Файл: Документирование и инвентаризация (Организация бухгалтерского учета в ООО «Фитнес Клуб ФСК»).pdf

Введение

В сегодняшних условиях финансово - хозяйственной деятельности любой компании все более значительную роль играет тщательная и критическая проверка существующей финансовой отчетности.
Собственники компаний и инвесторы заинтересованы различными аспектами корпоративного управления, и ожидают от формируемой финансовой отчетности: полноты и своевременности предоставления, убедительных доказательств наличия в компании эффективных механизмов внутреннего контроля, более глубокой достоверности существующих­ фактов.

В конце года начинается подготовка данных годовой отчетности, важной составной частью которой является инвентаризация имущества компании.

Итак, целью написания данной работы является проведение инвентаризации денежных средств, а также отражение ее результатов в учете.

Для достижения поставленной цели потребовалось решение следующих задач, определивших логику работы:

1. Дать понятие инвентаризации, рассмотреть ее виды и сущность.

2. Описать порядок проведения инвентаризации.

3. Рассмотреть порядок инвентаризации и учет ее результатов на предприятии.

Объектом исследования выступает коммерческая организация ООО «Фитнес Клуб ФСК».

Предметом исследования являются методика проведения инвентаризации и документирование.

Методологической основой работы являются учебные пособия по бухгалтерскому учету, публикации в периодической печати по теме работы.

1. Бухгалтерский учет как способ контроля над имуществом

1.1. Система управления, документооборота и учета имущества

Процесс управления недвижимым имуществом нередко является затруднительным для крупных предприятий. Этот процесс может существенно повлиять на эффективность работы предприятия, а также от него зависит правильное использование объектов имущества, что может привести к повышению или понижению производственных затрат. Корректное управление имуществом в организации является одной из важнейших функций бухгалтерского учета.

Рис. 1.1. Система управления объектами собственности

Существует система управления объектами собственности. Сама система делится на 4 блока. Первый блок это управление реестром, под собой он подразумевает дочерние зависимые общества, имущественно-технологические комплексы, земельные участки и управление недвижимостью. Вторым блоком является управление договорами, то есть закупка различных услуг, купля или продажа объектов собственности, взятие или сдача собственности в аренду, страхование объектов собственности, а так же залоговые соглашения. Третий блок – это отчетность и оценка объектов собственности. К нему относятся рыночная оценка, собственная оценка, а так же аудиторская оценка. Четвертый блок включает в себя бизнес-процессы, планирование, организация, а так же учет и контроль имущества, и носит название «Управление имуществом».

Рис. 1.2. Система функционирования документооборота и учета имущества [19, с.65]

Существует так же единая система функционирования документооборота и учета имущества. В целом, к ней относятся информационно-аналитическая система, бухгалтерия, управление материально-техническими ресурсами, система управления эксплуатацией оборудования, зданий и сооружений, система визуализации и отображения информации, геоинформационная система, управление проектами и программами, управление персоналом, а так же контролинг. Бухгалтерия в основном занимается учетом основных средств, платежами, расчетами и амортизационными отчислениями.

Управление собственностью предприятия предполагает под собой большое количество видов деятельности на предприятии. Оно включает в себя все, что связано с принятием имущества, его регистрированием, перемещением, а так же использованием, различное документальное сопровождение, возможность ведения юридических, правоустанавливающих, разрешительных и страховых документов по объектам имущества, а так же ведения технических, строительных и экономических характеристик объектов имущества, закрепление собственности за подразделениями – владельцами (владельцами процессов по управлению имуществом), учёт непрофильных активов, невостребованных ликвидов и неликвидов, учет исполнения договоров по имуществу и так далее. Важным моментом является контроль состояния объекта имущества и ведения истории смены состояний.

Одна единица имущества представляет собой какой-то один инвентарный объект. Совокупность единиц имущества, объединенных в единый технологический комплекс, называют имущественно- технологическим комплексом (ИТК). Существуют определённые базовые характеристики единицы имущества, которые определяют ее функционал. Они включают в себя номер инвентарной карточки, номер карточки единицы имущества, наименование единицы, объект ИТК - владелец карточки, юридическое лицо - владелец карточки, местоположение карточки – адрес, назначение объекта имущества, ограничение прав собственности, марка оборудования, технические характеристики, строительные характеристики, страховые характеристики. Единица имущества, являющаяся объектом недвижимости, обладает своими строительными характеристиками, такими, как параметры и материалы. Параметры подразумевают под собой строительный объем, общую площадь, высоту недвижимости, а так же площадь производственных помещений. Под материалами имеются в виду материалы, использовавшиеся для фундамента, стен, различных перекрытий, полов, кровли и наружных сооружений.

Рис. 1.3. Виды имущества и источники образования [22, с.98]

Если говорить о контроле над объектами имущества, мне кажется, одной из важнейших составляющих является документирование, то есть регистрация или юридическое оформление объекта или хозяйственной операции, с ним совершенной. Это способ первичного отражения свершившихся фактов хозяйственной жизни на состоянии объектов собственности. Так как документирование является начальной стадией регистрирования объектов, то оно должно быть максимально точным и достоверно отражать все стороны совершения факта хозяйственной жизни, должно иметь доказательную базу. Документы можно различать по формам и по показателям, в зависимости от которых регистрируются объекты. Эти показатели называются реквизитами, то есть некими самостоятельными показателями, которые отражают какой-то один аспект объекта, имеют самостоятельную смысловую нагрузку. К ним могут относится вид материала, единица измерения и так далее. Реквизиты так же делятся на качественные реквизиты, то есть неисчисляемые признаки (наименование материала и т.д.), и содержательные (размер объекта, сорт и тд). Существование большого различия между документами связано с различными видами учета и их особенностями. Для облегчения работы документирование стали объединять в различные классификации, основные из которых – это группировка документов по назначению, по объему отражаемых хозяйственных операций (порядок формирования), по способу использования и по месту составления.

Если группировать учетные документы по назначению, то они делятся на распорядительные, исполнительные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Для контроля имущества самыми важными являются исполнительные, то есть оправдательные документы. Их главная функция – подтверждении факта совершившейся сделки, то есть они представляют собой разные приходные ордера для оформления приема материалов на склад, приемо-сдаточные накладные, различные квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и т.п. Такие документы составляются в момент совершения хозяйственной операции и являются прямым основанием учетных записей.

По объему отражаемых хозяйственных операций документы могут делиться на первичные и сводные. Первичные – это документы, отражающие существование факта хозяйственной жизни сразу же после его свершения (различные накладные, приходные ордера, накладные и т.д.). Все изменения, приход различных материалов, их использование и т.д., отражается сразу же в этих первичных документах. Существуют так же сводные документы, которые объединяют информацию, содержащуюся в первичных документах, фиксируют данные сразу нескольких фактов хозяйственной жизни. Обычно составление таких документов необходимо для получения укрупненных показателей либо получения дополнительных сведений об учитываемых хозяйственных операциях и отражения их в бухгалтерском учете в соответствующих разделах. Примерами таких документов могут быть кассовые отчеты (обобщающие сведения приходных и расходных расчетов и подкрепляющих их документов), различные товарные отчеты (на основе прихода и расхода материалов) и так далее.

Рис. 1.4. Группировка учетных документов по различным критериям

По способу использования можно поделить документы на разовые и накопительные. Под разовыми подразумевается какой-то единичный факт хозяйственной жизни. К примеру, отпуск материалов со склада и тд. Такие документы оформляют однократную операцию. К накопительным относятся различные лимитные карты и так далее. Они используются для многократного оформления, отражают однородные хозяйственные операции на протяжении какого-то периода. Такое использование очень удобно и приводит к уменьшению количества документации.

Если говорить о месте составления, то документы можно поделить на внутренние и внешние. Внутренние – это документы, которые вне зависимости от их назначения составляются внутри организации. Внешние же – документы, поступающие от других организаций, то есть различные счета, выписки, исполнительные листы суда и так далее.

Существует несколько обязательных критериев, которые должны быть стопроцентно выполнены при составлении документов. Документы должны быть заполнены четко и ясно, содержать наиболее полную, достоверную информации о хозяйственной операции. За эту информацию должны отвечать назначенные ответственные должностные лица. Этот контроль необходим для более точного выполнений всех операций, а так же чтобы не допустить совершения неправильных и незаконных операций, предотвратить по возможности случаи растрат, хищений и других злоупотреблений должностными лицами.

