Файл: Особенности политики развития персонала малых предприятий (Теоретические аспекты управления персоналом в организации малого бизнеса).pdf

2.1. Характеристика ИП Котенко З.А.

ИП Котенко З.А.– предприятия розничной торговли продуктами питания и оптовой алкогольной продукцией. В собственности ИП Котенко З.А. - здание, в котором находится продуктовый магазин, также арендуется склад на территории местной торговой базы. Предприятие основано в 2007 году.

Предприятие осуществляет поставку алкогольной продукции в пункты розничной торговли в Краснодаре и Краснодарском крае.

ИП Котенко З.А. получает только лицензированную продукцию с заводов-изготовителей, с большинством которых договоры заключены уже очень давно. Основной ассортимент ИП Котенко З.А. – отечественные продукты питания, напитки и алкоголь от производителей.

Для определения уровня эффективности деятельности предприятия, на постоянной основе проводится анализ его функционирования в зависимости от меняющейся обстановке на рынке. Анализ позволяет предприятию держаться на плову, оставаться конкурентоспособным и отвечать современным изменяющимся требованиям рынка. Организация имеет хорошую прибыль, которая является не только финансовым результатом, но и основным финансовым ресурсом. Проведение анализов деятельности предприятия позволяет:

- производить качественную оценку деятельности предприятия в необходимый момент

- определять аспекты, непосредственно влияющие на прибыль и определяющие её объемы

- выявление основных направлений расходов, что также определяет правильность ценовой политики предприятия;

- решение текущих проблем, связанных с недостаточно эффективной деятельностью предприятия и малым уровнем прибыли.

Для общей оценки эффективности деятельности предприятия в торговой сфере используются разнообразные показатели: товарооборот, рентабельность, прибыль, издержки обращения и др.

Различные факторы влияют на уровень прибыли, что следует учитывать при её планировании.: определяется процент прибыли по товарной продукции в базовом году и увеличение прибыли вследствие увеличения объема закупок товарной продукции; увеличение или уменьшение прибыли в связи с увеличением или уменьшением себестоимости товарной продукции, увеличение прибыли за счет изменения цен и ряда других факторов.

Для проведения анализа хозяйственной деятельности предприятия за основу берут данные бухгалтерской и статистической отчетности, бухгалтерские балансы.

Документооборот в предприятии играет важную роль. Не допускается ошибок и предельно важным является документальное оформление сделок (договоров), оформление платежных документов (счета-фактуры и др.)

Документация оформляется менеджерами (оформление сделок) и операторским подразделением (платежные документы), обязательна заверка печатью. Оформление документов, их процесс находится под постоянным контролем бухгалтера. Организация документооборота – это оптимизация всех видов работ с документами. К таким работам относятся: прием и регистрация, рассмотрение документов руководителем, порядок прохождения документов в организации и в исполнении, контроль исполнения, формирование дел, подготовка и передача дел в архив.

Другой вид деятельности – розничный магазин хозяйственных товаров в другом районе города. Ассортимент магазина составляет 500 наименований продукции. Магазин открыт с 2010 года, за этот период был закрыт на полгода в связи с капитальным ремонтом.

Продажа продукции происходит с открытой выкладкой товара. У покупателя есть возможность свободного выбора товары из представленных на открытых прилавках. Задача продавца - консультирование покупателей, упаковка товара. Метод ускоряет операции по продаже товаров, увеличивает производительность труда. Особое внимание уделяется размещению и выкладке продукции на рабочем месте продавца согласно данному методу продаж. В магазине действует расчетно-кассовое обслуживание.

Функционирование предприятия осуществляется силами квалифицированного персонала, действующего по договору найма и в рамках прав и обязанностей, определённых организационной структурой управления персоналом (приложение 1). Общее количество сотрудников предприятия в настоящий момент – 44 человека. Из них администрация – 8 человек, специалисты (ИТР) – 12 человек, рабочие – 24 человека. Анализ соотношения сотрудников по полу и возрасту – приложение 2.

