Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление персоналом» (Организационно-экономическая сущность комплекса задач).pdf

Введение

Актуальность темы исследования заключается в том, что работа отдела кадров предприятия или организации – одна из современных тенденций в автоматизации организаций.

С каждым годом все более востребованными становятся современные информационные системы, которые способны за малые сроки обрабатывать исходную информацию и предоставлять ее в удобном для пользователя виде. По этой причине в последние годы появилось множество различных компьютерных систем, называемых системами управления базами данных (СУБД) и предназначенных именно для этих целей [14].

Главным элементом СУБД являются, прежде всего, базы данных, которые позволяют хранить и обрабатывать используемую информацию рационально, быстро и доступно [11].

В качестве объекта исследования выбран кадровый учет предприятия. В качестве предмета исследования в данной работе выступает автоматизированная система управления кадровым учетом на предприятии.

В соответствии с вышеизложенным, цель настоящей работы: Разработать информационную систему, обеспечивающую решение задачи автоматизацию делопроизводства в отделе кадров.

Задачи исследования:

1) рассмотреть организационно-экономическую сущность комплекса задач;

2) выполнить обоснование выбора технического и программного обеспечения для автоматизации;

3) выполнить анализ потоков данных в системе кадрового учета;

4) разработать интерфейс системы в среде визуального программирования Delphi 7.

1. Организационно-экономическая сущность комплекса задач

Работа с кадрами на предприятии – это первый и один из наиболее важных этапов в общем цикле движения персонала на предприятии.

Работа по учету кадрового состава – это учет движения кадрового состава на предприятии (см. рис.12).

Рисунок 1 - Движение кадрового состава на предприятии

Основной задачей отдела кадров является набор и работа с кадрами. Человеческие ресурсы - совокупность организационных, материальных и последовательных шагов, направленных на эффективное использование умений и навыков каждого отдельного сотрудника в реализации конечных целей организации. Необходимость официального оформления трудовых отношений, учета фактов трудовой биографии сотрудников, ведения учета кадров, сопровождения их текучести в наше время приобретает особую актуальность.

Эта потребность тесно связана с задачами развития государственного пенсионного страхования, с вопросами бюджетной дисциплины, документами по персоналу в организациях всех форм собственности и всех средств финансирования, необходимых в соответствии с общими государственными законами и правилами.

Не налаженная работа по учету кадров может отразиться на деятельности всего предприятия. Результатом кадровых ошибок могут стать трудности принятия правильных решений, дезорганизация работы подразделений, снижение эффективности работы организации в целом.

Нарушение установленного порядка управления человеческими ресурсами может привести к прямым финансовым потерям, утечке ресурсов всех видов. Сделанные при создании документов человеческие ошибки часто приводят к ошибкам в оплате труда, начислениях по больничным листам, начислении отпускных, что может уменьшить размер установленных пенсий работникам.

Эффективно решить все эти проблемы и трудности возможно только за счет автоматизации процессов отбора и учета персонала (а также других бизнес-процессов, связанных с кадровыми вопросами).

Создание автоматизированной подсистемы кадрового учета необходимо для удовлетворения потребностей работников отдела кадров в оперативной работе с информацией. Информация из базы данных о сотруднике, его награждениях, взысканиях и отпусках позволят более быстро и качественно отслеживать деятельность сотрудников, а также быстро составлять отчетность.

Выгоды и преимущества автоматизации отдела кадров:

1. Качественный подбор и расстановка кадров.

2. Оптимизированный учет личного состава и ведение кадровой документации.

3. Электронное документирование приема, перевода, увольнения работников.

4. Своевременное формирование кадрового резерва.

5. Полноценный контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников.

Основная задача отдела кадров - работа с сотрудниками (прием работника на работу, отслеживанием его как исполнителя в течение периода его работы и, наконец, увольнение сотрудника с работы).

Основными функциями отдела кадров являются:

• Принятие на работу новых сотрудников.
• Увольнение сотрудников.
• Кадровые перемещения:
  • изменение должности/специализации;
  • изменение графика работы;
  • перевод в другое подразделение.
• Оформление отпусков.
• Оформление больничных листов.
• Оформление пенсии.
• Отчетность

При использовании любой доступной ИС в этой области задача хранения и организации доступа к данным ложится на саму ИС, а поиск и обработка – на пользователя. Таким образом сокращаются затраты на содержание кадров, но, взамен, увеличиваются затраты на дорогостоящее компьютерное оборудование.

При этом планируется улучшение основных организационно-экономических показателей: сокращение времени разработки документов предприятия за счет повышения быстродействия при работе с большими массивами информации, повышение точности и снижение учетных ошибок при сборе и обработке данных о сотрудниках, возможность осуществления оперативного контроля, возможность отслеживания динамики деятельности сотрудников и предприятия в целом.

Внедрение автоматизированного решения позволит усовершенствовать (сделать проще, легче, быстрее и удобнее) работу с кадрами, с ведением базы сотрудников, поможет повысить управляемость и результативность всей работы с персоналом.

С созданием данной подсистемы все функции (за исключением проставления отметки в трудовую книжку и выдачи документов) практически полностью автоматизируются, значительно упрощаются и уменьшается вероятность случайных ошибок, возникающих в силу влияния человеческого фактора. Например, при принятии на работу необходимо создать личное дело кандидата, и некоторые данные могут не быть внесены из-за простой забывчивости сотрудника, а в данной СУБД это производится полностью автоматически, т.е. вероятность ошибки в данном случае исключена.

