Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Предоставление рекламных услуг (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

автоматизированный импорт любой сетки оператора со всеми данными в Вашу базу за несколько минут;

обработка любого запроса от 2-х до 4-х минут;

автоматизированное резервирование и бронирование плоскостей у операторов;

ведение продаж по ВЫКУПЛЕННЫМ плоскостям;

автоматическая отправка занятости Ваших плоскостей в базу Spyoutdoor, которая доступна другим рекламным агентствам;

централизация, сохранность, конфиденциальность и безопасность всех коммерческих данных компании;

многоуровневый доступ сотрудников к информации (от менеджера до собственника);

взаимосвязь и взаимозаменяемость сотрудников;

возможность работать удалённо, с любой точки мира;

статистика и контроль за менеджерами и продажей плоскостей;

бесплатный интернет-магазин с онлайн занятостью

Рекламное агентство

Грамотный руководитель должен понимать, что успех в любом бизнесе, в том числе и в рекламе, складывается не только из уникальных идей, продуктов, хороших работников. Они, безусловно, составляют значительную часть успеха. Но чтобы получить эффект от этих факторов в виде прибыли, необходимо хорошо настроить их взаимодействие между собой. В этом и заключается задача управленца, или, как сейчас модно говорить, менеджера. Автоматизация в этом процессе играет далеко не последнюю роль, потому что она позволяет работникам и руководителям заниматься своими делами, а всю рутинную и сопутствующую работу делает программа. Не самостоятельно, конечно, делает. С ней тоже нужно работать, но это занимает гораздо меньше времени и создает гораздо больше порядка в организации и в головах работников.
Вот пример простой и функциональной программы для рекламного агентства. Она создана с помощью программного конструктора, что автоматически говорит о ее предельной легкости и понятности для пользователя. Программа предназначена для автоматизации учета заказов в рекламном агентстве, ведения базы клиентов и базы рекламных конструкций.
В программе есть список клиентов с полной и необходимой информацией о каждом из них: наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты и т.д. Эту информацию можно легко дополнить другими характеристиками, которые Вам хотелось бы видеть в базе клиентов. По любой из характеристик можно производить поиск клиента в базе. Данные в программу можно импортировать из таблицы Excel и экспортировать из программы в Excel.
Список рекламных конструкций также прост и удобен. В целом он похож на список клиентов, только характеристики другие: место расположения, категория улицы, тип конструкции, стоимость и т.д. Эти характеристики также можно дополнить или изменить в соответствии с Вашими потребностями. Каждой конструкции можно добавлять фотографии и другие изображения. Поиск в базе рекламных конструкций можно производить по любой характеристике или по нескольким сразу. Здесь также есть возможность импорта/ экспорта данных из/ в Excel.
Операция Заказы служит для оформления заказов. В ней выбираем из списка клиента. Информация о нем попадает в программу автоматически. Затем из списка рекламных конструкций выбираем конструкцию, которую сдаем в аренду клиенту. Информация о ней также попадает в заказ автоматически. Далее вводим количество дней аренды, можно указать скидку для клиента.
На основании введенных данных можно сформировать и напечатать документ, например договор или доп. соглашение. Данные из программы автоматически попадут в документ, который откроется в Word. Вам нужно будет только напечатать его.
Платформа использует шаблоны MS Word для формирования и печати документов. Это позволяет печатать документы любой нужной Вам формы. А изменения в документы, благодаря простоте механизма, Вы можете вносить самостоятельно, просто изменив данные в шаблоне.
В программе для рекламного агентства можно формировать любые отчеты.
Отчет по клиентам, например, показывает полную информацию о каждом клиенте: на какую сумму он заказал у Вас рекламы, сколько конструкций он арендует и т.д. Отчет снабжен необходимыми фильтрами. Данные из отчета можно экспортировать в Excel или напечатать документ с этими данными.
Можно построить отчет о заказах за период времени, или отчет, который даст информацию о том, насколько эффективна та или иная рекламная конструкция и другие отчеты.
Программу для рекламного агентства можно быстро изменить и дополнить по Вашим пожеланиям с учетом особенностей Вашей деятельности за несколько дней. 

ПринтОфис / PrintOffice – это специализированная компьютерная программа, позволяющая вести учет заказов, а также контролировать их выполнение и оплату. Программа предназначена для рекламных агентств, в том числе, специализирующихся на производстве широкоформатной наружной и интерьерной рекламы.

