Файл: Документирование и инвентаризация как элементы бухгалтерского учета.pdf

Налоговое законодательство требует применять квалифицированную электронную подпись для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами

Для каждого типа электронного документооборота, необходимо использование соответствующей ЭП и иных инструментов взаимодействия. Существуют следующие типы ЭДО:

• B2G – отношения между бизнесом и государством.
• B2B – система обмена электронными юридически значимыми документами между компаниями.
• B2C – коммерческие взаимоотношения между организацией и частным, так называемым «конечным» потребителем (прямые продажи для потребителя).
• B2P – подход к маркетингу на B2B-рынке, характеризующийся адресацией маркетинговых сообщений не к абстрактному представителю другого бизнеса, а к конкретной персоне (лицу, занимающему определенную должность, полностью или частично ответственному за принятие решений о покупке определенных товаров или услуг).

Система B2G представляет собой систему представления информации в электронном виде в налоговые органы и различные органы государственной власти

Система электронного документооборота позволяет передавать бухгалтерскую отчетность, налоговые декларации и прочие документы в налоговые органы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов и сборов.

Рис. 4 Схема взаимодействия с госорганами при использовании системы B2G

Для проведения операций достаточно использовать обычный доступ к телекоммуникационным каналам связи, в т.ч. Интернет.
При этом нет необходимости дублировать электронные документы на бумаге.  С 1 января 2014 года все компании должны отчитываться по НДС только в электронной форме. Соответствующий Федеральный закон был одобрен сенаторами 26 июня 2013 года.

На ОАО БШФ «Россиянка» система B2G уже внедрена, на исследуемом предприятии предстоит внедрение системы B2B

Электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами (система B2B) упрощает и делает более надёжной работу бухгалтеров.

С помощью ЭДО можно обмениваться важными документами не только внутри компании, но и с другими организациями или ведомствами, а также контролировать взаиморасчеты с партнерами, поставщиками или территориально удаленными подразделениями.

Рис. 5 Схема документооборота при использовании системы B2B

Данная система ЭДО предоставляет возможность оформления отчетности, счетов-фактур, накладных, доверенностей с помощью электронной подписи, а также заверять их в защищенных системах обмена документами.[^[37]]

Система B2B предоставляет следующие преимущества:

1. Автоматическая проверка подлинности документов

Удостоверяющий центр при формировании ЭП объединяет необходимую информацию о ее владельце на основе документов организации. Это позволяет не только определить авторство передаваемых файлов, но и права сотрудника на использование ЭП при оформлении документов от лица компании.

1. Проведение операций в режиме реального времени вне зависимости от учете территориальной удаленности контрагентов.
2. Исключение огромных бумажных архивы. При работе с электронными документами достаточно небольшого цифрового носителя для хранения внушительного объема информации.[^[38]]

Следует отметить, что 3 июля 2016 года подписаны поправки в закон 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» об обязанности перехода на онлайн-кассы, с целью передачи всех данные о расчетах с покупателями через интернет в налоговые органы.[^[39]]

 Так как, в ОАО БШФ «Россиянка» ведутся наличные расчеты в сети фирменных магазинов и в интернет-магазине, то необходимо заменить контрольно-кассовую технику, определить пути передачи данных и разработать новые формы учетных регистров для фиксации информации из обновленных моделей кассовой техники. Новые учетные регистры должны обеспечить правильность учета наличных денежных средств при применении ККТ и должны быть разработаны как в бумажной, так и обязательно в электронной форме.

Цель данных изменений  создание современной автоматизированной системы полного учета выручки и контроля за применением ККТ.

ОАО БШФ «Россиянка» как и всем пользователям на ОСН необходимо выполнять следующие обязанности.

• представление в инспекцию по запросам информацию и (или) документы, связанные с применением ККТ, при осуществлении налоговиками контроля и надзора за ее применением;
• обеспечение должностным лицам налоговых органов при осуществлении ими контролирующих функций беспрепятственного доступа к ККТ и фискальному накопителю, в том числе с использованием технических средств, и представление контролерам документации на них.[^[40]]

Требования нового 54-ФЗ включают:

• 1. Все кассы должны отчитываться о продажах в «онлайне».
  2. Чеки в электронном виде направляются в ФНС через оператора фискальных данных

Кассовые чеки должны содержать следующие реквизиты

• наименование документа;
• порядковый номер за смену;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета (при расчете в зданиях и помещениях – адрес здания и помещения с почтовым индексом, при расчете в транспортных средствах – наименование и номер ТС, адрес организации либо адрес регистрации ИП, при расчете в Интернете – адрес сайта пользователя ККТ);
• наименование организации-пользователя ККТ или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя – пользователя ККТ;
• ИНН пользователя ККТ;
• применяемая при расчете система налогообложения;
• признак расчета (получение средств от клиента – приход, возврат клиенту полученных от него средств – возврат прихода, выдача средств клиенту – расход, получение от клиента выданных ему средств – возврат расхода);
• наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС (если операция облагается НДС).
• форма расчета: наличные денежные средства или электронные средства платежа,
• должность и фамилия лица, осуществившего расчет с клиентом и оформившего кассовый чек;
• регистрационный номер ККТ;
• заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
• фискальный признак документа;
• адрес сайта, на котором можно проверить факт записи этого расчета и подлинность фискального признака (кроме использования ККТ в местах, удаленных от средств связи);
• абонентский номер либо адрес электронной почты клиента, если чек ему передается в электронной форме (кроме использования ККТ в местах, удаленных от средств связи);
• адрес электронной почты отправителя кассового чека, если чек передается клиенту в электронной форме (кроме использования ККТ в местах, удаленных от средств связи);
• порядковый номер фискального документа;
• номер смены;
• фискальный признак сообщения.
  1. ЭКЛЗ –фискальный накопитель (ФН).
  2. На чеке печатается QR-код с ссылкой для проверки.
  3. Покупатель имеет право запросить отправку чека в электронном виде.[^[41]]

