Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. 
Первоначально термин появился в устной речи и означал процесс решения дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу.

Документ является основным способом предоставления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранение и умелое использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса.

Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. Эффективность управления предприятием зависит от того, на сколько разумно организованно управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще, хуже ее утрата) может привести к потере всего бизнеса.

Ведь вовремя использованная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. В следствии этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов;
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетие используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» является синонимами, и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Цель курсовой работы – исследовать документооборот и ознакомиться с его основными этапами и спроектировать систему автоматизации документооборота.

Задачи курсовой:

• рассмотреть процесс и организацию документооборота;
• провести анализ входящих, исходящих и внутренних документов;
• дать рекомендации по улучшению документооборота.

Проблема управления документооборотом состоит в несоответствии уровня и качества автоматизации возросшему потоку документов и увеличению времени на их обработку.

Во многих организациях остро стоит проблема организации документооборота. Документы дублируются, теряются или передаются получателям с опозданием. Техническая отсталость технологии управления документооборотом во многих случаях приводит к тому, что в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Структура курсовой работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, два раздела, заключение, списком использованных источников.

В первом разделе рассматриваются основные характеристики системы документооборота в организации, правила ведения документооборота, требования, предъявляемые к документообороту организации, системы контроля организации и правила работы с архивами.

В втором разделе рассматривается программа совершенствования систем документационного обеспечения управления на основе дополнительной автоматизации.

1 Глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Можно выделить несколько этапов в существующей схеме планирования задач. В качестве первого этапа возьмем анализ стратегии развития бизнеса.

Предприятия, чьи стратегии в бизнесе объединены со стратегиями в области информационных технологий, как правило, занимают лидирующие позиции в условиях конкуренции. Подбор определенного набора пакетов некоторых поставщиков, удовлетворяющих той или иной функции информационной системы управления, является реальной альтернативой выбору автоматизированной системы. Подобный подход может смягчить определенные проблемы, возникающие при внедрении программных модулей.

Все большее количество организаций предпочитает приобретать готовые технологии, а при необходимости добавлять к ним собственное программное обеспечение, так как разработка собственной информационной системы – слишком дорогостоящий процесс. Подобная тенденция приводит к изменению поставщиками ранее существовавшего способа выхода на рынок. Как правило, только базовая система, которая впоследствии адаптируется под конкретного заказчика. При этом пользователей консультируют по вопросу внедрения ИС, что значительно сокращает сроки внедрения, а также повышает квалификацию сотрудников.

Хорошо организованная и отлаженная работа всех отделов компании является необходимым условием для успешного развития бизнеса.

В качестве следующего этапа в данном процессе рассмотрим поиск и обработку отчетной информации, получаемой по телекоммуникационным каналам.

Необходимо произвести конкретный подход к каждой из поставленных задач с целью снижения нагрузки на персонал. Затем необходимо передать решения данных задач руководителю предприятия. На данном этапе, как правило, имеет место корректировка работы.

В данном случае система должна выполнять следующие функции:

• Функция получения данных;
• Функция обработки, анализа, сохранения и печати данных.

Выделяются несколько этапов стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная), по участкам, по направлениям, а также комплексная автоматизация.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Характеристика процесса делопроизводства в разрезе IDEF0 приведена на рисунке 1.2.1.

Рисунок 1.2.1 Характеристика процесса обработки документа

Проводя декомпозицию данного процесса, получим схему на рисунке 1.2.2.

Рисунок 1.2.2 Декомпозиция процесса обработки документа

На рисунке 1.2.3 представлена схема декомпозиции процесса регистрации и рассмотрения входящего документа.

Рисунок 1.2.3 Декомпозиция процесса регистрации и рассмотрения входящего документа

В результате рассмотрения входящего документа, как правило, формируется внутренний документ, исходящий документ, а поступивший документ направляется на хранение.

Декомпозиция процесса подготовки исходящих документов представлена на рисунке 1.2.4.

Рисунок 1.2.4 Декомпозиция процесса подготовки исходящих документов

Документы, поступившие на предприятие, принимаются сотрудником отдела делопроизводства. Документы, поступающие на предприятие, проходят:

• Первичную обработку,
• Предварительное рассмотрение,
• Регистрацию,
• Рассмотрение руководством,
• Передачу на исполнение.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником отдела делопроизводства с целью распределения поступивших документов на направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в отдел делопроизводства. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой отдел делопроизводства обязан проверить правильность оформления документов, наличия всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником отдела делопроизводства и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Для ведения истории документов, их регистрации, контроля в настоящее время используются исключительно бумажные формы документов. Из-за большого объема документов на предприятии сотрудник не успевают правильно оформить все документы, что впоследствии ведет к сложностям с поиском того или иного документа, получению аналитической отчетности за период.

В результате возникают такие проблемы, как доставка неверной информации, несвоевременная ее доставка, потеря информации, что ведет к задержкам в оформлении отчетности и замедлению деятельности предприятия, а также ошибках в ней.

Большой объем данных, обрабатываемых позволяет затрачивать соответствующее количество времени и трудовых ресурсов на обработку, исполнение и контроль документов. Поэтому необходимо, с применением системы электронного документооборота, уменьшить затрачиваемые ресурсы в целях оптимизации деятельности всей инспекции.

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота позволит наиболее оперативно и с большой точностью отслеживать оборот конкретного документа в организации.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В ситуации роста масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

• Руководство теряет целостную картину происходящего.
• Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают осуществлять свою деятельность слаженно. Падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты.
• Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.
• Расширяется штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
• Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.
• В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, приводит к уменьшению прибыли.

Рисунок 1.3.1 Схема документооборота

Проблемы и недостатки организации документооборота компании

Проведенный анализ организации документооборота позволяет сделать ряд выводов об имеющихся недостатках в делопроизводстве предприятия на рисунке 1.3.2.