Файл: Исследование проблем защиты информации (Краткая история о развитии работы по защите персональных данных в РФ).pdf

Согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности (ОКВЭД) основными видами деятельности ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» являются операции с недвижимым имуществом:

70.31 - Деятельность агентств по операциям с недвижимым имуществом:

70.31.1 - Предоставление посреднических услуг при покупке, продаже и аренде недвижимого имущества

70.31.11 - Предоставление посреднических услуг при покупке, продаже и аренде жилого недвижимого имущества

70.31.12 - Предоставление посреднических услуг при покупке, продаже и аренде нежилого недвижимого имущества.

Структура организации представлена на Рисунке 1.

Генеральный директор

Заместитель директора

Бухгалтер

Специалисты по недвижимости (10 человек)

Офис-менеджер

Рисунок 1. Структура организации ООО «НОВАЯ СТРОЙКА»

2.2. Проблема организации работы с персональными данными в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА»: анализ документов

Организация работы с персональными данными в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» возлагается менеджера по персоналу, в обязанности которого входит управление всем кадровым составом и трудовыми отношениями. Обработка персональных данных работника включает в себя процесс их получения, хранения, комбинирования, передачи или любые другие действия с персональными данными работника.

Менеджер по персоналу находится в непосредственном подчинении заместителя директора ООО «НОВАЯ СТРОЙКА», который в свою очередь подчиняется Генеральному директору. Менеджер по персоналу является непосредственным руководителем для специалистов по недвижимости и координирует их работу, а также проводит контроль результатов их деятельности, совместно с заместителем директора. Также в должностные функции менеджера по персоналу входит исполнение функций кадрового работника. Деятельность данного сотрудника регламентирована соответствующими должностными инструкциями. Разработку и подписание должностных инструкций для остальных сотрудников организации осуществляет менеджер по персоналу, в основе чего лежат квалификационные требования, которые предъявляются к сотрудникам.

В своей работе менеджер по персоналу руководствуется Положением об управлении кадрами и трудовыми отношениями, законодательными и нормативно-правовыми актами органов государственной власти, Уставом организации, нормативными документами организации, регламентирующими деятельность управления и сотрудников, а также иными действующими руководящими документами по вопросам документационного обеспечения агентства.

В распоряжении менеджера по персоналу для обеспечения его повседневной деятельности находится круглая печать с обозначением полного наименования и указанием на принадлежность к ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» (как одного из структурных подразделений агентства недвижимости), а также необходимые штампы, которые применяются в строгом соответствии с предназначением.

Согласно Номенклатуре дел ООО «НОВАЯ СТРОЙКА», обязательному ведению и хранению подлежат следующие документы: Учредительные документы ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» (Устав, Учредительный договор, Положение об УК и ТО и др.); Штатное расписание; Должностные инструкции сотрудников; Приказы по личному составу работников; Списки состава сотрудников; Заявления временных сотрудников; Личные дела сотрудников; Трудовые договора; Трудовые книжки; Книга учета выдачи трудовых книжек; Книга учета и алфавит личных дел; Журнал регистрации больничных листов сотрудников; Журнал регистрации командировочных удостоверений; Номенклатура дел отдела кадров; Акты на дела, переданные в архив; Акты об уничтожении дел.

В силу ст. 85 ТК РФ ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» осуществляет обработку персональных данных работников, которая включает в себя действия по получению, хранению, передаче или иному их использованию. Кроме этого, работодатель обеспечивает их защиту от неправомерного использования, утраты в порядке, установленном ТК РФ (п. 7 ст. 86 ТК РФ) и иными федеральными законами, за счет своих средств^[22].

Хранение и обработка персональных данных в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» осуществляются одновременно с использованием электронной системы хранения и на бумажных носителях. Какие данные подлежат хранению и обработке как персональные, кто имеет доступ к таким данным, каким образом осуществляется их защита от несанкционированного доступа – обо всем этом оговаривается в Положении о персональных данных.

Работники организации знакомятся с Положением под роспись, а вновь принимаемые на работу лица в силу ст. 68 ТК РФ знакомить с Положением до подписания трудового договора. Работники, участвующие в обработке персональных данных дают обязательство о неразглашении персональных данных.

Документы, в которых закрепляются положения об обработке и защите персональных данных, могут проверить контролирующие органы, в частности сотрудники Роскомнадзора.

Положение о персональных данных в организации разрабатывается и утверждается как локальный акт.

Принимаемый локальный акт согласовывается с начальником отдела кадров, главным бухгалтером, юристом или другими работниками. Положение вводится в действие приказом руководителя организации^[23].

Положение в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» состоит из следующих разделов:

1. Общие положения: указывается, с какой целью принимается данное Положение и какие вопросы оно регулирует.
2. Основные понятия. Состав персональных данных работников: в данном разделе раскрывается, какие документы в организации содержат персональные данные.
3. Хранение персональных данных: в разделе прописывается порядок и место хранения документов (дел) в которых содержатся персональные данные.
4. Обработка персональных данных: в этом разделе следует указать, какие условия должны быть соблюдены при обработке персональных данных работника.
5. Передача персональных данных: прописывается порядок передачи персональных данных работников внутри организации, а также сторонним лицам и государственным органам.
6. Доступ к персональным данным: в разделе должна содержаться информация о порядке доступа к персональным данным работников. Доступ подразделяется на внутренний (предоставление персональных данных отдельным работникам организации) и внешний (передача персональных данных представителям других организаций и государственных органов).
7. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных: в этом разделе нужно прописать, кто в организации несет ответственность за нарушение правил хранения и использования персональных данных.

