Файл: Автоматизация базы данных предприятия.pdf

Введение

В Законе №78 «О библиотечном деле» означено, что одной из обязанностей библиотеки является комплектование, учет, хранение и использование библиофонда. Все данные, которые касаются его величины, а также состава фонда по тематике, видам и иным признакам, ежегодно передаются в Главный информационно-вычислительный центр Министерства культуры РФ в срок до 15 января. Ответственным за предоставление достоверной информации о библиотечном фонде является руководитель учреждения культуры. Во избежание каких-либо неурядиц во время подготовки данных для ГИВЦ стоит уделить особое внимание организации правильного учета фонда библиотеки. Такой учет представляет собой целый перечень правил и процедур, которые необходимы при осуществлении регистрации и обобщения всех сведений, касающихся таких показателей, как: величина; состав; движение; стоимость. Учет библиофонда состоит из двух частей – учета документов, поступивших в учреждение, и учета их выбывания.

Объектом и предметом исследования является процесс учета библиотечного фонда.

Цель работы - разработка информационной системы процесса учета библиотечного фонда.

Методы исследования: анализ предметной области и полученных результатов и их систематизация, анализ данных.

В процессе работы рассматриваются особенности процесса реализации взаиморасчетов, а также разрабатывается информационная система по данному процессу в системе «1С:Предприятие 8.2».

Эффективность от внедрения данного процесса определяется такими показателями как доступность, эффективность, управляемость ИТ-инфраструктурой, а также позволяет минимизировать негативное влияние ИТ-инцидентов на бизнес и увеличить качество предоставляемых ИТ-сервисов.

Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной работы для достижения основной цели:

1. - Провести анализ и описание предметной области;
2. - Создать хранилище данных;
3. - Обеспечить систему функцией контроля правильности оформления документов;
4. - Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;
5. Обеспечить максимальную безопасность данных в системе;
6. Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы пользователя;

Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации процесса учета библиотечного фонда, для информационной системы библиотеки, настроенный под требования сотрудников.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Сегодня одним из наиболее актуальных вопросов любого учреждения культуры, включая библиотеки, является поиск дополнительных источников финансирования. Поэтому для формировании привлекаются как традиционные, так  и внебюджетные финансовые источники. Основными задачами политики комплектования являются: увеличение количества источников формирования; возможности осознанного и самостоятельного выбора этих источников; использование других, отличающихся методикой от предыдущих, способов приобретения печатных и иных изданий; внесение изменений по отношению к интенсивности потока поступающей продукции, а также дополнительных финансовых источников.

Для выполнения поставленных задач в первую очередь необходимо выполнить анализ эффективности существующей структуры и востребованности предоставляемых услуг. Также немаловажное значение имеет изучение инфраструктуры данной территории и информационных запросов проживающего здесь  населения. Способы пополнения библиотечного фонда делятся на основные и вспомогательные. К основным относятся покупка и подписка, а в качестве вспомогательных выступают дар и документообмен. Инновационные функции, которые выполняют современные библиотеки выдвигают новые требования к комплектованию фонда библиотеки, в основе которых лежат следующие принципы: учет запросов  населения, а также приоритетных направлений социокультурной политики  федерального и регионального уровней для обеспечения полноты библиотечного фонда и выборочности его формирования; деятельность различных библиотек на основе кооперации.

Списание библиотечного фонда

Согласно Порядку учета библиотечного фонда списание документов может производится по разным причинам, среди которых наиболее распространенными являются: невостребованность документов пользователями; несоответствие электронных документов программному или техническому обеспечению учреждения; наличие различных дефектов; устарелость содержания изданий и так далее. Списанию не подлежат только редкостные книжные издания, имеющие особую ценность.  Как исключение в данном случае может быть только утрата таких документов, что в обязательном порядке должно отражаться в Реестре книжных памятников. Никакие другие причины списания редких коллекций не допускаются. Процедура списания изданий осуществляется в несколько этапов:

• Подготовка изданий, которые подлежат исключению
• Создание комиссии, осуществляющей списание документов;
• Ознакомление членов комиссии с изданиями, предназначенными для исключения
• Подготовка списков документов, которые предназначены для списания, и составление Акта о списании;
• Подготовка документов, подтверждающих утрату книг и документов, предназначенных для исключения из фонда библиотеки;
• Утверждение Акта о списании документов;
• Передача первого экземпляра Акта о списании в бухгалтерию;
• Регистрация Акта о списании;
• Оформление исключаемых изданий
• Внесение изменений в соответствующие учетные документы;
• Организация мероприятий по перераспределению и реализации списанных объектов;
• Доведение информации об изменении состава особо ценного движимого имущества до учредителя.