При этом документооборот между пользователями и налоговиками должен осуществляться осуществляться через кабинет ККТ, что нужно прописать в приложении к учетной политике «График документооборота».

Установлены следующие штрафы за неисполнение требований к ККТ (Приложение 5).[^[42]]

3.2 Совершенствование проведения инвентаризации материально-производственных запасов

В современных условиях одним из ключевых аспектов является повышение эффективности проведения инвентаризации.

Эффективность проведения инвентаризации имущества можно повысить путем использования системы штрих-кодирования товаров и проведения независимой инвентаризации.

Аутсорсинг инвентаризации значительно повышает степень корректности и достоверности проводимой инвентаризации. Только в ситуации, когда подсчет товаров проходит без заинтересованных лиц, можно говорить о реальной достоверности. А применение автоматизации измерений и вычислений количественных величин может практически исключить человеческий фактор, что приводит результаты инвентаризации к максимально точным значениям.

Для исследуемого предприятия особо актуально повысить качество инвентаризации материально-производственных запасов. Материально-производственные запасы занимают в составе оборотных средств.

Особое значение для повышения эффективности учетного процесса материально-производственных запасов имеет рациональная организация контроля деятельности материально-ответственных лиц. В первую очередь требует совершенствования процесс инвентаризации.

Суть автоматизации проведения инвентаризации решения заключается в следующем: каждый инвентаризируемый объект маркируется этикеткой с штрих-кодом. После чего проведение инвентаризации становится возможным с помощью специального оборудования: терминала сбора данных (ТСД).[^[43]]

Теперь процесс будет выглядеть следующим образом, подготовка исходных данных для проведения инвентаризации будет представлять собой загрузку в ТСД списка числящихся материальных ценностей и их штрих-кодов. Затем сотрудник комиссии просто считывает штрих-коды с имеющихся в помещениях основных средств (фактически считывание подтверждает его «наличие»), тем самым накапливая в ТСД информацию об имеющихся основных средствах. И по завершению проведения инвентаризации информация из ТСД загружается в документ программы, отражающий проведение инвентаризации в учетной системе.[^[44]]

При проведении автоматизированной инвентаризации должны быть решены следующие задачи:

1. Формирование штрих-кода.
2. Печать этикетки. Была реализована обработка, которая преобразует по указанной выше методике инвентарный номер в штрих-код и выводит его в виде изображения в печатную форму.
3. Обработка загрузки результатов инвентаризации из ТСД.
4. Печать ведомостей по результатам инвентаризации.

Сама обработка штрих-кодов на ТСД используется с помощью типового программного обеспечения ТСД.

Конфигурация инвентаризационных подсистем WMS позволяет создавать аналитические отчеты, по которым может оцениваться эффективность выполнения операций с имуществом. В отчетах указывается тип, место расположения, наименование и статус имущества. Отчеты позволяют проводить анализ статистических данных, накопленных в информационной баз.

Аутсорсинг инвентаризации значительно повышает степень корректности и достоверности проводимой инвентаризации. Только в ситуации, когда подсчет материально-производственных запасов проходит без заинтересованных лиц, можно говорить о реальной достоверности.

Имеет смысл передать усовершенствовать проведение инвентаризации путем передачи данной функции АКГ «ФинСовет Аудит».[^[45]]

Проведение инвентаризации данной компанией дает следующие преимущества:

- сотрудники данной компании имеют большой опыт проведения независимых инвентаризаций основных средств и товарно-материальных запасов;

- компания гарантирует высокое качество проведения работ;

- проводим инвентаризации в кратчайшие сроки в независимости от их масштабов и сложности;

- индивидуальный подход к каждому проекту;

- сплоченная команда профессионалов;

- большой выбор специального оборудования и программных средств;

Использование аутсорсинга позволит избежать следующих сложностей:

- отсутствие достаточного опыта;

- недостаточное техническое оснащение;

- нехватка квалифицированных кадров;

- необходимость привлечения сотрудников Компании не имеющих отношения к инвентаризируемому имуществу;

- издержки от сверхурочных работ (отгулы, денежные выплаты);

- задержки в сроках сведения итогов инвентаризации, в результате чего они теряют свою актуальность и не позволяют своевременно принимать правильные управленческие решения;

- получение недостаточно корректных результатов;

- бойкотирование и саботаж со стороны недобросовестных материально-ответственных лиц.