Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи).pdf

При заполнении адресов можно воспользоваться адресным классификатором. В форме списка справочника есть возможность просмотра информации о должностях, датах рождения и телефонах сотрудников (рисунок 2.7.5).

Рисунок 2.7.5 Справочник «Сотрудники»

Справочник «Контрагенты» содержит информацию о контрагентах организации. При создании нового контрагента необходимо заполнить поля «Наименование», «Полное наименование», указать контактное лицо контрагента, а также заполнить вкладки «Контактная информация» и «Банковские реквизиты» (рисунок 2.7.6).

Рисунок 2.7.6 Справочник «Контрагенты»

Документ «Входящий» служит для регистрации в программе поступающей (входящей) корреспонденции. Номер входящего документа присваивается автоматически. У каждой организации своя нумерация.

Из справочника выбирается статус входящего документа, проставляется срок исполнения. Также можно указать номер и дату исходящего документа, ссылку на исходящий документ, просмотреть или загрузить скан исходящего документа (рисунок 2.7.7).

В документе реализована возможность хранения сканов документов с помощью справочника «Хранилище дополнительной информации» (Кнопка «Файлы» на панели инструментов вверху формы).

Рисунок 2.7.7 Карточка входящего документа

Также разработана система оповещения ответственных, которая позволяет делать рассылку сканов документов на электронную почту сотрудников и создавать задачи сотрудникам.

Если у вас в документе назначены исполнители и срок исполнения, а также описана задача, вы можете отправить оповещение и создать задачу сотруднику. Для этого необходимо поставить галки в колонках «Создать задачу» и «Отправить оповещение» и нажать кнопку «Оповестить ответственных». Если установлена галка в колонке «Создать задачу», то пользователю автоматически будет передана задача.

Если была отмечена колонка «Отправить оповещение», то ответственному придет оповещение на электронную почту вместе со сканом документа.

Документ «Исходящий документ» служит для регистрации исходящей корреспонденции в программе. Номер присваивается документу автоматически. У каждой организации своя нумерация. Из справочника выбираются адресат (контрагент), документ и исполнители. Если это новый документ, то в поле «Вид документа» нужно выбрать значение «Новый». Если документ ответный, то нужно выбрать значение «Ответный» и указать входящий документ (рисунок 2.7.8).

Рисунок 2.7.8 Карточка исходящего документа

В документе «Внутреннее движение» фиксируются все перемещения входящего документа внутри организации. В документе выбирается входящий документ, проставляется срок исполнения и исполнители по данному документу. В процессе работы отмечается состояние исполнения документа (выполнено, не выполнено) и краткое пояснение по каждому исполнителю (рисунок 2.7.9).

Рисунок 2.7.9 Внутренне движение документа

Документ «Приказы» служит для регистрации приказов по предприятию. В документе из списка сотрудников предприятия выбирается руководитель и назначается срок исполнения приказа. В документе также есть система оповещения ответственных и размещения сканов.

Рисунок 2.7.10 Приказ

Документ «Распоряжение» служит для регистрации распоряжений. В документе выбираются руководитель, а также заносится краткое содержание распоряжения. Документу присваиваются исполнители. Документ «Резолюция» аналогичен документу «Распоряжение» и предназначен для регистрации резолюций.

Рисунок 2.7.11 Распоряжение

Все отчеты формируются аналогичным образом. Для того, чтобы выбрать период нужно нажать на кнопку выбора периода в верхней части формы. Далее чтобы установить отбор, нужно нажать на кнопку «Отбор» на панели инструментов формы. В списке отбора необходимо поставить галочку в нужной колонке и выбрать значение. Чтобы сформировать отчет нужно нажать кнопку «Сформировать». Для того, чтобы открыть документ, нужно щелкнуть по номеру документа в отчете.

Функции отчетов:

Отчет «Журнал регистрации входящей документации» показывает объем документооборота по документам «Входящий документ» за период (рисунок 2.7.12).

Рисунок 2.7.12 Журнал регистрации входящих документов

Отчет «Журнал регистрации исходящей документации» показывает объем документооборота по документам «Исходящий документ» за период (рисунок 2.7.13).

Рисунок 2.7.13 Журнал регистрации исходящих документов

Отчет «Движение внутренних документов» показывает объем документооборота по документам «Внутреннее движение» за период.