Прежде чем исключить те или иные издания, необходимо провести длительную работу, касающуюся изучения его состава и использования. Полученные данные могут стать основанием для принятия решения об исключении документа из состава фонда. Комиссия по списанию включает в себя квалифицированных работников учреждения и руководителей отделов. Роль председателя, как правило, отведена директору данного учреждения культуры. После того как все члены комиссии будут ознакомлены с документами, подлежащими исключению из фонда библиотеки, они принимают решение либо списать издание, либо оставить его для дальнейшей эксплуатации и хранения. На этапе подготовки документов особое внимание стоит уделить составлению Акта о списании, включающего данные о стоимости подлежащих исключению документов и причинах списания. В списке, который прилагается к Акту, указываются такие сведения об объекте, как краткое библиографическое описание, шифр хранения документа, номер его регистрации, зафиксированная в регистре индивидуального учета цена, а также коэффициент переоценки и цена после ее выполнения. Также в Акту прилагают и другие, не менее важные документы, а именно: пояснительную записку; протокол или заключение уполномоченных органов (если документ списывается по причине хищения); финансовый документ о возмещении ущерба (в случае возмещения нанесенного ущерба). После оформления Акта о списании его должны подписать председатель и члены комиссии, после чего документ должен быть утвержден директором библиотеки. Утвержденный Акт передается в отдел бухгалтерии, а его второй экземпляр остается в отделе, который выполняет учет. Не стоит забывать, что Акт о списании в обязательном порядке необходимо зарегистрировать в книге суммарного учета библиотечного фонда. Получив Акт, отдел бухгалтерии вносит изменения в соответствующие документы. На всех подлежащих списанию изданиях ставится специальный штамп, который должен быть погашенным. Те документы, причиной списания которых является наличие дефектов, физическое старение или устарелость по содержанию, сдаются на предприятия, занимающиеся переработкой вторсырья. После выполнения всех необходимых действий, связанных с исключением изданий из библиотечного фонда, данные об их осуществлении должны быть предоставлены учредителю. В соответствии с нормативными документами учреждения предоставляют эти документы ежеквартально.

Проверка библиотечного фонда

Обязательной процедурой, которая периодически должна выполняться в библиотеках, является проверка библиотечного фонда. Ее основное предназначение заключается в обеспечении сохранности документов и изданий фонда библиотеки. Любая проверка, будь то текущая, плановая или внеочередная, осуществляется поэтапно. Если говорить о плановой проверке, то стоит заметить, что основными показателями, от которых она зависит, являются величина и ценность библиотечного фонд.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Можно представить следующую классификацию бизнес-процессов учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства:

Основные бизнес-процессы:

- получить книги;

- разместить книги;

- списать книги

Процессы управления:

- обеспечение соблюдения технологии обработки рецептов и порядка документооборота.

- анализ работы сотрудников

Автоматизации в нашем случае подлежат следующие процессы:

- получить книги;

- разместить книги;

- списать книги

Построим модель Как есть (рис. 1, 2).

Рис. 1.1. Функциональная модель нулевого уровня «Управление библиотечным фондом»

Книги

Выходными данными являются:

Отчеты

Рис.1. 2. Функциональная модель первого уровня «Управление библиотечным фондом» AS-IS

В процессе анализа предметной области выявлено, что в процессе работы с документами тратится много времени, возникает путаница с бумагами, которые подлежат строгой отчетности, документы в бумажном виде часто теряются. Так же много времени уходит на оформление отчетов.

Построим модель Как будет (рис. 3, 4).

На для процессов:

- получить книги;

- разместить книги;

- списать книги

добавляется Информационная система

Рис. 1.3. Функциональная модель нулевого уровня «Управление библиотечным фондом» TO-BE

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах, что приводит к значительной экономии времени

Рис. 1.4. Функциональная модель первого уровня «Управление библиотечным фондом» TO-BE

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Заявка, Акт выполнения и Квитанция. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения о поступлении и списании книг, а также о перемещении фонда.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.