Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи).pdf

Рисунок 1.3.2 Основные проблемы и направления их решения

Рассмотрим их подробнее.

Существующий порядок организации делопроизводства обладает рядом недостатков.

Отсутствует четкий порядок регистрации документов (приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности); встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствует номенклатура дел Компании. При внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль – информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

В результате анализа системы документационного обеспечения были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства. Было выявлено отсутствие положения об экспертной комиссии.

В связи с тем, что создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Отсутствие электронной подписи при пересылке документов так же является негативным аспектов в документообороте предприятия, которое нуждается в совершенствовании.

Как уже было сказано выше, в отношениях между контрагентами документооборот все чаще производится не на бумажных носителях, а при помощи средств электронной связи. Нередко с использованием средств электронной связи происходит обмен информацией, имеющей юридическое значение: согласование условий о количестве и ассортименте поставляемой партии товара, подача отгрузочных разнарядок, выставление требований на оплату, направление претензий и др. Установленные с помощью средств электронной связи коммерческие отношения как правило, связаны с финансовыми и иными имущественными рисками.

В таких отношениях в целях защиты и обеспечения безопасности своих интересов компании, как правило, необходимо официально удостоверить содержание передаваемых по электронной почте документов, факт их направления («подписания») уполномоченным лицом, дату и время направления/получения таких документов и обеспечить их доказательственное значение при возникновении спора в суде.

Анализируя систему электронного документооборота был сделан вывод о том, что предприятию необходимо комплексно подходить к проблеме автоматизации деятельности с учетом многопрофильности и объединенности нескольких групп компаний под единым брендом. Комплексное решение по организации электронного документооборота, обеспечивающее управление информационными потоками и документами компании должно быть ориентировано на то, что предприятие работает на программе "1С: Предприятие", соответственно и документооборот желательно вести на этой же платформе "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит осуществлять целый ряд дополнительный функций. А так же данная система рассчитана на работу в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

Рекомендации повышения эффективности документооборота компании

Для повышения эффективности документооборота компании и устранения выявленных недостатков нами разработаны следующие мероприятия:

Устранение недостатков в существующем порядке организации делопроизводства.

Указанные недостатки в документообороте могут быть устранены путем полной автоматизации документирования деятельности предприятия. При этом, как уже говорилось ранее, можно внедрить "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит вести раздельно регистрацию документов личного состава и приказов по основной деятельности, при этом у каждого вида документов будет присваиваться своя нумерация. Кроме того, оформление и подготовка документов будет проходить без ошибок и гораздо быстрее.

Функциональные возможности системы "1С: Система электронного документооборота "Управление делами":

• Управление бизнес-процессами предприятия (BPM);
• Внутренний документооборот предприятия;
• Управление отношениями с контрагентами (CRM);
• Прочие возможности.

Рассмотрим некоторые подпункты системы подробнее.

Удобное меню позволяет войти в любой подпункт, раскрывая его более подробно (рисунок 1.3.3).

Рисунок 1.3.3 Меню

Пункт "Приказы".

Документ служит для регистрации приказов предприятия различного вида. Использование категорий документов позволяет удобно организовать работу с разными типами приказов (рисунок 1.3.4).

В документе реализован механизм подписки, позволяющий оперативно оповещать сотрудников о принятых решениях (рисунок 1.3.5).

Рисунок 1.3.4 Приказы

Рисунок 1.3.5 Реализация уведомления сотрудника

Встроенные печатные формы, значительно упрощают выпуск бумажных версий документов. При этом уменьшается количество возможных ошибок (рисунок 1.3.6).

Рисунок 1.3.6 Автоматизация печатного вывода документов

Пункт "Служебные записки"

Для организации служебной переписки в системе существует документ "Служебные записки" (Рисунок 1.3.7).

Рисунок 1.3.7 Служебная записка

Рисунок 1.3.8 Меню

При этом у получателя появляется в меню сообщение о поступлении служебной записки. После прочтения которой получатель может сохранить ее, удалить, ответить… По умолчанию, доступ к документам этого типа дается автору и получателю - документы являются приватными. Интерфейс пользователя прост (рисунок 1.3.8).

