Файл: Информационная модель и её описание (Обоснование проектных решений по программному обеспечению).pdf

Введение

Целью курсового проектирования является закрепление навыков по разработке информационного и программного обеспечения экономических информационных систем, развитие умения выбирать инструментальные средства проектирования баз данных, приобретение практических навыков по созданию сопровождающей документации.

Предметной областью проекта является автоматизированное рабочее место по приему материалов и сырья для выполнения бизнес-операций.

В базе данных хранится необходимая информация товарах, составляющих ассортимент оптового склада канцтоваров, нормы запаса для каждого товара, справочник организаций –производителей товаров, справочник товарных групп.

Основные виды работ:

• осуществление приема сырья и материалов от поставщиков – ввод данных о приходе товара и заполнение приходной накладной.
• осуществление выдачи товара клиентам – ввод данных о расходе товара и заполнение расходной накладной.

Входные данные: данные о товаре в соответствии с приходной накладной.

Регламентируемые запросы к БД:

• поиск данных о заданном товаре по его номенклатурному номеру;
• выборка всех данных о товарах с сортировкой по товарным группам;
• выборка номенклатурного номера и наименования товаров, количество которых на складе меньше заданной нормы запаса;
• расчет суммарной стоимости товаров, отпущенных за текущий день;
• расчет суммарной стоимости товаров, принятых за текущий день;
• расчет суммарной стоимости товаров, отпущенных по заданной расходной накладной.

Выходные данные:

- расходная накладная;

- акт о списании;

- карточка складского учета;

- очередь на поставку товара;

- заявка на поставку товара, количество которого на складе меньше нормы.

Режим работы: БД должна работать в диалоговом режиме, иметь интерфейс, содержащий элементы, поддерживаемые ОС Windows.

Применяемые операционные системы и СУБД. При работе над курсовым проектом использовалась операционная система Microsoft Windows 10. Программа, являясь приложением MS Access, будет корректно работать под управлением любой ОС, которая позволяет запускать MS Office 2010 - 2013.

При проектировании БД должны учитываться требования к защите и целостности данных.

Целостность данных может быть нарушена при сбое оборудования, ошибке программы, ошибке пользователя, ошибке вводимых данных и т.д. В тех случаях, когда возможно нарушение целостности БД, СУБД должна проверять ряд условий, и если они нарушаются, то отменять текущую операцию и производить восстановление БД.

Для разработки БД «Сырье и материалы» была выбрана СУБД Access, которая имеет ряд возможностей по обеспечению целостности данных. Например, контроль максимального числа символов (для текстовых полей), контроль обязательности данных в поле, контроль на уникальность данных в поле и др.

1 глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

В настоящее время предприятиям приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности предприятия в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности предприятия на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика.

Автоматизация бизнес процессов современного предприятия является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня предприятие, на котором, ведется вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет — далеко не единственный пример приложения автоматизации на предприятии. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней предприятия. Исходя из этого становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно.

В данном дипломном проекте рассматривается автоматизация деятельности отдела по учету движения сырья и материалов, что, естественно, накладывает свою специфику на задачу автоматизации. Автоматизация деятельности такого предприятия представляет из себя комплекс задач, каждая из которых представляет из себя законченный проект. Среди задач автоматизации можно выделить такие как:

• бухгалтерский учета на предприятии;
• учета сырья;
• учета материалов;
• учета клиентов;

Можно привести еще целый ряд подсистем в комплексе задач автоматизации деятельности агентства недвижимости. Следует отметить, что все задачи в комплексе задач связаны между собой, а операции, происходящие на предприятии, не могут относиться к какой-либо одной задаче.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

В ходе данного проекта необходимо проанализировать систему «Организация приобретения сырья и материалов». Итогом системного анализа будет текст технического задания на проект программного продукта, который улучшит характеристики данной системы. Под программным продуктом в данном случае будем понимать совокупность баз данных, СУБД, приложений и документации их характеризующей, находящихся в непосредственной или косвенной взаимосвязи и предназначенные для поставки, передачи или продажи пользователям систем типа «Организация приобретения сырья и материалов».

В процессе приема заказа производится его прием от клиента и регистрация. Регистрационные данные сохраняются в компьютере и используются для последующего поиска.

Клиент может четко указать тип материала, который его интересует, либо же указать общие параметры и цель приобретения. Использую данные, полученные от пользователя, производится поиск в базе имеющихся материалов. Результаты поиска выводятся на экран оператора, который сообщает о них пользователю. В случае неудовлетворительного результата предлагается сделать новый заказ. В случае удовлетворительного результата поиска, оператор получает информацию о местонахождении требуемого материала, условий, на которых этот материал приобретается и другую информацию.

Затем производится оценка возможности доставки материала. Данные о результатах вносятся в компьютер. Оплата производится по наличному расчету через кассу предприятия.

После оплаты клиенту предоставляется заказанная им продукция

Все вышеизложенное можно представить в IDEF0 диаграмме, изображенной в «Приложении А».

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Для учета движения материалов применяется типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ – один экземпляр, а при ручной обработке – не более двух.

Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.

Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани), экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие – качество (сертификаты, удостоверения и т.п.). При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер.

Различают документы однострочные, выписанные на отдельную номенклатурную позицию материалов, и многострочные – на несколько номенклатурных позиций материалов одновременно.

В условиях ручной обработки рекомендуется применять однострочные документы, при автоматизации – многострочные. Приходные ордера необходимы для количественно-суммового учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или из переработки.

Для сокращения количества первичных документов разрешается и бездокументное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требованиях) проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную:

- покупателю – для оприходования материалов вместо приходного ордера;

- поставщику – для списания ценностей;

- для начисления заработной платы водителям автотранспорта;

- для предъявления в банк на оплату.

Акт о приемке материалов применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый – передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй – поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Приходные документы составляются в день поступления материалов. Приходные ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение.

Кроме перечисленных документов, составляются накладные при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу – для их оприходования.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.

Лимитно-заборная карта выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один – цеху, другой – складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя – в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.