Файл: Теоретические особенности руководства фирм.pdf

Теория X и теория Y

Теория управления, которую человек предпочитает использовать, сильно зависит от убеждений в отношении рабочих отношений. Менеджеры, которые считают, что работники, естественно, испытывают недостаток в амбициях и нуждаются в стимулах для повышения производительности, ориентируясь на стиль управления теории X. Теория Y считает, что рабочие, естественно, управляются и берут на себя ответственность. В то время как руководители, которые верят в ценности теории X, часто используют авторитарный стиль лидерства, лидеры Теории Y поощряют участие работников^[10].

ГЛАВА 2. ВНЕШНИЙ И ВНУТРЕННИЙ КОНТРОЛЬ, КАК ОСОБЕННОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ.

2.1 Особенности внутреннего и внешнего контроля.

Открывая фирму или предприятие, будущий владелец бизнеса должен уделить особое внимание его контролю. В долгосрочной перспективе сбой или не налаженная система контроля может привести к негативным последствиям, а в худшем случае – к закрытию предпринимательского дела.

Контроль представляет собой неотъемлемую часть стратегии ведения бизнеса в долгосрочной перспективе. В связи с этим, необходимо разобраться в некоторых вопросах, связанных с осуществлением политики внутреннего и внешнего контроля: какие цели преследуются; как осуществляется контроль и какие особенности заключаются в производимом контроле на предприятии.

В данной работе будут изучены вышеперечисленные вопросы, которые помогут понять специфику ведения бизнеса в долгосрочной перспективе, что очень важно в современной бизнес-среде.

Для того, чтобы ответить на поставленные вопросы, необходимо выявить основные отличия этих двух видов контроля. Внутренний и внешний контроль используются в фирме с целью понимания текущего состояния фирмы, прогнозирования ее будущего и выявления имеющихся проблем.

Что касается внутреннего контроля, то его главными задачами является: увеличение эффективности принимаемых управленческих решений; рационализация использования ресурсов; достижение максимальной рентабельности и прибыли. Данный вид контроля осуществляется по приказу внутреннего руководства или же специалистами в системе безопасности каждого отдела^[11].

Внешний контроль, наоборот, является целью специальных аудиторских организаций и государственных структур. В данном варианте проверка производится не по желанию руководства предприятия, а по инициативе независимой аудиторской службы, задача которой выявить достоверность официально представленных данных, а также по окончании проверки сформировать заключения по проверенному предприятию.

Какова цель внутреннего контроля?

Как правило, в каждой фирме есть свои службы по ведению внутреннего контроля. Эти службы производят не только целесообразное слежение, но и обеспечивает эффективное использование потоки денежных средств. Также благодаря этим службам производится анализ и сопоставление фактических показателей компании с уже запланированными. В обязанности внутренних служб, несомненно, входят такие задачи, как: расчет финансовых оценок для инвестиционных проектов и контроль состояния организации в каждом отделе^[12].

После проведенной проверки фирмы могут использовать инструменты финансового анализа, чтобы принимать более эффективные и необходимые управленческие решения. Самое лучшее в осуществлении внутреннего мониторинга это то, что владелец фирмы может контролировать большинство из них. Некоторые факторы, такие как: репутация бизнеса, имидж и кредитоспособность, являются результатом того, как предприниматель ведете свой бизнес^[13].

Другие факторы, например: структура управления организации и штатное расписание, а также физическое оформление бизнеса, основаны на бизнес-решениях, принятые руководителем компании. Эти решения входят в число тех факторов, которые бизнесмен может изменить по своему усмотрению.

Изменение внутренних факторов обычно сопряжено с некоторыми косвенными затратами, такими как: потеря производительности во время обучения новых сотрудников, некоторые прямые расходы, например, штраф за прекращение аренды до истечения срока его действия, или некоторое сочетание этих двух.

Особенности внутреннего контроля

В этом случае, перед руководством компании стоят свои внутренние цели. Здесь руководители занимаются решением поставленных задач и нацелены на получение внутренних ответов. Данные вопросы возникают на основе внутреннего состояния компании, уделяя особое внимание потребностям фирмы.

То есть посредством внутренней проверки осуществляется решение проблем функциональности в каждом отдельном независимом вопросе. В связи с этим, используется индивидуальный подход – свои собственные методы и средства, которые помогут провести необходимую проверку. По приказу руководителя исполнитель должен выполнить задание, а после завершения работы предоставить обработанные данные своему руководителю^[14].

Однако, для того, чтобы полностью оценить и увидеть происходящую картину в деле, следует комбинировать внутренний и внешний контроль. Как правило, для полноценного видения картины в бизнесе необходим и внешний, и внутренний контроль. Почему именно так? Для ответа на поставленный вопрос, следует разобраться в особенностях внешних факторов.

2.2 Воздействие внешних факторов.

Под внешними факторами подразумеваются те вещи, которые находятся вне предпринимательского контроля. Тяжелые условия кредитования, государственное регулирование и конкуренция - примеры некоторых внешних факторов, которые затрагивают практически каждый малый бизнес.

Стратегические аналитики и люди, занимающиеся бизнес-планированием, прогнозируют и управляют некоторыми обстоятельствами, влияющими на бизнес. Исследовать альтернативные источники финансирования и возможные ограничения кредитования, облегчать и разрабатывать планы для обеспечения соответствия нормативным требованиям и активизацию инновационной деятельности и обслуживания, чтобы оставаться впереди конкуренции дальновидные способы, чтобы сохранить от внешних факторов, угрожающих существованию возможного бизнес. Все это в совокупности является основными целями и задачами специалистов, осуществляющих внешний контроль над организацией^[15].

