Файл: Основные функции в системе менеджмента.pdf

Таким образом, можно сделать вывод, что каждая из основных функций менеджмента имеет весьма значительную характеристику. Каждая из них очень важна для деятельности предприятия. С помощью основных функций выполняется ряд целей, задач и планов предприятия для дальнейшего роста, и высокой прибыли.

1.2. Виды и методы планирования на предприятии

Планирование – это разработка и установление руководством предприятия системы количественных и качественных показателей его развития, в которых определяются темпы, пропорции и тенденции развития данного предприятия, как в текущем периоде, так и на перспективу [28].

Планирование является центральным звеном хозяйственного механизма управления и регулирования производства. Планирование, административное управление и контроль за деятельностью предприятия в зарубежной практике определяют одним понятием «менеджмент». Взаимосвязь планирования и управления можно представить в виде схемы (Приложение 2).

Существует несколько методов планирования: балансовый, расчетно-аналитический, экономико-математические, графоаналитический и программно-целевые (рис. 2) [37].

Рис. 2. Методы планирования

Балансовый метод планирования обеспечивает установление связей между потребностями в ресурсах и источниками их покрытия, а также между разделами Планк. Расчетно-аналитический метод используется для расчета показателей плана, анализа их динамики и факторов, обеспечивающих необходимый количественный уровень [9]. 

Экономико-математические методы позволяют разработать экономические модели зависимости показателей на основе выявления изменения их количественных параметров по сравнению с основными факторами, подготовить несколько вариантов плана и выбрать оптимальный.

Графоаналитический метод дает возможность представить результаты экономического анализа графическими средствами. 

Сетевой метод является разновидностью графоаналитического. С помощью сетевых графиков моделируется параллельное выполнение работ в пространстве и времени сложных объектов (например, реконструкция цеха, разработка и освоение новой техники и др.) [8].

Программно-целевые методы позволяют составлять план в виде программы, т. е. комплекса задач и мероприятий, объединенных одной целью и приуроченных к определенным срокам.

По срокам различают следующие виды планирования: перспективное, текущее и оперативно-производственное (Приложение 3). Перспективное планирование основывается на прогнозировании [16]. 

С его помощью прогнозируются перспективная потребность в новых видах продукции, товарная и сбытовая стратегия предприятия и различных рынков сбыта и т. д. Перспективное планирование традиционно подразделяется на долгосрочное (10-15 лет) и среднесрочное (3-5 лет) планирование.

Долгосрочный план имеет программно-целевой характер. В нем формулируется экономическая стратегия деятельности предприятия на длительный период с учетом расширения границ действующих рынков сбыта и освоения новых. Число показателей в плане ограничено. Цели и задачи перспективного долгосрочного плана конкретизируются в среднесрочном плане. Объектами среднесрочного планирования являются организационная структура, производственные мощности, капитальные вложения, потребности в финансовых средствах, исследования и разработки, доля рынка и т. п [20]. 

В настоящее время сроки исполнения (разработки) планов не имеют обязательного характера и ряд предприятий разрабатывают долгосрочные планы сроком на 5 лет, среднесрочные - на 2-3 года.

Таким образом, наиболее основной функцией в системе менеджмент является планирование. На сегодняшний день существует несколько методов планирования. На основе этих методов строится деятельность любого предложения. А также виды планирования делятся на сроки. В целом сроки планирования от 3 до 15 лет, но на сегодняшний день они составляют от 2 до 5 лет.

1.3. Процесс и принципы контроля

Процесс контроля представляет собой набор процедур решения задач контроля, обеспечивающих поиск учетной информации о поведении объекта (людей, занятых в производственном процессе и выполняющих другие функции управления, а также параметров орудий и средств производства) и сравнение ее со стандартами или плановыми показателями для определения расхождения между текущим состоянием и установленными параметрами [3].

Контроль может осуществляться в отношении деятельности отдельного сотрудника, группы сотрудников, отдела, службы или всей организации. Разработка схемы и выбор методов решения задач контроля зависит от целей контроля. Достижение целей обеспечивается составом и содержанием задач контроля [12].

Функция контроля - это совокупность задач управления, решение которых направлено на получение информации, характеризующей состояние контролируемых параметров объекта [33].

Как нам уже известно, задача управления является одним из элементов организационной структуры управления, следовательно, схема контроля зависит от выбранного типа оргструктуры управления и является ее составной частью. Поэтому схема контроля проектируется вместе с разработкой оргструктуры управления.

Задачи контроля занимают свое место в общей схеме решения задач управления. Они являются составной частью модуля регулирования (рис. 3).

Рис. 3. Место задач контроля в модуле регулирования

Модуль регулирования демонстрирует, насколько близко, на первый взгляд, слиты задачи контроля, анализа планирования, учета и регулирования руководства [30].

Задачи контроля играют связующую роль между задачами планирования, устанавливающими стандарты, задачами учета, фиксирующими состояние контролируемого объекта, и задачами регулирования, обеспечивающими корректировку в том случае, если достигнутые фактические результаты существенно отличаются от установленных стандартов или плановых показателей [23]. В практике управления возможны случаи, когда информация, используемая для контроля, не подлежит учету, так как нет потребности. В этом случае контроль представляет собой процесс наблюдения за поведением контролируемого объекта. Разумеется, не все процессы и объекты в организации контролируются [26]. Сплошной контроль сдерживает инициативу работников, превращает организацию в жестко регулируемую систему и снижает эффективность ее функционирования.