По данному разделу можно сделать вывод, что нормативное обеспечение документооборота должно включать в себя всю совокупность нормативных, организационно-правовых, регламентирующих документов, определяющих порядок работы аппарата управления, соблюдение требований которых необходимо как для организации эффективной управленческой деятельности в целом, так и для достижения высокой исполнительской дисциплины в частности.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

К информационному обеспечению проектируемой системы относятся: входные и выходные документы. Входные документы представляют собой набор справочных сведений, которые заносятся в локальную базу данных посредством специально разработанных форм. Так же к входным документам относится информация о добавлении и изменении свойства номера формы (добавление номера свойства номера) входной информацией для разрабатываемой системы будет являться информация, получаемая посредством выходных форм.

Работа с информацией происходит посредством экранных форм. Форма – это важнейший визуальный компонент. Формы представляют собой видимые окна WINDOWS и являются основной частью практически любого приложения. В форме размещаются визуальные компоненты образующие интерфейсную часть и системные (не визуальные) компоненты. Посредством форм происходит диалог между оператором и системой.

При разработке экранных форм использовались разные инструментальные средства, позволяющие ускорить ввод данных, а именно:

- кнопки, для организации более дружественного интерфейса, кнопки с поясняющими надписями и изображениями, отражающими характер их действия;

- выпадающие списки, этот компонент позволяет отображать значения выпадающего списка, что очень удобно, так как экономит площадь окна приложения, и предоставляет пользователю выбор из имеющихся значений;

- календари, этот компонент очень эффективен в применении за счет малого места, занимаемого им на форме. При этом он позволяют вводить дату из выпадающего календаря (по виду напоминают выпадающие списки) и обеспечивает безошибочный с точки зрения синтаксиса ввод дат;

- таблицы, позволяют представлять информацию в удобном, структурированном виде.

Обоснование проектных решений по информационному решению включает следующие пункты:

- обоснование состава и содержания входных и выходных документов, метода их построения;

- обоснование состава и методов построения экранных форм для ввода переменной и условно-постоянной первичной информации, а также форм для вывода на экран результатной информации или ответов на запросы;

- обоснование способа организации информационной базы: как совокупности локальных файлов или как интегрированной базы данных с локальной или распределенной организацией; определение состава файлов, обоснование методов логической организации файлов и баз данных;

- обоснование состава и способов организации файлов с результатной и промежуточной информацией.

Формы ввода должны быть реализованы в удобном для пользователя виде и позволять изменять любые хранимые данные.

Желательно использовать отдельные формы для заполнения различных таблиц, но при этом необходимо учесть что основные функции программного продукта должны выполняться в главном окне и не вызывать проблем с работой. Таким образом, программный продукт должен быть максимально эргономичен и занимать минимум пространства.

Ввод условно-постоянной первичной информации должно осуществляться на отдельных формах.

Обоснование способа организации информационной базы.

Для реализации программного продукта необходимо создать базу данных, это необходимо для хранения необходимой информации. Создание базы данных позволит занимать меньше места на жестком диске, структурировать информацию и т.д.

База данных - это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. В качестве базы.

СУБД представляет собой комплекс языковых и программных средств, предназначенный для создания, ведения и cовместного использования баз данных (БД) многими пользователями. СУДБ является вторым по важности, после ОС, программным кoмпонентом, который надлежит выбрать для успешной реализации поставленной задачи.

СУБД можно классифицировать по ряду признаков:

• модель данных,
• тип программного обеспечения;
• характер использования.

Классификация в соответствии с моделью данных

На практике большинство применяемых СУБД используют одну из трех мoделей данных: реляционную, иерархическую или сетевую.

Реляционная модель является наиболее простой и широко используемой формой представления данных. При реляционном подходе представление данных сводится к совокупности двумерных таблиц с множеством строк, иначе именуемых записями, и столбцов - полей. Каждая запись содержит сведения об описываемом объекте. Все записи базы данных имеют идентичную, заданную пользователем структуру и размеры. В теории множеств таблице соответствует термин отношение (relation), который и дал название модели. Для данной модели имеется развитый математический аппарат - реляционное исчисление и реляционная алгебра.

Дoстоинством реляционной модели является сравнительная простота инструментальных средств ее поддержки. В настоящее время реляционные системы лучше соответствуют техническим возможностям персональных компьютеров и вполне удовлетворяют большинство пользователей. Недостаток реляционной модели - жесткость структуры данных и зависимость скорости обработки данных от размера базы данных.