Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Современное информационное общество активно развивается, и получение информации сейчас перешло в разряд мгновенных услуг – большую часть необходимых данных пользователь может получить буквально в считанные секунды. Этому способствовала глобальная информатизация и развитие всемирной сети Интернет – именно в этой сети сегодня расположены бесчисленные книги, журнальные статьи, монографии и прочие научные труды. Это же относится и к художественной литературе, свободным источникам и проч. Одновременно с очевидными преимуществами подобной ситуации, есть и недостатки. В первую очередь это пресыщенность информацией, так называемый «информационный фон» – из–за неисчислимого количества данных современному человеку становится все сложнее вычленять по–настоящему ценную информацию. Кроме того, в информационном обществе сформировались и продолжают формироваться определенные требования к пользователям, организациям, структурам, целым странам.

На рубеже ХХ и ХХI веков в связи с поиском оптимальных путей вхождения в информационное общество начали активно дискутироваться вопросы о пересмотре концептуальных основ развития библиотечного дела. Очевидно, библиотеки сегодня должны максимально адаптироваться под изменившиеся условия, чтобы не просто быть успешными, но выживать в принципе. Так, помимо создания электронной библиотеки, возможна и автоматизация движения библиотечного фонда, которая позволит сделать работу всего учреждения более оперативной и удобной для читателей.

Данная тема курсовой работы является актуальной, так как в настоящее время мы наблюдаем интенсивное развитие информационных систем, технологий и программных средств. Современные информационные технологии помогают организовать работу библиотеки, сделать её гораздо проще и быстрее. Одним из важнейших условий обеспечения эффективного функционирования любой организации является отлаженная система планирования и управления бизнес–процессов, протекающих в библиотеке. В частности – процесса непосредственного движения библиотечного фонда.

Таким образом, цель данной курсовой работы заключается в разработке регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда».

В достижении цели курсовой работы следует решить следующие поставленные задачи:

• описать предметную область, осуществить постановку задачи;
• выбрать средства для моделирования бизнес–процессов;
• осуществить моделирование бизнес–процессов «как есть»;
• предложить мероприятия по улучшению бизнес–процессов;
• смоделировать бизнес–процессы по ситуации «как должно быть».

---

Объектом исследования является библиотека, а предметом – бизнес–процесс «Движение библиотечного фонда».

Структура работы включает две главы, первая глава содержит два параграфа, вторая – три параграфа. Также включены такие структурные элементы, как введение, заключение и список использованных источников.

Методологической и методической основой исследования выступили предложенные методические рекомендации, а теоретической – ГОСТы и работы современных исследователей проблемы оптимизации бизнес–процессов и автоматизации производств.

1. Построение бизнес–процессов «как есть»

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

Объектом изучения является библиотека, которая работает с посетителями, осуществляя услуги по выдаче книг. В самом простом понимании, это место, где хранятся книги. Слово «библиотека» – греческого происхождения и буквально значит «книгохранилище».

Первые в мире библиотеки, которые обнаружили археологи, относятся к IV в. до нашей эры. Огромный дворец, где в ящиках и корзинах разложены глиняные таблички, нашли при раскопках древнего государства Ассирия в г. Ниневии. Это «Дом наставлений и советов» – знаменитая библиотека царя Ашурбанипала. На 30 тысячах глиняных табличках записаны тексты на многих языках по грамматике, астрономии, истории, медицине. И это лишь часть гигантской библиотеки – то, что было найдено при раскопках в середине XX в. Кроме того, Ашурбанипал основал при библиотеке писарскую школу и объединил в специально созданном им обществе всех ученых страны, в котором поручил разобрать и классифицировать отобранные у храмов рукописи. Рукописи были снабжены номерам и занесены в особые списки – прототипы современных каталогов.

В столице Египта – Александрии при правлении Птолемея I была основана знаменитая Александрийская библиотека. Александрийский храм муз представлял собой замечательный архитектурный ансамбль, состоявший из университета, обсерватории, ботанического сада, зоопарка и библиотеки. Правители Египта гордились библиотекой и по мере возможностей пополняли её. Она насчитывала около 70 тысяч свитков.

В Египте, как и в Греции, книги представляли собой папирусные свитки. Наряду с папирусом, для обучения грамоте использовали более дешёвый материал – воск. В Китае применяли бамбук и шёлк, В Индии – пальмовые листья, а в Древней Руси использовали бересту. В 1037 году первую библиотеку на Руси основал князь Ярослав Мудрый. Находилась она в соборе Святой Софии в Киеве (столице древнерусского государства). По образцу первой библиотеки стали появляться библиотеки и в других городах и монастырях Киевской Руси.

---

В Средние века книги были очень дороги: ведь часто, чтобы переписать одну книгу, писец затрачивал несколько лет. Поэтому в те времена существовали так называемые «закованные библиотеки». В такой библиотеке каждая книга прикреплялась к цепи, сквозь последнее звено которой был продет толстый железный прут, закрепленный параллельно полке шкафа. Это была своеобразная мера против воровства. Цепи позволяли снимать книги (даже с верхней полки) на стоящие около шкафа столики.

