Файл: Проблемы коммуникаций в современных оранизациях.pdf

Осуществлять коммуникации следует следующими несколькими способами:

• личная беседа с сотрудниками;
• рассылка циркуляров и меморандумов;
• распространение информации по электронной почте;
• использование видео и кабельного телевидения.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа компании в целом и доведения до всех сотрудников ключевых сообщений применяются следующие формы внутриорганизационных коммуникаций:

• листок новостей;
• бюллетень для менеджеров;
• ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров);
• доски объявлений;
• страница компании в сети Интернет;
• общие собрания работников [10].

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию.

Росту доверия к компании способствуют следующие факторы:

• своевременная и регулярная коммуникация;
• демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);
• привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.

Делегирование полномочий обусловлено необходимостью быстро реагировать на все изменения, происходящие в компании. Сокращение средних уровней управления в организациях увеличивает ответственность сотрудников за принятые ими решения.

Многие компании стремятся расширить автономность различных уровней структуры корпорации. Например, менеджерам предписывают увеличивать объемы продаж "во что бы то ни стало" и платят за это премии и комиссионные.

Проведенные исследования показывают, что выбранное предприятие в настоящее время ведет маркетинговую деятельность на достаточно высоком уровне. Главное внимание при этом уделяется решению активных задач, то есть формированию и стимулированию спроса на товар, а также рекламе. Однако, вследствие неустойчивого положения в экономике России и отсутствия достаточных средств для финансирования полномасштабной маркетинговой деятельности, предприятие применяет только самые необходимые и недорогие маркетинговые мероприятия. При этом, все сотрудники стараются выполнить работы с максимальной эффективностью.

Если появится возможность улучшения финансового состояния предприятия, то можно будет использовать более действенные, но дорогостоящие формы коммуникации и каналы распространения информации.

В частности, для создания благоприятного образа фирмы в глазах общественности можно было бы провести следующие мероприятия:

• создать общество специалистов по компьютерным технологиям;
• выделять средства на поддержку научных работ;
• выпускать хорошо оформленные годовые отчеты и опубликовывать их [11].

Последнее мероприятие создало бы мнение о фирме как о стабильной, процветающей организации и привлекло к сотрудничеству крупные фирмы.

А все эти мероприятия создали бы благоприятный имидж фирмы, что привело бы к стремлению руководителей предприятий-заказчиков сотрудничать именно с выбранным предприятием.

Создание положительного имиджа предприятия посредством проведения ряда мероприятий можно проиллюстрировать на рисунке 6.

Рисунок 6 – процесс формирования имиджа предприятия

Кроме того, для привлечения внимания специалистов к продукции фирмы, необходимо проводить больше выставок и семинаров. На таких мероприятиях осуществляется большая коммерческая и рекламно-пропагандистская работа. Установлено, что большинство контрактов заключается или непосредственно на выставке, или через несколько дней после ее окончания.

Особое внимание предприятию следует обратить на внутренние коммуникации, так как проведение эффективных внутренних коммуникаций, как уже говорилось, позволяет совершенствовать организацию работы с клиентами фирмы, изучать клиентов и создавать благоприятный образ фирмы. Для достижения этих целей фирме необходимо выполнять следующие действия:

1. заставлять изучать характеристики товара продавцов и менеджеров. Сотрудники фирмы должны знать и уметь рассказать все подробности о продаваемом товаре, они должны быть для покупателя источником информации;
2. воспитывать у сотрудников любезность и отзывчивость;
3. применять принцип превращения случайного посетителя в покупателя;
4. выяснять у уже имеющихся клиентов имена потенциальных покупателей (считается, что лучший источник новых клиентов - это клиент уже имеющийся);
5. разработка единой корпоративной легенды и постоянное информирование сотрудников о деятельности фирмы (проведение семинаров).

Несмотря на проведение всех перечисленных мероприятий основной формой коммуникации фирмы должна оставаться личная продажа. Однако можно усовершенствовать обращение, подчеркнув в нем достоинства фирмы, такие как, например, предоставление сервисного и технического обслуживания.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью данной работы являлось рассмотрение проблемы коммуникаций в современных организациях.

В работе были изучены понятие, функции, виды, элементы коммуникаций в организациях. На основе поставленной цели был решен ряд задач, благодаря чему можно сделать ряд соответствующих выводов.

В широком смысле коммуникация – это процесс обмена информацией. В узком смысле, применительно к менеджменту, коммуникация – это обмен информацией, в ходе которого руководитель предприятия или организации получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников предприятия или организации. Организационные коммуникации – это процесс передачи информации от одного лица к другому.

Обмен информацией является неотъемлемой частью рабочего процесса сотрудников любых предприятий и организаций. Ведь люди все время делятся информацией друг с другом. Поэтому перед менеджерами стоит задача в повышении качества и скорости данного процесса. Но в ходе процесса коммуникации зачастую появляются различные преграды, так называемые коммуникационные барьеры. Они являются причинами проблем в коммуникации.

Без коммуникаций в организации невозможно управление. Они имеют довольно широкое применение во всех областях управления, но особенно важны коммуникации для осуществления функции руководителя предприятия и лидера коллектива. Согласно проведенным исследованиям руководитель почти все свое время тратит на коммуникации. Он реализовывает свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и принятия управленческих решений, а также многие управленческие функции такие, как планирование, мотивация, стимулирование и т.д. Кроме того, большую часть времени работы занято коммуникациями и у менеджеров предприятия.

Для успешной деятельности организации необходимы эффективные коммуникации. А неэффективные коммуникации – причина возникновения проблем. Если руководитель или менеджер эффективны в коммуникациях, значит, они эффективно и продуктивно работают. Они обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения, умением слушать, пониманием того, как внешняя среда влияет на обмен информацией.

Подводя итог, следует отметить, что на сегодняшний день проведение маркетинговых мероприятий позволяет предприятиям выжить в условиях сложной экономической обстановки нашей страны. Однако не все предприятия в состоянии применять весь комплекс маркетинговых инструментов для повышения уровня коммуникационной политики. Поэтому чаще всего применяется специфичный комплекс мер, формирующий и стимулирующий сбыт, а также различные виды рекламы.