С помощью PrintOffice Вы легко сможете заниматься оформлением и ведением учета заказов на широкоформатную печать, сборку и продажу мобильных стендов, а также на продажу других товаров и услуг, связанных с производством рекламы.

PrintOffice позволяет:

вести детальный учет печатных работ, отражая реальную картину выполнения заказов;

выписывать счета на оплату и отправлять их заказчику по e-mail на основании оформленных в программе заказов;

вести учет оплаты заказов и видеть задолженность клиентов по оплате, а также задолженность Вашей компании перед поставщиками;

осуществлять настройку справочных данных;

вести учет пользователей, групп, назначать им права доступа, а также вести регулярное резервное копирование данных.

программа учета заказов на широкоформатную печать

Все заказы в программе PrintOffice систематизированы по категориям: датам заказа, датам выполнения, по клиентам, по менеджерам, по оплате и т.д. Имеются мощные средства поиска, позволяющие за две-три секунды находить заказы, оформленные несколько месяцев или лет назад.

В программе PrintOffice содержатся следующие виды данных:

заказы на выполнение широкоформатной печати

данные обо всех клиентах, плательщиках и поставщиках

данные о приходе и расходе материалов, связанных с производством печати

информация о выписанных счетах, накладных, счетах-фактур, актов сдачи-приемки, других приходных и расходных платежных документах

информация об оплате заказов

информация о работе операторов, начале и окончании печати широкоформатной продукции, данные о браке в работе и сбоях оборудования

Программа ПринтОфис работает под управлением и только совместно с сервером Lotus Domino, доступ к базам данных ПринтОфис осуществляется через клиентскую программу Lotus Notes Client.

Программа созданная на базе программного конструктора Руна предназначена для автоматизации учета заказов в рекламном агентстве, ведения базы клиентов и базы рекламных конструкций, прием и выполнение заказов, получение результирующих отчетов.

Основные функции и возможности программы

справочник рекламных конструкций;

общий справочник форматов, каталог городов с адресами, список типов услуг;

списки специалистов агентства, единиц измерения и брендов клиентов;

база данных клиентов агентства;

услуги за наличный и безналичный расчеты;

договора на оказание услуг по безналу и приложения в MS Word;

оказание услуг за наличный расчет, товарный чек и ПКО в MS Word;

договора на размещение рекламно-информационных материалов с приложениями;

платежи от клиентов за оказанные услуги;

отчёты по должникам, общий и за период по заказам с выводом в MS Word.

Краткая инструкция по работе с программой

В разделе "Справочники", в форме "Рекламные конструкции" содержится список всех носителей для наружной рекламы, находящейся в собственности агентства и предоставляемой клиентам в аренду. Данные по каждой конструкции содержат необходимую информацию: формат из предопределенного справочника, город и адрес, сторону, стоимость аренды в месяц, примечание и изображение. При необходимости данные можно пополнить или изменить требуемыми полями, а также увеличить число прикрепляемых изображений или фотографий. Поиск в базе рекламных конструкций можно производить по любой характеристике или по нескольким сразу. При необходимости можно произвести импорт списка из внешнего источника.

2 глава. Проектная часть.

2.1. Информационная модель и её описание.

Информационная модель представляет собой схему, отражающую преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или, иными словами, процесс обработки информации в информационной системе (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Информационная модель

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В созданной конфигурации имеются следующие справочники (таб. 2.1)

Таблица 2.1

Сводная таблица справочников

В таб. 2.2 описаны характеристики справочника Целевая аудитория

Таблица 2.2

Целевая аудитория

В таб. 2.3 описаны характеристики справочника Место размещения

Таблица 2.3

Место размещения

В таб. 2.4 описаны характеристики справочника Вид рекламы

Таблица 2.4

Вид рекламв

В таб. 2.5 описаны характеристики справочника Заказчик

Таблица 2.5

Заказчик

В таб. 2.5 описаны характеристики справочника Сотрудник

Таблица 2.6

Сотрудник

В таб. 2.7 описаны характеристики справочника Реклама

Таблица 2.7

Реклама

Описание документов, необходимых для получения исходной информации

Экранные формы размещения данных описаны в таблице 2.6

Таблица 2.7

Описание входных документов

2.3. Характеристика результатной информации

Экранные формы отчетов описаны в таблице 2.7

Таблица 2.8

Описание выходных документов