Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (НА ПРИМЕРЕ КОМПАНИИ «ORGA»).pdf

В 1972 году Сиги Айхингером (Sigi Eichinger) во Франкфурте была основана компания "ORGA DRUCK". В1981 году технология производства чип-карт нашла свое развитие в городе Падеборн, где был построен первый завод по производству чип-карт. 1984 году была представлена первая в мире микропроцессорная чип-карта с энергонезависимой памятью (ЕЕPROM). В 1987 году в Падеборне создаются две дочерние компании "ORGA Bond Technik" и "ORGA Datentechnik". 1991 год - открыт филиал компании в Великобритании.

В 1993 году три компании "ORGA" и фирма "UNIQA Chipkartensysteme" сливаются и образуют компанию "ORGA Kartensysteme GmbH", зарегистрировавшуюся в Падеборне. В 1994 году открывается филиал в США, в 95 году - в Сингапуре и Франции. В 1996 - открывается совместное предприятие "ORGA-Zelenorgad", Россия. В 1997 - совместное предприятие "ORGA-ICT", Южная Африка; открываются филиалы в Дубае (ОАЭ) и Копенгагене (Дания). 98-создается подразделение в Беиджине, Китай, а также совместное предприятие "Daruma ORGA", в Бразилии. 99 год - создается филиал в Гон - Конге, Китай.

История компании свидетельствует о том, что фирма "ORGA Kartensysteme GmbH" одна из первых начала освоение рынка пластиковых чип-карт. В настоящее время, занимая лидирующие позиции, компания с каждым годом увеличивает масштабы своего влияния, открывая филиалы и завоевывая партнеров по всему миру.

3.2 Коммуникационный процесс в «ORGA»

Помимо Интернета и электронной почты, заводы и несколько подразделений в Германии имеют возможность обмена информацией через корпоративную компьютерную сеть SAP. Она является стандартной, наиболее часто используемой во всем мире управленческой компьютерной программой. SAP позволяет улучшить внутрифирменные информационные потоки и существенно сократить ежедневную бумажную работу. Все, пользующиеся ею подразделения, имеют доступ к общей для всех сотрудников основной информации. Для отдельных подразделений (например, отдел планирования производства, продаж, персонала) SAP предлагает специальные приложения.

Во все подразделения и филиалы компании ежемесячно высылается корпоративный журнал. Журнал - канал передачи информации как от руководства к подчиненным, так и от сотрудников к руководству. На его страницах печатается информация об изменениях в стратегии, структуре корпорации, о новых назначениях, причем не только на высшие руководящие должности, а на все, включая секретарш и переводчиков во всех филиалах.

Есть специальный раздел разработчиков, в котором рассказывается о новейших технических достижениях компании. Также в журнале можно найти информацию обо всех выставках, тренингах, спортивных мероприятиях и благотворительных акциях. Периодически с помощью журнала менеджерами корпорации проводятся различного рода конкурсы. Цель одних конкурсов - проверить и "освежить" понимание сотрудниками основных направлений стратегии и философии предприятия; цель других - задействовав творческий потенциал сотрудников со всего мира, разработать наиболее оригинальные и характеризующие дух компании атрибуты корпоративного имиджа. Так был придуман слоган компании, дано имя талисману фирмы и проведен ряд других акций. Победители подобных конкурсов награждаются ценными призами, а в журнале о них печатается отдельная статья.

Не смотря на, казалось бы, успешное функционирование современной системы внутрифирменных коммуникаций с многочисленными каналами поступления информации, как по вертикали, так и по горизонтали, повышение эффективности обмена информацией является одной из ключевых проблем, которую постоянно поднимают как руководители корпорации, так и сотрудники. Постоянно возникают проблемы с телефонной связью. В связи с тем, что "ORGA" - транснациональная корпорация, и ее филиалы разбросаны по всему миру, бывает сложно дозвониться в центральный офис из-за разницы во времени. Помимо этого очень часто в самые "телефонные часы" (с двух до пяти часов дня) персонал центрального офиса часто отсутствует на рабочих местах в связи с различного рода митингами и профсоюзными собраниями.