1.2. Содержание и виды инвентаризации

Необходимой составляющей контроля за имуществом является такой процесс, как инвентаризация. То, насколько качественно будет проведена бухгалтерская отчетность, зависит во многом от инвентаризации. Она является незаменимым методом для контроля деятельности любого предприятия. С помощью нее так же можно выявить уровень честности работников предприятия и получить максимально полное и охватывающее все аспекты хозяйственной жизни представление о материалах, товарах и других ресурсах, находящихся в компании, а так же об ее полном финансовом положении. Все виды имущества, принадлежащие предприятию, должны проходить через процесс инвентаризации. Не существует таких условий, при которых какие-то объекты не подлежали бы инвентаризации. Более того, через этот процесс должно проходить не только все имущество организации, но и то, что ей не принадлежит, но числится у нее на бухгалтерском учете. К примеру, вещи, которые находятся на хранении, которые арендуются на некоторый срок или перерабатываются. Существует определенный перечень экономических проблем, которыми занимается инвентаризация. К ним относятся: выявление каких-либо товарно-материальных ценностей или какого-либо имущества, временно потерявших свою ценность или качество; нахождение неиспользуемых ранее или каких-либо сверхнормативных ценностей, которые можно использовать для производства или какого-то другого процесса в будущем; выявление правил и условий, опираясь на которые происходит хранение имущества и других средств; соотношение стоимости товарно-материальных ценностей в бухгалтерском балансе и на кассах, некая проверка реалистичности цен.

Необходимо дать определение такому понятию как инвентаризация. Это процесс сравнивания реальных данных о товарно-материальных ценностях с документированными данными бухгалтерского учета. Инвентаризация и документация являются обязательными дополнениями друг друга. Они обеспечивают максимально полное представление о финансовом состоянии компании, а так же отражают все хозяйственные явления, происходящие на предприятии, и контролируют их.

Существуют разные классификации инвентаризации. Если опираться на полноту охвата информации об объектах, то можно выделить полную и частичную инвентаризацию. Полная занимается абсолютно всеми видами средств на предприятии без исключения. Ее проводят обычно перед составлением годового ответа, 1 января. Она является очень громоздкой и существует ряд сложностей при ее проведении, поэтому некоторые виды средств могут быть инвентаризированы ранее. Частичная же занимается более точечным обследованием объектов, то есть охватывает только какой-то один вид средств (к примеру, только расчеты с подрядчиками или какие-то материалы). Обычно она проводится несколько раз на протяжении всего года, помимо полной инвентаризации. Это обеспечивает точное описание всех видов имущества и приводит к учету всех данных на протяжении года, отсутствию каких-либо хищений и потерь, приводит к усилению дисциплины на предприятии.

Если классифицировать инвентаризацию по ее характеру, то можно выделить плановую и внеплановую. В целях набольшей эффективности, плановые проводятся в заранее намеченные сроки, это приводит к повышению качества проведения инвентаризации. Внеплановые инвентаризации являются неожиданными, внезапными и проводятся по распоряжению руководителей компании или какие-либо вышестоящих органов, а так же ревизора.

Рис. 1.5. Группировка инвентаризации по различным критериям [18, с.141]

Внеплановая инвентаризация может так же проводиться, если в вышестоящие следственные и контрольные органы поступали какие-то звонки, сигналы, предположения или сведения о неточности бухгалтерского учета. Так же она всегда проводится после катастроф природного характера и после смены лиц, ответственных за товарно-материальные ценности.

К моменту проведения инвентаризации все приходные и расходные документы должны быть обработаны, все записи в аналитическом учете должны быть уже учтены. Все должно быть уже разложено по категориям, то есть различным сортам, наименованиям, размерам и так далее (все материалы, товары, сырье и тд). За это все отвечает человек (материально ответственное лицо), у которого берется документ (распоряжение) о том, что все приходные и расходные документы включены в проведенный отчет или реестр, а так же что на предприятии нет не включенного в этот отчет имущества. Особое внимание должно уделяться таким моментам, как правильность цен, количество объектов имущества, достоверность и реальность произведенных операций, наличие всех подписей и итогов, правильность всех подсчетов на начало и конец периода. Особенно важна точность заполнения документов.