Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Методы моделирования коммуникативного пространства).pdf

Качество восходящих коммуникаций сильно влияет па производительность компании. Приведем реальный пример из практики. Один инженер изобрел новый метод раскроя листового металла для крыльев самолета и сообщил об этом непосредственному начальнику. Если бы он ворвался в кабинет вице-президента с требованием внедрить новый метод, реакция наверняка была бы негативной. Но менеджер решил внедрить изобретение и сообщил о нем на более высокий уровень руководства, поскольку для таких перемен необходимо одобрение директора завода. Иными словами, идея, возникшая на низшем уровне, должна была подняться на самый верх, последовательно пройдя через все уровни менеджмента. Вот пример коммуникаций, нацеленных на повышение конкурентоспособности организации путем повышения ее производительности.

Конечно, на любом уровне могло быть принято решение не внедрять новую идею. И если предположить, что идея была действительно хорошей, то сообщение инженеру об этом решении стало бы для него сигналом о том, что организация не хочет, чтобы он мыслил, как новатор, и в будущем выдвигал новые предложения. В результате организация могла бы упустить большие возможности. А описанная в примере конкретная идея за пять лет позволила компании сэкономить в 13,5 млн. долл.

Восходящие коммуникации выполняют также функцию снабжения менеджеров информацией о происходящем на более низких уровнях. Благодаря им менеджеры узнают о текущих и потенциальных проблемах и предлагают корректировочные меры. В последнее время менеджеры используют новую форму восходящих коммуникаций — рабочие группы, регулярно собирающиеся раз в неделю для обсуждения и решения производственных и сервисных проблем. Восходящие коммуникации, как правило, осуществляются в форме отчетов, предложений и пояснительных записок^[13].

2) Коммуникации между отделами (подразделениями)

Кроме вертикальных, организациям нужны горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества подразделений, для координации задач и действий которых необходимы коммуникации. Чтобы добиться движения организации в желательном направлении, менеджеры должны обеспечить совместную деятельность всех ее частей.

Например, в какой-либо бизнес-школе представители разных подразделений периодически общаются, обсуждая учебные программы, требования к выпускникам, сотрудничество в сфере исследований и консультаций и услуги для местного сообщества. В больницах персонал разных уровней и подразделений должен обмениваться информацией с целью распределения ресурсов, координации деятельности рабочих групп, контроля над затратами и т.д. В розничной торговле региональные менеджеры по сбыту, как правило, периодически встречаются для обсуждения проблем координации стратегий сбыта и для обмена информацией о продуктах. Горизонтальные коммуникации часто связаны с использованием специальных комитетов или рабочих групп.

Горизонтальные коммуникации полезны еще и тем, что они стимулируют формирование взаимоотношений на одном и том же организационном уровне, которые являются важным элементом удовлетворенности людей своей работой^[14].

3) Коммуникации между менеджером и подчиненными

Возможно, самым явным элементом коммуникаций в организации является общение между менеджерами и их подчиненными. Хотя они относятся к вертикальным коммуникациям, о которых уже было сказано, рассмотрим их отдельно, поскольку они составляют львиную долю управленческих коммуникаций (как показали исследования, две трети).

Форм таких коммуникаций существует очень много: разъяснение задачи, объяснение приоритетов и ожиданий; привлечение работника к решению задач отдела; обсуждение проблем эффективности; совершенствование и развитие подчиненных; сбор информации о потенциальных или реальных проблемах; оповещение людей о предстоящих изменениях, ознакомление с идеями подчиненных и т.д.

4) Коммуникации между менеджером и рабочей группой

Кроме коммуникаций между менеджером и подчиненным, в организации существуют также коммуникации между менеджером и его рабочей группой, нацеленные на повышение ее эффективности. Поскольку в этом процессе участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поделиться мыслями о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как работать сообща, о предстоящих изменениях и их возможных последствиях для данной группы и других подразделений, о проблемах и достижениях и о новаторских идеях^[15].

