Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Предоставление рекламных услуг (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

Введение

На рынке рекламных услуг сегодня наблюдается жесткая конкуренция. Заказчики меняют одно агентство за другим, объявляют тендеры на крупные проекты. Завоевать постоянных клиентов становится все сложнее. Нужно быть «быстрее, выше, сильнее». Стабильно высокое качество услуг и продуктов, предоставляемых точно в срок и в соответствии с пожеланиями заказчика, на сегодня является ключевым фактором конкурентоспособного бизнеса в сфере рекламы.

Добиться сокращения расходов и существенно повысить качество продуктов и услуг, одновременно управляя взаимоотношениями с клиентами, позволяет автоматизация бизнес-процессов рекламного агентства. Внедрение автоматизированной системы управления рекламой позволит профессионально и эффективно осуществлять всю деятельность агентства: от приема заказа и формирования медиапланов до автоматического составления финансовой отчетности и ведения в одной информационной базе учета взаимодействия с каждым клиентом.

Основная деятельность рекламного агентства заключается в планировании, организации и предоставлении рекламных услуг и изготовлении рекламной продукции. За исключением строго специализированных рекламных компаний, агентства призваны одновременно и часто в сжатые сроки решать множество задач, взаимодействовать со множеством клиентов, поставщиков, контрагентов. Это значит, что сотрудники фирмы работают одновременно с несколькими базами данных, зачастую разрозненными и ведущимися в виде excel-файлов. В таких условиях крайне сложно выполнять свои обязательства вовремя, контролировать процесс оказания услуг, своевременно оплачивать счета и планировать деятельность агентства на основе тщательного анализа. Комплексная автоматизированная система рекламы просто незаменима для агентства, которое планирует быть успешным и эффективным.

Объектом и предметом исследования является процесс учета деятельности рекламного агентства.

Цель работы - разработка информационной системы процесса учета учета деятельности рекламного агентства.

Методы исследования: анализ предметной области и полученных результатов и их систематизация, анализ данных.

В процессе работы рассматриваются особенности процесса создания и размещения рекламы , а также разрабатывается информационная система по данному процессу.

Эффективность от внедрения данного процесса определяется такими показателями как доступность, эффективность, управляемость ИТ-инфраструктурой, а также позволяет минимизировать негативное влияние ИТ-инцидентов на бизнес и увеличить качество предоставляемых ИТ-сервисов.

Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной работы для достижения основной цели:

1. - Провести анализ и описание предметной области;
2. - Создать хранилище данных;
3. - Обеспечить систему функцией контроля правильности оформления документов;
4. - Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;
5. Обеспечить максимальную безопасность данных в системе;
6. Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы пользователя;

Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации процесса учета деятельности рекламного агентства для информационной системы агентства, настроенный под требования сотрудников.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

Рекламное агентство – компания независимого характера, в состав персонала которой входят творческие и активные люди, занимающиеся разработкой программ рекламного типа, непосредственно рекламой, а также созданием методик, благодаря которым можно эффективно продвигать товары.

Кроме того многие виды услуг рекламного агентства могут использоваться в СМИ, так, например, это может быть предоставление площади для рекламных объявлений в печатных изданиях, а также времени в эфире теле- или радиопередач.

Работа рекламных агентств разделена на несколько этапов.

Соответственно каждый шаг означает выполнение какой-либо важной функции фирмы. Вот основные из них:

— стадия составления планов подразумевает изучение различных товаров, а также ситуации на рынке относительно конкурентоспособности, исследование рыночной системы в целом в нужных объемах, методов сбыта товаров, уже имеющихся рекламных средств, а так же составление плана, по которому будет работать рекламная фирма;

— этап непосредственной подготовки рекламы включает создание продукции рекламного характера, а также комплексных рекламных компаний. Также перосонал подобных агентств сотрудничает с различными внешними специалистами, студиями, типографскими издательствами;

— стадия размещения рекламы ведется специалистами в «бешеных» темпах и подразумевает приобретение услуг рекламоносителей, передачу оригинала сообщения, контролирование размещения этого сообщения, создание почтовых рассылок, проведение выставок, ярмарок, а также проведение всевозможных расчетов, как с рекламодателями, так и со средствами массовой информации;

Существует особая классификация компаний в зависимости от того, какие виды деятельности рекламного агентства подразумеваются:

1)  агентства, специализирующиеся на предоставлении услуг:

полного цикла – крупные компании, которые в состоянии произвести серьезные рекламные компании, сотрудничающие с другими фирмами, занимающимися маркетингом, вопросами кадровой рекламы и так далее. Также данные агентства могут иметь свои филиалы.