Таким образом, до компании не может дозвониться не только персонал филиалов, но и клиенты организации, что негативно сказывается на корпоративном имидже. Еще одной проблемой является отсутствие общекорпоративных баз данных по различным подразделениям.

"ORGA" - компания инновационная и динамичная, работают здесь люди высококвалифицированные и творческие. Специфика деятельности откладывает свой отпечаток и на взаимоотношения между начальником и подчиненным. Эти отношения носят, в целом, неформальный характер, строятся на основе партнерства и доверия, что также зафиксировано в философии организации.

Основная проблема, которую решают создатели корпоративного имиджа, заключается в беспрерывном и значительном расширении числа друзей и увеличении масштабов корпоративного дома. Задача состоит в том, чтобы обеспечить благоприятное впечатление среди широкой публики от всего того, что делает предприятие как таковое для общества в целом и для каждого из его членов в отдельности.

Наиболее распространенными способами развития отношений с обществом, а значит каналами осуществления внешних коммуникаций являются:

• • • Подготовка и публикация в специализированных журналах редакционных (не рекламных) материалов по последним достижениям предприятия в разработке и организации производства новых, как правило, пионерных товаров, новых, социально-значимых, направлениях деятельности предприятия и т.п.;
    • Организация пресс-конференций, с приглашением не только прессы, но и представителей общественности, политических деятелей, знаменитостей, из самых различных сфер науки, культуры, спорта и т.п.;
    • Распространение собственной печатной продукции в форме фирменных журналов, брошюр, буклетов и т.п., в которой представлена история предприятия, его достижения в научно-техническом прогрессе, общественно полезная деятельность, забота о благе потребителей;
    • Участие в широковещательных благотворительных акциях (взносы в благотворительные фонды, участие в "благотворительных марафонах", других акциях в поддержку малоимущих слоев населения, больных детей, инвалидов, пенсионеров и др.);
    • Поддержка общественно полезных организаций здравоохранения, культуры, спорта, просвещения, образования и т. п.

3.3 Выводы по Главе 3

Резюмируем всё вышесказанное о компании «ORGA» и об особенностях процесса коммуникации внутри неё.

Компания очень большое внимание уделяет данному вопросу, поскольку осознает, что от этого зависит эффективность управления. «ORGA» - транснациональная корпорация. Отсюда следует, что Компания взаимодействует с огромным объемом информации. В целях уменьшения вероятности возможных искажений и повышения удобства при передаче, обмене и получении информации в «ORGA» используется корпоративная компьютерная сеть SAP, позволяющая также снизить возможные информационные перегрузки.

Помимо этого, корпоративный журнал, используемый в Компании, позволяет исключить возможность непонимания сотрудниками миссии Компании и её основных целей и задач на определенный период времени

Также «ORGA» с помощью своего инновационного отдела разрабатывает меры по улучшению межличностных и организационных коммуникаций с помощью проведения различных выставок, тренингов, а также спортивных мероприятий.

Говоря о межличностных коммуникациях в Компании, важно заметить тот факт, что отношения между сотрудниками, а также между начальниками и подчиненными нацелены на неформальный характер, что упрощает коммуникации между ними и делает обстановку более благоприятной для совместной работы.

Стоит также сказать о взаимодействии Компании с обществом. «ORGA» оповещает людей о результатах своей деятельности, о последних достижениях и разработках. Также Компания занимается благотворительностью и осуществляет поддержку организаций здравоохранения, культуры, спорта и образования. Тем самым «ORGA» завоевывает доверие общественности, простого народа и, что очень важно – своих сотрудников, чем доказывает значимость внешних коммуникаций для эффективного управления организацией. Ведь если у людей будет доверие к Компании и уважение к результатам её труда, то они будут стремиться как попасть в неё, так и работать с большей самоотдачей, осознавая, что они трудятся во имя благого дела.