Кроме того, иногда рабочая группа собирается для обсуждения разных проблем и вопросов без участия менеджера. Как уже говорилось, такие взаимоотношения коллег одного уровня способствуют повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

Неформальные коммуникации

Как уже было сказано, организации состоят из формальных и неформальных элементов. Канал неформальных коммуникаций называют каналом слухов (grapevine дословно переводится как «виноградная лоза»). Известный исследователь К. Дэвис установил, что этот термин возник еще во время Гражданской войны вСША. Провода телеграфной связи, протянутые от дерева к дереву, широко использовались армиями Севера и Юга и напоминали виноградную лозу. Сообщения, переданные по таким временным телеграфным линиям, часто доходили до адресата в искаженном виде.

Слухи «витают вокруг автоматов с водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где собираются люди». По неформальным каналам информация распространяется намного быстрее, чем по формальным, поэтому менеджеры часто используют их для распространения тех или иных «конфиденциальных» сведений, сопровождая их словами «только между нами».

Информация, распространяемая в виде слухов, всегда считалась неточной. Однако исследования показывают, что слухи чаще оказываются точными, чем неточными. Согласно исследованию Дэвиса, если речь идет о сведениях об организации, не подлежащих обсуждению, 80-99% слухов бывают точными; но если говорить об информации личного характера или о в высшей степени эмоциональных сведениях, уровень точности и достоверности будет намного ниже. Дэвис утверждает: «Люди склонны считать слухи неточными потому, что ошибки в них носят более драматичный характер и, следовательно, более прочно запоминаются, чем то, что, в общем-то, изо дня в день они были вполне точными». Кроме того, независимо от их точности «все свидетельствует об огромном влиянии слухов, как позитивном, так и негативном»^[16].

Ниже пересилены некоторые типы информации, передаваемой в организации по неформальным каналам:

1) Предстоящие сокращения объему производства

2) Новая политика штрафов за опоздания

3) Изменения организационной структуры

4) Предстоящие переводы и повышения

5) Подробное изложение спора двух менеджеров на последнем собрании по проблемам сбыта

6) Кто с кем встречается после работы

1.3 Методы моделирования коммуникативного процесса

Коммуникативное пространство четырёхмерно, как и пространство материальное. Для того чтобы определить, на каком уровне пространства протекает коммуникация, необходимо определить два параметра - коммуникативную дистанцию (параметр протяженности пространства) и плотность коммуникации (параметр "проницаемости" пространства).

Как и любой другой процесс, который происходит в мире, процесс осуществления коммуникации можно смоделировать^[17]. Для того, чтобы построить модель коммуникативного процесса, необходимо использовать дихотомический принцип, который заключается в делении пополам.

На основании этого, можно прийти к выводу о том, что коммуникативная дистанция в данном случае будет принимать следующие значения: близкое и далекое.

С точки зрения проницаемости пространства для полноценного информационного обмена можно различать коммуникацию, с одной стороны, глубокую и, с другой стороны, поверхностную.

Близкая дистанция при моделировании коммуникативного процесса состоит в том, чтобы обеспечить общению условия протекания при тесном взаимодействии. Когда социологические типы взаимодействуют на различной дистанции, то он поневоле разделены расстоянием, различными показателями развития, которые включают в себя социальные и культурные показатели развития. Такая дистанция возникает в таких группах людей, численность который превышает 8 человек^[18].

Глубокая дистанция возникает тогда, когда осуществляется значительный плотный обмен информацией. При глубокой дистанции в коммуникативный процесс со стороны социологических типов включаются практически все ресурсы, которые имеются у него в распоряжении. Возникает тесное переплетение "силовых линий" информационных полей, что свидетельствует о высокой доверительности контакта.

Поверхностная коммуникация происходит при неполном вовлечении в обмен наличных информационных ресурсов. Плотность информационного потока оказывается гораздо меньше по сравнению с первым случаем. Степень доверительности также невелика^[19].

