Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.pdf

Введение

Коммуникация – это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организационной группы людей. Коммуникация – это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Также коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

Значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности в наше время постоянно возрастает.

Также коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации.

Роль коммуникаций очевидна, ведь от эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, но также и людей, работающих на данном предприятии.

Коммуникации оказывают огромное влияние на эффективность управления организаций и на ее функционирование в целом. Люди должны уметь обмениваться информацией, чтобы благополучно работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Эффективная межличностная коммуникация тоже важна в силу ряда для успеха в управлении. Так как решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей в рамках различных событий.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что коммуникация является одним из самых важных факторов эффективного управления.

Предметом исследования является теория управления.

Цель данной работы – рассмотреть сущность процесса коммуникаций, проблемы их эффективности, возможности совершенствования коммуникационных структур.

Для достижения поставленной цели поставлены следующие задачи:

раскрыть сущность и значение коммуникаций в системе управления;

исследовать модели коммуникаций на предприятии;

изучить методы повышения качества коммуникационного процесса.

Структура работы. Работа состоит из введения, основной части, состоящей из трех глав, заключения и списка, использованной литературы.

В первой главе раскрыта сущность и значение коммуникационных процессов.

Во второй главе перечислены виды коммуникаций

В третьей раскрывается проблема коммуникационных барьеров и пути совершенствования коммуникаций в организации.

В данной курсовой работе акцент делается на следующую литературу:

Дафт Р. Л. Менеджмент. 6-е изд. / Пер. с англ. - СПб.: Питер, 2006. -.: ил. - (Серия «Классика МВА»)

Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд. – М.: Гардарики, 2003. – 528 с.: ил.

Данные источники считаю наиболее надежными, так как в труде Дафта Р. Л. наиболее точно и доступным языком описаны все процессы, касающиеся менеджмента, в особенности коммуникационного процесса, тоже самое и в отношении учебного пособия Виханского О. С./Наумова А. И.

1. Значение и сущность процесса коммуникаций.

   1. Значение коммуникаций

В чем все-таки состоит значение коммуникаций? Вот несколько фактов про это. Почти что 80 % рабочего времени менеджеры расходуют на общение с другими людьми, 48 минут в час они проводят на встречах, в беседах по телефону и просто в неформальных дискуссиях в коридорах. Остальные 20 % времени обычного менеджера уходит на работу за столом, немалая часть из которой представляет собой такие же коммуникации, только в виде чтения или письма. Также важное место занимает менеджмент в информационной сети организации. Менеджеры добывают необходимую им информацию как внутри компании, так и за ее пределами, а затем преобразуют ее и распределяют между теми, кто испытывает потребность в ней.

Коммуникации насквозь пронизывают все управленческие функции - это сбор информации, написание писем, встречи с коллегами и руководителями, объяснение им своих планов. Каждый менеджер выступает в роли лидера, он должен общаться с подчиненными, мотивировать их к труду. В процессе организации менеджер собирает информацию о положении дел в компании, объясняет подчиненным принципы новой стратегии. Коммуникативные навыки - необходимое условие успеха каждого менеджера.

Так что же мы понимаем под коммуникациями. Очень интересной мне показалась позиция одного из профессоров Гарвардского университета^[1]. Он попросил студентов написать «портрет» процесса коммуникаций. Большинство студентов нарисовали менеджера, который что-то пишет или говорит. Кто-то изобразил сбоку «облачка» со словами, другие — листы бумаги, вылетающие из пишущей машинки. «Нет, - сказал преподаватель, - никому из вас не удалось справиться с заданием». Он объяснил, что процесс коммуникаций, или, проще говоря, общение, предполагает, что менеджер прежде всего «делится», а не «пишет» или «говорит».

Итак, можно сделать вывод, что мы определяем коммуникации как процесс, в ходе которого два или более лиц обмениваются и осознают получаемую информацию, цель которого состоит в мотивировании определенного поведения или воздействия на него. Дело не ограничивается простой передачей информации. Эффективная деятельность менеджера предполагает четкое разделение понятий разделения и провозглашения. Менеджер, который никого не слушает, подобен продавцу подержанных машин, заявлял профессор: «Я-то продаю, — это они не хотят покупать»^[2]. Управленческие коммуникации — улица с двусторонним движением, которая требует умения слушать и их форм обратной связи. По словам одного эксперта эффективные коммуникации заключаются в следующем: взаимодействие двух людей предполагает, что они как бы встают на место друг друга, стремятся взглянуть на мир глазами собеседника, предугадать его позицию. Взаимодействие подразумевает взаимную игру, обоюдное взаимопонимание. Цель взаимодействия — ментальное слияние с другим человеком, способность предчувствовать, предсказывать и вести себя в соответствии с общими потребностями: своей и другой стороны.