Компании «ORGA» необходимо повысить скорость передачи срочной информации между предприятиями. Низкая эффективность телефонной связи, обусловленная тем, что предприятия Компании находятся в разных уголках Земли, требует разработки мер по устранению этого недостатка. Альтернативой телефонной связи здесь может выступить система специальных сигналов и оповещений, а также разработка более эффективного графика работы сотрудников, чтобы было возможно установить телефонный контакт между предприятиями во время проведения митингов и профсоюзных собраний.

4. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО УЛУЧШЕНИЮ ПРОЦЕССА КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

В данной главе я бы хотела высказать свое мнение касательно того, каким образом можно улучшить коммуникации в организациях, как межличностные, так и организационные.

Итак, на мой взгляд, к методам, способствующим повышению эффективности коммуникаций межличностного вида, относятся:

1. Организация досуга сотрудников, то есть проведение как интеллектуальных, так и спортивных мероприятий внутри фирмы, подразумевающих различные поощрения. Но данные мероприятия надо осуществлять умело и справедливо, а не по принципу «все или ничего»;
2. Проведение бизнес-игр, нацеленных на укрепления коллектива и способствующих созданию более комфортной и доверительной обстановки внутри него.

Улучшить организационные коммуникации можно на основе более широкого применения информационных технологий. Использование более технологичных и информативных видов связи, таких как видеосвязь или своя социальная сеть; возможно даже создание собственного приложения для смартфонов. Все это поможет сотрудникам обмениваться информацией и помешать ее искажению.

Данные методы, на мой взгляд, актуальны на сегодняшний день и способны помочь менеджерам в достижении эффективного управления организацией.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, в данной работе были рассмотрены понятие и сущность коммуникаций, основные элементы и этапы коммуникационного процесса, а также были выделены его виды. Более того, для каждого вида, то есть как для межличностных коммуникаций, так и для организационных были выделены преграды и способы преодоления этих преград. Отдельно было рассмотрено влияние информационных технологий на коммуникационный процесс, которое оказалось существенным и подтвердило, что усовершенствование данного виды технологий ведет к повышению эффективности и удобства осуществления коммуникаций. Затем на примере Компании «ORGA» был рассмотрены особенности коммуникационного процесса непосредственно внутри организации и при ее взаимодействии с внешней средой. Компания уделяет существенное внимание межличностным и организационным коммуникациям и стремиться усовершенствовать процесс их осуществления.

Также в отдельной главе я высказала свое мнение относительно путей усовершенствования коммуникационного процесса в организациях.

Цель работы считаю достигнутой, так как в ее процессе было подтверждено, что коммуникационный процесс оказывает очень серьезное влияние на эффективность управления организацией, а значит каждая организация должна не жалеть своих средств и сил на улучшение процессов передачи информации, способов взаимодействия сотрудников друг с другом и организации с ее микро- и макроокружением.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Басовский Л.Е. Менеджмент Учебник. — М.: Инфра-М, 2007. – 216 c.;
2. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент : учебник / О. С. Виханский, А. И. Наумов. — 5-е изд. стереотипн. — М. : Магистр : ИНФРАМ, 2014. – 576 с.;
3. Грицкевич О. В. Исследование эффективности коммуникационных процессов в организациях // Интерэкспо Гео-Сибирь. 2017. №. URL: http://cyberleninka.ru/article/n/issledovanie-effektivnosti-kommunikatsionnyh-protsessov-v-organizatsiyah (дата обращения: 16.01.2018) – 4 с.;
4. Михненко П.А. Теория менеджмента 2-е изд., перераб. и доп. - М.: 2014. – 640 с.;
5. Почепцов Г. Г. Теория коммуникации: учебник. – М.: Омега-Л, 2008. – 656 с;
6. Чемоданова О. Н. Совершенствование управления коммуникационными процессами в современных организациях с использованием инновационных технологий // Финансы: Теория и Практика. 2011. №6. – с. 21-26; URL: http://cyberleninka.ru/article/n/sovershenstvovanie-upravleniya-kommunikatsionnymi-protsessami-v-sovremennyh-organizatsiyah-s-ispolzovaniem-innovatsionnyh (дата обращения: 16.01.2018).