Нельзя не оставить без внимания государство, для которого также необходимы определенные проверки. Делается это с целью квалифицировать платежеспособность предприятия, а также оценить риск его банкротства. Кстати, многие думают, что если обращение ведётся к частному предприятию, то тогда внешний и внутренний контроль разделять не следует, поскольку привлеченные специалисты будут работать над внутренней документацией. Это частично верно, но не полностью^[16].

В большинстве случаев частная фирма разрабатывает свою систему по оценке деятельности организации, как правило, во многом ориентируясь на имеющуюся внутреннюю документацию. Однако, в данном случае возможно опираться лишь на те документы, которые были предоставлены самой проверяемой фирмой^[17].

В данной ситуации манипуляция – один из наиболее распространенных последствий, встречающихся в проверочной деятельности. В случае выяснения определенных расхождений во внутренних делах фирмы или же по итогам проверки выясняется расхождение в предоставленной информации, предприятию выносится соответствующий вердикт. Суть данного вердикта заключается в том, что вся информация и деятельность проверяемой компании подвергается сомнению и нуждается в дополнительной проверке.

Особенности внешнего контроля

В случае проведения внешней оценки деятельности организации привлекается независимый эксперт (аудиторская компания, к примеру). Цель данной проверочной организации заключается в необходимости произвести независимую экспертную оценку внутренней деятельности компании, уделив особое внимание финансовой отчетности.

В отличие от внутреннего контроля, внешняя аудиторская оценка (непосредственная организация процесса проверки) определяется на усмотрение специалиста, который проводит этот контроль. Следует отметить, что в таком случае взаимодействовать приходится не с подчинёнными, а с равным партнером^[18].

Существует множество различных способов определения приоритетов и управления проблемам, влияющих на ведение бизнес. Составление традиционного списка плюсов и минусов или проведение простого анализа окупаемости инвестиций может добавить ясности практически любому бизнес-решению^[19].

Сортировка факторов в зависимости от того, насколько сильно каждый фактор будет влиять на определенную организацию и насколько вероятно, что каждый фактор будет иметь место может помочь руководителям определить, какие факторы нуждаются в немедленном внимании и какие из них могут быть отложены на некоторое время.

Чтобы избежать проблем в будущем, необходимо регулярно рассматривать факторы, которые влияют на малый бизнес. Официальное ежемесячное или ежеквартальное рассмотрение внутренних операций поможет предпринимателю определить тонкие тенденции и проблемы, которые будет нужно решить.

Несмотря на определённые различия, внешний и внутренний контроль организации похожи и во многом дополняют друг друга. Комбинирование этих двух систем контроля позволят получить целостное представление о положении дел на предприятии. При этом могут использоваться даже одинаковые методы. Но из-за детальности, разницы в системе точности, а также ряда иных факторов результаты могут на порядок отличаться.

2.3 Специфика контроля.

Для того, чтобы разобраться в специфике внутреннего и внешнего контроля, необходимо в качестве примера взять внутренний и внешний финансовый контроль на производстве.

Этот случай интересен тем, что в нем довольно часто встречаются факты кражи или тайной реализации продукции сотрудниками. Для того, чтобы держать ситуацию в рамках и иметь возможность повлиять на ведение бизнеса и необходим внутренний контроль. Однако в реальности ответственное лицо не всегда добросовестно относится к своим обязанностям, что зачастую выражается во вступлении в преступный сговор с третьими лицами^[20].

Поэтому, чтобы не допустить потери средств и бизнеса как такового, и должна реализовываться тактика двойного контроля. Особенное внимание при этом уделяется ревизиям со стороны аудиторских компаний. Под ревизией понимается проверка, которая подтверждает достоверность отчетности, процессов её формирования, законность осуществляемых хозяйственных операций, а также их экономическую целесообразность^[21].

Сам производственный контроль может проводиться во вне- или плановом порядке. Как правило, внеплановая проверка производится в случае, если имеются некоторые подозрения, касаемо деятельности той или иной организации. Плановая проверка, в свою очередь, необходима для поддержания ситуации в стабильном положении, а при выявлении отклонений - для корректировки её^[22].

ГЛАВА 3. СПОСОБЫ УЛУЧШЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ.

3.1 Пути увеличения эффективности организации

Для того, чтобы перейти к вопросу об изучении основных путей улучшения системы управления фирмой в современных условиях, необходимо отметить важность налаженной финансовой системы. Это следует сделать, поскольку финансовая сфера – одна из основополагающих аспектов успешного ведения бизнеса. Более того, качественный контроль и управление в ней – основной ключ к предпринимательскому успеху.

Одним из стимуляторов повышения выручки служит найм высококвалифицированных, молодых работников. Такие служащие знают, в чем заинтересована большая часть населения – молодые люди, студенты, школьники, также им проще находить общий язык с взрослым поколением. Более того, небольшие премии и бонусы за проделанную работу будут еще больше мотивировать сотрудников. Впоследствии, это приведет к положительным результатам (Aaron Ross, Jason Lemkin, 2016).

Еще одним важным механизмом воздействия на прибыль является автоматизация процессов посредством экономии всех видов ресурсов. Механизация производственных процессов, внедрение инновационных технологий позволит автоматически сократить производственные затраты и увеличить фирмы (Aaron Ross, Jason Lemkin, 2016).

При изучении вопроса реализованной прибыли следует заботиться о финансовой стороне вопроса и анализировать каждое действие. Грамотное составление бизнес-планов, открытое ведение отчетностей поможет сократить производственные издержки, а в некоторых случаях ликвидировать их^[23].