Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса "Взаиморасчеты с поставщиками".pdf

ВВЕДЕНИЕ

Автоматизированная информационная система поддержки деятельности предприятия (АИС) представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Создание АИС способствует повышению эффективности производства, экономического объекта и обеспечивает качество управления. Наибольшая эффективность АИС достигается при оптимизации планов работы предприятий, фирм и отраслей, быстрой выработке оперативных решений, четком маневрировании материальными и финансовыми ресурсами и т.д. Поэтому процесс управления в условиях функционирования автоматизированных информационных систем основывается на экономико-организационных моделях, более или менее адекватно отражающих характерные структурно-динамические свойства объекта.

Опыт создания АИС, внедрение в практику экономической работы оптимизационных методов, формализация ситуаций производственно-хозяйственных процессов, оснащение государственных и коммерческих структур современными вычислительными средствами коренным образом видоизменили технологию информационных процессов в управлении. Повсеместно создаются АИС управленческой деятельности.

Современное развитие информатизации в области экономической и управленческой деятельности требует единых подходов в решении организационных, технических и технологических проблем. Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования АИС и процессов информатизации, являются:

• активное участие человека-специалиста – в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;
• интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;
• наличие научно обоснованной программно-технической, технологической платформы, реализуемой на конкретном экономическом объекте;
• создание и внедрение научных и прикладных разработок в области информатизации в соответствии с требованиями пользователей;
• формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение;
• постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

Определяя АИС как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в перечисленном комплексе элементов был и остается по сей день человек, специалист. Сегодня существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные проблемно-ориентированные продукты – пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть, прежде всего, хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени владеть программированием. В помощь пользователю все активнее внедряется объектно-ориентированный подход, который позволяет программисту при разработке программного продукта оперировать теми же понятиями, которые использовались в предметной области до автоматизации

Основным назначением системы является автоматизация ввода и хранения данных предприятия, с возможностью изменять, дополнять, создавать новый файл с информацией, выполнять запросы к базе данных согласно выбранным критериям пользователя, а также выполнять действия по анализу представленной в базе информации с формированием соответствующих отчетов.

Цель курсовой работы – создание информационной системы для автоматизации взаиморасчетов с поставщиками, в качестве предметной области выбираем предприятие автосервиса.

Для достижения цели необходимо решить ряд задач:

• дать организационно-экономическую характеристику предметной области;
• описать бизнес-процессы и информационные процессы предметной области;
• рассмотреть аппаратно-программное обеспечение предметной области;
• определить цели и задачи проектирования ИС;
• составить сетевой график выполнения проекта;
• провести обзор и анализ путей решения задач проектирования ИС;
• выбрать и обосновать проектные решения;
• представить функциональное, технологическое, математическое, информационное, обеспечение;
• разработать информационную, концептуальную и логическую модели данных;
• определить требования к программному и аппаратному обеспечению.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Анализируя предметную область поставленной задачи, можно сделать вывод о том, что программное обеспечение автоматизации предприятия малого бизнеса должно позволять следующее:

• осуществлять планирование закупаемых товарно-материальных ценностей (ТМЦ), работ и услуг, используя «трехуровневый» метод планирования (см. далее);
• на основании составленных планов закупок, работ и услуг составлять бюджеты закупок;
• иметь возможность выполнять мониторинг процесса снабжения в режиме реального времени;
• обладать инструментами анализа событий, произошедших в системе;
• распределять поставленные товары, работы и услуги согласно утвержденным планам.

Трехуровневое планирование закупок – не панацея, а метод для эффективного управления процессом (рис. 1).

Первый уровень: потребители товаров, работ, услуг. К данному кругу участников процесса могут относиться как внутренние потребители (службы и отделы предприятия), так и те (в случае, если предприятие занимается торговлей), которые непосредственно владеют информацией о потребностях в определенных товарах, работах и услугах, предоставляемых конечному потребителю.

Второй уровень: финансовые центры, отвечающие за определенную группу товаров, работ и услуг (например: компьютерная техника, бытовая химия, канцелярские товары, горюче-смазочные материалы (ГСМ) и др.). Одной из задач таких финансовых центров является составление бюджета по определенной группе закупаемых товаров. Именно на этом уровне происходит определение статей (строк) бюджета, по которым должна производиться закупка ТМЦ, заявленных на первом уровне. Также, могут быть определены предполагаемые поставщики и цены закупаемых товаров.

Рисунок 1 – Процесс планирования закупок.
Трехуровневая модель

Третий уровень: уровень централизованного снабжения. Фактически, содержит в себе бюджет закупок всего предприятия на определенный период времени. Данный уровень должен объединять в себе всю информацию о потребностях в товарах, работах и услугах первых двух уровней. На этом уровне могут быть предварительно определены поставщики и цены на закупаемые товары.