2. Обоснование выбора и цели использования вычислительной техники

Типовой технический комплекс на стороне пользователя представляет собой ПК с характеристиками:

• видеоадаптер и монитор SuperVGA c разрешением не менее 1024х768, 256 цветов;
• процессор P4 3 ГГц;
• объем ОЗУ 1 ГБ;
• объем жесткого диска 80 ГБ;
• сетевая карта, посредством которой ПК подключен к банковской корпоративной сети.
• Типовой технический комплекс на стороне сервера должен иметь следующее оборудование:
• процессор с тактовой частотой не менее 3 ГГц;
• ОЗУ объемом не менее 2 Гбайт;
• контроллер дисков IDE, IDE RAID или SCSI RAID;
• не менее 240 Гбайт свободного места на жестком диске;
• видеоадаптер и монитор SuperVGA c разрешением 1024х768, 256 цветов;
• сетевой адаптер Ethernet не менее 100 Мбит/с.

Структура локальной сети поделена на подсети. В одной из подсетей находятся сервера 1С8.2 на платформе MicrosoftWindowsServer 2008 R2. К структуре 1С подключены дополнительные сервисы: Инфра (программа для управления телефонными очередями для Колл-центра, АРМ-Диспетчер (программа для мониторинга, логистических маршрутов и доставок водителей), и т.д.

На каждом клиентском компьютере есть ярлык подключения к терминальному серверу (кластеру), который перенаправляет пользователя на менее загруженный сервер 1С, для более комфортной работы.

В качестве сервера баз данных используется компьютер, на котором установлены Microsoft SQL Server, PostgreSQL и IBM DB2. Технические характеристики компьютера и операционная система соответствуют требованиям используемой версии сервера баз данных Microsoft SQL Server, PostgreSQL и IBM DB2.

Приведем следующие оценки параметров оборудования используемого в клиент-серверном варианте (табл. 1).

Таблица 1

Общие рекомендации основных характеристик компьютера

Рисунок 2 – Организация сети NetworkAttachedStorage

3. Анализ существующих разработок и выбор метода проектирования

С появлением первых средств автоматизации были разработаны первые программы бухгалтерского учета и управления персоналом, число которых в России и в других странах мира в настоящее время оценивается в сотни единиц.

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации производительности предприятий, в первую очередь, по управлению сотрудниками (в дополнение к бухгалтерскому учету и некоторым другим управленческим решениям) и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при использовании таких систем могут избавиться от рутинных задач при работе с персоналом (по некоторым оценкам, только с документацией по учету кадров сотрудники кадровых отделов проводят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированная система хранения и обработки информации о кадрах также позволяет делать эффективный выбор и перемещение персонала. Кроме того, автоматизированная система учета заработной платы, с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусков, больничных, командировок, поощрений и наказаний позволяет работникам отдела кадров точно и эффективно рассчитывать зарплату, генерировать бухгалтерскую отчетность, включая стоимость производственных затрат. И это только некоторые из особенностей современных автоматизированных систем управления персоналом.

В настоящее время на рынке доступны автоматизированной системы управления персоналом, которые по их функциональной направленности можно разделить на следующие группы:

˗ многофункциональные экспертные системы, которые позволяют проводить профориентацию, отбор, аттестацию работников предприятия;

˗ экспертные системы для группового анализа сотрудников для выявления тенденций развития отделов и организации в целом;

˗ комплексные системы управления персоналом, чтобы вести и поддерживать кадровый учет, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, для расчета заработной платы.

Системы первой группы достаточно дороги, поэтому имеет смысл использовать их только для крупных предприятий, с большим количеством сотрудникову. Эти системы не позволяют автоматизировать повседневные рутинные операции персонала кадровых служб.

Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии.

Примерами таких систем могут быть системы SAP Human Resources Management, SAP и BOSS компания «IT».

Системы управления персоналом MySAP в настоящее время используются более чем на 5000 предприятий (более чем в 35 странах по всему миру) в общей сложности охватывают более 4,6 миллиона человек. Состав МТП SAP R/3 (компания SAP) включает в себя модуль управления персоналом « SAP – Управление персоналом» (SAP HR), включающий в себя следующие основные компоненты:

Администрирование персонала и расчет заработной платы:

• База данных.
• Управление кадрами.
• Расчет заработной платы.
• Генератор командировочных удостоверений.

Планирование и профессиональное развитие персонала:

• Организация и планирование.
• Учет рабочего времени персонала.

Предварительный отбор кандидатов.

• Квалификационные требования.
• Управление повышением квалификации.
• Карьера и замещение должностей.
• Планирование расходов на персонал.
• Планирование использования персонала.
• Планирование рабочего времени.

Управление персоналом в системе SAP HR предназначено для средних и крупных предприятий. Модульная структура системы позволяет реализовать ее в несколько этапов. В SAP HR имеется единая система отчетности и удобный графический интерфейс пользователя. Кроме того, SAP HR связана с общими организационно-экономическими функциями (сведения о заработной плате немедленно передаются в бухгалтерию). Преимущество системы SAP HR в том, что она может интегрироваться с различными настольными приложениями (MS Word, MS Excel и т.д.). Кроме того, в SAP HR реализованы современные технологии.