Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Методы моделирования коммуникативного пространства).pdf

Даже в наше время внутриорганизационными коммуникациями нередко пренебрегают. Это происходит по разным причинам, среди которых – нехватка времени у руководителей (давящие сроки, важные проекты, встречи и т.д.), общая перегруженность информацией делового характера, а также многолетняя традиция однонаправленных связей сверху вниз. Факторы, которые снижают эффективность коммуникаций, называются коммуникационными барьерами^[22].

Они возникают как при формальных, так и при неформальных коммуникациях; по своей природе практически не отличаются друг от друга и могут быть методологически объединены. Коммуникационные барьеры мешают либо передавать сведения по информационному каналу, либо препятствуют адекватному пониманию получателем отправленной ему информации, согласно смысловому содержанию, вложенному в нее отправителем.

В результате получается безуспешная коммуникация и происходит напрасная трата коммуникационных ресурсов. Под влиянием факторов коммуникационного барьера коммуникация замедляется, информация искажается, снижается результативность общения, разрывается обратная связь контрагентов. Различают коммуникационные барьеры микро- и макроуровня (микробарьеры и макробарьеры).

Микробарьеры мешают успешной коммуникации в конкретных, узких областях профессионального общения.

Коммуникационные макробарьеры создают преграды для установления успешной коммуникации в целом.

Несмотря на разнообразие причин, можно попытаться представить себе внутреннюю структуру коммуникационных барьеров как факторную связь нескольких первопричин. Барьеры можно разделить на преграды, которые зависят от инициатора коммуникации, источника управленческой информации и преграды, которые зависят от получателя управленческой информации, коммуникационного контрагента^[23].

Рассмотрим такой коммуникативный барьер, как информационные перегрузки. Он стал очень распространенным именно в наше время. Барьеры на путях обмена информацией также могут являться следствием перегрузки каналов коммуникаций. Очевидно, что руководитель, увлечённый переработкой поступающей информации и необходимостью постоянно поддерживать информационный обмен, будет не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Ему придется отсеивать менее важную информацию и оставлять лишь ту, которая покажется ему наиболее важной; то же самое относится и к процессу обмена информацией. К сожалению, понимание руководителем важности информации может розниться с пониманием таковой остальными работниками организации.

Таким образом, в заключении раздела можно прийти к следующим выводам:

- на пути современных коммуникаций нередко лежат коммуникативные барьеры. Их необходимо всячески преодолевать, чтобы коммуникация была наиболее эффективной.

- недостаток большого коллектива состоит в том, что руководство часто удалено от своих сотрудников. Это приводит к тому, что авторитет данного руководства находится на достаточно низком уровне.

- в связи с этим возрастает роль и авторитет руководителей среднего звена. Задача данных руководителей состоит в том, чтобы донести до сотрудников информацию о реализуемой в руководстве предприятия стратегии.

2.2 Анализ коммуникативного процесса в организации ООО КИБАДМИН

Коммуникационный процесс в анализируемой организации ООО КИБАДМИН представляет собой движение различных сообщений, которые несут в себе определенный уровень информации. Данная информация передается по различным каналам коммуникации, которые называются коммуникационными потоками. Именно коммуникационные потоки и формируют коммуникационный процесс анализируемой нами организации. Цель осуществления коммуникационного потока состоит в том, чтобы донести до различных структурных подразделений предприятия различную информацию.

Рассмотрим основной коммуникационный поток, который присутствует в анализируемой организации ООО КИБАДМИН. Речь идет о внешнем вертикальном коммуникационном потоке. Внешний коммуникационный поток характеризуется движением информационных сообщений со стороны руководителя в сторону подчиненного. Также внешний коммуникационный поток также характеризуется и обратной связью, то есть передачей информационных сообщений от подчиненных к руководителям.

Представим внутренние вертикальные коммуникации, которые осуществляются в анализируемом предприятии ООО КИБАДМИН в виде рисунка.

Руководитель ООО ЛАЗЕР

Начальник отдела продаж

Начальник отдела снабжения

Товаровед

Менеджер по персоналу

Главный бухгалтер

Рисунок 1 – Анализ и структура внутренних вертикальных коммуникаций на предприятии ООО КИБАДМИН от руководителя к подчиненному

В результате осуществления данного коммуникационного потока были сформированы и посланы следующие информационные сообщения. Например, одно из сообщений состоит в том, что руководителем организации ООО КИБАДМИН был издан приказ, который несет в себе определенную информацию.

«Приказ по организации ООО КИБАДМИН от 15.03.2016 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1) Обязать всех специалистов разработать и в течение месяца представить на утверждение генеральному директору должностные инструкции всех своих подчиненных.

2) После утверждения должностных инструкций специалистам дать недельный срок для ознакомления с ними под роспись своих подчиненных.

3) Периодически осуществлять контроль за выполнением функциональных обязанностей каждого работника.

2) Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на менеджера по персоналу.»

