автоматизированных информационных систем с помощью конфигуратора 1С:Предприятия.

Методами анализа, которые применяются в работе, являются методы системного анализа, проектирования и разработки программного и информационного обеспечения ИС.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Каждая компания стремится повысить уровень профессионализма своих сотрудников. Для этого используются множество методов: от стажировок – до курсов повышения квалификации.

Правильная организация процесса развития и подготовки сотрудников всегда является важным моментом в функционировании любого предприятия или организации, поскольку зависимость всех сотрудников от вовремя полученного приказа или направления на обучение, правильного выдранных преподавателей, быстро выполненного отчета по занятиям очень велика.

Преподаватели, которые проводят указанные курсы вынуждены работать с большим количеством учащихся. Это приводит к бумажной «волоките», которая является источником огромного количества бумаги. У начальников отделов хранится большое число приказов, направлений на курсы, личных дел и других документов, которые являются обязательными при такой работе.

Поэтому возможность выполнения и хранения этих документов в электронном виде всегда является актуальной и важной. Все имеющиеся документы – это результат выполнения каких-то операций.

А специалисту должна предоставляться возможность выполнения таких операций на персональном компьютере, что более эффективнее, удобнее и быстрее.

Информационная система курсов по повышению квалификации разрабатывается с целью:

– организация доступа к информации без непосредственного участия администратора базы данных;

– автоматизации работы с документами, которые являются специфичными для данной предметной области.

Опишем принцип работы типовых курсов по повышению квалификации.

Преподаватели работают в учебном заведении и занимаются организацией курсов повышения квалификации.

В их распоряжении имеются сведения о сформированных группах студентов. Группы формируются в зависимости от специальности и отделения. В каждой из них включено определенное количество слушателей. Проведение занятий обеспечивает штат преподавателей.

Для каждого из них в базе данных зарегистрированы стандартные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, телефон) и стаж работы.

В результате распределения нагрузки они получают информацию о том, сколько часов занятий проводит каждый преподаватель с соответствующими группами.

1.2. Характеристика существующих бизнес –процессов

Рассмотрим моделирования «КАК ЕСТЬ» для БП «Развитие и подготовка сотрудников».

Для этого надо применить CASE-средство Allfussion Process Modeller в котором будет рассматриваться декомпозиция указанного бизнес-процесса на более подробные подпроцессы.

На рисунке 1.1 рассмотрен бизнес-процесс «Развитие и подготовка сотрудников» при помощи контекстной диаграммы.

Рассмотрим далее составные компоненты построенной контекстной диаграммы.

На рисунке 1.1 показаны основные входы:

– потребности сотрудника в подготовке;

– перспективный план развития.

Рис. 1.1. Полученная контекстная диаграмма

Под управлением указанного БП понимаются такие методы:

– коллективный договор;

– Положение о подготовке сотрудников.

Механизмами являются:

– сотрудники;

– администрация.

Выходными (итоговыми) данными являются:

– сертификат о прохождении подготовки.

Рассмотрим следующий уровень декомпозиции контекстной диаграммы, на которой показаны три подпроцесса (рис. 1.2):

– определение и направление сотрудников;

– прохождение курсов повышения квалификации;

– предоставление отчета.

Рис. 1.2. Декомпозиция контекстной диаграммы

Каждый подпроцесс описывается с помощью приведенного выше алгоритма.

Далее также можно выполнить декомпозицию БП, которые указаны на рисунке 1.2.

К примеру, БП «Определение и направление сотрудников» можно описать следующими подпроцессами:

– написание заявления на подготовку;

– утверждение заявления.

Пример диаграммы показан на рисунке 1.3.

Аналогичным образом выполним декомпозицию БП «Прохождение курсов повышения квалификации» и «Предоставление отчета» (рисунки 1.4, 1.5).

Рис. 1.3. Декомпозиция БП «Определение и направление сотрудников»

Рис. 1.4. Декомпозиция БП «Прохождение курсов повышения квалификации»

Рис. 1.5. Декомпозиция БП «Предоставление отчета»

В результате выполненного анализа построена модель реализации операций БП «Развитие и подготовка сотрудников».

1.3.Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Чаще всего последствием выполнения автоматизации основных бизнес- процессов любой компании выступают:

– повсеместное увеличение производительности труда персонала и общее снижение трудозатрат в компании;

– повышение скорости реализации основных заданий, что связаны с учетными операциями;

– значительное снижение численности ошибок в итоговой документации, отчетности и других формах документооборота;

– увеличение уровня эффективности учета, а это является причиной для увеличения рентабельности работы компании;

– удобство в осуществлении документооборота и деловых процессов.

Стоит отметить, что каждый из выше перечисленных пунктов, является весомым аргументом в пользу предоставления возможности автоматизации бизнес-процессов любой компании, которые связаны с развитием и подготовкой сотрудников.

Размещение рекламных материалов приостанавливается автоматически при условии достижения заданных показателей, согласованных в Дополнительном соглашении.[4]

Следует заметить, что рассматриваемы БП в типичной организации основывается на принципе движения документов (рисунок 1.6).

Рис. 1.6. Движение документов

В результате выполнения процесса развития и подготовки сотрудников могут применяться такие документы:

– приказ о направлении на курсы повышения квалификации;

– договор о прохождении курсов повышения квалификации;

– командировочный лист;

– сертификат о прохождении курсов;

– другая отчетность.

Под документооборотом понимается процесс движение и оборота документов в компании, который связан с развитием и подготовкой сотрудников.

В результате можно сделать вывод, что организация документооборота, в основном, зависит от бизнес-процессов, а не от непосредственно руководства компании.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Под информационным обеспечением (ИО) понимается множество данных, которые представляются для компьютерной обработки в определенной форме. Организационное обеспечение в совокупности с методическим представляют собой множество мероприятий, что направлены на выполнение процесса функционирования ПК.

Входными документами рассматриваемого бизнес-процесса являются документы:

– заявление о прохождении курсов повышения квалификации;

– приказ о направлении на курсы квалификации (рисунок 1.7);

– командировочный лист, удостоверение (рисунок 1.8);

– сертификат о прохождении и другие.

Рисунок 1.7 – Пример приказа

Рисунок 1.8 – Командировочный лист (удостоверение)

Эти документы составляются базовыми для реализации рассматриваемого БП.

Кроме этого, входящей документацией системы могут быть документы:

– документы об оплате;

– документы о перерасчете;

– документы о возмещении денежных средств и т.д.

Любой документ, который был предъявлен должен представляться записью в соответственной БД.

Кроме документов начальными данными могут быть:

– условно-постоянные данные;

– данные о сотрудниках;

– данные о типах услуг и другие.

Вся эта начальная информация в создаваемой системе должна быть сохранена в справочниках, что наиболее подходит для хранения условно-постоянных данных.

Электронные документы, что вводятся в систему, должны также храниться в специальном журнале документов.

Итоговая форма журнала должна иметь возможность просматривать все имеющиеся документы за какой-то определенный период с реализацией отображения всех главных данных документов.

При этом должна быть возможность для наложения условий выборки на список документации по основной информации документов, а также их сочетании.

Для просмотра более детальной информации о документах надо разработать форму, где в более удобном для пользователей виде отображается полностью вся информация документов.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Одной с самых основных составляющих программного обеспечения является операционная система, а ее правильный выбор – это база для корректного создания новой ИС.