Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом («Вечерка»).pdf

Краткое описание области деятельности выбранного предприятия

Типография по своей сути это отдельная компания, предприятие, производящее печатную продукцию различных форм и видов. Печать абсолютно на любой вкус. Процессы и технологии печати подразумевают несколько этапов по производству. Сначала подготовка до печати, затем сама печать и обработка после печати.

Типография, на сегодняшний день, важная составляющая рекламного бизнеса. К сожалению многие типографии предлагают только лишь печать продукции. Мы предоставляем заказчику полный комплекс услуг: от разработки визитки до корпоративного стиля, от широкоформатной печати до офсетной.

Разработка дизайна, верстка, офсетная и цифровая печать, производство наружной рекламы, послепечатная обработка заказов. Изготовление широкого ассортимента печатной продукции: визитки, флаера, брошюры, каталоги, буклеты, дисконтные карты, листовки, календари, наклейки, блокноты, кубарики, а также широкоформатные баннеры (винил, сетка, самоклеящаяся пленка, бумага) и многое другое.

Типография «Вечерка» оснащена уникальным современным оборудованием, постоянно внедряет новейшие технологии и расширяет спектр предоставляемых услуг.

Наша типография "Вечерка" готова сделать все по желанию клиентов на высшем уровне. Поэтому мы занимаем лидирующие позиции среди типографий Москвы. Парк оборудования постоянно обновляется. Чем оно новее, лучше и современнее, тем быстрее и качественнее будет выполнена работа.

Мы постоянно двигаемся, вместе с нами весь город. Именно скорость является главным качеством. Все реально. Наша типография рассчитана на выполнение заказов в самые разные сроки.

Сотрудники нашей типографии найдут подход к любому заказчику. Правильно проконсультируют и помогут, если у вас возникнут вопросы по изданию полиграфической продукции. Мы выполняем все виды печати.

Организационная структура предприятия

Типография «Вечерка» имеет следующую организационную структуру:

Начальник производстве нного отдела

---

Мастер цеха

Брошюровочный цех

Офсетный цех

Цех широкоформатной печати

Начальник отдела заказов

Начальник компьютерного отдела

Начальник производственного отдела

Менеджеры по работе с клиентами

Секретарь

Системный

администратор

Зам. директора

Грузчики

Кладовщик

Начальник склада

Кадровик

Начальник отдела кадров

Менеджер по

подбору персонала

Кассир

Бухгалтер

Начальник

финансового отдела

Главный бухгалтер

Отдел кадров

Финансовый отдел

Отдел заказов

Механик

Печатники

Копировальщик

Верстальщики

Дизайнеры

Производственный отдел

Компьютерный отдел

Ген. директор

Склад готовой продукции

Отдел

дополнительных работ

Рисунок 1 Организационная структура предприятия

Для проектирования системы электронного документооборота были выбраны следующие отделы:

• 1. Отдел по персоналу.
  2. Отдел заказов.

Отдел кадров

Отдел по персоналу - отвечает за все этапы работы с персоналом, начиная с привлечения и отбора, заканчивая наймом и развитием сотрудников. С одной стороны, задача отдела в том, чтобы подобрать для каждого кандидата максимально подходящую должность, которая бы полностью раскрывала его потенциал. С другой стороны – найти на каждую позицию идеально соответствующего сотрудника.

Общие положения

• • 1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением ООО типографии «Вечерка».
    2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора организации.
    3. Отдел подчиняется заместителю директора организации.
    4. Отдел возглавляет начальник отдела кадров, назначаемый на должность приказом директора организации.
    5. Другие сотрудники отдела кадров назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора по представлению начальника отдела кадров.
    6. В своей деятельности отдел руководствуется:
       1. Уставом предприятия.
       2. Настоящим Положением.

Задачи

1. Комплектование организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальности и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.
2. Разработка кадровой политики и стратегии организации.
3. Подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
4. Контроль правильности использования труда работников в подразделениях организации.