2.2. Анализ существующей структуры управления

Отношения найма составляют основу управления. На предприятии главным является собственник, имеет власть и право отдавать команды, так как предоставляю наемному рабочему средства заработка, выступает нанимателем.

Принятая линейная организационная структура функционирует на протяжении многих лет и является вполне приемлемой для ее руководителя. Если проводить анализ функционирования данной организационной структуры за все время ее реализации, то можно выделить следующие преимущества:

1. Единство и чёткость распорядительства (даже при выполнении несвойственной или незапланированной работы);
2. Чётко выраженная ответственность (так за невыполненные обязательства по поставкам товаров полностью отвечает старший менеджер по продажам);
3. Оперативность в принятии решений (получивший задание руководитель подразделения в силу своего профессионализма, навыков руководителя немедленно принимает решение);
4. Простота управления (выдача задания, распоряжения от одного руководителя и сдача выполненного заказа в один адрес);
5. Личная ответственность руководителя подразделения за результат проделанной работы (если работа не выполнена по каким -либо причинам, то отвечает исполнитель работы, не принявший своевременных мер по устранению пробелов).

Данная организационная структура обладает также и рядом недостатков:

- авторитарный стиль управления (однако, это не всегда плохо);

- большое количество управленческих уровней отделяющих рядового работника от высшего звена (типично для крупных компаний), что увеличивает срок принятия и воплощения управленческих решений, затрудняет обратную связь с исполнителями;

- сложные, запутанные и разобщенные коммуникации между сотрудниками (горизонтальные связи);

- высокие требования к уровню квалификации менеджеров; но при этом низкий уровень специализации руководителей;

- большая физическая и моральная нагрузка на руководителя, его информационная перегруженность (обилие рабочих контактов с подчиненными); наличие множества менеджеров верхнего уровня (что может негативно сказаться на гибкости и оперативности управления);

- смещения приоритета с решения стратегических (глобальных) проблем к работе над оперативными (локальными, текущими) задачами;

- жесткость структуры: недостаточная гибкость и низкая приспособляемость к постоянно и непредсказуемо меняющейся внешней среде.[22]

Ввиду указанной кадровой структуры, обязанности по подбору персонала в большей степени возложены на офис-менеджера и далее на непосредственного руководителя того участка, куда необходимо устроить нового сотрудника.

Первую беседу проводит офис-менеджер – консультация по всем интересующим вопросам, изучение трудовой книжки; если в трудовой книжке отсутствуют какие-либо записи по трудовой дисциплине и если документально офис менеджера все устраивает, то кандидат направляется на беседу с руководителем участка и при положительной оценке руководителя, направляется на приём к генеральному директору, где будущего сотрудника ознакамливают с системой оплаты, льгот, организационной структурой и правилами внутреннего распорядка.

В фирме всех работников (и ИТР и рабочих) принимает лично генеральный директор; что говорит об изначальном отношении к подбору кадров в фирме.

Если принято решение о приеме сотрудника на работу, последнему необходимо пройти медицинское обследование и инструктаж, ознакомиться с должностной инструкцией. (пример – приложение 3).

Следующим этапом является подписание приказа о приёме на работу с испытательным сроком три месяца (для ИТР и рабочих), перед окончанием испытательного срока вопрос о необходимости продолжения работы инженерно-технического работника выносится на обсуждение администрацией.

В первое время пребывания сотрудника на рабочем месте огромное внимание уделяется его адаптации (ознакомления сотрудника с неизвестной ранее деятельностью, коллективом, регуляция своего поведения согласно непривычным требованиям)

Нового сотрудника знакомят с коллективом, с его рабочим местом, выдают должностную инструкцию для ознакомления и подписания. На испытательном сроке новый работник находится под постоянным контролем руководителя его участка. Руководитель участка не только контролирует сотрудника, но и консультирует его, помогая ему с процессом адаптации. Поощряется консультирование и помощь новому сотруднику со стороны опытных работников.

