Файл: Методы и средства проектирования информационных систем. Автоматизация расчетов с клиентами.pdf

Введение

Расчеты с клиентами— это то, что имеется в любой компании, которая проводит работу с клиентами, к примеру, продажа товаров и услуг.

Расчет с клиентами играет важную роль на предприятии в связи с необходимостью любого магазина, вести продажи своих товаров и услуг, сверять правильность расчетов с клиентами и т.д., из этого следует что проблемы, связанные с расчетами с клиентами будут актуальны еще долгое время. Следовательно, выбор темы курсовой работы, связанной с решением расчетов с клиентами, является актуальным.

Предмет исследования - автоматизация расчетов с клиентами.

Я выбрал эту тему для написания курсовой т.к. автоматизация расчетов с клиентами является необходимым процессом для любого торгового предприятия. Автоматизированный расчет с клиентами в разы ускорит работу сотрудников, бухгалтеров и облегчит приобретение товаров и услуг самих клиентов. Комплексное использование современных информационных технологий и приобретение специальной информационной системы позволят улучшить расчеты с клиентами.

Объект исследования –небольшой магазин японской культуры со своим сайтом и большим ассортиментом товаров.

Хорошим вариантом для выбора объекта исследования я считаю любой магазин т.к. почти каждый магазин, ведет расчеты с клиентами при продаже им каких-либо товаров, следовательно, повысив производительность расчетов с клиентами, можно очень сильно улучшить работу всего предприятия.

Так же на таких предприятиях ведется учет клиентов, самой востребованной ими продукции и их предпочтений, следовательно, улучшив работу расчетов с клиентами можно смело утверждать, что предприятие сможет вести более точный учет данных показателей и в дальнейшем это сильно отразится на продуктивности всей компании.

Функциональные возможности программы должны охватывать большой спектр товаров, большое внимание программы будет сфокусировано на базе данных, где будут учитываться все клиенты и товары, которые они закупают. Программа должна поддерживать ведение базы товаров, клиентов и сотрудников, а также обеспечивать правильное взаимодействие этих баз. Кроме того, необходимо обеспечение всех пользователей программы нужной им информацией в удобной форме через удобный и понятный интерфейс.

При осуществлении расчетов с клиентами в организации, производится обработка и запись большого количества информации, связанной с клиентами, которая в себя включает:

Стоимость товаров, их наличие на складе и количество нужных клиенты товаров;

контроль за успешным расчетом с клиентом, для избегания недовольства со стороны клиентов в будущем, так как это может привести к серьезным проблемам для компании, в виде уменьшения прибыли, из-за негативных отзывов клиентов и их уменьшением;

своевременное и правильное оформление документации и контроль за каждой операцией расчетов с клиентами;

контроль над поведением сотрудников в работе с клиентами.

В связи с этим для надежного функционирования системы расчетов нужно вести их систематический и постоянный учет.

Так же программа должна уметь работать с отчетами и прочими документами необходимыми для работы и расчетов с клиентами.

Целью данного курсового проекта – внедрить программу для автоматизации расчетов с клиентами, для повышения эффективности компании и увеличения числа клиентов за счет быстрой, продуктивной, а главное правильной работе. Для достижения этой цели будет приобретаться готовая информационная система и внедрятся на предприятие.

Задачи курсового проекта – необходимые к выполнению мероприятия для успешного достижения цели курсовой работы.

Задачами курсовой работы являются:

Описание предприятия и его деятельности,

Составление программной и технической архитектуры предприятия,

Анализ собранных данных о предприятии,

Описание автоматизированного процесса на предприятии,

Выбор программного средства для автоматизации,

Составление технического задания,

Составление списков подходящих решений для автоматизации,

Описание технологии функционирования ИС,

Физическое проектирование БД,

Разработка экранных форм ввода-вывода и отчетов.

Составление пользовательской документации.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности.

  “ugly samurais” - российская компания, специализирующаяся на продаже различных товаров японской культуры, таких как манга, декоративные катаны, юкаты, японские сладости, маски различных существ из мифов Японии, таких как маска тенгу, также компания в ходе сотрудничества с другой организацией начала выпускать геймпады для различных приставок, компьютерные мышки, коврики для мышки и клавиатуру, все это с изображениями японской культуры, компания продолжает пополнять список вещей на продажу. На середину 2018 года сеть насчитывает более 3 магазинов в городах России, также имеется свой собственный сайт. Штаб-квартира компании находится в Москве. Ввиду конфиденциальности настоящее название компании не указывается.

В 2015 году была основана компания “ugly samurais” и открыт первый магазин в Москве, в одном из помещений которого велись первые продажи продукции компании.

