Файл: Управление запасами. Состав и структура товарных запасов.pdf

Методы контроля запасов

Системы контроля запасов

Управление запасами предусматривает организацию контроля их фактического состояния. Контроль состояния запасов – это изучение и регулирование уровня запасов производственно-технического назначения, изделий народного потребления и прочее с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия, оперативных мер к ликвидации отклонений. [5, с.64]

Необходимость контроля состояния запасов обусловле­на повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса. Контроль состояния запаса проводится на основе данных учета запасов и может осуществляться непрерывно, либо через определенные периоды. [6, с.371]

Контроль за состоянием запасов и формирование заказа могут осуществляться периодически по системе:

• оперативного управления — через определенный промежуток времени принимается оперативное решение: «заказывать» или «не заказывать», если заказывать, то какое количество единиц товара;
• равномерной поставки - через равные промежутки времени заказывается постоянное количество единиц товара;
• пополнения запаса до максимального уровня - через равные промежутки времени заказывается партия, объем которой, т.е. число единиц товара, равен разности установленного максимального уровня запасов и фактического уровня запасов на момент проверки.

Размер заказа увеличивается на величину запаса, который будет реализован за период выполнения заказа. [12, с.96]

Система с фиксированным размером заказа при периодической проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Фактический уровень запаса проверяется через равные промежутки времени. Решение о заказе постоянного объема товара принимается при условии, что товарный запас в момент проверки оказывается меньше или равен установленному пороговому уровню товарных запасов. В противном случае принимается решение «не заказывать». [5, с.65]

Период, через который предприятие направляет заказ поставщику, не меняется. (Например, каждый понедельник менеджер фирмы просматривает остатки товаров и дозаказывает их до заранее определенной максимальной нормы.) Размер заказываемой партии товара определяется разностью предусмотренного нормой максимального товарного запаса и фактического запаса на момент проверки. Поскольку для исполнения заказа требуется определенный период времени, то величина заказываемой партии увеличивается на размер ожидаемого расхода за этот период. Размер закупаемой партии определяется по формуле: [12, с.97]

где,

З_макс — предусмотренный нормой максимальный запас;

З_ф — фактический запас на момент проверки;

З_вз — запас, который будет израсходован в течение размещения и выполнения заказа.

Система с двумя уровнями при периодической про­верке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Фактический уровень товарных запасов проверяет­ся через равные промежутки времени. Если он оказывается меньше минимального или равен ему, то принимается ре­шение заказывать партию, равную разности максимально­ го товарного запаса и фактического запаса на момент про­ верки с увеличением на ожидаемую реализацию за время выполнения заказа. Если фактический товарный запас больше минимального, то принимается решение «не заказы­вать» [6, с.375]

Система с фиксированным размером заказов при непрерывной проверке фактического уровня запасов (с пороговым уровнем запаса). В момент достижения запасов порогового значения заказывается партия постоянного объема. Как только запас какого-либо товара достигает заранее определенного минимального значения, этот товар заказывается. При этом размер заказываемой партии все время один и тот же (система с фиксированным размером заказа).

В этой системе контроля состояния запасов размер заказа на пополнение запаса — величина постоянная. Интервалы времени, через которые производится размещение заказа, в этом случае могут быть разные. При наличии широкой номенклатуры материалов (или ассортимента — для торгового предприятия) необходимым условием непрерывного учета фактического уровня запаса, т.е. условием применения данной системы, служит использование технологии автоматической идентификации штриховых кодов. [12, с.97]

Выбор систем контроля состояния запасов является действенным механизмом повышения эффективности функционирования логистической системы. [5, с.65]

Анализ в управлении товарными запасами ABC

Для построения эффективных систем контроля над движением товарно-материальных запасов на предприятиях часто используют систему АВС.

Система контроля над запасами ABC — это система объемно-стоимостного анализа, позволяющего разделить все виды запасов на группы в соответствии с объемами реализации и величиной получаемой прибыли.

Суть данной системы состоит в разделении всей совокупности запасов товарно-материальных ценностей на три категории исходя из их стоимости, объема и частоты расходования, отрицательных последствий их недостатка для хода операционной деятельности и финансовых результатов 
и прочее. [3, с.149]

В категорию «А» включают самые дорогостоящие виды запасов с продолжительным циклом исполнения заказа, которые требуют постоянного мониторинга в связи с серьезностью финансовых последствий, вызываемых их недостатком. Частота завоза этой категории запасов определяется, как правило, на основе модели EOQ. Количество видов конкретных товарно-материальных ценностей, входящих в категорию «А», обычно ограничено и требует еженедельного контроля. [12, с.102]

В категорию «В» включают товарно-материальные ценности, имеющие меньшую значимость в обеспечении бесперебойного операционного процесса и формировании конечных финансовых результатов. Запасы этой группы контролируются обычно один раз в месяц.

В категорию «С» включают все остальные товарно-материальные ценности с низкой стоимостью, не играющие значимой роли в формировании конечных финансовых результатов. Объем закупок таких ценностей может быть довольно большим, поэтому контроль над их движением осуществляется не чаще одного раза в квартал. [6, с.113]

Сезонные товары из группы «А» могут мигрировать и в группу «В» и в группу «С», ложась серьезным грузом в товарные остатки компании, а непродуманное сокращение группы «С» может привести к сокращению ассортимента и как следствие снижению оборота, в тоже время; оставшиеся товары распределятся снова по тому же принципу. Для принятия решения об оптимизации ассортимента организации и структуры товарных запасов наиболее прогрессивные руководители используют сочетание АВС - анализа и XYZ — анализа.