Положение утверждено Генеральным директором, подписано менеджером по персоналу и согласовано с юрисконсультом организации.

В состав персональных данных работника в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» включены следующие сведения: анкета; автобиография; образование; сведения о трудовом и общем стаже; сведения о предыдущем месте работы; сведения о составе семьи; паспортные данные; сведения о воинском учете; сведения о заработной плате сотрудника; сведения о социальных льготах; специальность; занимаемая должность; размер заработной платы; наличие судимостей; адрес места жительства; домашний телефон; место работы или учебы членов семьи и родственников; содержание трудового договора; содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию; подлинники и копии приказов по личному составу; личные дела и трудовые книжки сотрудников; основания к приказам по личному составу; дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям; копии отчетов, направляемые в органы статистики; копии документов об образовании; результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным работника.

Данный документ является конфиденциальными, хотя, учитывая его массовость и единое место обработки и хранения, соответствующий гриф ограничения на нем не ставится. С целью выявления возможных нарушений и проблем в работе по защите персональных данных в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» нами была проведена беседа с менеджером по персоналу. На основе полученных в ходе беседы данных, были сделаны следующие выводы:

1) В качестве руководства по определению объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника менеджер по персоналу ООО «НОВАЯ СТРОКА» руководствуется Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом РФ и иными федеральными законами. Все персональные данные работников получены от них самих.

2) Любой работник ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» может рассчитывать на получение доступа к информации об его персональных данных и их обработке по его требованию. При необходимости работник может получить копию любой из записей. Возможно внесение исправлений в записи после обращения с данной просьбой к менеджеру по персоналу.

3) Все сотрудники ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» при поступлении в штат самостоятельно заполняют Анкету с перечнем вопросов о персональных данных работника. Автобиографию работник не заполнят. Анкета работника хранится в личном деле работника вместе с остальными документами персонального учета. Личное дело работника подлежит оформлению после издания приказа о приеме на работу. Все документы, хранящиеся в личном деле, расположены строго в хронологическом порядке, листы документов пронумерованы. Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Все изменения могут быть внесены только при наличии подтверждающих документов.

4) В ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» введен запрет на сообщение персональных данных работника третьей стороне без получения его письменного согласия работника, за исключением такой необходимости при угрозе жизни и здоровья работника.

5) Внутренний доступ к персональным данным сотрудника имеют: генеральный директор; заместитель директора, бухгалтер, сам сотрудник и менеджер по персоналу.

6) Внешний доступ к персональным данным работника открыт для правоохранительных органов, органов статистики, страховых агентств, военкоматов, органов социального страхования, пенсионных фондов и подразделений муниципальных органов управления. Основанием для получения сведений другими организациями может выступать только письменный запрос на бланке организации, с приложением копии заявления работника.

7) Персональные компьютеры, на которых осуществляется хранение персональных данных, защищены паролями. Личные дела и документы, содержащие персональные данные работников, хранятся в шкафах, но не запирающихся на ключ^[24].

Таким образом, по итогам проведенной нами беседы с менеджером по персоналу ООО «НОВАЯ СТРОЙКА», грубых нарушений законодательства в агентстве недвижимости выявлено не было. Тем не менее, был выявлен ряд проблем:

1) Отсутствие Локальных нормативных актов, направленных на регламентирование работы с документами, в состав которых входят персональные данные работников ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» К ним относятся

протоколы общих собраний и собраний совета директоров; списки аффилированных лиц; сообщения о существенных фактах. Составление подобного перечня необходимо для установления адекватного режима доступа к документам, содержащим персональные данные.

2) Отсутствие условия обязательного заполнения Автобиографий работниками при их приеме в штат предприятия;

3) Выявлены случаи передачи персональных данных работников с его согласия без закрепления данного факта в письменной форме;

4) Хранение личных дел и документов, содержащих персональные данные работников в шкафах, не запирающихся на ключ не является способом их защиты от несанкционированного доступа.

2.3. Рекомендации по совершенствованию персональных данных в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА»

По итогам проведенного исследования, нами были разработаны следующие рекомендации по совершенствованию персональных данных в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА»:

1) Необходимым условием совершенствования персональных данных в ООО «НОВАЯ СТРОЙКА» является составление Инструкции, регламентирующей вопросы защиты персональных данных общества. Данная инструкция представлена в Приложении 5. Несмотря на то, что Законом не установлены конкретные требования к количеству и содержанию локальных актов, принимаемых в организации по вопросам обработки и защиты персональных данных, практика реализации данного нормативного акта сформировала необходимый минимум документов, которые должны быть разработаны в обществе: общий документ, определяющий политику общества в отношении обработки персональных данных, например, положение о персональных данных. В указанный локальный акт рекомендуется включить следующие пункты: