Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Современные информационные технологии осуществления коммуникационных процессов).pdf

По-другому можно создать систему сбора предложений. Организация может провести такую частную телефонную сеть, через которую любой работник получает возможность анонимно позвонить и задать вопрос о его назначении и продвижения в должности. Иногда на такой линии могут работать менеджеры, которые вам тут же ответят на заданный вопрос. Если вопрос был не от анонима, то ответы направляются напрямую работникам, либо же печатаются в информационном бюллетене. [6.C.32]

Еще, как вариант, системы обратной связи предусмотрено создание группы людей, в которую входят как руководители, так и работники, они встречаются на собраниях и обсуждают все интересующие их вопросы и ищут компромиссы, принимают друг от друга предложения и рассматривают их.

3. совершенствование действий в управлении, а именно проведение собраний и совещаний; [12.C.9]

Регулирование потока информации– это лишь один пример из числа всех действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может провести практическое занятие или короткую встречу с одним или группой подчиненных для того, чтобы обсудить всевозможные будущие перемены на фирме, новые отдаваемые приоритеты, распределение любой работы и т.п.

Планы, их реализация и их контроль, могут так же формировать дополнительные возможности действия управления и все для совершенствования обмена информацией.

4.совершенствование системы обратной связи; [14]

В той же мере, в которой обратная связь может поспособствовать совершенствованию обмена информацией между людьми, могут действовать и системы обратной связи, которые созданы в организации. Такие системы составляют часть системы, которые следят за контролем и управлением системы информации в данной организации. Одним из вариантов системы обратной связи считается, например, перемещение людей из одной части организации в другую часть с целью обсуждения определенных вопросов. Например, такая фирма как «Форд» направляет своих работников головного филиала на заводы, которые находятся в разных частях страны, для того, чтобы обсудить всевозможные вопросы, которые связанны с качеством их продукции. [5] Таким же образом мэр города лично посещает все районы, чтобы убедиться в нормальной реализации различных государственных программ. Один на специалистов по кругообороту и обмену информацией пишет: «Эффективно работающий руководитель преодолевает разрыв между собою и своими подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообщений вниз и восприятие их там». Опрос рабочего класса – это еще один вариант системы обратной связи. Такие вот опросы можно проводить с целью получения любой информации и от руководителей и от рабочих хоть по сотням вопросов, например, такие как: 1) четко ли доведены до них цели их деятельности; 2) с потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; 3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для работы; 4) открыт ли их руководитель дли предложений; 5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе. [22.C.4]

5. использование современных информационных технологий (таких как, сети, e-mail, интернет). Самые последние достижения в области технологий информации и могут поспособствовать усовершенствованию обмену информацией в фирме. Компьютер на данный момент уже оказал огромнейшее влияние на информацию, рассылаемую и получаемую. Электронная почта дает любому работнику и не только дает возможность направлять письменные сообщения своим сотрудникам и «сослуживцам». Электронная почта должна поспособствовать уменьшению неиссякаемых потоков телефонных разговоров. Кроме того, она очень эффективное средство связи между людьми, которые находятся на разных этажах, в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах. В ходе видеоконференций люди, которые находятся в разных местах, обсуждают все, которые возможны проблемы, глядя друг на друга.

6. информационные бюллетени;

Крупные организации, как известно, издают каждый месяц бюллетени, в которых содержится информация для всех работающих в данной фирме. В них могут входить даже статьи, в которых будут рассматриваться предложений по поводу управления, охраны здоровья, нового контракта, нового вида продукции, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы сотрудников. [18.C.43]

Технология записи видео дала в руки организаций еще одно из многих средств, которые формируют информационные каналы.

Для организации трудовой деятельности предприятия руководитель обязан проводить обмен информацией постоянно. Обмен информацией входит во все виды управленческой деятельности и является связующим звеном коммуникативного процесса внутри организации.

Коммуникации отводится центральное место в теории управления организацией, потому что, структура, размеры и масштабы деятельности организации определяются целиком и полностью средствами коммуникаций.

Все принципы построения системы управления реализуются во взаимодействии. Взаимодействие сотрудников организации в своем роде и являются коммуникацией. Именно поэтому в системе управления организацией существуют функции коммуникации и мотивации. [12.C.7]

Цели коммуникации раскрываются через ее функции:

• управленческую (стимулирование сотрудников);
• информационную (получение и передача информации);
• эмотивную (воздействие на чувства и эмоции сотрудников);
• фактическую (поиск и установление контактов).

Ученые-аналитики выделяют несколько типов коммуникации: побудительная, информационная, межличностная, деловая, письменная, невербальная (при помощи мимики и жестов). [2.C.87]

Потоки информации в организации носят горизонтальный и вертикальный характер. Горизонтальные потоки информации меньше подвержены искажению, носят содержательный характер. Вертикальные потоки имеют нисходящее направление: сверху вниз от руководителя к подчиненным. С другой стороны, информационные потоки могут быть формальными и неформальными, но они трудно различимы.