Анализ в управлении товарными запасами XYZ

Анализ ABC позволяет дифференцировать ассортимент (номенклатуру ресурсов, а применительно к торговле — ассортимент товаров) по степени вклада в намеченный ре­зультат. Принцип дифференциации ассортимента в процес­се анализа XYZ иной — здесь весь ассортимент (ресурсы) делят на три группы в зависимости от степени равномерно­сти спроса и точности прогнозирования. [6, с.125]

В категорию «Х» включают товары со стабильными продажами.

Для группы «Y» допускаются более значительные отклонения.

В категории «Z» оказываются товары, продажи которых точно прогнозировать невозможно, слишком велики колебания.

Для распределения товаров по категориям применяется достаточно простой статистический аппарат. При сравнении данных используется формула расчета коэффициента вариации, который показывает степень отклонения данных от среднего значения. Номенклатурные позиции (stock keeping unit – SKU) со значением коэффициента вариации от 0 до 10% попадают в категорию X, от 10 до 25% – в категорию Y, остальные – в категорию Z. Хотя это примерное распределение, поскольку стандартные рекомендации здесь отсутствуют. [8, с.247]

Признаком, на основе которого конкретную позицию ассортимента относят к группе X, Y или Z, является коэф­фициент вариации спроса (v) по этой позиции.

Формула для расчета коэффициента вариации:

где,

x_i - значение параметра по оцениваемому объекту за i-й период;

-  среднее значение параметра по оцениваемому объекту;

n - число периодов.

Значение квадратного корня есть не что иное, как стандартное отклонение вариационного ряда. Чем больше этот показатель, тем сильнее анализируемый параметр отклоняется от среднеарифметического значения.

XYZ – анализ в предприятии рекомендуется проводить не реже, чем раз в квартал, причем можно придерживать не строго календарного квартала, а например, проводить сезонные аналитические срезы. [6, с.126]

Группировка результатов АВС - анализа и XYZ-анализа позволяет получить матричную проекцию анализа номенклатурных позиций или другого объекта анализа по уровню значимости объектов для предприятия и устойчивости спроса на них.

В случае применения XYZ-анализа в сочетании с АВС - анализом весь ассортиментный ряд делится на девять категорий товаров. Они представлены в виде матрицы в таблице 1.1. [9, с.30]

Таблица 1.1

Матрица интегрированного АВС - и XYZ-анализа

Разумеется, при этом построение матрицы не разделит товары на «плохие» и «хорошие», не выявит товары, подлежащие немедленному выводу из списка продаваемых, так как всегда необходим дополнительный анализ. Без изучения маркетингового значения товара, без учета политики взаимоотношений с поставщиком принимать решение о выводе товара нельзя. И все-таки польза от интегрированного анализа несомненна. Он служит основой управления запасами, позволяет определить «точку заказа». Матрица интегрированного анализа применима даже для решения вопроса о распределении административных ресурсов. Категория АХ должна обслуживаться самыми опытными и квалифицированными сотрудниками, а группу товаров, попавших в «клетку» СZ, можно доверить новичкам. Им будет несложно работать с категорией, где заказы происходят реже, допуски по отклонениям выше и жестко лимитируется лишь сумма, расходуемая на данную товарную позицию за определенный период. [8, с.252]

Матрица позволяет проранжировать материальные потоки логической системы по их значимости и прогнозируемости их интенсивности. Результаты комбинированного анализа чрезвычайно важны для логистического менеджмента и руководства предприятия при обосновании разнообразных управленческих решений. [9, с.32]

Модели управления оптимальным объемом запасов

Для всех предприятий равноценно плохо испытывать как избыток, так и недостаток производственных запасов.

При оптимизации моделей управления запасами одним из наиболее простых и наглядных инструментов является формула Харриса – Уилсона. Ее называют формулой экономичного размера заказа, её мы рассмотрели выше — EOQ. Данная модель позволяет оптимизировать размер партии заказа таким образом, чтобы совокупная сумма затрат была минимальной. [4, с.8]

Аналитическая формула для расчета оптимального размера партии заказа EOQ Харриса-Улсона имеет вид:

где,

F - стоимость оформления партии заказа;

S - годовая потребность предприятия в рассматриваемом товаре;

С - стоимость хранения единицы запаса в год. [12, с.100]

Точкой возобновления заказа RP (Reorder Point) называется такое количество запаса на складе, при котором необходимо делать очередной заказ.

Важно определить момент, когда предприятие должно заказывать новую партию товара.

Величина RP зависит от интенсивности расходования данного вида запаса, времени, требуемого для изготовления и доставки партии заказа, и величины страхового резерва RQ, определенного на предприятии для данного вида продукции: [10, с.238]

где,

DQ - ежедневный расход запасов;

Т - время изготовления и доставки партии заказа (в днях).

В практической деятельности специалистам, работающим в области управления запасами, приходится сталкиваться с ситуациями, которые обусловливают неопределенность ряда параметров модели. К ним могут относиться, например, такие параметры как величина спроса, значение себестоимости единицы продукции, значения цены реализации продукции и многие другие. Неопределенность конкретных параметров для модели управления запасами может быть вызвана также различными логистическими факторами (к ним относятся несоблюдение или срыв сроков поставок, возможность потери товара, выход из строя оборудования и т.п.). При этом нельзя не учитывать также особенности самого товара (ограниченный срок годности, естественная убыль и т.д.). [4, с.9]

Японский подход к управлению запасами — это концепция производства «точно во время». Материалы, детали и изделия поступают точно к тому моменту, когда они нужны. Хотя методы управления материально-техническими запасами, применяемые в Японии, несколько отличаются от метода планирования материальных потребностей, преследуемые при этом цели в основном остаются такими же.