---

Функции:

1. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
2. Обеспечение (совместно с руководителями подразделений организации) приема, размещения и расстановки молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью; организация проведения их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.
3. Создание резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
4. Организация проведения аттестации работников организации, ее методическое и информационное обеспечение.
5. Участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационной комиссий.
6. Определение круга специалистов подлежащих повторной аттестации.
7. Участие в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального передвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
8. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, распоряжениями и приказами руководителя организации.
9. Учет личного состава организации.
10. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
11. Хранение и заполнение трудовых книжек, и ведение установленной документации по кадрам.
12. Подготовка материала для предоставления персонала к поощрениям и награждениям.
13. Подготовка документов по пенсионному страхованию, а так же документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации и их семьям; представление их в органы социального обеспечения.
14. Проведение работы по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материальной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных систем и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.
15. Методическое руководство и координация деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений организации.
16. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставление им установленных льгот и компенсаций.
17. Систематический анализ кадровой работы в организации, разработка предложений по ее улучшению.
18. Табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков.
19. Анализ причин текучести кадров; разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени; контроль их выполнения.
20. Составление и ведение установленной отчетности по учету личного состава организации, его подразделений и работе с кадрами.
21. Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных и конкурсных комиссий.
22. Подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

---

Отдел заказов

Общие положения

• • 1. Отдел заказов является самостоятельным структурным подразделением ООО типографии «Вечерка».
    2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора организации.
    3. Отдел подчиняется заместителю директора организации.
    4. Отдел возглавляет начальник отдела заказов, назначаемый на должность приказом директора организации.
    5. Другие сотрудники отдела заказов назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора по представлению начальника отдела кадров.
    6. В своей деятельности отдел руководствуется:
       1. Уставом предприятия.
       2. Настоящим Положением.

Отдел заказов отвечает за все взаимоотношения с клиентами.

Функции:

1. Информирование заказчиков по номенклатуре услуг.
2. Информирование заказчиков по готовности заказов.
3. Оформление заказа.
4. Расчет стоимости заказа.
5. Отслеживание заказа.

Описание бизнес-процессов

Отдел кадров

• • 1. Оформление приема на работу

Документирование процедуры приема на работу включает составление и оформление следующих видов документов:

• • • • трудовой договор;
      • приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы Т-1 или Т-1

а);

• личная карточка Т-2 (в установленных случаях Т-2ГС или Т-4);
• документы личного дела;
• трудовая книжка.

Рисунок 2 Пример заполнения трудовой книжки

После проведения анализа предметной области, была составлена контекстная диаграмма данного бизнес-процесса в соответствии с методологией IDEF0 представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 Контекстная диаграмма «Оформление приема на работу»

Изученный бизнес-процесс схематично, в соответствии с методологией IDEF3, представлен на рисунке 4.

Рисунок 4 Схема бизнесс-процесса "Оформление приема на работу"

Отдел заказов

• • 1. Оформление заказа

Для оформления заказов сначала надо подготовить проект заказа, как шаблон данного документа.

Заместитель директора дает указание о разработки проекта заказа начальнику отдела заказов. Начальник отдела заказов разрабатывает проекта заказа и передает на согласование заместителю директора. Если заместитель директора не согласовывает проект, то отправляет его с замечаниями обратно на доработку. После согласования заместителем директора утверждает его и отправляет на визирование генеральному директору.

---

После анализа требований заказчика и расчета стоимости заказа секретарь оформляет заказ и передает на подписание заказчику. После подписания заказа заказчиком менеджер по работе с клиентами визирует его и заказ уже изменению не подлежит. Дальше, если необходимо заказ передается в компьютерный отдел для его разработки или сразу в печать.

Рисунок 5 Контекстная диаграмма «Оформление приема заказа»

Рисунок 6 Схема бизнесс-процесса "Оформление приема заказа"

Документопотоки

Отдел кадров

Каждый документ, создаваемый кадровой службой, проходит в процессе его подготовки определенные этапы. Целесообразно унифицировать процедуры прохождения документов в организации в процессе их обработки и закрепить их в Графике документооборота кадровой службы, утверждаемом руководителем организации.

• • 1. Документопоток «Заключение трудового договора»

Трудовой договор составляется по форме, разработанной организацией. В трудовом договоре обязательно наличие следующих реквизитов:

• • • • вид документа (трудовой договор),
      • дата регистрации,
      • регистрационный номер,
      • место составления документа,
      • текст,
      • реквизиты стороны, т. е. работодателя (организации) и работника, включая личные подписи руководителя организации и работника.

В настоящее время заявление о приеме на работу не является обязательным документом при оформлении на работу. Если на предприятии практикуется прием заявлений от соискателей, то разрабатывается типовой бланк, который может заполняться самостоятельно или как приложение к анкете. Заявление пишется в произвольной форме, но содержит стандартный набор реквизитов:

• фамилия, имя, отчество руководителя предприятия, на имя которого подается заявление;
• фамилия, имя, отчество соискателя, адрес места жительства;
• вид документа – заявление;
• текст заявления, в котором указывается должность, наименование структурного подразделения и предприятия. Особые условия работы также

оговариваются в тексте заявления (работа по совместительству, на определенный срок, на неполный рабочий день и т.д.);

---