Формальные потоки определяются четкой структурой и используются для передачи официальных, сообщений, передача которых контролируются руководителем. Неформальные потоки представляют собой те потоки, которые не совпадают с официально установленными, они возникают спонтанно и не поддаются контролю. [12.C.76]

Коммуникации не бывают простыми как схема. Очень редко встречаются организации, которые используют только один вид коммуникаций. Как правило, в организации действуют несколько видов коммуникаций одновременно. В процессе коммуникации на каждом этапе возникают разнообразные помехи.

На каждом этапе коммуникативного процесса могут встретиться проблемы. Например, получатель или отправитель не имеют готовности к коммуникации. Или же, закодированная информация искажена или неполноценна.

Эффективность коммуникации также зависит от социально-психологических факторов: от социального статуса участников.

Ученые выделяют ряд важных областей коммуникативного процесса руководителя и подчиненных:

• «прием на работу» - получение информации и представлений о новом сотруднике;
• «функционирование» - передача сотрудникам информации об их рабочих функциях и обязанностях;
• «индивидуальная оценка» - сообщение руководителем сотрудникам своей оценки их вклада в достижение общей цели организации, часто выражается в денежном эквиваленте(премии, поощрения);
• «дисциплина» - ознакомление подчиненного с правилами и уставом организации.

Глава 2. Практические аспекты изучения взаимосвязи коммуникационного процесса и управления организацией ООО «Эль-лес»

2.1. Внутрифирменные коммуникации на примере ООО «Эль-лес»

Рассмотрим информационные потоки в организации на примере ООО «Эль-лес».

Для начала дадим определения основным понятиям.

Информационный поток – это совокупность информации, которая минимально необходима для осуществления работы фирмы.

Схема информационных потоков – способ наглядного представления маршрутов, потоков управленческой информации между подразделениями какой-либо организации. Показывает наименование документов и информации, которая поступает в данное подразделение аппарата управления, от кого, с какой периодичностью, а также какие документы выходят из подразделения, кому передаются и их периодичность.

Документооборот – движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта управления, а также из внешней среды.

Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Организация ООО «Эль-лес» использует базовые информационные технологии: MS Office, MS Excel, web-технологии, графические редакторы. Для автоматизации решения учетных задач и ведения электронного документооборота используется локальная система 1C: Предприятие 7.7 (Бухгалтерия).

Техническое обеспечение информационных систем – это комплекс технических средств, которые осуществляют взаимосвязь этих технических средств для сбора, обработки, передачи, вывода, представления информации, средств оргтехники и устройств управления ими.

Технические средства коммуникации в ООО «Эль-лес»: ПК, объединенные в локальную сеть с доступом в Интернет, ксерокс, принтеры, телефон на каждом рабочем месте, факс.

В процессе проведения исследования было проведено исследование информированности персонала ООО «Эль-лес» о деятельности организации. Опросный лист представлен в Приложении Д. В опросе приняло участие 36 сотрудников. Было предложено ответить на вопрос, предоставляет ли предприятие слишком много, слишком мало или столько, сколько нужно информации по тем или иным вопросам.

В таблице 1 показано, какой процент опрошенных выбрали второй вариант ответа и для каких видов информации.

1 – Оценка степени информированности персонала

Можно отметить самый низкий уровень неопределенности для вопросов, связанных с деятельностью отдела. Также высок процент сотрудников, не удовлетворенных объемом информации, предоставляемой о планах предприятия на будущее и предстоящих изменениях на рабочем месте. Игнорирование подобных сигналов приводит к снижению мотивации и заинтересованности в результате, а также создает предпосылки для чувства отчужденности от целей предприятия, их неприятия и сопротивления при реализации решений. Интересно, что никто из опрошенных не выбрал в качестве варианта ответа «слишком много информации».

Таким образом, несмотря на то, что, на предприятии используются все основные способы коммуникации (личные беседы с сотрудниками, ежегодные отчеты сотрудников, электронная почта, сайт в Интернете, доски объявлений, циркуляры, листки новостей, общие собрания работников), уровень информированности персонала недостаточен.

Средний уровень информированности работников – порядка 40%. Невысокий уровень информированности может свидетельствовать о необходимости внедрения программы развития организационных коммуникаций. Наиболее часто в таких программах предлагается усовершенствовать обратную связь посредством интенсификации восходящих коммуникаций, расширения числа используемых каналов и повышения их наполненности с учетом выявленных информационных потребностей сотрудников.

На информированность персонала в значительной степени влияет выбор каналов коммуникации. Последний в основном определяется спецификой предприятия – структурным построением, целями, функциями, сложившимися традициями, позицией руководства. Однако для того чтобы повысить степень информированности сотрудников, необходимо учитывать точку зрения последних на то, какие каналы наиболее емки и ценны для получения информации.

Исследование реальных и предпочтительных источников информации показало, что работники не всегда получают информацию из того источника, из которого бы им хотелось.

Результаты опроса представлены в таблице 2.

Как видно, основным источником информации для большинства опрошенных выступает непосредственный руководитель (56,25%), на втором месте – непосредственный руководитель (25%), далее по частоте упоминания следуют рабочие собрания, совещания (18,75%).

Таблица 2 –Оценка каналов коммуникации в ООО «Эль-лес»