С 2016 года компания начинает развивать торговую сеть, открывая свой второй магазин. В том же году открывается третий магазин, и компания начинает работать с зарубежными партнерами. Одновременно с развитием в новых регионах расширяется уже существующая сеть в регионах присутствия.

В 2018 году филиальная сеть компании состояла из более чем 3 магазинов в 7 городах России, в которых было занято более 150 сотрудников. Компания к этому времени начала экспансию в столичный регион (Москва, Подмосковье)

В Феврале 2017 года “ugly samurais” открыл свой магазин в Санкт-Петербурге.

На 2019 год компания обеспечила своей продукцией более 500 тысяч людей.

Выручка компании на 2019 год составляет 387 млн. рублей.

Основные технико-экономические показатели компании указаны в таблице 1.

Таблица 1.1. Основные технико-экономические показатели компании.

Основными конкурентами компании являются крупные и средние магазины одежды, аксессуаров и игровой техники. Так же к конкурентам можно отнести и маленькие торговые сети.

Основными поставщиками компании являются изготовители игровых электронных устройств: Крупные торговые компании (NVidia, MSI, ASUS и т.д.)

Потребителями наших товаров являются физические лица, которые пользуются продукцией компании OOO “For Honor”, а также просто любители японской культуры и литературы.

Информационная система будет внедрятся в Московский филиал компании (Офис), в связи с этим количество сотрудников, программная и техническая архитектура, а также организационная структура будет описывается в соответствии с этим филиалом.

1.2. Организационная структура управления предприятия

Московский филиал имеет в своем распоряжении 19 сотрудников.

В состав штата сотрудников входят: директор, Главный бухгалтер, Менеджер, Секретарь, кладовщик, Системный администратор, 4 кассира, Кладовщик, 7 курьеров, 2 техника.

Организационная структура представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1. Организационная структура предприятия

Описание должностей сотрудников

Администрация:

Директор — директор, высшая административная должность, размещается в администрации, управляет всем предприятием и поддерживает его работоспособность, использует ПК и принтер.

Секретарь — офисный работник с широким кругом обязанностей от заполнения отчетностей до помощи директору.

Основные обязанности:

1. Работа с документами
2. Планирование и подготовка приёма посетителей
3. Участие в подготовке деловых переговоров
4. Заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса.

Располагается в администрации, использует ПК и принтер.

Менеджер -  начальник, занятый управлением процессами и персоналом на определённом участке предприятия, организации. Основная функция менеджера — управление, включающее процесс планирования, организации, мотивации и контроля. Он располагается в администрации и использует ПК и принтер.

Бухгалтерия:

Главный бухгалтер — специалист по организации бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контролю за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.

IT-отдел:

Системный администратор – сотрудник, должностные обязанности которого подразумевают обеспечение штатной работы парка компьютерной техники, сети и программного обеспечения.

Обязанности:

1. подготовка и сохранение резервных копий данных, их периодическая проверка и уничтожение;
2. установка и конфигурирование необходимых обновлений для операционной системы и используемых программ;
3. установка и конфигурирование нового аппаратного и программного обеспечения;
4. создание и поддержание в актуальном состоянии пользовательских учётных записей;
5. ответственность за информационную безопасность в компании;
6. планирование и проведение работ по расширению сетевой структуры предприятия;
7. документирование всех произведенных действий.

Располагается в IT-отделе, использует ПК и принтер.

Техник –специалист, работающий в области техники , отвечающий за работоспособность технического парка предприятия, основными обязанностями являются починка оборудования и работа по заявкам сотрудников. Располагается в IT- отделе, подчиняется системному администратору и использует только ПК.

Склад:

Кладовщик– это универсальный специалист, выполняющий большинство складских операций: прием и отпуск товарно-материальных ценностей, проверка товарно-сопроводительных документов, ведение складской документации, и др.

Обязанности:

Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт.

Контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности.

Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.

Располагается в складском отделе, использует ПК и принтер.

Упаковщик – сотрудник склада, который расфасовывает и упаковывает товары в организации.

Грузчик – сотрудник, который грузит товары.

Прочие сотрудники:

Кассир – сотрудник организации ответственный за работу с работу на кассе, расчеты с клиентами и работу с ними

Курьер – сотрудник организации, который осуществляет доставку товара по адресу, указанному клиентом

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации, структуры комплекса технических и программных средств и характеристика существующих бизнес-процессов.

Среди всех функций на предприятии я решил выбрать для автоматизации функции расчетов с клиентами.

Расчеты с клиентами осуществляют следующие взаимосвязанные функции: продажа товаров, работа с клиентами ведение отчетности по продукции и клиентам.