Файл: Разработка регламента выполнения процесса..pdf

На рис.2 уточняется контекстная диаграмма: рассмотрен разработки и размещения рекламы.

Рис.2. Разработка и размещение рекламы

В рекламном агентстве процесс начинается с прихода заказчика и приема заказа на рекламную компанию. Затем работники агентства изучают материалы, предоставленные заказчиком и разрабатывают рекламную компанию.

Затем реклама размещается в СМИ.

Как видно, BPwin позволяет детально представить тот или иной бизнес процесс во всех его подробностях.

Проведем декомпозицию диаграммы на рис. 2 – выполним декомпозицию процесса, описываемого функциональным блоком «Разработать рекламу» (рис.3). Данный процесс включает в себя такие аспекты процесса, как разработка и утверждение концепции и разработку и утверждение рекламной компании (как показано на диаграмме, рис.3).

Рис.3. Разработка рекламы

Сначала пишутся тексты и рекламные лозунги, затем по ним разрабатываются иллюстрации и видеоролики (если требуется), затем все объединяется в единый проект.

Рис.4. Сформировать отчеты

Глава 2. Улучшение бизнес-процессов

2.1.  Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения о выполнении работ и выявить ответственных.

Процесс продаж рекламных площадей связан с большим документооборотом, необходимостью ведения и учета десятков, а порой и сотен документов, договоров, актов, счетов, клиентов, фотографий, нарядов на работу. В большинстве своем это разрозненные документы, создаваемые и хранимые разными людьми, в разных местах и форматах.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Возможность потери важных документов (заявки, акты о выполнении работ, наряды)
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившего и отпущенного товара, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

И возможность потратить рабочее время на важные процессы, которые требуют профессиональных и специализированных навыков (например, более тщательная разработка акции, поиск нестандартных подходов и решений), а не механическую работу, окажет очень серьезное положительное влияние на лояльность сотрудников. 

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

Модель процессов TO-BE («как должно быть») создается на основе результатов анализа модели процессов AS-IS («как есть»). Модель TO-BE («как должно быть») описывает будущее состояние процессов, с учётом пожеланий Заказчика, а также анализа и оптимизации существующих процессов.

Определение требуемых изменений процессов осуществляется на основании анализа полученной модели AS-IS («как есть») и требований Заказчика к целевому состоянию исследуемых бизнес-процессов.

В рамках описания процессов TO-BE («как должно быть») выделяются все процессы исследуемой области деятельности, определяются участники, ответственные за результат, наделенные необходимыми полномочиями и правами и их взаимодействие между собой.

Модель TO-BE нужна для оценки последствий внедрения КИС и анализа альтернативных, в том числе лучших, путей выполнения работы и документирования того, как предприятие будет функционировать в будущем. Как правило, строится несколько моделей TO-BE, из которых по какому-либо критерию выбирается наилучшая. Например, каждая из моделей TO-BE может соответствовать определенной информационной системе.

 Модель TO-BE ’ — это не модель деятельности предприятия, а модель мероприятий по переводу предприятия на новую технологию работы, то есть по внедрению КИС. Используя данную модель, можно с помощью стоимостного анализа оценить объем средств, необходимых для приобретения/разработки и внедрения информационной системы. Такие модели можно построить для перехода на различные модели TO-BE, то есть для внедрения различных КИС (как готовых, так и созданных на заказ) и выбрать оптимальный вариант.

В результате Заказчик получает задокументированный перечень предложений по оптимизации бизнес-процессов, что дает возможность внести соответствующие изменения и оптимизировать свою деятельность, значительно сократить издержки и повысить эффективность деятельности организации.

Рис.5. Контекстная диаграмма

На рис.5 точка зрения рекламного агентства – это работник агентства.

Рассмотрим входы, выходы, контроль и механизмы, приведенные на диаграмме.

Входы:

Материалы для рекламы – содержит информацию для разработки рекламы.

заказчики – заказывают рекламу.

Входами функциональных блоков IDEF0 является информация, инициирующая выполнение действия, входные данные. Деньги, равно как и рецепт, пожелания покупателя и т.п., могут быть входом функционального блока.

Выходы:

рекламная компания.

Механизмы:

менеджер по рекламе.

руководитель.

Контроль:

закон о защите прав потребителя

устав предприятия.

В качестве механизма добавляется Информационная система

После того как контекст описан, проводится построение следующих диаграмм в иерархии. Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) одной из работ на вышестоящей диаграмме.

На рис.6 уточняется контекстная диаграмма: рассмотрен разработки и размещения рекламы.

Рис.6. Разработка и размещение рекламы

В рекламном агентстве процесс начинается с прихода заказчика и приема заказа на рекламную компанию. Затем работники агентства изучают материалы, предоставленные заказчиком и разрабатывают рекламную компанию.

Затем реклама размещается в СМИ.

Как видно, BPwin позволяет детально представить тот или иной бизнес процесс во всех его подробностях.

Проведем декомпозицию диаграммы на рис. 6 – выполним декомпозицию процесса, описываемого функциональным блоком «Разработать рекламу» (рис.7).

Данный процесс включает в себя такие аспекты процесса, как разработка и утверждение концепции и разработку и утверждение рекламной компании (как показано на диаграмме, рис.7). Данные по проектам заносятся в информационную систему.

Рис.7. Разработка рекламы

Сначала пишутся тексты и рекламные лозунги, затем по ним разрабатываются иллюстрации и видеоролики (если требуется), затем все объединяется в единый проект.