Следует отметить, что движение внутренних вертикальных коммуникаций может быть осуществлено также посредством передачи информации от подчиненных к руководителю

Руководитель организации

Специалист по торговле

Специалист по закупкам

товаровед

Менеджер по персоналу

Главный бухгалтер

Рисунок 2 – Анализ и структура внутренних вертикальных коммуникаций на предприятии ООО КИБАДМИН от подчиненного к руководителю

Примером такой внутренней вертикальной коммуникации может послужить служебная записка.

« Служебная записка.

Анализ работы подразделения показал, что он работает неэффективно. Бухгалтерская отчетность периодически показывает получение данным филиалом убытков. Более того, неблагоприятны и результаты проведения ежемесячных инвентаризаций. Руководством организации было принято решение закрыть данный филиал, а торговые площади сдать в аренду. Юрист консультант подготовил договор о сдаче в аренду с другой организацией с 05.12.2015. Но отдел по персоналу не поставил об этом в известность.

05.12.2015 года владелец арендованного помещения начал использовать арендуемую площадь в своих целях, а работники, которые ранее работали в данном филиале остались фактически без рабочего места.

Чтобы сократить их единицы и уволить согласно действующему законодательству, служба по персоналу должна была предупредить их за два месяца, то есть 05.10.2015 года.

Подобная халатность со стороны юриста привела к тому, что сотрудники филиала обратились в Инспекцию по труду о нарушении действующего трудового законодательства.

На основании вышеизложенного и в целях предотвращения обращения работников филиала в судебную инстанцию, предлагаю перезаключить договор с арендатором на два месяца позже, то есть с 05.02.2016 года.»

Таким образом, в заключении данного раздела можно прийти к следующим выводам:

- коммуникационный процесс в анализируемой организации ООО КИБАДМИН представляет собой движение различных сообщений, которые несут в себе определенный уровень информации. Данная информация передается по различным каналам коммуникации, которые называются коммуникационными потоками.

- коммуникационные потоки формируют процесс коммуникаций на предприятии.

- на анализируемом предприятии преобладает внешний вертикальный коммуникационный поток.

2.3 Совершенствование коммуникативного процесса в организации ООО КИБАДМИН

Предложим анализируемой организации ООО КИБАДМИН совершенно новый и современный способ совершенствования коммуникационного процесса при помощи программного обеспечения.

Microsoft Lync — это единая коммуникационная платформа корпоративного класса. Установив Lync на мобильные устройства под управлением Windows 8 или других операционных систем, организация ООО КИБАДМИН получит возможность поддерживать связь с другими пользователями, не отрываясь от своих повседневных задач. Благодаря Lync организация получит единый клиент для уведомления о присутствии, обмена мгновенными сообщениями, голосовой и видеосвязи, а также проведения собраний. Являясь пользователем Lync, организация может связываться с любым другим пользователем через Skype, а значит, полноценно общаться с миллионами людей по всему миру и неограниченно вести коммуникационный процесс.

Данное программное обеспечение можно установить во всех филиалах данной организации, тем самым обеспечить совершенно новый уровень обеспечения коммуникаций и коммуникативного процесса на данном предприятии.

Рассмотрим, каким образом функционирует данное программное обеспечение.

Руководитель предприятия ООО КИБАДМИН за несколько дней, обычно за 5-7 дней, назначает дату и время проведения видеоконференции. Данная информация автоматическим образом в рамках данного программного обеспечения отправляется всем участникам видеоконференции.

В день проведения собрания участники запланированного собрания и видеоконференции должны под собственным паролем войти в систему Lync, подключить звуковое и видео устройство для обеспечения передачи информации и осуществления коммуникационного процесса.

В системе Lync при проведении собраний и видеоконференций существует определенный уровень иерархии в отношении организатора собрания и видеоконференции.

Если специалист, который был приглашен к участию в данном коммуникационном процессе, вошел в систему Lync раньше запланированного времени и раньше организатора коммуникационного процесса, то у него на экране появляется диалоговое окно «Вы находитесь в зале ожидания, усаживайтесь поудобнее и ждите, когда Вас вызовут».

Когда организатор собрания входит в систему Lync, он проверяет, все ли присутствуют на месте. После решения организационных вопросов начинается собрание и видеоконференция по установленной повестке дня.

По обсуждаемому вопросу повестки дня в ходе проведения собрания и видеоконференции определяются направления решений выявленных проблем и ответственных лиц. Каждое установленное ответственно лицо, получив задачу со сроками исполнения, обязано исполнить ее в установленные сроки. В случае несвоевременного или некачественного исполнения задачи к данному специалисту по решению руководителя могут приниматься меры дисциплинарного и материального воздействия.

Таким образом, в заключении раздела можно сделать следующие выводы:

- предприятию ООО КИБАДМИН было предложено мероприятие по совершенствованию коммуникативного процесса посредством внедрения программного обеспечения MICROSOFT LYNK, который позволит сделать коммуникации более эффективными.

Выводы по главе 2.

Во второй главе был проведен анализ коммуникаций в организации ООО КИБАДМИН.