С возникновением первых книгохранилищ появилась и новая профессия – библиотекарь. На эту должность приглашали выдающихся ученых, писателей, поэтов. В позапрошлом еще веке стать почетным библиотекарем – существовало такое звание – было труднее, чем академиком

Государственные реформы в сфере политики, экономики, культуры и образования, проведенные в России в первой четверти 18 века императором Петром I, имели огромное значение и для развития библиотек. Наиболее важным событием в сфере библиотечного дела в эпоху правления Петра I стало учреждение в 1714 г. в Санкт–Петербурге первой государственной научной библиотеки в России, которая была основана одновременно с Кунсткамерой. Оба эти учреждения были переданы в ведение Академии наук, основанной в 1724 году. Создание фундаментальной библиотеки отвечало назревшим потребностям общественно–политической и культурной жизни России и оказало большое влияние на последующее развитие библиотечного дела. Пополнялась библиотека в основном за счет частных коллекций, передачи фонда из некоторых Приказов, покупки и обмена с заграничными научными учреждениями. А также за счет обязательного экземпляра литературы, напечатанной в типографии. Фондом библиотеки могли пользоваться не только академики, но и другие ученые, государственные деятели и представители знати.

К XVIII в России появляются первые переводы на русский язык греческих и латинских авторов – басен Эзопа, сочинений Ксенофонта, Курция Руфа, Цицерона, Овидия, Горация. Частные библиотеки имелись у царевича Алексея Петровича, императрицы Екатерины II, князя Д.Голицына, графа В.Татищева. После основания Академии Наук в Петербурге начали учреждаться крупные государственные библиотеки. На основе рукописей и книг царской библиотеки в Кремле и книжного собрания Петра I в 1714 г. начала формироваться Академическая библиотека, пополнившаяся за счет частных собраний Е.Дашковой, А.Виниуса, А.Питкарна, Р.Арескина.

Библиотеки – хранилища памяти человечества, главный источник информации – от древних рукописей до электронных ресурсов. Как говорил академик Д. Лихачев, «библиотеки важнее всего в культуре…пока жива библиотека – жив народ, умрет она – умрет прошлое и будущее».

---

В современной библиотеке для читателей имеются:

• абонемент – это отдел, где книги выдаются на дом. Здесь можно выбрать нужную книги, а библиотекарь запишет их в читательский формуляр, напомнив о сроках возврата;
• читальный зал – это отдел библиотеки, из которого книги и журналы на дом не выдаются. Здесь можно поработать со справочными изданиями (словарями, энциклопедиями), полистать свежие номера газет и журналов;
• фонд библиотеки – в переводе с французского означает «основание». Это собрание книг, журналов, газет, дисков, находящихся в библиотеке;
• справочно–библиографический аппарат библиотеки – это система каталогов и картотек, справочных изданий, библиографических пособий, которые помогут найти нужную книгу, информацию.

Автоматизированная информационная система, отслеживающая движение библиотечного фонда, призвана обеспечить:

• доступность информации о книгах находящихся в распоряжении библиотеки;
• разнообразие форм и качества информационных услуг;
• полноту, оперативность и достоверность получаемой информации;
• комфортность получения информации.

Полное внедрение автоматизированной информационной системы в систему библиотеки позволит говорить об эффективности системы, так как:

• появляется система, которая структурирует различные информационные ресурсы и управляет ими для достижения целей качества;
• появляются управленческие связи нового типа между структурными подразделениями библиотеки, и расширяется круг предоставляемых информационных услуг;
• обеспечивается развитие информационной грамотности всех участников процесса.

Поэтому необходимо усилить информационно–управленческую роль библиотеки, активизировать взаимосвязи учебного процесса, редакционно–издательских подразделений и издательств с библиотекой, обеспечить информационные связи через библиотеку, рассматривая последнюю как депозитарий электронных версий учебных, научных изданий и др. материалов.

Предметом проектирования являются процессы в библиотеке, которые необходимо описать и в дальнейшем автоматизировать. Работа с посетителем организована следующим образом: у каждого студента, пользующегося услугами библиотеки вуза должен быть читательский билет. После этого сотрудники библиотеки выясняют у студента, какая книга ему нужна и проверяют, есть ли она в наличии. После этого сотрудник библиотеке оговаривает со студентом сроки, в которые книга должна быть сдана обратно в библиотеку.

---

Результатные документы: читательский билет, анкета читателя, отчеты по произведенным услугам, результат поиска документа по дате, результат поиска документа по дате, результат поиска документа по номеру, результат поиска документа по читателю и др.

Роли сотрудников, принимающих участие в решении поставленной задачи, приведены в Таблице 1.

Таблица 1

Роли сотрудников в решении задачи

Код сотр	Должность	% участия	% ответств
01	Администратор	80– 100	100
02	Библиотекарь	60– 90	50– 80
...n	...	0– 100	0– 100

Выбор средства для моделирования бизнес–процессов

Основной целью выбора средства проектирования является задание общего и обязательного к применению языка общения управленческого звена, разработчиков организационных и технологических процессов и исполнителей этих процессов. Частными применениями таких стандартов является синтез требований к создаваемым системам, положений об организационных подразделениях, служебные инструкции и т.д.

Существует около 30 технологий проектирования организационно–технических систем и несколько сотен инструментов, предназначенных для автоматизации этого процесса. Поэтому, с учетом временного фактора, сравнительный анализ был ограничен четырьмя наиболее популярными на российском рынке продуктами: Bpwin/Erwin (Platinum Technology), Rational Rose (Rational Software Corporation), ARIS (Scheer AG) и Oracle Designer (Oracle Developer Suite). Справочные данные по CASE– технологиям и средствам проектирования приведены ниже по тексту и в таблице №1.

Таблица 2

Средства моделирования (СМ) и их сравнительная характеристика

СМ Критерии	ARIS	Erwin / Bpwin	Rational Rose	Oracle Designer
Поддержка полного жизненного цикла ИС	+	+	+	+
Обеспечение целостности проекта	+	–	–	+
Независимость от платформы	+ (DoDAF, TeaF/FeaT, Zachman)	+ (ORACLE, Informix, Sybase)	+ (ORACLE, Informix, Sybase, Ingres и др.)	–
Одновременная групповая разработка БД и приложений	+	–	+	–

---