Отчет «Журнал приказов» показывает объем документооборота по документам «Приказ» за период (рисунок 2.7.14).

Рисунок 2.7.14 Журнал регистрации приказов

Отчет «Журнал Распоряжений» показывает объем документооборота по документам «Распоряжение» за период (рисунок 2.7.15).

Рисунок 2.7.15 Журнал регистрации распоряжений

Отчет «Журнал служебных записок» показывает объем документооборота по документам «Служебная записка» за период.

Отчет «Объем документооборота» показывает объем документооборота по документам «Входящий документ», «Исходящий документ», «Внутреннее движение» за период (рисунок 2.7.16).

Рисунок 2.7.16 Справка об объеме документооборота

Отчет «Контроль исполнения приказов» контролирует исполнения приказов по сроку исполнения. Если срок истек, или он не был установлен в отчете, появится предупреждение (рисунок 2.7.17).

Рисунок 2.7.17 Отчет контроля приказов

Отчет «Контроль исполнения входящих документов» контролирует исполнения входящих документов по сроку исполнения. Если срок истек, или он не был установлен в отчете, появится предупреждение.

Отчет «Контроль исполнения внутреннего движения документов» контролирует исполнения внутреннего движения документов по сроку исполнения. Если срок истек, или он не был установлен в отчете, появится предупреждение.

Отчет «Контроль исполнения распоряжений» контролирует исполнения распоряжений по сроку исполнения. Если срок истек, или он не был установлен в отчете, появится предупреждение.

Рисунок 2.7.18 Отчет контроля распоряжений

Отчет «Контроль исполнения задач» отслеживает выполнение назначенных задач.

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Функциональные возможности системы "1С: Система электронного документооборота "Управление делами":

• Управление бизнес-процессами предприятия (BPM);
• Внутренний документооборот предприятия;
• Управление отношениями с контрагентами (CRM);
• Прочие возможности.

Рассмотрим некоторые подпункты системы подробнее.

Удобное меню позволяет войти в любой подпункт, раскрывая его более подробно (рисунок 2.8.1).

Рисунок 2.8.1 Меню

Пункт "Приказы".

Документ служит для регистрации приказов предприятия различного вида. Использование категорий документов позволяет удобно организовать работу с разными типами приказов (рисунок 2.8.2).

В документе реализован механизм подписки, позволяющий оперативно оповещать сотрудников о принятых решениях (рисунок 2.8.3).

Рисунок 2.8.2 Приказы

Рисунок 2.8.3 Реализация уведомления сотрудника

Встроенные печатные формы, значительно упрощают выпуск бумажных версий документов. При этом уменьшается количество возможных ошибок (рисунок 2.8.4).

Рисунок 2.8.4 Автоматизация печатного вывода документов

Пункт "Служебные записки"

Для организации служебной переписки в системе существует документ "Служебные записки" (рисунок 2.8.5).

Рисунок 2.8.5 Служебная записка

Рисунок 2.8.6 Меню

При этом у получателя появляется в меню сообщение о поступлении служебной записки. После прочтения которой получатель может сохранить ее, удалить, ответить… По умолчанию, доступ к документам этого типа дается автору и получателю - документы являются приватными. Интерфейс пользователя прост.

По данному разделу можно сделать вывод, что нормативное обеспечение документооборота должно включать в себя всю совокупность нормативных, организационно-правовых, регламентирующих документов, определяющих порядок работы аппарата управления, соблюдение требований которых необходимо как для организации эффективной управленческой деятельности в целом, так и для достижения высокой исполнительской дисциплины в частности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.
Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:
Во-первых , для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.
Во-вторых , для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Основные задачи курсовой работы - анализ деятельности предприятия, выявление существующих недостатков в текущей технологии управления предприятием, проектирование системы документооборота.

На основании анализа текущей технологии управления были сформированы цели и назначение разрабатываемого автоматизированного варианта решения данной задачи, произведено сравнение с аналогичными системами решения данной задачи, проведена формализация расчетов результатных показателей, выбрана технология проектирования, а также принят ряд проектных решений по техническому, информационному, программному и технологическому обеспечению.

Для проектируемой системы была построена информационная модель, разработана локальная система классификации и кодирования. Кроме того, были приняты решения по способу хранения и организации данных. Построены инфологическая схема базы данных.