• 1. Анализ действующей кадровой работы

Функция делопроизводителя в ИП Котенко З.А. возложена на офис-менеджера. Ведутся дела:

- Личное дело на каждого работника;

- Приказы по личному составу

Личное дело сотрудника организации содержит: заявление, личную карточку, анкету с дополнением, копии документов об образовании, свидетельства о рождении детей до 14 лет для расчета заработной платы, трудовую книжку, трудовой договор и копию приказа о приеме на работу (приложение 4). Стандартный трудовой договор с работником ИП Котенко З.А. – приложение 5.

Решения о приеме на работу, увольнении, предоставлении внеочередного отпуска принимается непосредственно руководителем. Офис-менеджер составляет приказы и договоры и передает их директору на подпись.

Набор сотрудников осуществляется для создания определенного резерва, как из внешних, так и из внутренних источников. Внешние и внутренние источники для приема на работу используются в организации. Внешние источники – учебные заведения, коммерческие учебные центры, посреднические фирмы по подбору персонала, центры обеспечения занятости, профессиональные ассоциации и объединения, свободный рынок труда Особенно надежным способом найма персонала являются рекомендации кандидатов от уже работающих в организации сотрудников. Метод отличается своей дешевизной - нет необходимости привлечения финансовых средств, а также дает возможность сотрудникам поучаствовать в процессе принятия важных решений. Внутренние источники - возможности организации в само обеспечении потребности в персонале. К внутренним источникам относятся: высвобождение, переподготовка и перемещение персонала. Внутренние источники найма приводят к большей мотивации сотрудников, так как сотрудники ожидают продвижения по карьерной лестнице. В то же время могут привести к застою в организации, отсутствию поступления новых идей. Наиболее эффективным будет сначала использование возможностей внутреннего конкурса, а в случае отрицательного результата использование внешних источников найма требуемых специалистов

Обучение нового персонала происходит на рабочем месте, так как в организации кадровая служба. Удостовериться в компетенциях сотрудника таким образом представляется возможным только для офис-менеджера и только на этапе собеседования. Однако дипломы и сертификаты не всегда показывают реальную картину знаний и умений кандидата. Это приводит к тому, что значимую роль играют рекомендации от предыдущих работодателей, то есть субъективные данные. Аттестацию проходят только менеджеры организации по решению руководителя участка. Эффективность работы других сотрудников возможно оценить только после некоторого периода, по реальным показателям.

К плюсам кадровой службы предприятия можно отнести:

• Высокая скорость оформления документации, за счет простоты устройства кадровой службы.
• Отсутствие административных барьеров.
• Близкое сотрудничество руководства и персонала. Коллектив лично знает своего руководителя.
• Низкие расходы предпринимателя на данную сферу.

Основные минусы кадровой политики предприятия:

• Социальная незащищенность персонала.
• Высокая вероятность ошибок по причине сосредоточения всех обязанностей в одних руках не специалиста кадрового профиля.
• Необъективность подбора персонала в следствие невозможности применения специальных методик (тестирований, аттестаций и прочего). Немалую роль играют личные симпатии руководства.
• Отсутствие обучения и курсов повышения квалификации.

Однако, несмотря на некоторый сумбур в кадровой политике, коллектив на предприятии сохраняет устойчивость и неизменный состав на протяжении нескольких лет.

Глава 3. Совершенствование методов развития персонала малого предприятия

3.1. Разработка плана работы с персоналом предприятия

Концепцию как долгосрочной, так и текущей кадровой политики можно реализовать с помощью кадрового планирования, которое позволяет согласовывать и уравновешивать интересы работодателей и работников.

Целью кадрового планирования является обеспечение работников рабочими местами в нужное время и в необходимом количестве в соответствии с их способностями и склонностями, так и с требованиями производства.