1.2 Сущность процесса коммуникации

Коммуникационный процесс – это процесс, при котором происходит обмен и осознание, получаемой информации между двумя или более людьми.

Можно сказать, что цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. Но обмен информацией не гарантирует эффективности общения участников коммуникации.

Если более подробно рассматривать процесс коммуникации и его ключевые элементы, то можно сказать следующее. Основными участники коммуникативного процесса будут отправитель и получатель.

Отправитель — это лицо, которое доносит свою идею или концепцию до других людей, находит информацию и передает ее.

Он кодирует послание, выбирая символы, из которых будет состоять его сообщение. Сообщение отправляется через определенный канал, по которому послание поступает получателю.

Получатель декодирует содержащиеся в сообщении символы и интерпретирует для себя их значение. Кодирование и декодирование являются некими источниками ошибок. А когда получатель реагирует на коммуникации отправителя ответным сообщением, возникает обратная связь. При отсутствии реакции процесс коммуникации носит односторонний характер; обратная связь означает, что сообщения идут в обе стороны.

Обратная связь - средство повышения эффективности коммуникаций, так как она несет отправителю информацию о том, насколько правильно было интерпретировано его исходное послание.

Обладающие хорошими коммуникативными навыками менеджеры прекрасно осознают круговую природу коммуникаций. И вот наглядный пример. Президент компании Domino's Pizza ежемесячно выступает в программе, транслируемой по внутренней телесети компании. Его сотрудники, находящиеся в самых разных странах имеют возможность позвонить в студию и задать вопросы или просто высказать свое мнение. В данном случае коммуникативным каналом выступает телевидение. Работники получают послания руководителя, декодируют их, интерпретируют и отправляют назад кодированные сообщения обратной связи, каналом которых выступают телефонные линии. Таким образом, коммуникативный круг замыкается.

1.3 Этапы процесса коммуникаций

Зарождение идеи

Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель выбирает идею или сообщение, которое будет предметом обмена. Если отправитель отнесется недобросовестно к обдумыванию идеи, потратит на это не достаточное количество времени, то такая попытка обмена информацией может оборваться на первом этапе.

Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен учитывать множество факторов. Например, если отправитель желает обменяться информацией об оценке результатов работы, он должен осознавать, что задача состоит в том, чтобы сообщить людям конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы.^[3] Идея не может заключаться в общих похвалах или критике поведения подчиненных.

Кодирование и выбор канала

Данное кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков. Умение говорить, писать, жестикулировать, позировать играют важную роль в способности отправителя кодировать передаваемую идею. Система кодирования должна быть известна получателю. В качестве системы кодовых знаков могут выступать:

речевые системы, в основе которых лежит устная речь;

системы письма;

знаки телодвижений;

язык жестов;

видеосистемы;

звуковые системы (например, азбука Морзе) и т.д.

В результате кодирования формируется обращение. Смысл обращения представляет собой принадлежащие отправителю идею. При этом отправитель надеется, что сообщение будет понятно, в соответствии заложенным смыслом.

Передача

На этом этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций^[4]. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Декодирование

Для завершения процесса коммуникации, передаваемая информация должна быть раскодирована таким образом, чтобы быть понятной для получателя. Каждый принимающий интерпретирует (декодирует), получаемую информацию с точки зрения своего предыдущего опыта и представлений. Чем тщательнее декодируется передаваемый блок информации, тем эффективнее коммуникация.

1. Виды коммуникаций

Эффективное общение менеджера с другими людьми предполагает необходимость использования всех представленных в модели коммуникаций элементов. Если отправитель или получатель не умеют кодировать или декодировать сообщения сходным образом, коммуникативный процесс прерывается. Бывает трудно общаться с человеком, который говорит на другом (в прямом смысле слова) языке. Но, нарушения в коммуникации происходят и между людьми, общающимися на одном и том же языке. Нарушения коммуникации могут быть следствием многих факторов. Например, выбор канала во многом определяет помехоустойчивость сообщений.^[5] От умения обеих сторон слушать зависит, будет ли правильно понят смысл сообщения. Поэтому эффективные коммуникации требуют от менеджера знаний о воздействии на коммуникативный процесс межличностных факторов, таких как каналы коммуникации, невербальное поведение, умение слушать.

Разберем некоторые из видов коммуникаций более подробно.

• 1. Невербальные коммуникации

То, что мы выражаем не словами, а какими-либо действиями или поведением представляет собой невербальную коммуникацию. Такого рода коммуникации осуществляются большей частью неосознанно и в то же время, они составляют немалую часть всех получаемых и отправляемых нами сообщений. За счет невербальных сообщений происходит понимание в процессе коммуникации, а наше выражение лица, голос, манеры, поза, даже одежда способствуют этому.