Информационный обмен принимает дискретные значения, являясь показателем нахождения объекта на одном из уровней коммуникативного пространства. Всего таких положений получается 4.

1. Первый уровень взаимодействия в коммуникативном пространстве: дистанция близкая, но коммуникация поверхностная. Носит название физический, так как характерен для плотного, материально-опосредованного соприкосновения физических субстратов (носителей) информационных систем. На этом уровне удовлетворяются природные потребности человека - в еде, жилье, продолжении рода, производстве и потреблении материальных продуктов.

2. Второй уровень взаимодействия в коммуникативном пространстве: дистанция близкая, а коммуникация глубокая. Данный уровень также носит название психологического уровня, так как в результате информационного обмена осуществляется передача личной информации, которая передается от души. Психологический уровень предполагает самые доверительные отношения, поскольку на этом уровне человек удовлетворяет свои интимно-эмоциональные потребности - в любви, дружбе, семье, сопереживании и т.п.

3. Третий уровень взаимодействия в коммуникативном пространстве: дистанция далекая, коммуникация поверхностная^[20]. Называется социальным, так как регулируется общественными нормами, традициями и ритуалами, законодательством, государственными институтами и т.д. Этот уровень коммуникации подчиняет интересы индивида интересам социума, поэтому носит наиболее формальный характер^[21].

4. Четвертый уровень взаимодействия в коммуникативном пространстве: дистанция далекая, но коммуникация глубокая. Данный уровень интеллектуальный, так как доносит до собеседника глубокий уровень коммуникации. Глубокая коммуникация возможна лишь в том случае, когда поток информации передается собеседнику глубоким образом.

Интенсивно работает при этом память и воображение человека. Только на этом уровне можно обращаться к глубинам своего подсознания и добывать сведения, накопленные многими поколениями людей.

Таким образом, в завершении раздела можно прийти к следующим выводам:

- как и любой другой процесс, коммуникативный процесс также требует моделирования. Моделирование коммуникативного процесса осуществляется при помощи дихотомического принципа, а значит метода деления пополам.

- в процессе моделирования коммуникативного пространства исследуют коммуникативную дистанцию и плотность коммуникации.

- в зависимости от информационного обмена различают четыре уровня коммуникативного пространства, каждый из которых имеет свои особенности.

Выводы по главе 1.

В первой главе раскрыта теоретическая сущность и роль коммуникаций в организации.

- было рассмотрено понятие коммуникации, которое включает в себя способы передачи информации внутри общества или группы.

- коммуникация – это условие формирования общества и человеческой цивилизации, так как без коммуникации невозможно осуществить передачу информации. Поэтому без коммуникации было бы невозможным осуществить развитие общества в целом и каждой личности, каждого человека, в частности.

- коммуникации делятся на внешние и внутренние коммуникации.

- коммуникации реализуются посредством вербальных и невербальных средств общения.

- большое значение в современной коммуникации имеет тип личности. Именно от него во многом зависит то, как эффективно будут осуществляться коммуникации от данного индивида в обществе с другими индивидами.

- были рассмотрены формы коммуникации. Можно выделить устную форму коммуникации, печатную форму коммуникации, аудиовизуальную форму коммуникации.

- различаю монолог, диалог и полилог. Монолог – это речь от первого лица, диалог – это речь двоих собеседников, полилог – это речь нескольких собеседников.

- формы коммуникаций реализуются через коммуникативный процесс. Реализация коммуникативного процесса состоит в том, чтобы передать информацию от одного лица к другому.

- как и любой другой процесс, коммуникативный процесс также требует моделирования. Моделирование коммуникативного процесса осуществляется при помощи дихотомического принципа, а значит метода деления пополам.

- в процессе моделирования коммуникативного пространства исследуют коммуникативную дистанцию и плотность коммуникации.