Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (НА ПРИМЕРЕ КОМПАНИИ «ORGA»).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Нельзя отрицать тот факт, что такие вещи как информация и коммуникационный процесс идут рука об руку со всеми сферами человеческой деятельности. Их значение постоянно возрастает, поскольку если процесс обмена информацией между людьми будет затруднен из-за различного рода помех, то они не смогут продуктивно работать друг с другом, а значит, продуктивность деятельности организации будет под угрозой.

Менеджер не может считаться успешным, если он не проявляет себя эффективно в коммуникационном процессе. Почти все меры, которые принимают руководители для облегчения реализации целей организации, требуют эффективного обм­ена информацией. Поэтому любой менеджер должен в совершенстве владеть искусством коммуникации, ведь именно от менеджеров зависит эффективность управления персоналом, а значит и организацией в целом.

Эффективная коммуникация крайне важна для успешного управления. Решение большинства управленческих задач базируется на непосредственном контакте людей (начальников и подчиненных, подчиненных между собой) в различных ситуациях.

Роль коммуникаций очень значительна как в малых, так и в крупных компаниях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как отдельно взятого хозяйствующего субъекта на рынке, но также и работников данного предприятия, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Целью работы является изучение влияния процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.

Реализация поставленной цели требует решения следующих задач: рассмотреть сущность процесса коммуникаций, виды коммуникаций и их особенности, элементы коммуникационного процесса. Помимо этого будут рассмотрены основные этапы коммуникационного процесса с характеристикой каждого из них. Необходимо разобрать потенциальные преграды на пути к пониманию сути сообщений как в межличностных, так и в организационных коммуникациях, а также влияние информационных технологий на коммуникационный процесс. Так же в работе будут рассмотрены особенности коммуникационного процесса и его влияние на эффективность управления организацией на примере компании «ORGA».

При написании работы было использовано 6 источников: 3 учебника по менеджменту: 2 за 2014 год и 1 за 2007 год; учебник по теории коммуникаций за 2008 год и 2 статьи, посвященные процессу коммуникаций.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие и сущность коммуникационного процесса

«Управление организацией осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления для менеджера является направление им сигналов или посланий своим подчиненным об их поведении, необходимом для достижения организационных целей. Используя это и получая от подчиненных обратную связь, менеджер организует, мотивирует и руководит подчиненными. Многое зависит от способности менеджера эффективно передавать и получать такие сигналы и послания, чтобы достигалось их наиболее адекватное восприятие теми, кому они предназначены. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.»[2]^[1]

Коммуникации – это обмен информацией между людьми и их группами. Информация – это различные всевозможные сведения и данные, интересующие кого-либо. Основные функции коммуникаций в группе: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. В процессе коммуникации сигналы или послания о поведении передаются от одного субъекта к другому и обратно. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и организации в целом. В зависимости от этого различают следующие типы коммуникаций:

1. Внутриличностная коммуникация: человек говорит сам с собой;
2. Межличностная коммуникация: с другим человеком.;
3. Коммуникация в малой группе;
4. Общественная коммуникация (например, лекция). Возможности обратной связи ограничены;
5. Внутренняя оперативная коммуникация (связь между отделами фирмы);
6. Внешняя оперативная коммуникация (PR);
7. Личностная коммуникация: (Случайный обмен информацией при встрече).

«Существующие в организации коммуникационные связи отражают ее действительную структуру, и задачей высшего руководства в этом случае является приведение в соответствие того и другого. Расхождение между утвержденной структурой и существующим в организации процессом коммуникации существенно снижает эффективность ее деятельности.

Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась в межличностном варианте, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах, вкус и т.п. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания. »[2]^[2]

1.2 Виды процесса коммуникаций и его элементы

Различают следующие виды коммуникаций в менеджменте:

• формальные (коммуникации, соответствующие целям деятельности организации, определенные правилами, должностными инструкциями, технологическими процессами и т.п.) и неформальные (не зависят от иерархии организации, ее бизнес-процессов и технологических процедур);
• устные и письменные;
• межличностные, межгрупповые, между группой и личностью;
• преднамеренные и непреднамеренные;
• внутри определенной группы лиц и за ее пределами;
• вертикальная и горизонтальная;
• односторонняя, взаимная и массовая;
• прямая и многоступенчатая;

Однако наиболее общей является классификация видов коммуникаций, разделяющая их на организационные и межличностные:

1. организационные;
   1. внешние;
   2. внутренние;
   3. формальные;
   4. вертикальные:
      1. по восходящей;
      2. по нисходящей;
   5. горизонтальные коммуникации;
   6. неформальные;
2. межличностные.

«В самом общем случае элементами коммуникационного процесса являются:

1. отправитель - лицо, которое генерирует информацию и передает ее другому лицу;
2. сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов;
3. канал - средство и среда передачи информации;
4. получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует (истолковывает) ее.»[4]^[3]

1.3 Этапы коммуникационного процесса

«Углубленное изучение межличностной коммуникации предполагает рассмотрение ее как процесса, состоящего из этапов и стадий. Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет более эффективно управлять процессом в целом.