Инструмент централизованного управления закупками – основа обеспечения качественной работы отдела снабжения.

Процесс планирования в программном обеспечении «Снабжение», по мнению источника, завершается утвержденным бюджетом и переходит в процесс непосредственного управления заказом, закупкой, поставкой и оплатой. На данном этапе очень важно, чтобы у снабженца был в наличии программный инструмент, который позволяет:

• формировать заказы на поставку заявленных товарно-материальных ценностей;
• на основании заказов формировать счета-фактуры, выставленные поставщиками;
• формировать оплаты по выставленным счетам-фактурам;
• формировать входящие налоговые накладные.

Проектирование базы данных начинается с выявления атрибутов и подбора данных. Проектируемая база данных будет содержать объектное отношение документов прихода и объектное отношение документов отгрузки со склада. Анализ информации, которая должна быть в акте о приходе продукции на склад, показывает, что следует выделить следующие атрибуты объектного отношения документов прихода:

• № акта о разгрузке;
• оператор, производящий приемку продукции на склад (зав. складом);
• № товарно-транспортной накладной, по которой продукция прибыла на склад;
• дата и время создания акта о разгрузке;
• № машины, с которой прибыла продукция;
• поставщик продукции;
• водитель машины;
• дата и время разгрузки;
• код продукта;
• наименование продукта;
• срок годности продукта;
• количество коробов продукции;
• вес и цена короба продукции;

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Моделирование процесса разработки программы мероприятий относительно эффективного управления следует начинать с построения контекстной диаграммы, то есть наиболее абстрактного уровня описания системы в целом (рис. 2). Результатом реализации функционального блока контекстной диаграммы является программа мероприятий, которая должна быть разработана финансовым аналитиком с учетом таких управленческих ограничений, как научно-методическое обеспечение.

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма модели в стандарте IDEF0

Вторым этапом моделирования является декомпозиция контекстной диаграммы, результатом чего есть диаграмма, которая отображает структуру этапов процесса, отображенного в контекстной диаграмме. Декомпозиция контекстной диаграммы (рис. 3) позволяет определить логику проведения процесса разрабатывания отмеченной программы, которая заключается в следующем: проанализировать наличие и эффективность использования объекта анализа (ОА) в предыдущем периоде; выбрать оптимальную модель управления; оптимизировать соотношение постоянной и переменной частей ОА и структуру источников финансирования; разработать программу мероприятий относительно усовершенствования системы управления оборотными активами торгового предприятия.

Следует заметить, что для этапов А1 – А3 управляющим ограничением является научно-методическое обеспечение. Также следует отметить, что в качестве механизма (интерфейсные дуги, которые входят в нижнюю сторону функционального блока) выполнения этапов А1 – А3 модели, кроме финансового аналитика, отображены и информационные технологии, поскольку их использование не только способствует уменьшению ошибок, вызванных человеческим фактором, но и убыстряет расчетные процедуры.

Рисунок 3 – Диаграмма декомпозиции контекстной диаграммы (стандарт IDEF0)

Дальнейшее построение модели предусматривает декомпозицию этапа «Работа с поставщиками предприятия» (блок А1 на рис.3). Структурное построение этой диаграммы предусматривает выполнение последовательности таких процессов: рассмотреть динамику состава ОА в разрезе их основных видов; проанализировать процедуру взаимоотношений отдельных видов ОА; рассмотреть состав основного документооборота заказа и оплаты услуг поставщика; сделать выводы относительно общего уровня эффективности использования ОА. Все анализируемые процессы реализуются финансовым аналитиком согласно научно-методическому обеспечению (управленческое влияние) и с применением информационных технологий (механизм).

Рисунок 4 – Диаграмма декомпозиции этапа «Работа с поставщиками предприятия» (стандарт IDEF0)

Следующим этапом построения модели является декомпозиция этапа «Реализация товара». Процесс оптимизации соотношения постоянной и переменной частей ОА и структуры процедуры реализации товара финансирования заключается в следующем (рис. 4): оптимизировать соотношение постоянной и переменной частей ОА; оптимизировать выкладку продукции, подготовить оборудование к началу работы; сделать выводы относительно результатов продажи проанализировав собранную информацию.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Своевременное получение информации о клиентах предприятия, о состоянии текущего запаса товара на складе путем автоматизации решения позволяет оперативно и своевременно отслеживать необходимость в конкретном виде продукции и принять необходимые меры для обеспечения поставок и реализации товаров со склада.

Для эффективного контроля за текущим запасом на складах покупаемых изделий необходимо вести автоматизированный учет поступления продукции на склад, ее отгрузки и выполнять анализ, оценку запасов с целью своевременного выявления недостаточного количества товара или же его переизбытка. В данной задаче необходимо иметь возможность по запросу пользователя получать результаты такого анализа для любого задаваемого в запросе изделия.