Как правило, такая система контроля не соответствует соотношению: затраты - прибыль. Каждый контролируемый параметр удорожает систему контроля. Чтобы этого не произошло, при разработке схемы контроля необходимо чета определить состав задач контроля. Каждая задача, которая может быть или должна быть включена в схемы контроля, сопоставляется:

- с подсистемой (объектом или процессом), состояние которой необходимо контролировать;

- с параметрами объектов или процессов, которые возможно измерить;

- с влиянием вариаций параметров, влияющих на достижение целей;

- с соотношением расходов на сбор информации по каждому контролируемому параметру с ожидаемым выигрышем [31].

Содержание задачи контроля (исходная информация, время, параметры, назначение контроля) определяется целью контроля. Важной характеристикой задач контроля является его направленность на среду (внутреннюю, внешнюю).

Организация имеет множество конкретных целей, параметры процесса, достижения которых поддаются измерению.

Цели контроля - установить допустимые отклонения плановой деятельности от стандартов. В процессе контроля стандарты отличаются двумя очень важными особенностями:

- наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа;

- наличием конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы [25].

Бывают цели, по которым трудно установить количественные значения параметров, но контролировать их достижение важно для организации. В этом случае должны быть выбраны косвенные показатели, которые имеют отношение к данной цели, и они поддаются измерению.

Достижение данной конкретной цели могут оказывать влияние и другие факторы [32]. Менеджеру нужно уметь определять степень влияния того или иного фактора на процесс достижения цели.

Для осуществления контроля необходимо иметь два вида информации:

1) стандарты (или плановые показатели) и критерии, определяющие, как должен осуществляться процесс;

2) результат (промежуточный или конечный), характеризующий истинное состояние контролируемых параметров объекта (процесса) [40].

Стандарты и критерии устанавливаются в процессе решения задач планирования и вытекают из множества целей и стратегии организации. Стандарты и критерии называются показателями результативности, определяющими то, что должно быть получено для достижения поставленных целей [2]. Контролируемые результаты устанавливаются функцией учета и поступают из двух источников: контролируемых объектов (процессов) внутри организации и контролируемых факторов внешней среды.

Поэтому при формировании состава задач контроля необходимо детально провести анализ факторов внешней среды и определить внутренние характеристики контролируемых параметров. Ошибки и проблемы, возникающие внутри организации, переплетаются, если их не контролировать и вовремя не исправить, с воздействиями условий внешней среды [24].

В организациях контроль внешней среды используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам, а также реализации готовой продукции (маркетинговый контроль).

Управление осуществляется в отношении процессов, выполняемых в объектах. Оценить «правильность» осуществления процессов можно только на основе учета и измерения фактического результата, полученного на данный момент времени, или поев проведения работы, направленной на достижение желаемой цели [3].

Параметры контроля позволяют лицу, осуществляющему контроль, сопоставить сделанную работу с запланированным заданием.

В зависимости от степени влияния контролируемого параметра на жизнедеятельность организации задачи контроля можно разделить на две категории:

- общие задачи, контролирующие стратегически важные параметры (прибыль, конкурентоспособность, бюджет и т. п.);

- частные задачи, имеющие отношение к контролю частных показателей (например, количество опоздавших на работу) [27].

Такое деление задач контроля имеет, важное значение для распределения их по уровням иерархии в оргструктуре управления, т. е. обязанностей, ответственности и прав каждой должности в структуре аппарата управления. Без выделения категорий задач контроля невозможно создать эффективную схему взаимосвязи задач управления, а, следовательно, обеспечить четкое взаимодействие аппарата управления [33]. Чтобы внести весомый вклад в успех организации, контроль должен соответствовать ряду принципов.

Принципы определяют правила для осуществления эффективного контроля в организациях любого типа. На их основе строятся различные схемы выполнения контрольных функций. Схемы отражают специфические особенности каждой организации, но в тоже время должны соответствовать принципам контроля [21]. В отличие от общих принципов управления, функция контроля имеет свои частные принципы.

1. Принцип результативности. Результат - единственное, что представляет ценность в производственно-хозяйственной деятельности организации [26]. Создание схемы контроля, которая позволяя руководителю получать информацию обо всех сферах деятельности предприятия, принесет мало пользы. Потому что руководитель будет получать избыточную информацию, которая мешает в принятии решений.

Следовательно, схема организации контроля должна охватывать сферы деятельности организации, которые имеют ключевое и результирующее значение для достижения целей организацией. Необходимо избегать контроля ради контроля [13]. Бесполезно иметь обширную и полную информацию о различных отклонениях от стандартов, если эта информация не используется для осуществления необходимых корректирующих действий.

Так же бесполезно пытаться контролировать результаты, которых организация не может достичь или не в состоянии измерить.

Результативность контроля обеспечивается только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей с минимальными корректировками программы их достижения.