Этап отправления включает в себя следующие шаги. Тот, кто передает информацию, называется отправителем. Это ключевая роль, заключающаяся в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи другим участникам процесса. Выполнение данной роли начинается с идентификации индивидом себя (кто я такой) в рамках коммуникационного процесса и формулирования значения или смысла того, почему и что он хочет передать другому участнику. За этим следует кодирование идеи.

Кодирование — это трансфор­мирование предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан. Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора с­истемы кодовых знаков — носителей информации. Носителями могут быть звук, свет, температура, запах, вкус, атмосферное давление и физические действия. Далее носители организуются в определенную форму, которой могут быть речь, текст, рисунок, посту­пок и т.д. Умение говорить, писать, жестикулировать, позиров­ать играют важную роль в способности отправ­ителя кодировать передаваемой значение. В результате проведенных исследований формируется послание, содержащее данные с определенным значением. Смысл или значение послания представляют собой принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. При этом отправитель рассчитывает, что послание воспринято адекватно заложенному в него значению.» [2]^[4]

«Чем больше различие между тем, что было передано и что было получено, тем беднее межличностная коммуникация. Так, например, профессионалы обычно имеют трудности в коммуникации с публикой в силу того, что они кодируют значение в формы, понятные только людям их круга (аббревиатура инженеров и чиновников, юридические термины, тексты контрактов и анкет и т.п.). Полное различие в переданном и полученном значениях означает отсутствие у участников процесса чего-то общего, так как сами собой вербальные и невербальные носители значения не имеют.»[1]^[5]

«Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до заданного адресата. Передатчиком может быть как сам человек (его тело и голос), так и техническое средство (телефон, радио, телекс, телефакс, телевизор, компьютер, робот и т.п.), а также химическое или физическое состояние среды (жидкость, газ, твердые вещества, радиация, свет и т.п.). В качестве каналов используется сама среда (воздух, вода и свет) и различные технические устройства и приспособления (линии, волны и т.п.). Так, например, ра­зговор двух лиц может осуществляться непосредственно по телефону или по радио. Как только передача послания или сигнала началась, коммуникационный процесс выходит из-под контроля средства или человека, его пославшего. Отправлен­ное послание обратно вернуть уже нельзя. В этот момент заканчива­ется этап отправления и начинается этап получения передаваемой информации и понимания ее значения.

Канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение данного послания по другую сторону канала. Если в ходе движения по каналу в послании меняются его носители (кодовые знаки) или формы, то прием считается не состоявшимся.

Тот, кого достигло и кому было адресовано послание, называется получателем. Это еще одна ключевая роль, выполняемая участником межличностной коммуникации, которая заключается не только в фиксации получения послания, но в значительной степени в раскодировании этого послания в понятное и приемлемое для получателя значение.» [2]⁶

«Раскодирование включает восприятие (что получил) послания получателем, его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял). Получить — еще не означает понять, а понять — это еще не значит принять. Эффективная коммуникация устраняет причины для непринятия послания. Возможное искажение в значении пос­лания связано с наличием в процессе коммуникации шума. Шум — это любое вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания. Источни­ками шума, вносящего определенные изменения в значение передаваемого сигн­ала, могут быть как средства коммуникационного процесса, так и организационные составляющие (многоур­овневость, масштаб управляемости, цен­трализация, дифференциация и т.д.), затрудняющие точную передачу сигнала. Шум присутствует всегда. Поэтому необходимо иметь в виду, что на всех этапах процесса коммуникации происходит некоторое искажение значения передаваемого послания. Эффективный руководитель всегда попытается максимально преодолеть имеющийся шум или снизить его уровень и передать смысл своего послания как можно точнее.

Примерами наличия шума может быть следующее: звуковые ошибки в произношении; наличие более сильного параллельного сигнала; языковые ошибки; искажения в линиях связи; добавления к посланию на различных уровнях и т.д. Последним важным элементом коммуникационного процесса является обратная связь, появляющаяся в результате обмена участников процесса ролями. Получатель становится отправителем, и наоборот, отправитель — получателем. Таким образом, весь цикл повторяется вновь, но уже в другом направлении. Обратная связь – это ответ получателя на послание. Она дает возможность отправителю узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении.»[2]^[6]

«Коммуникация с помощью обратной связи превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает динамику. При этом обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание. Главное, чтобы кодовая система была известна новому получателю. Так, очень часто на какую-то фразу мы отвечаем кивком головы. Для руковод­ителя, как и для другого лица, обратная связь может выст­упать как прямая (непосредственно наблюдаемое изменение поведения) и косвенная (снижение производительности, текучка, прогулы, конфликты и т.п.). И то и другое могут свидетельствовать как об успехе коммуникации, так и о ее неудачах.»[2]^[7]