неполного цикла – небольшие фирмы, занимающиеся относительно скромными проектами. Это могут быть даже независимые художники, дизайнеры или копирайтеры, которые предпочитают работать одиночно.

агентства, специализирующиеся на индустриальной рекламе – компании, которые занимаются рекламой товаров в области промышленности и технологий. Такая реклама имеет свое распространение в основном с печатными изданиями.

2) медиа-агентства имеющие статус работы независимого характера –особые агентства, которые играют значительную роль во всех рекламных агентствах, так как этот тип имеет очень много каналов размещения. Среди данного вида, существуют те компании, которые занимаются размещением рекламы только в радиоэфире, или только на телевидении, а есть крупные компании, которые способны на размещение во всех каналах. Качество работы данных фирм определяется качеством составленных медиа-планов и соответствующих программ.

 Виды рекламных агентств

1. агентства разовых заказов или агентства «alacarte» — в основном это творческие компании, которые занимаются, например, внедрением новых продуктов или продвижением уже зарекомендовавшихся среди потребителей.
2. агентства творческого характера – занимаются разработкой тем или мероприятий для рекламных кампаний, а затем создают продукт для СМИ. Так, например, их работой можно считать создание персонажей или музыки из рекламы. Данный подтип является неким дополнением медиа-агентств.
3. агентства, специализирующиеся на привлечении к развитию товаров – как считают сами агентства данного типа, они самые наилучшие, так как их работа начинается на самых первых ступенях появления товара. Они должны участвовать в создании его названия, ценообразования, вопросах сбыта и так далее. И на самом деле главной гордостью этих агентств можно считать большое количество эффективных кампаний, так как на настоящий момент очень многие продукты претерпевают неудачи в сбыте на первых же шагах.
4. специализация на контактной рекламе – данные компании занимаются рекламой тех фирм, которые распространяют свои товары с помощью почтовых услуг. Кроме того к их обязанностям можно отнести рекламу всевозможных подписок на печатные издания, также рекламу на разворотах цветных еженедельников. Эффективность рекламного агентства подобного типа можно считать более чем успешной, так как реклама по почте пользуется большой популярностью.
5. агентства спонсорского типа– данные компании создают всевозможные программы и предлагают идеи для объявления спонсоров. Решения команд таких агентств можно увидеть в бегущей ленте новостей при показе телевизионной программы или же во время рекламной паузы в радиоэфире.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Рис.1.1 Контекстная диаграмма

На рис.1.1 точка зрения рекламного агентства – это работник агентства.

Рассмотрим входы, выходы, контроль и механизмы, приведенные на диаграмме.

Входы:

1. Материалы для рекламы – содержит информацию для разработки рекламы.
2. заказчики – заказывают рекламу.

Входами функциональных блоков IDEF0 является информация, инициирующая выполнение действия, входные данные. Деньги, равно как и рецепт, пожелания покупателя и т.п., могут быть входом функционального блока.

Выходы:

1. рекламная компания.

Механизмы:

1. менеджер по рекламе.
2. руководитель.

Контроль:

1. закон о защите прав потребителя
2. устав предприятия.

После того как контекст описан, проводится построение следующих диаграмм в иерархии. Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) одной из работ на вышестоящей диаграмме.

На рис.2 уточняется контекстная диаграмма: рассмотрен разработки и размещения рекламы.

Рис.1.2. Разработка и размещение рекламы

В рекламном агентстве процесс начинается с прихода заказчика и приема заказа на рекламную компанию. Затем работники агентства изучают материалы, предоставленные заказчиком и разрабатывают рекламную компанию.

Затем реклама размещается в СМИ.

В процессе анализа предметной области выявлено, что в процессе работы с заявками тратится много времени, возникает путаница с документами, которые подлежат строгой отчетности, документы в бумажном виде часто теряются. Так же много времени уходит на оформление отчетов.

Построим модель Как будет (рис. 3, 4).

добавляется Информационная система

Рис. 1.3. Функциональная модель нулевого уровня «Деятельность рекламного агентства» TO-BE

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах, что приводит к значительной экономии времени

Рис. 1.4. Функциональная модель первого уровня «Деятельность рекламного агентства» TO-BE

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Заказ, Изготовление рекламы и Размещение рекламы. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения о выполнении работ и выявить ответственных.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки: