Файл: Информационная модель и её описание (Обоснование проектных решений по программному обеспечению).pdf

• Клиент, лицо желающее приобрести материалы;
• Отдел, лицо получающее заказ;
• Документ, регламентирующий отношения между клиентом и отделом.

Накопителями данных являются:

• информация об объектах;
• информация о возможности работы с объектом;

Информационная система разбита на четыре логические подсистемы:

• система формирования и редактирования исходных данных;
• система запросов;
• система формирование отчетов;
• система анализа данных.

На основе проведения анализа предметной области, концептуальной модели, информационных потоков предприятия можно построить схему потоков данных, где определены основные потоки:

1,4,5 – формирование справочника клиент;

4,2,6 – формирование справочника операции;

3,4,7 – формирование справочника сотрудник;

4,11,9 – формирование данных о материалах

Рисунок 3

2.7 Описание программных модулей

Microsoft Office Access 2007 предоставляет эффективный набор средств, которые позволяют быстро организовать учет данных, отчетность и совместный доступ к данным. Не обладая специализированными знаниями баз данных, пользователи могут быстро создавать удобные приложения учета данных посредством настройки одного из нескольких готовых шаблонов, преобразования существующих баз данных или создания новой базы данных. С помощью Office Access 2007 можно легко адаптировать приложения базы данных и отчеты к меняющимся потребностям бизнеса. Расширенная поддержка компонента «Microsoft Windows SharePoint Services 3.0» в Office Access 2007 обеспечивает совместное использование, проверку и резервное копирование данных, а также управление ими.

Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

Особенности MS Access, отличающиеся от представления об «идеальной» реляционной СУБД.

Создание многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте – там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15–20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть[2].

В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.

Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA [4].

Access обладает широкими возможностями по импорту / экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.

Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API ит. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access.

Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.

Получается что Access, обладая всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.

Для учета поступления материалов реализуются следующие операции: ввод документов, регистрация документов в базе, регистрация.

Программа состоит из следующих основных модулей.

Основная процедура – конфигурация среды окружения, формирование основного экрана программы, создание системы главного меню и соответствующих подменю, активизация меню.

Процедура обработки главного меню – запуск соответствующей процедуры.

Процедура ввода данных - обеспечение ввода информации с первичных документов в базу данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора из списка.

Процедуры формирования отчетов – обеспечение выдачи установленных форм документов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы.

Вспомогательные процедуры и функции – реализация запросов, сообщений, формирование списков выбора, а также контроль за вводимыми данными.

Все модули в программе связаны между собой по данным, которые анализируются на входе и вырабатываются на выходе. Данные в модули поступают через диалог с пользователем, параметры и документы информационной базы. Передача данных от одного модуля к другому осуществляется только через хранимые документы.

Для ведения информационной базы могут быть выполнены операции просмотра и печати документов, их редактирование, ведение нормативно-справочных документов, а также создание архивов и восстановление документов БД. Операции осуществляются путем выбора соответствующих пунктов в главном и подчиненных меню.

Данные через диалог могут быть получены прямым и косвенным способом. Прямой способ реализуется путем их ввода напрямую в корзину заказа или по запросу «повторить заказ». Косвенный способ – путем меню или логических (альтернативных) запросов – «да», «нет».

При косвенном способе данные, поступающие в модуль, заранее предусмотрены алгоритмом, но внешне выглядят в учете известными фразами (технологическими операциями, названиями выходных форм и т.п.).

Параметры (входные документы) – входные данные, полученные в виде конкретных значений, переданных в оперативной памяти смежным модулям (функциям).

Администратор БД отвечает за добавление новой информации, такой как информация о материалах, информация о поставщиках, информация о клиентах, новости.

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Запуск программы осуществляется с помощью исполняемым файлом Отдел имущества.mdb

При запуске открывается главная кнопочная форма «Главная форма» (рис.4)

Рисунок 4 – Кнопочная форма

Перейдя по кнопке главной формы можно выбрать требуемый раздел.

Рисунок 5 – Форма выбора необходимого раздела

Выбрав раздел можно перейти непосредственно к вводу данных либо к формированию отчета.

Рисунок 6 – форма ввода данных

Заполнив форму можно вернуться назад к выбору раздела с помощью кнопки «Назад»

Рисунок 7 – возврат к выбору раздела

С помощью данной программы можно формировать отчеты и графики

Рисунок 8 – Отчет по клиентам

Программа разработана в среде MS Access. Это среда для визуальной реализации приложений для работы с базами данных. Среда MS Access работает под операционной системой семейства Windows.

Установка и запуск программы

Установка программы производится путем копирования на жесткий диск каталога Учет материалов, где хранится проект.

Запуск программы производится исполняемым файлом Материалы1.mdb.

Описание информационного обеспечения

Подход, основанный на использовании баз данных, предполагает осуществление сбора, хранения и обработки большого количества данных.

Базу данных можно определить как совокупность взаимосвязанных и хранящихся вместе данных, при наличии минимальной избыточности, для их оптимального использования. Данные запоминаются так, чтобы они были независимы от использующих их программ. Для добавления новых или модификации существующих данных, а также для поиска данных в базе данных применяется общий управляемый способ. Данные структурируются таким образом, чтобы была обеспечена возможность дальнейшего наращивания приложений. Говорят, что система содержит совокупность баз данных, если они структурно полностью самостоятельны.

Разработка баз данных должна удовлетворять следующим требованиям:

- адекватность базы данных предметной области;

- эффективность и надежность функционирования;

- независимость данных;

- минимальная избыточность данных;

- простота и удобство эксплуатации;

- целостность и согласованность данных.

Рисунок 9 – конструирование таблиц базы данных

Автоматизирования информационная система «Поступление материалов» предусматривает формирование отчета за любой промежуток времени об операциях с материалами. Сформированные отчеты можно просмотреть, отредактировать, сохранить и вывести на печать.

Заключение

В соответствии с заданием была разработана база данных «Покупка сырья и материалов» для кладовщика, которая позволяет автоматизировать обработку информации о материалах – ввод данных с приходной накладной, а так же расходование материала (расходная накладная и акт о списании), а так же формирует заявку на поставку материала. БД обеспечивает поиск данных о заданном материале по его номенклатурному номеру, выборка всех данных о материалах с сортировкой по материальным группам, выборка номенклатурного номера и наименования материалов, количество которых на складе меньше заданной нормы запаса, так же существует возможность просмотра и печати отчетов.